探究辦公室文書檔案管理的改革發(fā)展與創(chuàng)新

陳暉

（河北省唐山市自來(lái)水公司，河北 唐山 063000）

辦公室文書檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，主要負(fù)責(zé)對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作、人力資源的變動(dòng)、生產(chǎn)活動(dòng)的開展進(jìn)行記錄，是事業(yè)單位在進(jìn)行各項(xiàng)決策和工作之前必須要參考的重要依據(jù)。同時(shí)，辦公室文書檔案管理也是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式工作量較大，并且工作效率無(wú)法得到有效的保障。因此，文書檔案管理工作必須要進(jìn)行改革，通過改革可以有效提高文書檔案管理的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步。目前，關(guān)于文書檔案管理工作改革路徑的探索，也成為不少工作者所研究的重點(diǎn)問題。

一、辦公室文書檔案管理改革的現(xiàn)狀分析

目前，我國(guó)大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位都看到了辦公室文書檔案管理的重要性，紛紛進(jìn)行辦公室文書檔案管理改革，但在實(shí)際改革過程中仍然存在著諸多問題，辦公室文書檔案管理改革仍處于初步發(fā)展解決。辦公室文書檔案管理改革過程中出現(xiàn)的問題，可以大致分為以下幾個(gè)方面。

（一）檔案管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)問題

目前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位都進(jìn)行了辦公室檔案管理的信息化改革。但是，在改革的過程中發(fā)現(xiàn)許多在職的檔案管理工作人員對(duì)信息化檔案管理的重視程度不夠，這些工作人員受傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)影響較深，不愿意進(jìn)行信息化改革。同時(shí)，辦公室檔案管理信息化改革，對(duì)員工的信息化技術(shù)應(yīng)用能力提出了一定要求，有部分員工的信息化技術(shù)應(yīng)用能力不足，也是辦公室檔案管理過程中面臨的較大問題。

（二）辦公室文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題

辦公室文書檔案管理改革，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施確保各項(xiàng)改革工作的順利開展。目前，在我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理改革過程中，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化管理設(shè)備不夠完善，沒有投入大量的資金、技術(shù)進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，導(dǎo)致后續(xù)的改革工作無(wú)法順利進(jìn)行。其次，有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在軟件建設(shè)的開發(fā)力度不夠，也阻礙著辦公室文書檔案管理改革的有效進(jìn)行。

（三）檔案信息安全無(wú)法得到有效保障

辦公室文書檔案管理信息化改革雖然在一定程度上提高了文書檔案管理的效率，但存在一定的弊端和隱患。辦公室文書檔案管理信息化改革，需要將機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，再上傳到相關(guān)的網(wǎng)站上，在此過程中可能會(huì)有人利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的漏洞惡意竊取信息，造成數(shù)據(jù)信息的泄露，這些數(shù)據(jù)信息一般是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的機(jī)密性數(shù)據(jù)，一旦泄露或遭到損壞，后果不堪設(shè)想。

二、如何加強(qiáng)文書檔案管理的改革創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立文書檔案檢索系統(tǒng)

想要加強(qiáng)文書檔案管理的改革創(chuàng)新，首先需要完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，要加強(qiáng)文書檔案管理的資金、技術(shù)投入，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，確保文書檔案管理信息化改革的順利進(jìn)行，同時(shí)還要對(duì)已有的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期的更新和維護(hù)，確保計(jì)算機(jī)設(shè)備能夠支撐文書檔案信息化管理工作的高效開展。其次，還要加強(qiáng)軟件建設(shè)，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要建立相應(yīng)的文書檔案檢索系統(tǒng)，將所有的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，儲(chǔ)存在文書檔案檢索系統(tǒng)中，通過文書檔案檢索系統(tǒng)，可以有效方便對(duì)文書檔案進(jìn)行查找，還可以通過大數(shù)據(jù)和云計(jì)算對(duì)已有的文書檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的決策或各項(xiàng)工作提供參考的依據(jù)。在文書檔案數(shù)字化處理后，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要設(shè)置電子備份，防止文件數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)還要妥善保管原紙質(zhì)文檔。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理的安全性

在進(jìn)行文書檔案管理過程中，還要確保文書檔案的安全性，避免文書檔案信息數(shù)據(jù)的泄露或丟失。文書檔案管理信息化改革后，所有的檔案管理工作都會(huì)通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行，在日常工作中，需要各機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，注重網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全性的提高，同時(shí)對(duì)于文書檔案管理的檢索和查找，還要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限或程序，防止數(shù)據(jù)信息的泄露或丟失。

（三）加強(qiáng)對(duì)辦公室員工的培訓(xùn)

在進(jìn)行文書檔案管理過程中，還需要加強(qiáng)對(duì)辦公室員工的培訓(xùn)。前文提到，有部分檔案管理工作人員不具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，或?qū)ξ臅鴻n案管理信息化改革的重視程度不夠，嚴(yán)重阻礙了文書檔案管理的信息化改革進(jìn)行。針對(duì)這種情況，要加強(qiáng)對(duì)辦公室員工的培訓(xùn)，通過集中培訓(xùn)的方式，不斷提高員工的信息技術(shù)應(yīng)用能力，并從思想上讓員工意識(shí)到文書檔案管理信息化改革的重要性，幫助員工提高自身的責(zé)任感，激勵(lì)員工不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用能力，積極投入到文書檔案信息化改革建設(shè)中。

結(jié)束語(yǔ)

通過文書檔案管理，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的計(jì)劃、決策、生產(chǎn)工作等提供參考依據(jù)，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，需要將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與文書檔案管理相結(jié)合，進(jìn)行文書檔案管理的信息化改革，有效提高文書檔案管理的效率。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者要看到文書檔案管理信息化改革的積極作用，在日常工作中加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理改革的資金、技術(shù)投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，通過一系列的措施確保文書檔案管理改革的高效開展。