新冠肺炎疫情防控期間高校檔案工作探索

姚樹靜

(山東廣播電視大學，山東 濟南 250014)

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]當前，新冠肺炎疫情防控正處于關(guān)鍵時期，對高校檔案工作也產(chǎn)生了極大的挑戰(zhàn)。

一、高校檔案工作的價值

高校檔案是學校管理工作中重要的組成部分。高校檔案工作是一項基礎(chǔ)性的工作，也是檔案工作的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案材料只有經(jīng)過全面地收集、集中管理、歸檔才能有效保障檔案安全，更好地為高校各項工作及社會服務(wù)，更全面反映高校歷史的真實面貌，才能最終實現(xiàn)它的憑證價值和情報價值。[2]現(xiàn)階段的高校檔案有以下幾種價值：

(一)傳播價值

一個群體向另一個群體散布文化的過程就稱為文化傳播。高校的檔案是校園文化傳播中一個重要而有效的工具，不僅能夠?qū)n案中的文化信息傳播到整個校園，使學生和老師受到文化信息的熏陶，而且能夠傳遞給社會，塑造良好的高校形象。一方面，通過檔案的利用和開發(fā)，豐富了校園文化生活；另一方面，檔案部門對檔案資源的整合，形成很多的檔案編研工作，從而傳播校園文化。

(二)教育價值

檔案的文化屬性決定了檔案具有很高的教育價值。每一所高校都有其珍貴的歷史文化，在高校的檔案中，記載了學校的光輝歷史、發(fā)展沿革、師生的光榮事跡、學校的各項成績和榮譽，還包括學校培養(yǎng)的優(yōu)秀人才及其取得的成就，這對每一所高校而言，都十分珍貴。另外，檔案還包括學校的發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展目標、育人模式、育人成果等。這些都是學校實力強大的標志，彰顯了學校的教育水平和學術(shù)科研實力，能夠有效地激發(fā)老師的科研熱情以及學生的學習熱情。

(三)創(chuàng)新價值

所謂高校檔案的創(chuàng)新價值，指的是高校檔案在開發(fā)利用的過程中，不僅僅執(zhí)行的是檔案的收集和整理，還進行了重新的開發(fā)和研究工作，是一種檔案的再整理、再研究工作。在這個再研究的過程中，檔案人員會有針對性地提出許多與檔案工作相關(guān)的課題研究，通過這些課題研究可以豐富檔案知識，為以后的檔案工作提供借鑒。

二、 疫情防控中高校檔案工作存在的問題

在新冠肺炎疫情防控中，高校的檔案工作面臨著極大的挑戰(zhàn)。由于疫情防控，出行不便，高校檔案工作進展較為緩慢，主要存在以下問題。

(一)檔案收集難度增加

當前處于疫情防控的關(guān)鍵階段，交通不便，各高校對學生和教職工的管控也是非常嚴格，沒有通知不得返校，進出校門要刷卡、測量體溫。一般來說，當前階段，無論學生還是老師，都采取居家學習和居家辦公，檔案收集工作難度增大，收集效率低下。

(二)未制定強有力的檔案收集工作制約措施

《檔案法》第十條中明確規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有 ”。[3]但是，高校檔案工作缺乏強有力的制約措施和約束力，部分教職工對檔案工作的認識不足，歸檔意識比較薄弱，不能進行檔案資料的保留和積累；另外，有些員工因留存檔案會使自己的工作更加方便而私自留存檔案，這些做法都是不可取的，也是高校檔案收集工作的漏洞所在。

(三)部分檔案工作人員知識匱乏且責任心低下

這一點主要是由以下原因造成。一方面，部門檔案人員知識相對匱乏，不能對檔案進行合理的整理和歸檔，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高且責任心不足。另一方面，各部門的檔案負責人員往往屬于兼職，他們疲于應(yīng)對本職工作而忽視了檔案工作，因而許多部門的檔案工作混亂。此外，部分高校沒有將這項工作列入績效考核中，這也導致了部門檔案工作人員和教職員工責任心低下。

