信息時代檔案管理工作的實踐與創(chuàng)新淺談

陳常敏

摘要：隨著社會的發(fā)展，我國的現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展也有了改善。檔案管理指的是對檔案信息的搜集、整理、存儲和編輯等工作，其管理對象是各種檔案信息，如人力檔案、財務(wù)信息檔案、生產(chǎn)信息檔案等，對于不同性質(zhì)的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費人力、物力和財力，還極易產(chǎn)生各種失誤，嚴重地降低了檔案管理的整體質(zhì)量。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能開展搜集、整理、存儲和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統(tǒng)性和高效性。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理工作;實踐;創(chuàng)新淺談

引言

信息技術(shù)的發(fā)展為學校檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展機遇，先進信息技術(shù)的利用能夠極大提升檔案管理效率，充分挖掘檔案價值，對學生和學校的共同發(fā)展提供基礎(chǔ)支持。

1特點

信息時代下開展檔案管理工作，具有明顯的信息化特點，能夠讓檔案管理工作實現(xiàn)多樣化、全面化，真正發(fā)揮檔案工作價值。具體特點主要分為以下幾個方面：（1）全面化特征在信息時代下開展檔案管理工作，不僅包括了生產(chǎn)資料管理、人事檔案等主要檔案管理內(nèi)容，企業(yè)在運行過程中產(chǎn)生的一切數(shù)據(jù)都被全面納入信息化檔案管理工作當中，全面把握企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)資料，豐富檔案內(nèi)容，也能夠為企業(yè)實現(xiàn)檔案管理價值提供必要的基礎(chǔ)。企業(yè)在開展檔案管理工作時，應(yīng)該正視信息時代下的檔案管理工作要求，全面開展檔案管理工作，擴大檔案管理工作容量。信息化特征是信息化檔案管理工作最為典型的特征，用信息技術(shù)開展檔案管理工作。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：①用信息技術(shù)收集各項資料，并通過信息技術(shù)進行數(shù)據(jù)整理;②構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，用數(shù)據(jù)庫儲存各項檔案管理信息，實現(xiàn)信息化儲存;③利用信息技術(shù)為檔案利用者、管理者提供各項服務(wù)，實現(xiàn)信息化檔案管理服務(wù)，節(jié)約檔案管理工作資源耗損，實現(xiàn)高效能檔案管理。（2）高價值特征在信息時代下，企業(yè)檔案不僅是記錄資料，也是企業(yè)運行、生產(chǎn)、決策、管理的重要依據(jù)。企業(yè)在充分把握檔案的基礎(chǔ)上，才能夠更加詳細地了解企業(yè)內(nèi)部運行信息，作出最為科學地管理決策。因此在新時代下，企業(yè)檔案管理工作價值能夠得到最大化地開發(fā)，并參與到企業(yè)決策當中，真正實現(xiàn)檔案管理工作價值。

2信息時代檔案管理工作中存在的問題

當前學校檔案工作中存在著許多問題，制約著檔案管理質(zhì)量的提升。首先是對檔案工作缺乏有效的重視和支持，相關(guān)信息基礎(chǔ)設(shè)施的配置相對不足，制約著信息化建設(shè)的高效推動。同時管理人員缺乏科學配置，人員機構(gòu)不合理，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平存在不足，不能形成較好的管理效果。其次是管理思想較落后，缺乏主動意識，不能結(jié)合實際工作需求進行主動的學習提升，對管理理念缺乏有效的創(chuàng)新，重視檔案的管理工作，缺乏對檔案使用環(huán)節(jié)的優(yōu)化，無法為使用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不利于管理活動的高效開展。再次是管理工作缺乏科學的管理制度，對各個管理環(huán)節(jié)缺乏有效的規(guī)范，不能形成統(tǒng)一的檔案服務(wù)標準，提升管理難度。最后是信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，并不能實現(xiàn)對相關(guān)管理環(huán)節(jié)的高效覆蓋，使得管理工作存在一定的漏洞，無法形成全面的管理平臺，各個管理環(huán)節(jié)缺乏有效的信息共享，不利于管理水平的提升。

3信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)舉措

3.1健全相應(yīng)的檔案管理制度

要想有效保證檔案管理工作的質(zhì)量，首先就要完善當前的相關(guān)管理制度。傳統(tǒng)檔案管理工作過程中已有規(guī)章制度，已經(jīng)很難適應(yīng)新的社會發(fā)展形勢的需要，特別是伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案管理工作模式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度已明顯不合時宜。只有在當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，才能有效進行檔案管理職權(quán)的分配，符合網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)要求。此外，還要結(jié)合當前檔案管理工作情況，定時召開相關(guān)工作會議，對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，做好相應(yīng)的總結(jié)，并采取合理的措施，保證相關(guān)的檔案管理制度符合現(xiàn)實工作的需求。

3.2提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺的安全性

檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位工作過程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過程中，保障檔案相關(guān)資料的真實性會直接影響后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關(guān)檔案管理工作的有效性，有必要對相關(guān)的檔案管理技術(shù)進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及干部職工的工作習慣有很大的關(guān)系。作為相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關(guān)的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息;工作開始前要對當前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行安全測評等，從而將相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全風險降到最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。

3.3加強檔案管理信息化建設(shè)

為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強信息化建設(shè)與管理工作，健全和完善相應(yīng)的檔案管理機制至關(guān)重要。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標和方向，有效構(gòu)建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視度，信息化建設(shè)力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設(shè)步伐，強化信息化檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件配置，構(gòu)建科學合理的檔案管理系統(tǒng)，有效保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)秩序混亂的問題。

3.4完善信息化管理制度

信息時代下，檔案管理工作要通過規(guī)章制度的制訂來完善，對相關(guān)的工作流程進行有效規(guī)范和約束，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效保證。在檔案管理中，要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度已無法適應(yīng)信息時代下對檔案管理工作提出的新要求，要充分考慮目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及社會需求制定管理制度，并結(jié)合未來的發(fā)展趨勢，完善現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度，保證管理規(guī)章的權(quán)威性。在網(wǎng)絡(luò)化的趨勢下，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化對檔案管理工作的要求以及發(fā)展趨勢，對檔案管理模式進行改革。針對檔案網(wǎng)絡(luò)管理需要以及網(wǎng)絡(luò)平臺構(gòu)建管理要求，科學分配管理責權(quán)，并及時分析信息化檔案管理中出現(xiàn)的問題，及時修正錯誤，保證后續(xù)規(guī)章的創(chuàng)新和改革。

4結(jié)語

檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容，記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，企業(yè)管理人員運用信息技術(shù)進行全面化、信息化、現(xiàn)代化檔案管理，可以幫助企業(yè)管理人員獲得最全面的內(nèi)部資料，并結(jié)合實際情況做出科學化決策，促進企業(yè)長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]徐景超.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].管理觀察，2018，（20）：67-68.

[2]章莉.信息環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新策略[J].城建檔案，2017，（01）：58-59.

（作者單位：山東計量測試學會）