建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔的思考

朱蘭蘭 丁曉雪

摘? 要：建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔對于形成高質(zhì)量的項(xiàng)目檔案至關(guān)重要，需要從歸檔文件、歸檔主體、歸檔流程三方面分析和解決歸檔文件質(zhì)量、責(zé)任和技術(shù)問題?？梢酝ㄟ^工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)確保歸檔文件質(zhì)量，制度規(guī)范保障歸檔主體責(zé)任履行，采取關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)歸檔進(jìn)程控制、設(shè)計自動歸檔系統(tǒng)、應(yīng)用安全防范技術(shù)等措施，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;原生電子文件;歸檔;安全防范

Abstract： The safe archiving of original electronic files of construction projects is essential for the formation of high-quality project files. It is necessary to analyze and solve the quality，responsibility and technical problems of files from three aspects： archiving documents、archiving subjects and archiving processes. Some measures can be taken to achieve the safe archiving of the original electronic files of construction projects such as using the process quality nodes to ensure the quality of the archiving documents，using regulations to guarantee the archiving subjects to fulfill their responsibility，taking control of key nodes' archiving process，designing an automatic archiving system and applying safety guard technologies.

Keywords： Construction projects; Original electronic files; Archiving; Security precautions

原生電子文件歸檔是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，對提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量和利用效率意義重大。建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件目前的相關(guān)研究，還主要側(cè)重建設(shè)工程電子文件檔案化模式[1]以及歸檔進(jìn)度控制[2]等理論問題的探討，而對建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件歸檔問題的系統(tǒng)思考和研究較少。

本文擬結(jié)合公路建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件歸檔實(shí)踐，以科技文件歸檔理論與方法為基礎(chǔ)，深入探討建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的安全歸檔問題，以期對項(xiàng)目電子文件管理工作提供借鑒。

1 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件歸檔的理論探討

1.1 對建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的理解?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》第三條指出，“本辦法所稱建設(shè)項(xiàng)目電子文件是指建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過程中通過計算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄” [3]。

1.1.1 原始性與關(guān)聯(lián)性。這里所講的原始性，主要突出的是建設(shè)項(xiàng)目電子文件的形成對原系統(tǒng)的依賴性，不涉及通過數(shù)字化手段形成的電子文件。

同時，建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的各類原生電子文件，在系統(tǒng)中基于業(yè)務(wù)規(guī)則彼此關(guān)聯(lián)。

如基于分項(xiàng)工程的項(xiàng)目電子文件聯(lián)，或者基于“單位工程—分部工程—分項(xiàng)工程”的項(xiàng)目電子文件集合，以及系統(tǒng)自動生成的相對應(yīng)的描述電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其管理過程的元數(shù)據(jù)，共同形成了一個系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件有機(jī)整體，構(gòu)成了建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的核心內(nèi)容。

1.1.2 專業(yè)性與復(fù)雜性。建設(shè)項(xiàng)目往往涉及面廣，需要設(shè)計、城建、消防、監(jiān)理等多個部門共同協(xié)作才能完成，且項(xiàng)目內(nèi)容涉及地質(zhì)、水文、采暖等多個專業(yè)領(lǐng)域，需要多個學(xué)科領(lǐng)域的交叉融合應(yīng)用，因而形成的原始文件專業(yè)性也很強(qiáng)。

建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行過程中，還可能會根據(jù)主客觀情況或突發(fā)狀況而做出調(diào)整、修改，因此所形成的電子文件也需要隨之做相應(yīng)調(diào)整更新，使得相關(guān)文件的復(fù)雜性凸顯。

1.1.3 階段性與長期性。建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的階段性與長期性，是由項(xiàng)目建設(shè)的程序和特點(diǎn)決定的。一般而言，建設(shè)項(xiàng)目需要經(jīng)過立項(xiàng)審批、設(shè)計規(guī)劃、工程施工、竣工驗(yàn)收、使用維護(hù)等過程，具有明顯的階段性特征。

