探究現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)

郭晶晶

（山東港口日照港股份有限公司第一港務(wù)分公司，山東 日照 276800）

引言

企業(yè)的管理模式和管理方法隨著社會的發(fā)展與時俱進(jìn)，管理工作更具現(xiàn)代化、科技化的特點。企業(yè)檔案是生產(chǎn)經(jīng)營中對企業(yè)、社會有重要影響的文件材料，能夠為制定經(jīng)營管理決策提供參考。然而傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏信息技術(shù)的支撐，水平和質(zhì)量都不盡如人意，這就凸顯出檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。

一、檔案管理信息化建設(shè)的作用

與傳統(tǒng)人工管理的方式相比，信息化管理的優(yōu)勢非常明顯。紙質(zhì)檔案的保存受到多種外界因素的影響，而將其變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)儲存在計算機(jī)硬盤中，不僅能夠大幅減少檔案所占用的空間，還能將檔案加密，使用計算機(jī)備份檔案，可以應(yīng)付一些常見的突發(fā)事件，有效保障了其安全性。當(dāng)需要查閱檔案時，也可以采取網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，而不需要工作人員耗費(fèi)大量的精力和時間去查閱，減少了對紙質(zhì)檔案的損耗。另一方面，搜集和整理檔案工作量較大，出錯率也較高，如果采用信息化的管理方式，只需要輸入一次數(shù)據(jù)就可以永久保存、重復(fù)使用。傳統(tǒng)管理方式效率低下，管理、使用檔案要嚴(yán)格遵照相關(guān)程序，而運(yùn)用信息化管理方式，可以減少一些不必要的環(huán)節(jié)，提高了管理工作的效率和準(zhǔn)確度。

二、目前企業(yè)檔案管理工作有待改善的幾個方面

（一）缺少信息化建設(shè)的主動性

在市場經(jīng)濟(jì)的推動下，現(xiàn)代企業(yè)處于高速發(fā)展的狀態(tài)中，必然會累積大量的企業(yè)檔案。然而管理人員的觀念卻不能做到與時俱進(jìn)，習(xí)慣于手動進(jìn)行檔案管理的他們，對信息化管理的便捷、高效缺乏認(rèn)識。對于信息技術(shù)的應(yīng)用，也僅僅是把一些檔案、資料錄入到電腦中保存起來，以便需要時調(diào)用，他們?nèi)狈π畔⒒ㄔO(shè)的意識與主動性。再者，一些企業(yè)并未在檔案管理信息化建設(shè)方面投入相應(yīng)的資金，缺乏人力物力支持的信息化建設(shè)工作自然舉步維艱。

（二）沒有建立科學(xué)的管理制度

我國企業(yè)的信息化管理發(fā)展較晚，因此部分企業(yè)并未針對信息化管理建立科學(xué)完善的制度，導(dǎo)致信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用效果不佳。沒有制度保障，就很難實現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化，隨著檔案管理需求的增加，一些問題也會逐漸凸顯出來。

（三）沒有購置先進(jìn)的管理設(shè)施

軟硬件設(shè)施是信息化管理必不可少的一部分，但是由于企業(yè)管理者不重視，信息化建設(shè)資金不足，管理部門無法購置需要的軟硬件設(shè)施，只能使用有待升級的老舊設(shè)備。這些設(shè)備功能較少，對檔案內(nèi)容的識別準(zhǔn)確度不高，存儲速度較慢，不利于后續(xù)的檔案管理和使用。

三、提高企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平的措施

（一）信息化建設(shè)工作應(yīng)該受到關(guān)注

企業(yè)管理者應(yīng)該認(rèn)識到，信息化的檔案管理工作對提高企業(yè)整體的管理水平都有非常重要的影響，因此應(yīng)該盡快建立相應(yīng)的管理制度，結(jié)合企業(yè)自身情況和需求明確管理細(xì)則。企業(yè)的不同部門之間也要做好配合，在明確信息化建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，盡力為提高信息化水平做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。對于信息化建設(shè)中遇到的阻礙，當(dāng)?shù)貦n案局可以發(fā)揮自身的指導(dǎo)、協(xié)助作用，促使企業(yè)可以通過有效、恰當(dāng)?shù)姆绞介_展信息化建設(shè)工作。國家法制部門應(yīng)該不斷完善與檔案信息化管理有關(guān)的規(guī)范、方針，確保企業(yè)的信息化建設(shè)有章可循，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）信息化建設(shè)工作需要軟硬件支撐

檔案管理人員應(yīng)該明確自身的責(zé)任，在工作中不斷提高信息化管理的水平，這也有助于提高管理工作的效率。檔案管理人員對企業(yè)的檔案管理情況非常了解，他們可以制定詳細(xì)的信息化建設(shè)方案，并監(jiān)督各個部門共同推動信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案數(shù)據(jù)庫非常龐大，為了后續(xù)管理和使用方便，檔案管理人員可以編制目錄。為此，企業(yè)應(yīng)該投入一定量的資金購置配套設(shè)施，有了相應(yīng)的軟硬件支撐，在建設(shè)和使用數(shù)據(jù)庫時才會更加得心應(yīng)手。

（三）技術(shù)推動信息化建設(shè)工作的開展

信息化的檔案管理工作要求管理人員具備一定的信息技術(shù)能力，如操作常見的計算機(jī)軟件、使用數(shù)據(jù)庫查找和增刪檔案信息等。流行的數(shù)據(jù)庫并非一定適用于不同的企業(yè)，結(jié)合具體需求，企業(yè)的技術(shù)人員也可開發(fā)自己的檔案管理系統(tǒng)，還可以與其他企業(yè)合作開發(fā)信息化檔案管理的新技術(shù)。當(dāng)然，信息化建設(shè)應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展，在保護(hù)檔案、用好檔案的基礎(chǔ)上，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)收益。

（四）建設(shè)一支高水平信息化管理隊伍

檔案管理工作歸根結(jié)底還是需要人來實施，軟硬件設(shè)施只是發(fā)揮輔助作用，因此提高管理人員水平至關(guān)重要。企業(yè)在招聘檔案管理人員時，要特別關(guān)注專業(yè)水平，專業(yè)水平過高可能導(dǎo)致軟硬件設(shè)施跟不上，專業(yè)水平過低會影響管理質(zhì)量。企業(yè)可以和當(dāng)?shù)馗咝：献?，制定人才?yōu)惠措施，吸引高水平人才參與到檔案管理隊伍中來。對于現(xiàn)有的管理人員，企業(yè)應(yīng)該定期教育培訓(xùn)，不僅要提高他們的專業(yè)水平，更要強(qiáng)化他們的職業(yè)素養(yǎng)。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展中起著舉足輕重的作用，因此管理者必須重視，同時投入一定的資金、人力，建設(shè)自己的信息化檔案管理系統(tǒng)。