煤炭企業(yè)招投標管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索

摘要：隨著煤炭企業(yè)機械化及智能化的發(fā)展，煤炭企業(yè)物資采購量逐年增加，物資采購招投標管理工作日漸繁劇。2020年，國務院印發(fā)《關于加快推進國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》，就推動國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型做出全面部署。本文對煤炭企業(yè)物資采購招投標管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型進行討論分析，通過建立電子招采管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從項目計劃、立項、發(fā)標、投標、開標、評標、定標、結(jié)算、存檔等各環(huán)節(jié)全流程數(shù)字化，助力企業(yè)降本增效。

關鍵詞：招投標;采購管理系統(tǒng);數(shù)字化

1 煤炭企業(yè)建立健全招投標管理制度的意義

1.1 煤炭企業(yè)物資采購招投標的作用

雖然煤炭企業(yè)的原材料為現(xiàn)有能源，但是隨著煤炭生產(chǎn)的機械化和智能化的發(fā)展，煤炭企業(yè)對生產(chǎn)所需的機械設備、輔助物資需求也隨之逐步增加，隨之而來的物資采購量也與日俱增。因此物資采購的招投標的管理工作至關重要。

1.2 招投標對煤炭企業(yè)降低物資采購經(jīng)營風險的作用

實施招投標管理會使煤炭企業(yè)物資采購程序更加規(guī)范。在招投標過程中，從物資需求、技術要求、采購計劃、制定標書、上網(wǎng)公布投標需求、廠商參標、開標、評標、定標到簽訂合同，都有嚴格的管理程序，加上開評標、定標的公開透明，以及招投標資料檔案的存檔備查，從而有效的做到了“公平、公開、公正”的原則。能夠有效的降低企業(yè)內(nèi)部違規(guī)和經(jīng)營風險。

1.3 招投標對煤炭企業(yè)物資采購成本管理的作用

在煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，設備及材料等物資投入占煤炭生產(chǎn)成本相當大的一部分，是一項重要的成本支出支出[1]。在物資招標采購過程中，企業(yè)可以廣泛且深入地了解物資供需情況及價格變動等市場行情，減少因買賣雙方信息的不對稱性，造成的成本浪費，獲得相對公允、甚至低廉的市場采購價格。因此，完善的招投標管理有利于降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本。此外，通過在招投標過程中收集到的市場信息，也方便今后企業(yè)管理部門測算相關生產(chǎn)成本，保證成本測算的合理性，從而加強對成本的控制。

2 傳統(tǒng)招投標管理方式存在的弊端

傳統(tǒng)物資采購招投標不足主要體現(xiàn)在線下招投標管理工作業(yè)務量大，耗費大量的人力，容易出現(xiàn)人為的工作失誤。

由于隨著煤炭企業(yè)采購規(guī)模的不斷增加，隨之而來的是招投標管理業(yè)務的不斷增加，伴隨著業(yè)務量的加大，招投標的頻率加大，參與招投標管理的人員隨之增加、檔案管理工作隨之增加。由于人工操作，多少都有可能發(fā)生一定的失誤或錯誤，失誤率和錯誤率的增加給企業(yè)帶來一定的損失和風險[2]。如果建立招投標管理系統(tǒng)，使招投標管理工作實現(xiàn)數(shù)字化，既可以為企業(yè)減少人員負擔，也可以有效的避免工作失誤率。

3 煤炭企業(yè)如何構建物資采購招投標管理系統(tǒng)

煤炭企業(yè)通過構建電子招標+電子采購+電商采購，三位一體、功能完整的電子招采管理和交易系統(tǒng)，賦能傳統(tǒng)招標采購向無紙化、數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型升級，滿足國有企業(yè)物資采購降本增效、規(guī)范運作以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型等方面需求。

