高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

摘要：社會不斷發(fā)展的背景之下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開始運(yùn)用到各行各業(yè)當(dāng)中，不同行業(yè)開始實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展目的，高校人事檔案管理也要緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展腳步，主動展開信息化管理。由此，下面通過簡單分析高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值，提出了高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題以及應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案管理;信息化建設(shè)

過去的檔案管理工作表面看起來比較簡單，無需投入過多的精力進(jìn)行管理，實(shí)則并非如此?，F(xiàn)如今的檔案具有非常重要的作用，特別是人事檔案，直接表現(xiàn)出高等院校人員變動情形與用人單位的水平。目前信息化變成社會發(fā)展與進(jìn)步的重要前進(jìn)方向，信息資源變成不可小視的一項(xiàng)戰(zhàn)略資源，具有非常顯著的利用價(jià)值。傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方案已經(jīng)不能緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，需要及時(shí)展開變更，實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理目的，從而提高人事檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，信息數(shù)據(jù)化，確保信息安全水平，提高人事檔案管理人員服務(wù)水平，加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)力度，迅速完成高校政務(wù)信息化目標(biāo)。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

第一，人事檔案管理信息化充分滿足了人事工作發(fā)展的基礎(chǔ)需要。人事檔案管理作為人力資源管理工作的重要一部分，在人事檔案管理工作當(dāng)中詳細(xì)真實(shí)的記錄著教職工的信息，高校做好人事檔案管理工作能良好的調(diào)配教職工，優(yōu)化資源配置，加強(qiáng)提高教職工的工作水平。第二，高校人事認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)可以滿足人事認(rèn)識檔案管理工作的發(fā)展需要。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在著容易丟失、人為篡改的問題。此種檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)于信息化發(fā)展需要，推動人事檔案信息化管理可以極大程度上提高高校信息化建設(shè)水平，促使高校完成現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型工作。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）信息化建設(shè)理念落后

現(xiàn)如今，我國大多數(shù)的高校人事檔案管理技術(shù)與硬件設(shè)施比較到位，可不具備信息化處理的意識，導(dǎo)致新引入的硬件和技術(shù)難以發(fā)揮出真正的作用，效果不佳，管理模式始終是傳統(tǒng)落后的，無法緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，終究會被淘汰出局。目前我國高校認(rèn)識人事檔案管理所存在的主要問題是檔案管理工作者的傳統(tǒng)思維難以轉(zhuǎn)變，他們的意識當(dāng)中始終沿用傳統(tǒng)的檔案保管、整理方法，信息化管理意識不足。

（二）信息化管理系統(tǒng)建立難

高校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的困難包含多個(gè)方面，從收集與處理信息上：高校作為人才聚集之地，每一個(gè)人的工作經(jīng)歷以及情況都較為復(fù)雜，在進(jìn)行收集與整理上存在較大的困難與時(shí)間差，對信息的真實(shí)性以及整理的實(shí)效性帶來較大的影響，從而難以建立起信息化管理系統(tǒng)。

（三）安全問題嚴(yán)重

人事檔案管理系統(tǒng)采用單機(jī)版形式，雖然可以一定程度上提高工作效率，但是卻與檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)有很大的差距。信息化建設(shè)全面推行有利有弊，在簡化工作程序，提高工作效率的基礎(chǔ)上為檔案信息安全帶來較大的挑戰(zhàn)。

（四）檔案管理者的信息化技能不高

高校人事檔案信息化建設(shè)的展開不能缺乏檔案管理人員，可是大部分的高校認(rèn)識人事檔案管理人員的信息化技能不足，不能科學(xué)合理使用信息化設(shè)備以及信息系統(tǒng)，造成人事檔案管理工作無法順利展開，更不能將人事檔案信息化建設(shè)的作用發(fā)揮出來。

三、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）樹立信息化管理理念

高校人事檔案對教職工學(xué)習(xí)、工作、科研等真實(shí)情況進(jìn)行了全面客觀的記錄，作為真實(shí)身份、學(xué)歷的真實(shí)寫照，保密性較強(qiáng)。有研究者將人事檔案比作公共管理的一種工具，在傳統(tǒng)管理模式之下，人事檔案管理以保管為主要形式，嚴(yán)控檔案開發(fā)利用。為了更好的適應(yīng)社會發(fā)展，高校需要及時(shí)更新信息化管理理念，正確掌握好人事檔案保密特點(diǎn)，按照學(xué)校的實(shí)際情況來適當(dāng)?shù)姆艑捜耸聶n案的利用，將人事檔案信息的被動化利用轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃犹峁┓?wù)，為招聘、錄用、流轉(zhuǎn)人才、選拔干部等提供方便。公開的范圍能夠按照檔案材料的保密等級來進(jìn)行劃定，不能公開政審材料、干部考察報(bào)告、民主評議等內(nèi)容。高校要緊跟人事檔案信息化建設(shè)的步伐，真正提高管理效率，增加資金投入力度，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，開發(fā)出適用于高校不斷發(fā)展的信息化管理平臺?；谠技堎|(zhì)檔案，檔案管理人員要精準(zhǔn)無誤的把教職工的信息錄入到管理平臺上，與校園當(dāng)中其他管理平臺共享資源，從而為教職工提供查閱個(gè)人部分檔案的權(quán)限。

（二）創(chuàng)新檔案信息化管理系統(tǒng)