(四)電子檔案收集力度有待提高

在信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)得到了廣泛的應(yīng)用，因而無紙化辦公被很多人采用，也呈現(xiàn)出越來越普及的狀態(tài)。在這樣的時代背景下，電子檔案應(yīng)運而生，檔案的形式也越來越多樣化。但是當前的檔案工作人員往往保留著較為陳舊的檔案觀念，大多采用傳統(tǒng)的方式收集檔案，以紙質(zhì)版的方式收集檔案，這是由于檔案知識匱乏導致的。當前疫情防控階段，各部門均居家辦公，紙質(zhì)版的檔案收集難度非常大，電子檔案的收集難度相對較小且適合當下的條件，但是由于高校檔案工作人員傳統(tǒng)的檔案收集觀念，導致電子檔案的搜集沒有形成嚴格的方案措施，因而，電子檔案收集意識有待提高。

(五)忽略了專題檔案的收集工作

高校通常采用年度檔案的方式收集檔案資料，沒有形成會議或者重要活動的專題檔案，造成高校的檔案整理工作通常在年初或者年末的時候才開始整理補充。當下新冠肺炎疫情防控的關(guān)鍵時期，檔案整理工作十分不便，在這種情況下，采用年度檔案的整理方式不能順利進行，這就給高校的檔案工作造成了很大的不便。

三、疫情防控階段高校檔案問題的解決措施

(一)制定合理的方案和強有力的制約措施

在疫情防控期間，高校應(yīng)該嚴格遵守國家的相關(guān)政策要求，要求學生和老師居家學習、居家辦公，減少人員流動，配合相關(guān)部門做好新冠肺炎疫情防控工作。與此同時，應(yīng)該積極制定合理的方案，不能因疫情原因而對檔案工作疏于管理。同時，要加強對教職工的檔案培訓工作，加強高校教職工的檔案意識，一方面積極保存檔案資料，不斷積累；另一方面，要求教職工及時將檔案資料上交學校有關(guān)部門保存，不得因個人原因留存檔案，這是對高校檔案工作的支持。

(二)加強檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

1.加強檔案工作人員的培養(yǎng)力度，讓檔案工作人員充分且系統(tǒng)地學習相關(guān)檔案收集和整理知識，使業(yè)務(wù)能力和責任心都有所提升。

2.設(shè)置專門的檔案工作人員，專門負責相關(guān)部門人員的檔案收集和歸檔工作。這樣做的好處是，能夠使檔案工作人員有更多的時間充分學習檔案知識，同時有更多的時間收集和整理，從而使檔案更加完善。

3.高校應(yīng)該將檔案工作列為績效考核的一部分，檔案人員要整理好高校教職工的檔案，高校的教職工也應(yīng)當自覺配合檔案人員的工作，這樣，高校的檔案工作才能夠更加條理清晰。[4]

(三)加強電子檔案的收集力度

在此次疫情防控期間，高校電子檔案收集力度不足的問題暴露了出來。下一個階段，各高校應(yīng)該從以下幾個方面來加強電子檔案的收集力度。

增強相關(guān)檔案工作人員的檔案整理教育工作，改變以往的陳舊理念，順應(yīng)當前的互聯(lián)網(wǎng)思維。完善過往的電子檔案，為下一階段的電子檔案整理工作打下良好的基礎(chǔ)。在高校范圍內(nèi)展開電子檔案知識普及工作，讓學生和教職工都能按照規(guī)定按時、按質(zhì)提交電子檔案，對學校的電子檔案工作予以支持。

(四)重視專題檔案整理工作

從新冠疫情防控期間的檔案整理工作中，我們認識到年度檔案的方式是有很大缺陷的，因此必須加強專題檔案的整理工作，將功夫用在平時，對高校的重要活動或者會議等進行實時跟蹤整理，充分利用平時的時間優(yōu)勢。在活動結(jié)束之初，檔案整理工作往往最為方便、完整，而且檔案專職人員也能減輕年底和年初的工作壓力，將檔案工作做到最好。

結(jié)語

高校在新冠肺炎防控期間的檔案工作存在許多的問題，亟待解決。在今后一段時間，各高校應(yīng)當更加重視對檔案工作的管理。一是完善檔案監(jiān)管制度和檔案整理措施，在特殊時期依然能夠順利進行檔案工作。二是對高校檔案工作人員和所有教職工進行檔案知識的相關(guān)培訓，檔案工作人員應(yīng)進行更為系統(tǒng)、嚴謹?shù)呐嘤?，教職工則需要具備簡單的檔案知識，配合檔案工作人員的工作。三是無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都應(yīng)該盡可能完善，不僅能滿足教職工的需要，調(diào)取檔案更為方便快捷，也能夠適應(yīng)不同情況下的檔案整理工作。四是專題檔案和年度檔案都應(yīng)該盡可能完善，多種方案才能使檔案工作更加條理。