水利工程檔案信息化管理探究

韓曉華

河北省南運(yùn)河河務(wù)管理處，河北 滄州 061001

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化管理能夠大大地提升檔案的管理效率，為此，水利工程檔案管理部門要加強(qiáng)完善信息化管理制度，提高管理人員的信息化水平，加強(qiáng)水利檔案的信息化建設(shè)。

一、實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化管理的作用

（一）可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式

加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案的信息化管理，可以有效地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式，因?yàn)槭褂眯畔⒒夹g(shù)可以對(duì)工程文檔進(jìn)行電子檔案存檔，有利于檔案的查詢和傳輸。加強(qiáng)信息技術(shù)在水利工程檔案管理中的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，有效地提高檔案管理效率。

（二）可以提高水利工程檔案的管理效率

由于水利工程檔案所涉及的檔案內(nèi)容是非常繁瑣和復(fù)雜的，通過借助信息技術(shù)的幫助，可以對(duì)這些檔案進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一化管理。比如，工作人員可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來將全部的水利工程項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行分類管理，形成檔案數(shù)據(jù)庫，可以隨時(shí)地進(jìn)行檔案的提取，有效地提高檔案資料的查閱效率。

（三）可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)化

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化管理，可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來搭建網(wǎng)絡(luò)，對(duì)工程檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，然后再借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來實(shí)時(shí)發(fā)布最新的檔案建立要求，提高各個(gè)單位對(duì)于水利工程檔案資料的了解程度，保證水利工程檔案能夠跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。

二、當(dāng)前水利工程檔案信息化管理存在的問題

（一）缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視程度

雖然實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化管理，有著重要的影響和作用，但是當(dāng)前水利工程檔案信息化管理依然存在許多問題，首先，有的單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案信息化管理的重視，認(rèn)為工程檔案只是簡單地將各單位遞交上來的檔案資料進(jìn)行歸類存檔，缺乏對(duì)這些檔案資料的分類管理，容易導(dǎo)致檔案管理混亂無序，檔案管理效率不高。正因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)工程檔案信息化管理的重視，缺乏對(duì)檔案信息化管理的人力、物力以及財(cái)力投入，導(dǎo)致當(dāng)前水利工程檔案信息化管理水平偏低

（二）水利檔案信息化管理人員的整體水平不高

當(dāng)前部分水利工程檔案信息化管理人員的專業(yè)知識(shí)水平不高，缺乏對(duì)檔案信息化管理的充分認(rèn)識(shí)，在管理過程中存在慣性思維，依然采用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行，導(dǎo)致檔案的信息完整性和系統(tǒng)性不高，管理效率低下。而且當(dāng)前許多檔案管理人員也缺乏信息化技術(shù)，很難有效地開展信息化管理，影響了之后水利工程檔案的查詢和傳遞。

（三）缺乏完善的檔案信息化系統(tǒng)

當(dāng)前大部分的水利工程檔案信息化管理都缺乏完善的管理系統(tǒng)，各個(gè)軟件系統(tǒng)在運(yùn)行過程中可能會(huì)存在沖突，比如水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和水資源管理系統(tǒng)無法進(jìn)行同步運(yùn)行，也缺乏統(tǒng)一的管理模式。因?yàn)楫?dāng)前的檔案管理系統(tǒng)缺乏對(duì)檔案的充分管理，導(dǎo)致檔案管理會(huì)出現(xiàn)狀態(tài)失衡的問題，所以在此情況下，許多部門會(huì)選擇紙質(zhì)化的檔案管理模式，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)的完善程度不高。

三、提高水利工程檔案信息化管理效率的策略

（一）強(qiáng)化檔案信息化管理意識(shí)

要保證水利工程檔案的信息化管理能夠落到實(shí)處，提高管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)人員的信息化管理意識(shí)非常重要，這樣才能在單位的內(nèi)部形成良好的檔案信息化管理氛圍。首先，水利單位可以通過對(duì)檔案信息化管理的宣傳教育活動(dòng)，比如開展各種水利工程檔案展覽活動(dòng)和講座，加強(qiáng)有關(guān)人員的信息化管理意識(shí)。其次，加強(qiáng)對(duì)各種組織機(jī)構(gòu)的完善，為實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息化管理提供組織和資金保障，從而更好地開展檔案信息化管理工作，并且有效地調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，提高信息化管理效率。例如，在進(jìn)行水利工程基礎(chǔ)檔案收集時(shí)，可先對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化管理培訓(xùn)，提高管理人員對(duì)于水利工程基礎(chǔ)檔案資料的收集意識(shí)，提高管理人員對(duì)于文字、圖片和圖表等信息的處理能力，從而保證檔案基礎(chǔ)信息的完整性以及準(zhǔn)確性。為此，只有不斷地提高全體人員對(duì)于水利工程檔案的信息化管理意識(shí)，才能更好地提高檔案的信息化管理效率，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。

