人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題探討

羅博

（菏澤市定陶區(qū)衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局，山東 菏澤 274100）

人事檔案管理是人力資源管理工作開展的重要基礎(chǔ)，也是對人力資源進行管理的主要依據(jù)。因此在企業(yè)的人力資源管理工作當(dāng)中，需要加大對人事檔案管理的重視程度，以此來充分保障人事檔案信息的完整性和真實性，從而提高人力資源管理工作的質(zhì)量，提升企業(yè)的人力資源管理水平，促進企業(yè)的快速發(fā)展。

一、人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）人事檔案信息失真

和事業(yè)單位以及政府機關(guān)的人事檔案管理工作相比，目前在一些企業(yè)的人事檔案管理過程當(dāng)中，相關(guān)檔案信息往往無法有效的保證其真實性，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展，導(dǎo)致有許多求職人員采用履歷造假的方式來進行應(yīng)聘。例如，企業(yè)往往會在招聘的過程當(dāng)中針對招聘人員的學(xué)歷、年齡限制以及工作經(jīng)驗等方面的要求進行列舉。而相關(guān)求職人員為了能夠獲得該崗位，往往會根據(jù)其招聘要求來進行造假，將自己原本的大專學(xué)歷進行改寫本科學(xué)歷，明明無相似的工作經(jīng)驗，卻說自己具有豐富的工作經(jīng)驗。而且目前在市場上還存在著一些專門進行偽造學(xué)歷證書的機構(gòu)，這也使得企業(yè)在招聘過程當(dāng)中，往往會出現(xiàn)人事檔案信息失真的現(xiàn)象，再加上企業(yè)的相關(guān)管理人員不會對每個應(yīng)聘人員的個人信息進行認(rèn)真核實，進而給自身的人力資源管理工作產(chǎn)生影響[1]。

（二）人事檔案不夠完整

一些企業(yè)沒有充分重視人事檔案管理工作，因此在保存人事檔案時會由于出現(xiàn)相關(guān)因素，進而導(dǎo)致其人事檔案的完整性有所缺乏，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案缺失現(xiàn)象?，F(xiàn)如今，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場經(jīng)濟體制也在不斷完善，人們可以在這一時代下對自己的職業(yè)進行自由選擇，而且也具有更多的求職途徑。在這一現(xiàn)狀下，企業(yè)往往會具有很大的人員流動性，這也使其對人事檔案管理工作產(chǎn)生了忽視。例如，一些生產(chǎn)企業(yè)由于自身的工作環(huán)境相對較差，因此在具體的生產(chǎn)過程當(dāng)中往往會使用到消毒水等物品，但這會影響到工作人員的身體健康。

二、提高人事檔案管理工作的有效對策

（一）提高人事檔案信息的真實性

在企業(yè)人力資源管理工作的開展過程當(dāng)中，相關(guān)人事檔案信息的真實性將對企業(yè)的用人決策以及管理工作開展等產(chǎn)生十分重要的影響。因此，企業(yè)在管理人事檔案時，也需要對檔案信息的真實性進行有效的核實，從而方便企業(yè)能夠更好的了解員工的具體工作能力和工作經(jīng)歷等信息，也為其制定用人方案時提供重要的依據(jù)，使企業(yè)能夠更好地發(fā)揮出人力資源所具有的重要價值。例如，相關(guān)人事檔案管理人員需要將企業(yè)目前已有的人事檔案信息作為基礎(chǔ)，并核對相關(guān)檔案信息的真實性和完整性，具體來說可以與應(yīng)聘人員的上家公司進行核對，從而有效地去除一些無效信息和虛假信息，確保能夠更加真實和完整地了解到求職人員的具體資料，使招聘工作得到優(yōu)化。與此同時，企業(yè)人事檔案管理人員還應(yīng)將員工的具體信息在人才數(shù)據(jù)庫中進行儲存，并在具體的工作過程當(dāng)中隨時對其信息進行更新，通過這種方式來使員工個人信息的公開化得到有效的提高，充分保障人事檔案信息的真實性。

（二）提高人事檔案管理的實效性

為了促進企業(yè)的快速發(fā)展，需要有效的完善企業(yè)的人力資源管理工作。人才是企業(yè)發(fā)展的重要動力，通過使企業(yè)人事檔案管理工作的實效性得到有效的提高，能夠更加科學(xué)合理的編制用人計劃和用人方案。例如，企業(yè)應(yīng)充分利用多媒體技術(shù)，從而動態(tài)化的管理員工檔案，并結(jié)合員工的實際表現(xiàn)和工作成效等在檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進行更新。定期對人事檔案進行有效的整理，同時還需要去除一些不具有實際價值的內(nèi)容，將新的信息進行補充，可以更好的方便企業(yè)其他部門隨時對該員工的情況進行了解，并以此來確保人事檔案信息的完整性。企業(yè)只有做到全面了解員工，才能更好的為員工的職業(yè)生涯進行規(guī)劃，從而促進彼此的共同成長和發(fā)展。

（三）提高檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理工作主要是將相關(guān)應(yīng)聘者的檔案信息在招聘網(wǎng)站上進行直接打印，或者是由相關(guān)應(yīng)聘人員來提供具體的履歷表和學(xué)歷證明等相關(guān)資料的復(fù)印件。當(dāng)應(yīng)聘者被聘用后，企業(yè)會保存下相關(guān)的信息，以此來作為該名員工的人事檔案信息。但如果相關(guān)管理人員在開展工作時存在疏忽現(xiàn)象，將可能會導(dǎo)致人事檔案信息出現(xiàn)丟失問題或者造成信息的不完整。對此，企業(yè)需要采取信息化的管理手段，以此來高效的開展管理工作。例如，企業(yè)可在自身的人力資源管理系統(tǒng)當(dāng)中構(gòu)建人事檔案管理模塊，將企業(yè)員工的相關(guān)檔案信息通過掃描轉(zhuǎn)換成具體的電子文檔，并在系統(tǒng)當(dāng)中進行儲存。這樣一來，在員工的具體工作中，相關(guān)管理人員可以在系統(tǒng)當(dāng)中隨時更新信息，這既方便了相關(guān)部門對人事檔案的查詢，而且還能夠有效地保障檔案信息的完整性和實效性，能夠有效的提高企業(yè)人力資源管理工作質(zhì)量，完善企業(yè)的人事檔案信息管理[3]。

結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)人力資源管理工作當(dāng)中，人事檔案管理是十分重要的一項基礎(chǔ)內(nèi)容，而目前在人事檔案信息管理過程當(dāng)中還存在著一些問題，進而對檔案信息的真實性和完整性產(chǎn)生了影響。對此，企業(yè)的相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況，完善人事檔案信息管理模式，并通過對信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，來進一步提升人事檔案信息管理工作的質(zhì)量和效率，從而合理的制定用人方案，提升對檔案信息的管理水平，促進企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。