高校人事檔案管理信息化建設(shè)是為了順應(yīng)市場發(fā)展形勢，滿足科技水平不斷提高的要求，在信息化建設(shè)過程中，高校要高度重視市場的變化與科學(xué)技術(shù)對信息化管理系統(tǒng)帶來的影響。因此，為了徹底轉(zhuǎn)變學(xué)校不重視信息化管理系統(tǒng)的看法，要積極利用檔案信息化建設(shè)的作用，沖破傳統(tǒng)管理模式，一旦在資金方面建設(shè)存在困難，能夠向國家尋求幫助，國家對教育以及科技提供了不少的優(yōu)惠政策，在這些政策的支持之下積極探尋管理系統(tǒng)，在資金方面獲得銀行等地方政府的支持與補(bǔ)貼，打好系統(tǒng)建設(shè)的良好基礎(chǔ)。

（三）提高信息安全

第一，高校在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要不斷對服務(wù)權(quán)限進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而提高人事檔案信息資源的利用率，從而加速高校人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。第二，為了良好的提高人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性作為實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息安全的重要方法。首先，設(shè)置人事檔案信息化管理系統(tǒng)登錄方面的內(nèi)容，高校需要從學(xué)校發(fā)展的實(shí)際需要與運(yùn)用情況出發(fā)，通過采用密碼驗(yàn)證、權(quán)限卡驗(yàn)證的方法，設(shè)定系統(tǒng)識別模式，進(jìn)而加強(qiáng)用戶登錄的安全性。其次，設(shè)置好管理系統(tǒng)的權(quán)限內(nèi)容，高校需要靈活的對人事檔案信息使用人員的身份信息進(jìn)行整合與分析，針對不同的身份信息設(shè)置不一樣的查詢權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)對重要人事檔案信息加密的目標(biāo)。接著，保護(hù)信息資源方面，高校需要主動積極運(yùn)用版權(quán)保護(hù)技術(shù)，防止人事檔案信息資料被惡意改動，為使用人事檔案信息資料帶來安全保障。最后，人事檔案信息化管理系統(tǒng)日志記錄管理中，高校要引入系統(tǒng)追蹤以及記錄的功能，追蹤用戶訪問、獲取、下載等各種行為，并且在系統(tǒng)當(dāng)中自動形成日志記錄。如果發(fā)現(xiàn)有用戶產(chǎn)生違反規(guī)定操作的行為，那么系統(tǒng)將會立即做出反應(yīng)，管理人員也能夠立即對這樣的情況展開處理，防止出現(xiàn)丟失認(rèn)識人事檔案信息資料的重要問題。并且，日志記錄還能夠讓管理工作人員在第一時(shí)間里發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)當(dāng)中存在的安全問題，從而在極大程度上預(yù)防產(chǎn)生損壞與丟失信息資料的情況。從而，高校需要對人事檔案信息化管理服務(wù)權(quán)限進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)管理工作者與使用者的信息安全意識，健全認(rèn)識人事檔案信息資料安全管理制度，全面實(shí)時(shí)追蹤人事檔案使用情況，保障高校人事檔案信息資料的安全性。

（四）提高員工數(shù)據(jù)素養(yǎng)

為了防止被時(shí)代所淘汰出局，高校檔案管理工作者需要不斷增強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)管理意識，高度重視人事檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量低所帶來的影響，讓大數(shù)據(jù)思維變成人事檔案管理者的基本素養(yǎng)。第一，作為一名人事檔案管理工作者，需要直接參加到人事檔案信息化建設(shè)過程中，與信息化建設(shè)聯(lián)系緊密，人事檔案管理工作者需要樹立起良好的大數(shù)據(jù)意識，提高數(shù)據(jù)價(jià)值性的認(rèn)識，高度重視大數(shù)據(jù)給高校人事檔案管理帶來的影響。第二，調(diào)整檔案管理人員的崗位設(shè)置，促使檔案管理人員參加到培訓(xùn)與工作實(shí)踐中去。傳統(tǒng)人事檔案管理模式之下，檔案管理人員要高度重視收集與保管，忽略掉檔案信息的開發(fā)與研究。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代下建設(shè)人事檔案信息化系統(tǒng)中，要先樹立起人事檔案管理工作者的數(shù)據(jù)價(jià)值意識，提高工作者的管理能力，熟練運(yùn)用人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)選擇、組織與存儲數(shù)據(jù)信息的方式，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)的思維來順利解決檔案信息化管理中存在的問題。作為高校領(lǐng)導(dǎo)者，一定要充分了解到高校人事檔案信息化管理的價(jià)值，加大對信息化建設(shè)的資金投入力度，做好電子文檔的整理，提高檔案信息化管理對人事決策、人才規(guī)劃等方面的作用，防止產(chǎn)生決策失誤的現(xiàn)象，完成高校人事檔案資源管理的規(guī)范，進(jìn)而完善人力資源管理效果。

總而言之，當(dāng)今的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，國家政策改革的引導(dǎo)下，高校開始高度重視人事檔案管理當(dāng)中的問題，要及時(shí)做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)信息資源的使用率，更新自身管理模式。高校要積極主動做好具體籌劃人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的工作，把人事檔案信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)良好結(jié)合在一起，為高校人力資源管理提供良好的數(shù)據(jù)支持，推動高校良性發(fā)展。

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作者簡介：王忠澤（1964.03-），女，漢族，天津武清，大學(xué)，副研究館員，重慶科技學(xué)院人事處，檔案管理。