談事業(yè)單位檔案管理中的檔案保護技術和措施

（邯鄲市工人文化宮，河北 邯鄲 056000）

檔案是一個古老的行業(yè)，在國家治理和社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著重要且不可替代的作用。我國事業(yè)單位是國家從事行政管理和經(jīng)濟活動的重要機關。隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，國家治理能力和治理現(xiàn)代化水平進一步提升，事業(yè)單位文書源檔案信息量不斷增加，隨著我國檔案檔案信息化的發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案儲存介質(zhì)呈現(xiàn)多元化，出現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、光盤、電子數(shù)碼等多種介質(zhì)并存。由于制成這些檔案的各種介質(zhì)物質(zhì)材料，每時每刻都在運動、變化，受到內(nèi)在因素和外部環(huán)境條件的影響與制約，檔案質(zhì)量的衰減、損壞乃至消亡不可避免，其壽命受到有限的，因此，在檔案管理中采取科技手段和技術措施對檔案給予保護，就顯得非常重要。下面就事業(yè)單位文書檔案管理中的檔案保護技術和措施分別給予論述。

一、影響檔案壽命的內(nèi)在因素和防護

影響檔案壽命的內(nèi)在因素是指影響檔案制成材料耐久力的化學和物理因素，具體就是對制成檔案的紙張、字跡、膠片、光盤、電子硬盤等材料的耐久力的影響。

（一）檔案制成材料的耐久力和特性

1.紙張的耐久性和特性。紙張是構成傳統(tǒng)檔案的必備材料，制造紙的植物原料主要成分是纖維素、半纖維素、木質(zhì)素，由碳、氫、氧三種元素合成。其耐久力的大小決定于纖維素的多少和分解反應快慢。纖維素多且分解慢，則耐久力強，相反則弱。其化學特性：不溶于水和一般有機溶劑；可以和水發(fā)生水解反應，對酸、霉很敏感，在酸梅存在情況下，水解反應加快；與氧反應，變成易碎的纖維素，在光的作用和潮濕的的環(huán)境下，反應加快。適宜溫度、濕度分別是14 度—24 度，正負2和45%--60%，±5。

2.字跡的耐久性和特性。字跡的耐久性決定著檔案壽命的長短，字跡的耐久性取決于兩個因素，即字跡的色素是否永不褪色；色素與紙張的結(jié)合是否牢固。字跡色素分為：炭黑，是碳素元素的一種，耐酸、耐氧化，如墨汁、黑色油墨、黑色鉛筆等，其耐久性強。染料，如彩色油墨、藍黑墨水、印泥、紅藍鉛筆等，其熱穩(wěn)定性好，耐光性差，耐久性較強。染色，如純藍墨水、復寫紙、圓珠筆、藍圖等，屬耐久性差的色素。色素與紙張的結(jié)合方式有三種：結(jié)膜方式，與紙張結(jié)合牢固，耐摩擦。吸收方式，分子滲透到紙張纖維中，耐摩擦，但易擴散，屬較強耐久性。粘浮方式，色素做機械粘浮停留，屬不耐久方式，如鉛筆。無論哪種色素與結(jié)合方式，在高溫下，會使色素分解，耐熱性差的色素發(fā)生油滲擴散現(xiàn)象，影響字跡耐久性。潮濕，會使色素褪色。適宜的溫度濕度分別應該是14 度—24 度，正負2 和45%--60%，±5。

3.影像電子檔案的耐久性和特性。影像電子檔案是現(xiàn)代檔案資料的主要組成部分，它主要由硬質(zhì)塑料和電磁和電子信號信息組成，具有容量大、影聲相效果好的特點。種類有錄音、膠片、磁記錄、光盤、電子硬盤。影響此檔案耐久力和壽命的因素有兩個方面。一是對載體材料的影響，來自于高溫、強光、有害氣體、酸性液體對所料載體的腐蝕、老化。適宜溫度和濕度分別應該為14 度—24 度，正負2 和45%--60%，±5。二是對影像內(nèi)容電子信號的影響。主要來源于電磁場的輻射、干擾和電磁信號本身保存的年限，磁記錄、光盤、硬盤的電子信號保存年限為10 年-20年。

（二）對檔案支撐材料耐久力的保護技術

1.調(diào)節(jié)檔案庫房的溫度與濕度，防止高溫與潮濕加速紙張纖維素的分解和字跡色素的分解，加速影像載體材料的的老化。溫度調(diào)節(jié)可采取密封、通風和空調(diào)設備。濕度度調(diào)節(jié)可采用去濕機和氧化鈣晶體放入室內(nèi)進行吸濕。使溫度濕度符合紙張、字跡、影像檔案材料要求。

2.避光，避免強光照射，防止加速紙張、字跡、影像材料的氧化、分解?？刹扇『侠碓O計室內(nèi)燈光，加厚窗簾等措施避光。

3.防止有害氣體和灰塵的侵蝕，特別是酸性氣體和液體的侵蝕，保持庫房清潔，做好檔案密封包裝，遠離有害氣體源頭。

4.影像檔案要采用專用防磁盒包裝，遠離電磁輻射源，如空調(diào)主機、電視機高頻頭、微波爐等電氣設備。對有存放年限的影像檔案及時進行翻錄更新。

二、侵害檔案的外部因素和保護措施

（一）防蟲。害蟲的防治。防，一是建庫前，地基用5-10%的亞砷酸鈉或1-2%的氯丹乳劑(2-3kg/m 3)全面進行土壤處理，防止白蟻等害蟲在此棲息筑巢；二是在檔案存放盒、柜內(nèi)放置防蟲驅(qū)蟲劑，如煙葉、香草、樟腦等，避免害蟲滋生。治是對害蟲的殺滅?；瘜W殺蟲，就是利用有毒的化學物質(zhì)直接作用于蟲體使其死亡的一種方式。比如DDV 熏蒸殺蟲，溴甲烷熏蒸殺蟲等。物理殺蟲方法有：低溫、低濕度抑制害蟲和微生物霉菌生長繁殖，一般說來，庫內(nèi)溫度控制在20℃以下，相對濕度控制在60%以下。營造既保護檔案文件又不利于害蟲生長發(fā)育的環(huán)境；

（二）防火。一是健全人防責任制，落實到人，定期檢查，防止火災。二是在檔案庫房配置消防滅火器材，并按期更新。三是在檔案庫房安裝火災報警設備，日夜監(jiān)視，隨時報警。

（三）防盜。加固檔案庫房防盜門窗，安裝監(jiān)控設備。重點檔案庫加強值班巡邏。做到人防技防結(jié)合，保證安全。

（四）防止自然災害。主要是做好防災預案，減少因災損失。

三、結(jié)束語

以上是在對影響檔案耐久力和壽命的內(nèi)在因素和外部環(huán)境進行分析的基礎上提出的保護技術和措施，由于各地氣候條件不同和環(huán)境所限，措施方法各有千秋，愿通過交流，求同存異，共同做好事業(yè)單位文書檔案保護工作，為我國社會經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻。