電子圖紙檔案管理流程的規(guī)范措施

陶威

摘 要：當(dāng)前航空航天研發(fā)單位數(shù)字化、信息化建設(shè)逐步成為當(dāng)前發(fā)展趨勢，為了更好地與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，需要重視加強(qiáng)電子圖紙檔案管理工作。在管理過程中，由于涉及到航空發(fā)動(dòng)機(jī)等涉密圖紙和文件，需要重視采取合理的措施加強(qiáng)電子圖紙的控制，通過科學(xué)化的手段和先進(jìn)的技術(shù)解決原有圖紙管理過程中出現(xiàn)的問題，確保電子圖紙檔案的應(yīng)用效率，保證保密的效果。本文著重對電子圖紙檔案管理流程的規(guī)范措施進(jìn)行分析研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子圖紙; 電子檔案; 規(guī)范化; 管理流程; 措施

1 加強(qiáng)電子圖紙檔案管理的意義

伴隨當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的圖紙管理方式和模式已經(jīng)無法與電子圖紙檔案管理的工作相適應(yīng)，因此需要重視加強(qiáng)改進(jìn)和優(yōu)化，對以往的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，依照工程項(xiàng)目的實(shí)際要求進(jìn)行管理，依照工藝流程來完善檔案，在進(jìn)行檔案管理方面，需要注意加強(qiáng)電子圖紙和紙質(zhì)圖紙的對應(yīng)性，將電子圖紙錄入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，將原有的紙質(zhì)圖紙進(jìn)行封存，進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，通過權(quán)限來約束相關(guān)操作人員調(diào)用電子圖紙。這樣不單單能夠方便人們查閱和瀏覽電子圖紙信息，也可以保證電子圖紙的保密效果。只有逐步優(yōu)化管理模式和方法才能進(jìn)一步保證管理流程的規(guī)范化[1]。

2 電子圖紙檔案管理的具體特點(diǎn)分析

當(dāng)前我國很多國有企業(yè)在內(nèi)部管理過程中都逐步引入電子檔案的信息化管理，在管理時(shí)，通過實(shí)物虛擬化，進(jìn)一步減少人力物力的消耗，提升電子文件、電子圖紙的管理效果，轉(zhuǎn)變了原有的工作方式。首先這種電子信息化的管理脫離了紙質(zhì)的形式，通過數(shù)據(jù)的方式將所需的電子圖紙檔案、電子文本等存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，以便后續(xù)進(jìn)行查閱，具有更強(qiáng)的共享性和開放性。另外電子信息檔案管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的功能，可以快速地對一些集成數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，讓企業(yè)的內(nèi)部管理效率提高，而通過這樣的輔助管理模式和軟件可以讓工作人員在電子圖紙電子檔案管理方面的工作強(qiáng)度大幅度降低，然而需要注意的是在航空航天企業(yè)很多數(shù)據(jù)和圖紙信息是具有保密屬性的，需要注意在進(jìn)行電子圖紙、電子檔案管理方面對涉密載體的管理進(jìn)行強(qiáng)化，提升管理效果。

3 電子圖紙檔案管理中的問題分析

3.1 不重視電子圖紙檔案管理工作

當(dāng)前某些企業(yè)在進(jìn)行電子圖紙、檔案管理方面不重視信息化的有效落實(shí)，只是將電子圖紙檔案管理工作認(rèn)為是原有工作的延伸，是一種保管資料的事務(wù)性行為，不會(huì)對企業(yè)的后期發(fā)展有促進(jìn)作用，所以很多企業(yè)在展開電子圖紙檔案管理方面，只是敷衍了事。一些基層的電子圖紙檔案管理人員的態(tài)度亦是如此，在思維上沒有重視加強(qiáng)電子圖紙檔案管理的探索與思考，常常由于疏忽而無法準(zhǔn)確地對某些文件的內(nèi)容進(jìn)行把握，無法確認(rèn)電子圖紙檔案的權(quán)威性和真實(shí)性[2]。

3.2 管理權(quán)限和管理范圍不明確

當(dāng)前很多電子圖紙檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題是管理權(quán)限和管理范圍不明確，很多電子檔案是各種資源虛擬化而產(chǎn)生的，尤其是航空航天企業(yè)電子圖紙檔案，都承載了很多精密器件的設(shè)計(jì)和制造要求。在管理的過程中，如果沒有有效地進(jìn)行管理范圍的控制，不重視加密和定期備份，一旦管理出現(xiàn)漏洞，受到病毒等惡意干擾，無法保證電子圖紙檔案管理過程中資料的保密性，也無法保證電子圖紙檔案保管的長久性。