（二）完善當(dāng)前的工程檔案信息化管理制度

要保證水利工程檔案信息化管理質(zhì)量，除了要不斷地提高有關(guān)人員的信息化管理意識(shí)，還要完善當(dāng)前的信息化管理制度，從而更好地落實(shí)檔案的信息化管理工作。第一，水利部門要明確各個(gè)單位的職責(zé)所在，明確要求各個(gè)建設(shè)管理單位要配合檔案管理部門做好水利工程檔案資料的收集，加強(qiáng)對(duì)水利工程的指導(dǎo)和檢查，共同做好水利工程檔案的信息化管理。比如，要明確設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位以及監(jiān)理單位的部門和人員責(zé)任，要求各個(gè)主體單位要及時(shí)提供相關(guān)的水利工程檔案資料，保證工程檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。第二，在進(jìn)行水利工程建設(shè)過程中，工程的技術(shù)人員以及管理人員要按照相關(guān)的檔案收集和整理要求，做好相關(guān)檔案文件的歸檔管理，質(zhì)量部門要加強(qiáng)對(duì)檔案質(zhì)量的把關(guān)，嚴(yán)格落實(shí)好對(duì)檔案資料真實(shí)性的檢查。第三，要完善水利工程的信息化管理流程，嚴(yán)格按照相關(guān)文件要求，切實(shí)做好工程檔案的歸檔、移交和驗(yàn)收工作。比如，在進(jìn)行水利工程檔案資料收集和整理的時(shí)候，要參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》來開展工作，保證工程檔案資料的歸檔能夠滿足當(dāng)前的相關(guān)規(guī)定和要求，保證檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及完整性。又如在進(jìn)行檔案資料歸檔的時(shí)候，特別是電子版資料歸檔時(shí)，要保證圖片的清晰度，保證簽字字跡清晰，做好相關(guān)視頻以及圖像資料的內(nèi)容標(biāo)注。最后，要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案管理，嚴(yán)格按照《河北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》進(jìn)行檔案資料的收集和整理，認(rèn)真做好檔案的驗(yàn)收工作，從而更好對(duì)開展檔案的信息化管理。

（三）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)設(shè)備的配備

要加強(qiáng)水利工程檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)配備好相關(guān)的設(shè)備非常重要，比如要配備好電子閱覽的裝置、計(jì)算機(jī)設(shè)備等，這些基本的信息化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基本保障。除了要配置好相關(guān)的設(shè)備外，管理人員還要建立良好的信息化管理平臺(tái)，保證管理系統(tǒng)的良好性能，特別隨著水利工程項(xiàng)目數(shù)量的增多，水利工程檔案的資料也在不斷地增加，給檔案管理部門帶來很大的工作壓力。因此配置好相關(guān)的信息化管理設(shè)備以及管理系統(tǒng)對(duì)于提高管理人員的工作效率以及工作質(zhì)量有著重要的影響作用。比如由于水利工程的檔案資料非常多，要做好對(duì)檔案資料的存檔，可以使用硬盤或者光盤來進(jìn)行儲(chǔ)存，保證檔案資料儲(chǔ)存的安全性。為了更好地提高水利工程檔案的信息化管理效率，還要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)檔案管理設(shè)備的引入，在減輕管理人員工作壓力的同時(shí)還能保證檔案管理的工作質(zhì)量。

（四）注重對(duì)人才的培養(yǎng)

要提高水利工程檔案的信息化管理水平，加強(qiáng)對(duì)管理人才的培養(yǎng)非常重要，信息化管理要求管理人員不僅要具備較好的信息技術(shù)基礎(chǔ)，還要具備較好的管理學(xué)知識(shí)，所以檔案管理人員需要不斷地提升自身的知識(shí)水平，更好地提高檔案信息化管理效率。首先，水利工程檔案管理部門要制定完善的人才培養(yǎng)規(guī)劃，引導(dǎo)管理人員進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高自身的信息技能水平，此外，檔案管理部門還要加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德學(xué)習(xí)，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)水平以及責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而更好地保證檔案信息化管理質(zhì)量。其次，水利工程檔案信息化管理需要基于信息化技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)人才隊(duì)伍的建設(shè)，引入信息技術(shù)水平較高的專業(yè)人員，更好地提升檔案的信息化管理效率。

總的來說，隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前的水利工程檔案管理模式以及觀念也要及時(shí)進(jìn)行更新和轉(zhuǎn)變，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)完善信息化管理措施，借助信息化技術(shù)來提高檔案的管理效率以及質(zhì)量。