而且建設(shè)項(xiàng)目自提出項(xiàng)目建議書到竣工驗(yàn)收，時間跨度不等，短則數(shù)月，長則數(shù)十年。如港珠澳大橋，1983年最初提出港珠澳大橋計劃的構(gòu)想，2009年國務(wù)院常務(wù)會議正式批準(zhǔn)該工程可行性研究報告，2009年舉行開工儀式，2018年正式通車，長達(dá)35年之久。

因此，對應(yīng)形成的相關(guān)項(xiàng)目電子文件長期性的特點(diǎn)已經(jīng)不言而喻，而長期性當(dāng)中還體現(xiàn)著明顯的階段性。

1.2 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔理論依據(jù)和內(nèi)容

1.2.1 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔的理論依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件從概念上講屬于科技文件[4]的范疇。

就建設(shè)項(xiàng)目而言，歸檔不僅包括各參建單位將形成的工程文件按歸檔要求向建設(shè)單位移交，還包括建設(shè)單位將項(xiàng)目文件向城建檔案館移交歸檔。

這其中，不僅涉及到項(xiàng)目參建各方的歸檔責(zé)任劃分，還包括歸檔文件質(zhì)量要求、歸檔時間、文件審查、歸檔手續(xù)履行等問題。

1.2.2 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔的三個要素。筆者認(rèn)為，建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔至少應(yīng)包含歸檔文件、歸檔主體、歸檔流程等三個要素。

歸檔主體是指建設(shè)項(xiàng)目各參建單位，各參建單位既是業(yè)務(wù)形成歸檔文件主體，同時也是文件利用主體。各參建單位需要嚴(yán)格按照歸檔流程來履行歸檔責(zé)任，及時處理和反饋流程中的各類問題。

此外，歸檔文件基于項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)被納入歸檔流程，并于系統(tǒng)流程中自動生成對應(yīng)的元數(shù)據(jù)，作為歸檔文件的重要組成部分。三者相互關(guān)聯(lián)、相互影響，構(gòu)成建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔工作系統(tǒng)模型，如圖1所示。

做好建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔需要重點(diǎn)關(guān)注三個問題，即歸檔電子文件的質(zhì)量問題、歸檔主體的責(zé)任問題、歸檔流程的技術(shù)問題。

理論上講，只有解決好歸檔文件、歸檔主體、歸檔流程中的質(zhì)量、責(zé)任和技術(shù)等問題，才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的安全歸檔。

2 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔的意義

建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的安全歸檔，對有效積累和傳承項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、保護(hù)和利用檔案資產(chǎn)具有十分重要的意義。

2.1 順應(yīng)單軌制發(fā)展趨勢。數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，推動了檔案管理逐漸從雙軌制向單軌制發(fā)展?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔規(guī)范》指出，“電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案”。[5]

2.2 提高管理效率。建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件管理不僅實(shí)現(xiàn)了施工過程的實(shí)時化、可視化，保障了管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，而且過程管理的信息具有實(shí)時運(yùn)用功能，促進(jìn)信息共享和便捷利用。

2.3 確保真實(shí)可靠。原生電子文件歸檔通過技術(shù)手段有效規(guī)避文件可能被人為泄密和篡改等問題，使文件更加安全保密。前端控制機(jī)制使系統(tǒng)為各部門、各單位全程共用，確保文件的真實(shí)可靠。

3 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔的困境

由于電子文件形式和特性均比較復(fù)雜多樣，而且目前各地域、各行業(yè)開展建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔工作要求不一，因此在歸檔文件質(zhì)量、歸檔主體責(zé)任、歸檔技術(shù)規(guī)范等方面還存在著一些問題。

3.1 歸檔電子文件質(zhì)量不一。歸檔電子文件質(zhì)量主要取決于建設(shè)項(xiàng)目電子文件的形成質(zhì)量。目前建設(shè)項(xiàng)目歸檔的電子文件質(zhì)量不一，原生電子文件與數(shù)字化副本共存現(xiàn)象還較為普遍，不少建設(shè)項(xiàng)目歸檔的電子文件多是紙質(zhì)文件的數(shù)字化副本，原生電子文件反而往往未納入歸檔范圍。

3.2 歸檔主體責(zé)任履行能力需提升。由于技術(shù)水平的局限，當(dāng)前在建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的歸檔工作中，往往實(shí)行“雙套歸檔制”。

由于相關(guān)規(guī)定在實(shí)際工作中尚未被有效貫徹實(shí)施，加上部分施工單位不注重電子文件的歸檔工作，造成工程建設(shè)進(jìn)程與檔案工作相脫節(jié)，致使當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的歸檔工作整體參差不齊。

3.3 缺乏相對系統(tǒng)的統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件直接形成于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不同行業(yè)在不同階段的文件格式存在很大差異，這對電子文件歸檔工作造成一定困難。

建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件中有些BIM數(shù)據(jù)是三維模型，但目前不少檔案管理系統(tǒng)缺乏接收BIM數(shù)據(jù)歸檔的功能，導(dǎo)致文件信息無法完整歸檔。

建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔，應(yīng)包括項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工全過程的電子文件，現(xiàn)有的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不太適用和指導(dǎo)全過程原生電子文件歸檔，主要表現(xiàn)為分類標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的適用性問題。

3.4 原生電子文件存儲存在安全風(fēng)險。由于建設(shè)工程自身特性的影響，建設(shè)工程檔案對原件的要求非常高，一旦遭遇黑客或病毒攻擊，電子文件的可信性就大打折扣，而且建設(shè)項(xiàng)目往往涉及金額巨大。

尤其是一些隱蔽工程項(xiàng)目，若是發(fā)生信息遭泄露、盜用、竊取等情況，將給建設(shè)項(xiàng)目造成巨大損失。

4 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔策略

實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的安全歸檔，需要做到系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息內(nèi)容與元數(shù)據(jù)安全、存儲安全。本文主要從歸檔文件、歸檔主體、歸檔技術(shù)等層面探討建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的安全歸檔策略。

4.1 工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)保障。歸檔文件質(zhì)量的保障主要取決于建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的形成質(zhì)量，而基于工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)形成的原生電子文件能夠保障其真實(shí)性、完整性和有效性。

以河南省公路局公路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施為例，他們成功應(yīng)用公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)與流程一體化管理系統(tǒng)，并在省內(nèi)若干公路建設(shè)項(xiàng)目中試點(diǎn)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了公路建設(shè)項(xiàng)目信息化管理。

系統(tǒng)平臺設(shè)計時，就基于建設(shè)項(xiàng)目工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)，在各個節(jié)點(diǎn)嵌入符合公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)化電子表單，于公路建設(shè)項(xiàng)目施工、監(jiān)理過程中，通過對項(xiàng)目各工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)處進(jìn)行實(shí)時實(shí)地采集數(shù)據(jù)、照片，同步形成電子表單，并實(shí)時歸檔，形成了真實(shí)完整的建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件檔案。[6]

這樣，基于工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件形成與歸檔，從根本上解決了項(xiàng)目文件的真實(shí)性、完整性和有效性等問題，保障了歸檔文件質(zhì)量。

4.2 制度規(guī)范運(yùn)行保障。要做好建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件安全歸檔，各參建單位依托系統(tǒng)平臺履行好文件歸檔責(zé)任至關(guān)重要。

項(xiàng)目參建單位應(yīng)在法規(guī)遵從前提下，制定好電子文件分類標(biāo)準(zhǔn)和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，一線的項(xiàng)目實(shí)施責(zé)任人更要履行好歸檔主體的職責(zé)，做好建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的歸檔。

為此，需要做好以培訓(xùn)提升法規(guī)遵從意識、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)研制、抓好責(zé)任落實(shí)等三個方面的工作。

4.3 關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)程控制。要對建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的歸檔進(jìn)程進(jìn)行合理控制，確保應(yīng)歸檔文件可以按時保質(zhì)進(jìn)館，須從兩方面著手。

一方面，按照“前端控制”和“全程管理”的思想，在建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)與文件管理系統(tǒng)設(shè)計時設(shè)置預(yù)歸檔節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)預(yù)歸檔節(jié)點(diǎn)控制，并對原生電子文件進(jìn)行價值鑒定，分類納入預(yù)歸檔文件管理，提高檔案管理精細(xì)度。

另一方面，向城建檔案館移交原生電子文件時要加強(qiáng)四性檢測節(jié)點(diǎn)控制，通過對原生電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的檢測，確保接收進(jìn)館的電子文件符合歸檔質(zhì)量要求。

4.4 建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件自動歸檔系統(tǒng)設(shè)計。建設(shè)單位應(yīng)在城建檔案館的指導(dǎo)下建立與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相銜接的建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件管理系統(tǒng)，將元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限控制表等標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)制度納入系統(tǒng)中，同時運(yùn)用建筑信息化技術(shù)（BIM）和地理信息系統(tǒng)（GIS），建立建筑工程信息庫，便于對地理數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理。[7]

施工單位、設(shè)計、監(jiān)理等部門分工負(fù)責(zé)，做好施工數(shù)據(jù)形成和標(biāo)準(zhǔn)格式轉(zhuǎn)換工作。電子文件管理平臺做好信息安全防范技術(shù)保障，通過為原生電子文件加入數(shù)字簽名，并在傳輸過程中使用文件固化、加密等技術(shù)確保文件信息不被非法盜取。

做好分類設(shè)計，使辦理完畢的電子文件按類別自動形成有序的文件夾，并將電子文件對應(yīng)的元數(shù)據(jù)一同進(jìn)行封裝，形成應(yīng)歸檔文件信息包，同時應(yīng)用時間戳等安全防范技術(shù)保障其在傳輸過程中的真實(shí)性。[8]

在歸檔處理階段，首先要校驗(yàn)采集到的歸檔信息包，確認(rèn)未被篡改就可以解析信息包，并對電子文件進(jìn)行四性檢測，檢測合格的加蓋電子歸檔章進(jìn)入城建檔案館，完成在線歸檔工作。若檢測不合格，則重新返回文件的整理階段，并再次進(jìn)行歸檔處理。

4.5 歸檔移交前安全防范技術(shù)應(yīng)用。要從電子文件管理系統(tǒng)以及文件內(nèi)容與對應(yīng)元數(shù)據(jù)兩個方面加強(qiáng)安全防范，通過技術(shù)層面的安全避險，確保電子文件的真實(shí)完整安全可用，實(shí)現(xiàn)電子文件的安全歸檔。

首先，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目電子文件系統(tǒng)平臺的安全防范技術(shù)的應(yīng)用。城建檔案部門還要按規(guī)定對接收的建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件做好備份，確保檔案安全、可用。

其次，加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件內(nèi)容信息安全防范技術(shù)應(yīng)用。保障建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件在歸檔流程中的真實(shí)、完整、可用等特性，實(shí)現(xiàn)安全歸檔。[9]

5 結(jié)語

建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件歸檔既是“舊基建”的產(chǎn)物，更是順應(yīng)了“新基建”的時代發(fā)展浪潮。隨著建設(shè)行業(yè)信息化推動力度的不斷加大，建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件歸檔工作逐漸受到重視。確保建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的安全歸檔，更需要項(xiàng)目管理和信息技術(shù)的深度融合，而推進(jìn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和一體化系統(tǒng)平臺建設(shè)，是確保建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件的安全歸檔的重要途徑。

*本文系河南省交通運(yùn)輸廳科技項(xiàng)目“公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案分類辦法與元數(shù)據(jù)方案研究”和國家檔案局科技項(xiàng)目“基于工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)的公路建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件形成與歸檔研究”（2019-X-03）階段性成果。

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[9]聶云霞，肖坤，何金梅.基于區(qū)塊鏈技術(shù)的可信電子文件長期保存策略探析[J].山西檔案，2019（04）： 76-82.

（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院? ? 來稿日期：2020-08-20）