3.3 不重視圖紙檔案的保密等潛在問題

盡管當(dāng)前很多航空航天企業(yè)在進(jìn)行電子圖紙檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，由專業(yè)的軟件開發(fā)商進(jìn)行維護(hù)，然而在實(shí)際進(jìn)行電子檔案管理時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些病毒侵入、泄密或者被竊聽的問題，這些問題常常被工作人員忽視。很多電子圖紙檔案管理工作人員較為相信系統(tǒng)的安全性，不重視電子檔案的安全管理，如果出現(xiàn)問題很容易導(dǎo)致電子圖紙檔案泄密，原稿被破壞，與此同時(shí)在使用這些系統(tǒng)管理方面缺乏必要的維護(hù)手段，造成很多企業(yè)在合作和檔案交接的時(shí)候產(chǎn)生問題[3]。

4 電子圖紙檔案管理流程的規(guī)范措施

4.1 建立完善的檔案管理系統(tǒng)

要想保證電子圖紙檔案管理的規(guī)范化，首先需要重視對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，形成完善的控制體系，將電子圖紙檔案由原來的采集、歸檔，再到開發(fā)利用。整個(gè)流程都通過現(xiàn)代化的操作模式進(jìn)行控制，形成不受時(shí)間和空間約束的模塊結(jié)構(gòu)，這樣才能建立起不同功能屬性的子系統(tǒng)。在進(jìn)行電子圖紙檔案管理的過程中，進(jìn)一步了解相關(guān)的操作內(nèi)容和具體流程，依照電子圖紙檔案管理的要求完善管理系統(tǒng)，確保電子圖紙檔案的規(guī)范化。

4.2 采取一體化的方式進(jìn)行管理，讓圖紙整體的應(yīng)用效率提升

電子圖紙檔案在設(shè)計(jì)開始到發(fā)放都需要進(jìn)行專業(yè)化的管理，從管理角度而言，一定要注意保證電子圖紙檔案管理工作的有序進(jìn)行，確保電子圖紙檔案的完整性，比如說在進(jìn)行航空發(fā)動(dòng)機(jī)電子圖紙管理方面，需要由專業(yè)的管理人員將電子圖紙整理起來，并且進(jìn)行審核，錄入到系統(tǒng)當(dāng)中。在管理時(shí)需要進(jìn)行數(shù)字化處理，如果有其他部門人員對圖紙進(jìn)行調(diào)用，需要首先審核相關(guān)人員的身份，做好保密工作，如果圖紙出現(xiàn)變更和修改，也需要做好相應(yīng)的備份以便對后期管理提供參考和幫助，采取一體化的方式進(jìn)行管理，以符合航空航天企業(yè)的應(yīng)用需求，讓整體的應(yīng)用效率提升[4]。

4.3 重視紙質(zhì)圖紙與電子圖紙的結(jié)合，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)化管理

紙質(zhì)檔案的動(dòng)態(tài)化管理是航空航天企業(yè)發(fā)展過程中一個(gè)非常困難的問題，由于紙質(zhì)圖紙檔案無法快速地進(jìn)行更改，所以在進(jìn)行管理方面一定要充分地掌握圖紙的變更規(guī)律，動(dòng)態(tài)化的對圖紙進(jìn)行管理，形成完善的紙質(zhì)圖紙和電子圖紙管理體系。通過檔案部門來審核檔案資料，控制圖紙的更改，以方便管理部門全面地對圖紙進(jìn)行管理，確保圖紙管理方面的電子檔案和紙質(zhì)檔案動(dòng)態(tài)化的進(jìn)行管控，以促進(jìn)技術(shù)的優(yōu)化和革新，制定相應(yīng)的管理規(guī)范，讓相關(guān)部門人員依照規(guī)范要求進(jìn)行操作，再通過電子圖紙數(shù)據(jù)庫對備件圖進(jìn)行查詢，核實(shí)電子圖紙和紙質(zhì)圖紙。

4.4 加強(qiáng)館藏圖紙的電子化處理

沒有電子化、信息化之前的館藏圖紙進(jìn)行處理時(shí)，很多企業(yè)只是進(jìn)行單純的圖紙掃描，在掃描之后進(jìn)行一定的處理，將有價(jià)值的圖紙進(jìn)行存儲(chǔ)錄入數(shù)據(jù)庫，去掉一些沒有價(jià)值的圖紙，讓資源得以整合和實(shí)現(xiàn)。但是這樣的應(yīng)用過程中可能會(huì)導(dǎo)致一些圖紙缺失，因此需要重視加強(qiáng)立體化的管理將原有的館藏圖紙進(jìn)行整合，通過三維軟件使之形成一個(gè)立體化的模型構(gòu)建，這樣不單單方便管理，還可以讓整體的應(yīng)用效率全面提升，保障電子檔案的利用效率，優(yōu)化傳統(tǒng)的管理方式，提升航空航天企業(yè)的現(xiàn)代化電子圖紙數(shù)據(jù)管理[5]。

結(jié)束語

伴隨當(dāng)前我國的信息化發(fā)展水平逐步提升，電子圖紙檔案管理技術(shù)也需要逐步創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，積極尋求新方法、新思路，豐富檔案保存和查詢的機(jī)制，不斷改善檔案服務(wù)職能，只有如此才能做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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