高效管控辦公室文件的歸檔管理工作探究

盛春燕

【摘要】結合現代化辦公室文件的歸檔管理工作，需要辦公室很多從事專業(yè)的人員科學規(guī)范化的進行妥善處理，對辦公室文件的歸檔管理工作設定清晰的工作任務計劃，并制定相應的辦公室文件歸檔管理工作規(guī)章制度，依據規(guī)定的要求展開認真、準確、規(guī)范化地實際管理工作。本文主要闡述了辦公室文件歸檔管理工作的主要內容及存在的問題及對應解決的方法措施，從而為廣大辦公室文件歸檔管理工作的同仁們提供一些工作實踐經驗方便相互學習提高工作業(yè)務能力，僅供參考。

【關鍵詞】歸檔? 辦公室? 文件? 管理措施

新時期，運行日常辦公室文件歸檔工作的細節(jié)，高度重視科學合理地文件歸檔整理工作，按照相關的級別進行分類、整理、立卷、登記歸檔處理工作。在日常運行工作狀態(tài)中形成規(guī)范常態(tài)化的綜合管理效率，從意識形態(tài)層面上高度重視這項穩(wěn)定辦公室工作正常管理的建設基礎保障措施，從而減少文件丟失等現象發(fā)生，從而提高文件歸檔管理工作的有效管控措施。

一、發(fā)揮意識形態(tài)化管理好日常辦公室文件歸檔管理工作

從事辦公室工作的人，深深體會到每天會接觸到不同類型的文件形式，面對大量文件資料的收集整理、接收通知、傳送文件等不同層面、不同部門或單位的材料類型，需要專人進行辦公室文件綜合管理與保存、登記工作。通過全面提升整理歸檔辦公室文件管理工作，可以體現出單位的工作實際效率，促進辦公室文件歸檔管理工作實現規(guī)范化管理控制模式發(fā)展趨勢。總之，不斷提升辦公室文件歸檔管理工作效率方法，可以促進文件辦理時效。方便工作人員在后續(xù)的查閱、參照、檢查資料，便于日后科學合理地查找、檢索文件效果。全面提升了單位各科室之間養(yǎng)成規(guī)范化管理文件歸檔管理工作的良好工作習慣，同時提升了本單位的文件歸檔管理工作水平，全效保障了單位上承文書、下啟管控、上下協(xié)調一致高效率操作辦公室文件歸檔管理工作的發(fā)展趨勢。

二、管理辦公室文件歸檔管理工作范疇

（一）強化辦公室文件歸檔管理制度機制的重要性

國無法不嚴、單位部門沒有管理制度機制就沒有可以依據的管理規(guī)矩，因此首先要管好人、財、物等方面，就要配置相應部門的管理制度，只有這樣才能從問題的意識形態(tài)層面看清楚管理文件歸檔工作的重要性，從而促進單位科學合理安排、有條不紊地管理好文件歸檔工作。例如軟件化管理電子文件，OA系統(tǒng)是現行的常見辦公軟件，利用OA系統(tǒng)流轉、處理文件并形成長久堅持的歸檔管理工作機制模式狀態(tài)，同時保障電子文件查詢功能。管理文件歸檔工作的人員應做好對文件分類歸檔并做好相關所有接收、借閱、檢索使用登記表（系統(tǒng)流轉的同時、計算機保存電子版留存?zhèn)浒福?，對于已經辦理辦結的文件要及時做好歸檔（電子版、紙質版）。管理人員認真做好辦公室文件歸檔整理、接收、發(fā)放、存儲、借閱、檢索等各項文檔類型的整理工作，有利于借閱人快速查閱或檢索，促進辦公室文件歸檔管理工作質量不斷創(chuàng)新發(fā)展。

（二）精準定位文件搜索要素

單位的文件歸檔整理工作中，面對多年不同類型的文件進行妥善整理并保管，這是辦公室工作人員的職責范圍之內的工作。針對通過OA流轉的文件設置不同的搜索要素，分類搜索、編碼搜索、來文單位搜索、考勤、會議、通信錄、流程審批、移動郵件、移動文檔、移動任務、日程等形成20多個智能功能模塊，促進紙質版主要并且在電子版上記錄文檔相關的搜索要求，便于保存與檢索工作。

另外，所有存檔紙質的文件需要與系統(tǒng)流轉的文件要素一致，在統(tǒng)一分類的前提下，按照年限進行分層擺放與整理。通過認真規(guī)劃并整理，能夠促進辦公室管理工作人員提高工作效率。

（三）加強辦公室文件歸檔精準管理的重要性

加強單位辦公室文件管理工作的重要性重要意義。首先是嚴格管控單位的個別重要文件屬于單位機密，需要工作人員區(qū)分普通傳輸文檔文件進行妥善保管，同時管理人員需要對其借閱的機密文件實時進行時效追蹤，確保掌握文件流向追蹤的時效性，全面掌控辦公室文件精準管理相關重要文件的流向，以及編輯文件歸檔跟蹤卡，從而促進實時監(jiān)控文件借閱外出期間的動態(tài)、接觸經手人等都要了如指掌，并且確保該類文件能夠按時歸還，避免辦公室文件出現遺失、丟失機密文件現象。

（四）結合軟件對紙質文件進行電子同步嚴控機密文件管理模式

辦公室文件歸檔整理工作形式，一般情況分為紙質版、電子版、移動硬盤存儲、網絡存儲等形式進行分類整理辦公室文件歸檔管理工作。在分類保管好紙質版文件的同時，針對OA系統(tǒng)流轉的電子版也要分類進行整理，以免后續(xù)提取文件時在系統(tǒng)里東找西找、雜亂存儲的現象發(fā)生。將軟件系統(tǒng)電子版首先按照年限來分類，然后再按層次、部門分類文件，在不同部門的文件分類中做好搜素欄，要細化文件管理的信息標題及內容款項，對掃描版的電子文件要采取可識別化處理（OCR）。例如文件按照級別層面進行分類管理，主要有外單位上級部門或同級部門、本單位上級部門紅頭重要文件、同級部門協(xié)同辦公文件、下屬部門文件等類型，按照不同的層次及級別進行整理歸類管理好本部門的文件歸檔整理工作，尤其是要登記好各級部門的發(fā)放文件來源、文件題目及摘要關鍵詞、文件發(fā)放日期、接收或發(fā)放文件的操作人員等等內容，都需要妥善保管并保存。新時期運用科學合理的管理方法，有效地做好辦公室文件歸檔整理工作，并做好相關辦公室文件檔案的整理工作，確保歷史文件可以妥善加強保存或保管，對于一些陳舊性的文件可以掃描成圖片可留存，做好電子、紙質同步歸檔，同時使用容量大的移動硬盤進行備份保管并整理，從而全面提升單位辦公室文件歸檔精細化整理工作的工作效率。

三、結語

新時期全面提升管理辦公室文件歸檔管理工作，采用多元化的有效途徑進行全面管理，規(guī)范文件歸檔的操作流程，采用OA智能文件歸檔管理系統(tǒng)軟件全方位提高文件歸檔的質量等，主要通過交互式軟件界面，讓每一位員工都能利用智能辦公軟件管理文件，起到輔助管理文件的軟件助理功能，徹底實現無紙化單位辦公的發(fā)展趨勢。

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