探究如何做好照片檔案管理

范玉蘭

（國家廣播電視總局二0 二三臺，海南 臨高 571800）

引言

隨著科技的進(jìn)步和事業(yè)單位檔案管理能力的提升，照片檔案管理正在逐漸從傳統(tǒng)的實體照片向數(shù)字照片的方向發(fā)展。但是，實體照片仍然有著不可取代的地位，無論是在事業(yè)單位進(jìn)行相關(guān)教育，還是記錄歸檔，實體照片都是最直接的材料，是紙質(zhì)檔案的最佳補充。照片檔案的管理也是事業(yè)單位檔案管理的一部分，但是有些事業(yè)單位在進(jìn)行照片管理時不像其他實體檔案那樣獲得了讓人理想的效果。而且，由于照片材質(zhì)的特殊性，有些事業(yè)單位需要對照片進(jìn)行單獨歸檔，這也在無形中增加了檔案管理的難度。而且，現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，事業(yè)單位從過去的實體照片管理逐漸朝著實體照片和數(shù)字照片并行的管理模式發(fā)展，數(shù)字照片檔案的管理對于管理人員的能力也提出了更高的要求。綜上所述，事業(yè)單位更應(yīng)該加強照片檔案的管理力度，通過科學(xué)的方法提高管理工作的質(zhì)量。

一、加強事業(yè)單位內(nèi)部照片檔案管理的意識

事業(yè)單位照片檔案管理工作是眾多檔案管理內(nèi)容中的重要一項，要想取得良好的效果，比如要從思想認(rèn)識入手，提高檔案管理人員乃至全體員工的思想水平，讓大家都能認(rèn)識到照片檔案管理的重要性。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，在日常工作中加強檔案管理部門對于照片管理的重視程度，敦促他們定期對照片檔案進(jìn)行維護(hù)。同時，還要提醒相關(guān)人員對照片檔案做好整理工作，并及時反映相關(guān)管理設(shè)備的問題，比如檔案管理部門的監(jiān)控設(shè)備等問題，交由技術(shù)人員進(jìn)行修理。對照片檔案的重視還體現(xiàn)在事業(yè)單位的資金投入方面，單位可以在力所能及的范圍內(nèi)，對設(shè)備進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化和更新，為照片檔案營造一個更好地保存環(huán)境。事業(yè)單位由于業(yè)務(wù)的不同，照片檔案可能暫存在不同的部門。檔案管理人員需要積極和各部門進(jìn)行溝通，將照片檔案及時收集上來，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔處理。

二、在檔案管理制度上進(jìn)行規(guī)范

事業(yè)單位內(nèi)部的任何一項工作要想取得滿意的成果，都需要嚴(yán)格的管理制度。照片檔案管理也不例外，而且，由于檔案管理的準(zhǔn)確性要求更高，事業(yè)單位還需要對其格外重視，在照片檔案管理制度上入手對其進(jìn)行完善，以便讓照片檔案管理取得更好的效果。事業(yè)單位在制定照片檔案的管理規(guī)范和制度時，要參考國家在檔案管理方面的法律法規(guī)，嚴(yán)格進(jìn)行立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)，確保照片檔案都能得到妥善的保管和處理。具體可以參照我國《檔案法》、《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，并根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部照片檔案管理的需求和具體情況，綜合制定規(guī)范和制度。在調(diào)閱照片檔案的過程中，也要嚴(yán)格進(jìn)行管理。照片檔案在離開檔案管理部門到再次回歸，全過程都要由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。當(dāng)照片檔案需要在多部門之間進(jìn)行使用時，還可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程的不同或者部門管轄范圍的不同，指派不同的人員分階段對檔案進(jìn)行管理，在確保檔案充分發(fā)揮作用的同時，能夠得到妥善的保管。

三、及時收集照片檔案

做好照片檔案的管理工作，一定要把控其收集環(huán)節(jié)。在事業(yè)單位內(nèi)部，這一工作通常由檔案管理部門負(fù)責(zé)。所以，管理人員要和各部門加強溝通，做好照片檔案的收集工作。在收集照片的過程中，一定要對照片的真實性進(jìn)行審核，避免某些部門為了完成任務(wù)而弄虛作假?，F(xiàn)如今，計算機修圖軟件功能強大，在收集照片檔案的過程中，事業(yè)單位還要避免各部門對照片修改過度，影響照片最真實的表達(dá)效果。因為照片的真實性是對檔案的最佳說明，對于未來相關(guān)研究工作來說也具有非常大的參考價值。在收集照片檔案時，管理人員還要確保每一張照片都有充分的文字說明，按照“底片-照片-文字”三位一體的方式收集照片檔案。特別要注意文字說明的部分。由于照片的表達(dá)內(nèi)容有限，這時文字就會形成對照片的補充。各部門在撰寫文字說明時，要保證文字的真實性、客觀性，在起到對照片補充說明作用的同時，避免過度夸大影響照片真實內(nèi)容的傳達(dá)。最后，檔案管理部門還要嚴(yán)格控制照片的質(zhì)量，選擇那些拍攝清晰、內(nèi)容豐富、主題明確的照片，這樣才能將活動、事件、會議等重要內(nèi)容更加周全地記錄下來，充分發(fā)揮照片檔案的作用。

四、加強對照片檔案保管和使用的管理

照片檔案收集工作完成之后，管理人員還要注意對其進(jìn)行保存。照片檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，由于材料的特殊性，使其對保存環(huán)境的要求更高。通常來說，管理人員要做好照片和底片的入庫工作，在入庫之前要對這兩者進(jìn)行檢查，并使用專業(yè)設(shè)備對其進(jìn)行掃描，將電子照片進(jìn)行刻盤保存或者存儲在兩個獨立的硬盤中。在管理已經(jīng)入庫的照片檔案時，管理人員還要注意環(huán)境溫度和濕度，通過科學(xué)的方法將其維持在適于照片檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。一般來說，檔案室的溫度要維持在15-25℃之間，濕度控制在55-65%最佳。另外，檔案室中還要做好防塵、遮光等措施，避免灰塵磨損底片和照片，避免陽光對照片檔案造成不可挽回的傷害。照片檔案的良好保存會對未來的使用提供更多的方便，也能成為事業(yè)單位發(fā)展過程的一種記錄。所以，照片檔案的使用和保存都應(yīng)受到高度重視，這樣才能讓照片檔案更好地發(fā)揮作用。

結(jié)束語

照片檔案的管理是事業(yè)單位檔案管理工作中的重要內(nèi)容，事業(yè)單位一定要對其給予足夠的重視，善于發(fā)現(xiàn)當(dāng)前照片檔案管理中暴露出來的問題，并采取科學(xué)的方法進(jìn)行解決，比如通過宣傳來提高全員的檔案管理意識、完善檔案管理制度、做好檔案的收集和保存等。本文簡單分析了照片檔案對于事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，并提出了幾種優(yōu)化照片檔案管理的方法，希望對事業(yè)單位提升照片檔案管理水平起到推動作用。