略談新時(shí)期檔案管理工作

（河北省灤平縣人民代表大會常務(wù)委員會辦公室，河北 保定 068250）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個(gè)領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國單位檔案管理機(jī)構(gòu)主要以單位檔案室為主，單位檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，單位檔案室是收集管理檔案的機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案移交給國家檔案機(jī)構(gòu)的作用。我國單位檔案建設(shè)的組織形式主要有在單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，該單位檔案主要是負(fù)責(zé)管理檔案和保管檔案的職能。再就是單位內(nèi)只建立檔案庫房，不設(shè)立專門的檔案行政管理部門，這是單位檔案庫房式的基本管理模式，目前我國單位檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實(shí)現(xiàn)電子版轉(zhuǎn)化，電子檔案管理主要依賴于網(wǎng)絡(luò)資源共享。電子檔案具有可共享性，復(fù)制性，傳輸性等特點(diǎn)，能夠從一定程度上彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。當(dāng)然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價(jià)值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點(diǎn)這就會讓我們的單位檔案的重要信息受到一定的威脅。

一、目前單位單位檔案管理的新模式——聯(lián)合檔案室

紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據(jù)上的空間，在查閱過程中難度大，很難實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，同時(shí)很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現(xiàn)檔案丟失的問題，但相對來看紙質(zhì)檔案保存時(shí)間長，會受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進(jìn)行大量檔案移交時(shí)通常會花費(fèi)大量的人力、物力以確保檔案無損轉(zhuǎn)移，相比紙質(zhì)版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲存在計(jì)算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤光盤，U 盤等，通常計(jì)算機(jī)儲存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計(jì)一個(gè)光盤可容納約7 萬頁紙質(zhì)版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，部分內(nèi)容會由于長時(shí)間儲存而出現(xiàn)的流失二是相比紙質(zhì)版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時(shí)很難避免不同部門出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移翻閱的問題，而相比紙質(zhì)版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質(zhì)復(fù)制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費(fèi)大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質(zhì)版權(quán)的差異，紙質(zhì)版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個(gè)過程會花費(fèi)大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應(yīng)的計(jì)算機(jī)路徑中，只需要檢索關(guān)鍵詞便可以準(zhǔn)確查閱，可以節(jié)約人力、時(shí)間。

二、單位檔案管理存在的問題

（一）電子檔案保存存在的問題。單位檔案室是單位重要的內(nèi)部組織之一，是由單位內(nèi)部資源進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配的，由于不同單位其職權(quán)不同，因此在財(cái)力支配方面也會存在差異，單位電子檔案主要儲存于計(jì)算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤，光盤，U 盤等，這些硬盤保存期為5 年左右，相比一些紙質(zhì)版檔案來說保存時(shí)間顯著縮短，同時(shí)電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩(wěn)定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時(shí)需要依靠計(jì)算機(jī)軟件，互聯(lián)網(wǎng)，通常儲存計(jì)算機(jī)無法使用時(shí)，也無法正常讀取電子檔案信息。（二）單位電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環(huán)保，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用，但由于其具有較強(qiáng)的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到網(wǎng)絡(luò)病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計(jì)算機(jī)中的文檔，其次在受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)這對于單位檔案來說是比較嚴(yán)重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導(dǎo)致部分重要機(jī)密檔案信息泄露、損壞，給當(dāng)事人帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，由于單位電子檔案具有一定的獨(dú)特性，因此檔案部門在管理過程中既考慮其便捷性，同時(shí)還需要考慮面臨的挑戰(zhàn)。

三、單位檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

（一）妥善保存儲存器。由于對于計(jì)算機(jī)檔案儲存原件來說很容易受到外界環(huán)境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時(shí)需要選擇合適環(huán)境，防止受到磁場、塵土、強(qiáng)光照射或劇烈震動，同時(shí)還需要注意介質(zhì)保存期，定期需要對儲存價(jià)值進(jìn)行檢查，對于達(dá)到使用期限的介質(zhì)需要及時(shí)更換，由于電子導(dǎo)航很容易丟失，因此需要定期進(jìn)行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計(jì)算機(jī)完成信息備份。（二）提高單位檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性。由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標(biāo)志著檔案管理發(fā)展，對于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進(jìn)一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進(jìn)行制度技術(shù)培訓(xùn)，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力，適應(yīng)新時(shí)代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當(dāng)然在基于創(chuàng)新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進(jìn)而能夠避免由于人為因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。

總之，針對機(jī)構(gòu)電子檔案在管理過程中是與工作人員個(gè)人利益以及國家單位機(jī)密息息相關(guān)的，在日常開展單位檔案管理時(shí)需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進(jìn)單位檔案管理模式實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。