淺議新形勢下審計(jì)檔案管理與利用

（廣西南寧市武鳴區(qū)公共投資審計(jì)中心，廣西 武鳴 530199）

審計(jì)檔案是審計(jì)機(jī)關(guān)在進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督或?qū)徲?jì)調(diào)查活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字,圖表、聲象等形式的歷史記錄。它不僅有助于審計(jì)科研工作，為審計(jì)科研提供真實(shí)可靠的歷史資料，促進(jìn)審計(jì)事業(yè)的發(fā)展，而且審計(jì)檔案為應(yīng)付可能發(fā)生的審計(jì)復(fù)議和行政訴訟保存完整的審計(jì)證據(jù)資料。隨著審計(jì)事業(yè)的不斷發(fā)展壯大，審計(jì)檔案的管理與利用就越顯得尤為重要。

如何做好新形勢下審計(jì)檔案管理與利用工作，如何認(rèn)識不足，如何解決,我認(rèn)為應(yīng)做好如下幾方面的工作：

一、目前審計(jì)檔案管理工作中存在的不足

（一）存在重業(yè)務(wù)，輕檔案的思想，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠問題；審計(jì)人員對審計(jì)檔案工作認(rèn)識不足，往往是只注意審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施情況，而忽視了文件材料的整理歸檔工作；還會由于過度的疲勞，沒有精力和時(shí)間去展開審計(jì)檔案管理工作，長期以往就產(chǎn)生了重視審計(jì)業(yè)務(wù)卻忽視審計(jì)檔案管理工作的情況，不能及時(shí)進(jìn)行檔案的歸檔和管理。

（二）存在工作人員少、編制緊缺，普遍沒有增設(shè)專門的檔案管理人員問題；檔案管理人員大多是由審計(jì)機(jī)構(gòu)中的辦公室人員兼職，又因?yàn)檗k公室人員大多事務(wù)較繁忙，就把審計(jì)檔案管理工作當(dāng)作了可有可無的工作，更別說高效率高質(zhì)量的管理了。

（三）存在基層辦公室的設(shè)施較老舊，沒有配備專門的檔案室問題；由于設(shè)備跟不上，很多辦公室沒有專門的檔案柜、檔案管理程序和計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致審計(jì)檔案的管理工作困難，造成行政檔案和審計(jì)檔案沒有實(shí)施有序的分類和歸整，缺少管理。還有就是審計(jì)檔案的信息化水平不夠高，再加上不夠重視審計(jì)檔案管理工作，存在很多的形式化工作，審核、監(jiān)督和管理不嚴(yán)格，造成很多檔案手續(xù)缺失，導(dǎo)致部分檔案丟失，泄漏的情況。

二、強(qiáng)化審計(jì)檔案管理與利用水平的有效對策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識，提升對審計(jì)檔案管理工作的重視。強(qiáng)化檔案管理意識，是搞好審計(jì)檔案的根本保證，提升審計(jì)檔案管理工作水平的重要因素就是領(lǐng)導(dǎo)對其的重視程度，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)了對審計(jì)檔案管理工作的重視，提升了審計(jì)的意識，才可以有效提升審計(jì)檔案管理水平。抓住各種機(jī)會組織全體審計(jì)人員,認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案知識，宣傳檔案工作，提高全員做對檔案工作重要性的認(rèn)識，自覺地將檔案工作列入自己的議事日程,以《檔案法》和《審計(jì)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)定》等檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)為準(zhǔn)則，將檔案工作納入法制化和規(guī)范化管理的軌道。通過學(xué)習(xí),使全體審計(jì)工作人員認(rèn)識到作檔案工作是自己份內(nèi)的工作，從而形成一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)重視，各審計(jì)組配合,人人懂檔案,人人做檔案管理的局面，從根本上保證了檔案日工作的順利開展。

（二）強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高審計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)水平。審計(jì)檔案管理工作的人員，需要定期參加有關(guān)部門舉辦和開展的業(yè)務(wù)知識的相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，持著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細(xì)心認(rèn)真地對待上級領(lǐng)導(dǎo)和組織的檢查，監(jiān)督和引導(dǎo) 還要將審計(jì)相關(guān)的業(yè) 務(wù)和檔案管理相互融合，經(jīng)常開展檔案管理方面理論知識的培訓(xùn)，通過不斷的學(xué)習(xí)，讓每個(gè)審計(jì)檔案管理人員都具備檔案管理的相關(guān)知識，加強(qiáng)對審計(jì)檔案管理的認(rèn)識，保障工作質(zhì)量，創(chuàng)建優(yōu)秀的審計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)

（三）強(qiáng)化收集整理，實(shí)行專人收集管理。認(rèn)真做好歸檔材料的收集工作是建立好審計(jì)檔案的基礎(chǔ)。收集工作的好壞，直接關(guān)系到審計(jì)檔案材料是否齊全完整問題。根據(jù)審計(jì)工作的實(shí)際情況，應(yīng)實(shí)行專人收集、集中管理的辦法。因?yàn)?審計(jì)檔案是按審計(jì)項(xiàng)目組卷，而審計(jì)項(xiàng)目的審計(jì)檔案材料，很大部分是在實(shí)施審計(jì)過程中產(chǎn)生的,每個(gè)審計(jì)人員掌握的審計(jì)材料也僅僅是他所負(fù)貴的審計(jì)內(nèi)容,而不是審計(jì)項(xiàng)目的全部材料。所以審計(jì)組在進(jìn)點(diǎn)實(shí)施審計(jì)前就要明確專人負(fù)責(zé)收集管理檔案材料。一般由審計(jì)組長或主審人員負(fù)責(zé),把各個(gè)審計(jì)工作人員手上的審計(jì)材料收集齊全,進(jìn)行集中管理。這樣既便于審計(jì)組長或主審人員掌握審計(jì)項(xiàng)目的全部情況,寫好審計(jì)報(bào)告,又利于審計(jì)檔案材料整理歸檔工作。負(fù)責(zé)收集審計(jì)檔案材料人員在收集審計(jì)材料時(shí)對審計(jì)項(xiàng)目所有的文件材料進(jìn)行檢查核實(shí)，不但要看其數(shù)字是否真實(shí)準(zhǔn)確，而且還要看其應(yīng)歸檔文件材料是否齊全完整、按《審計(jì)法》的規(guī)定看其是否合法，按審計(jì)署制定的審計(jì)工作規(guī)范要求看其是否規(guī)范，如有不妥之處，可以及時(shí)采取補(bǔ)救措施。尤其是證明材料要按審計(jì)報(bào)告所列問題進(jìn)行分類排列，核實(shí)證明材料是否能足以證明審計(jì)工作底稿提出的所有問題。做到依法審計(jì),維護(hù)審計(jì)機(jī)關(guān)的權(quán)威性。

（四）強(qiáng)化設(shè)施建設(shè)，提升審計(jì)檔案管理工作規(guī)范化水平。加強(qiáng)審計(jì)檔案管理設(shè)施的建設(shè)質(zhì)量，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求和規(guī)定，不斷完善審計(jì)檔案管理制，結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，進(jìn)行借閱，儲存、銷毀，移交和立卷等工作的制度化操作，不斷對檔案的查閱、借調(diào)等管理工作進(jìn)行完善，時(shí)常進(jìn)行審計(jì)檔案的檢測。避免審計(jì)檔案內(nèi)容遭到損壞和丟失，影響檔案資料的完整性。并將各個(gè)審計(jì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行統(tǒng)一，爭取創(chuàng)建一個(gè)優(yōu)秀的、專業(yè)化的審計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，保障審計(jì)檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化，不斷提升對審計(jì)檔案管理工作的控制和管理水平。

（五）強(qiáng)化服務(wù)意識，積極提供利用服務(wù)是做好審計(jì)檔案的最終目的。在強(qiáng)化檔案規(guī)范化建設(shè)信息化水平的基礎(chǔ)上，審計(jì)檔案的規(guī)范化也提高了檔案查詢、借閱利用的效率。隨著審計(jì)工作重要性的凸顯，審計(jì)檔案越來越被紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢察院、法院等部門了以及經(jīng)信委、發(fā)改委等行業(yè)主管單位所關(guān)注,近年來相關(guān)部門單位調(diào)閱檔案的頻率大幅提升。能在最短的時(shí)間內(nèi)提供可靠的查檔服務(wù)，使審計(jì)檔案在案件查辦、企業(yè)改制、接待來訪等方面發(fā)揮越來越重要的作用，從而提高了審計(jì)檔案綜合利用率。