公文檔案管理中存在的問題及對策探究

張煒城

（第六師五家渠市退役軍人服務(wù)中心，新疆 五家渠 831300）

自西周時我國就擁有了優(yōu)撫制度的萌芽，新中國成立后，優(yōu)撫制度得到了全面發(fā)展，為軍人與警察提供了關(guān)鍵保障。但是隨著優(yōu)撫對象的不斷增加，優(yōu)撫檔案管理工作越來越復(fù)雜，由于缺乏專業(yè)化的管理手段，導(dǎo)致其檔案管理出現(xiàn)諸多問題，成為軍人服務(wù)中心當(dāng)下面臨的重點(diǎn)內(nèi)容。

1 優(yōu)撫檔案管理中存在的問題

1.1 管理效率低下

在傳統(tǒng)優(yōu)撫檔案管理工作中，仍然以紙質(zhì)檔案為基本存儲形態(tài)，因此在錄入與歸檔過程中就會出現(xiàn)諸多問題，比如書寫失誤、證件不統(tǒng)一、檔案信息滯后等，導(dǎo)致檔案的管理效率極低。與此同時，優(yōu)撫對象的檔案信息會持續(xù)變化，而當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案更新機(jī)制，難以有效落實(shí)檔案的時效性。此外，介于紙質(zhì)檔案的存儲方式復(fù)雜，因此在檔案提取與應(yīng)用時，其搜索和提取效率也較低。

1.2 檔案整合不足

隨著優(yōu)撫標(biāo)準(zhǔn)的變化，優(yōu)撫對象人群也在不斷改變，尤其部分人員在后來達(dá)成優(yōu)撫標(biāo)準(zhǔn)時，卻因?yàn)闄n案未能得到及時整合與清理，影響了其應(yīng)有的權(quán)益與保障，這也是軍人服務(wù)中心必須要解決的工作重點(diǎn)問題。

1.3 檔案防護(hù)缺乏

由于對優(yōu)撫檔案的重視程度不足，因此在檔案防護(hù)措施方面也存在較大的缺陷，一方面表現(xiàn)在制度上的空缺，軍人服務(wù)中心并未建立優(yōu)撫檔案錄入、存儲以及保護(hù)等相關(guān)制度，導(dǎo)致其檔案信息缺乏制度保護(hù)，容易發(fā)生泄漏、遺失、損壞等現(xiàn)象；另一方面則表現(xiàn)在防護(hù)措施上的不足，比如缺乏安保人員、檔案儲存室環(huán)境缺乏管控、缺少備用檔案等。

2 優(yōu)撫檔案管理改進(jìn)的策略

2.1 優(yōu)化管理模式，提升服務(wù)效率

針對檔案管理效率低下的問題，首先，應(yīng)推進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理模式，實(shí)施統(tǒng)一的提交、歸檔與保存措施。利用電子檔案的優(yōu)勢，可以實(shí)現(xiàn)檔案的合理分類與優(yōu)化整理，建立檔案搜索引擎，以更加便捷的方式查找相關(guān)檔案資料，以提升檔案服務(wù)與提取的效率。其次，應(yīng)提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與信息素養(yǎng)，一方面要讓工作人員具備相應(yīng)的電子檔案管理能力，掌握檔案錄入、整理以及入庫的技術(shù)；另一方面則要具備良好的服務(wù)態(tài)度，針對文化水平低或者存在殘障狀況的優(yōu)撫申請對象，必須要保持良好的服務(wù)態(tài)度，認(rèn)真講解其注意事項(xiàng)與檔案內(nèi)容，并進(jìn)行再三核對與確認(rèn)，保證檔案錄入的準(zhǔn)確度。此外，軍人服務(wù)中心還應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范工作人員的檔案錄入、提取、歸檔、存儲流程，保證優(yōu)撫對象電子檔案信息的動態(tài)變化，同時禁止發(fā)生漏登與錯登信息的情況。

2.2 整合檔案資源，完善電子信息

針對優(yōu)撫檔案整合不足的問題，則應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理方式的優(yōu)化與改革。第一，應(yīng)制定統(tǒng)一的優(yōu)撫對象信息表，在檔案錄入時采取固定的規(guī)范與時限，保證檔案的統(tǒng)一制作與及時清理，堅(jiān)決杜絕無故拖延與零散制作情況，保證所有檔案的整體性與統(tǒng)一性。第二，應(yīng)推動一人一檔機(jī)制，并按照檔案建立時間進(jìn)行有序排列，同時應(yīng)規(guī)范檔案審批標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案內(nèi)容與證件信息的對應(yīng)與完善。第三，應(yīng)以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，將其檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子優(yōu)撫檔案，同時按照檔案的編號、姓名、類別、所屬單位等建立電子目錄體系，根據(jù)相關(guān)信息即可實(shí)現(xiàn)檔案篩選功能，提高檔案查詢與檢索的效率，同時在檔案清理與整合時，也會更加便捷，只要其檔案格式一致，即可完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入與整合，提高了檔案資源整理的效率。

2.3 配置防護(hù)設(shè)施，保障檔案安全

針對優(yōu)撫檔案管理的安全問題，需要從三個方面實(shí)施保護(hù)。首先，軍人服務(wù)中心應(yīng)制定檔案保護(hù)規(guī)范，對工作人員的行為進(jìn)行管理，同時規(guī)定日常保養(yǎng)與維修機(jī)制，由專業(yè)人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案的維護(hù)工作。其次，應(yīng)增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的外在保護(hù)，對于紙質(zhì)檔案，因注重檔案存儲室的門窗、空調(diào)等問題，保證其溫度、濕度的最佳狀態(tài)，防止昆蟲、火災(zāi)、潮濕等侵蝕問題；針對電子檔案，則應(yīng)安裝防火墻等防護(hù)軟件，同時對計(jì)算機(jī)、掃描儀等進(jìn)行日常檢修與維護(hù)，防止灰塵或病毒影響其正常工作。此外，還應(yīng)利用安全培訓(xùn)活動，強(qiáng)化工作人員的安全意識，能夠采取正確的檔案保護(hù)措施與使用方式，維護(hù)檔案管理工作的正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，并能夠了解《檔案法》，在工作中嚴(yán)格遵循法律法規(guī)，保證管理工作的合法性。

3 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前的優(yōu)撫檔案管理工作中還存在著一些問題，軍人服務(wù)中心應(yīng)全面推進(jìn)電子檔案的建設(shè)，同時優(yōu)化管理模式，整合檔案資源并配置防護(hù)設(shè)施，以保障優(yōu)撫檔案管理的科學(xué)性與高效性，為相關(guān)優(yōu)撫對象提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，全面落實(shí)我國的優(yōu)撫政策，為軍人與警察的生活提供更全面的保障。