3.1 煤炭企業(yè)傳統(tǒng)物資采購招投標管理方式的缺陷

煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的物資采購招投標方式，存在著業(yè)務流程復雜、信息不透明、溝通成本高、招標材料檔案管理復雜、招標總體統(tǒng)計及分析能力不到位等缺陷。因此亟需建立一套完善的煤炭企業(yè)物資采購招投標管理系統(tǒng)，解決上述存在的問題和困難，從而實現(xiàn)采購計劃的審核、技術要求的制定、招標需求的公告發(fā)布、資格預審、開標流程、評標流程、定標流程（后續(xù)擴展部分：合同簽訂、到貨驗收、合同結(jié)算等）全流程電子化辦公[3]。

3.2 煤炭企業(yè)物資采購招投標管理系統(tǒng)的作用

3.2.1 實現(xiàn)煤炭企業(yè)物資采購招投標全程系統(tǒng)化、智能化

煤炭企業(yè)物資采購招投標全過程包括：采購計劃的審核、技術要求的制定、招標需求的公告發(fā)布、資格預審、開標流程、評標流程、定標流程（后續(xù)擴展部分：合同簽訂、到貨驗收、合同結(jié)算等），全部利用系統(tǒng)進行定義，制定專用模塊，使全部流程進行系統(tǒng)化、智能化。從而可以實現(xiàn)物資采購招投標全程與外部企業(yè)零接觸。

3.2.2 實現(xiàn)煤炭企業(yè)物資采購招投標全程合理化、合規(guī)化

全部建立在現(xiàn)有的招投標管理制度規(guī)則下，利用系統(tǒng)建立規(guī)則，固定操作流程，避免人為因素干擾以及流程不規(guī)范給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

3.2.3 實現(xiàn)煤炭企業(yè)物資采購招投標內(nèi)部審計前置在過程化

現(xiàn)有的企業(yè)物資采購內(nèi)部審計大部分為年底審計，審核全年已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務，雖然能夠較好的約束和管理物資采購業(yè)務，發(fā)現(xiàn)在物資采購過程中出現(xiàn)問題和漏洞。但是現(xiàn)有的審計模式為結(jié)果審計，大部分無法改變既定事實。更改為過程審計，就能解決以上問題。

煤炭企業(yè)物資采購招投標全過程包括：采購計劃的審核、技術要求的制定、招標需求的公告發(fā)布、資格預審、開標流程、評標流程、定標流程（后續(xù)擴展部分：合同簽訂、到貨驗收、合同結(jié)算等），全部建立內(nèi)部審核審計流程，將固有的事后審計前置到過程審計中去，即給實際操作盒管理人員杜絕了職業(yè)風險，也避免了企業(yè)的經(jīng)營風險。

3.3 煤炭企業(yè)物資采購招投標管理系統(tǒng)的流程

煤炭企業(yè)物資采購招投標管理系統(tǒng)主要分為4個組成部分：一是供應商管理部分、二是物資修理管理部分、三是招投標主體部分、四是后續(xù)延展部分[4]。

3.3.1 供應商管理流程

供應商管理流程主要包括供應商資質(zhì)的申報、供應商資質(zhì)的審核、供應商評級、供應商信用評價三個部分組成。

3.3.1.1 供應商資質(zhì)的申報

供應商通過系統(tǒng)平臺，注冊供應商本身的獨立賬號，通過注冊后上傳供應商自身資質(zhì)信息及相應證照，輸入供應商相應產(chǎn)品類別等。

3.3.1.2 供應商資質(zhì)的審核

煤炭企業(yè)管理人員利用管理系統(tǒng)平臺通過對供應商上傳的相應信息和證照進行審核，審核其資質(zhì)的合規(guī)性，審核通過合格的供應商，退回不合格的供應商并要求其按照要求重新申報。

3.3.1.3 供應商資質(zhì)的評價

供應商資質(zhì)的評價主要分為兩個階段：一是供應商資質(zhì)審核通過時基礎評價及基礎分值，二是供應商在中標后的到貨、質(zhì)量及售后服務等情況的評價。以上兩種評價均通過平臺系統(tǒng)，根據(jù)制度要求過程自動生成，為以后物資采購招投標提供基礎依據(jù)。

3.3.2 物資需求管理流程

物資需求管理流程主要包括一下兩個方面：物資需求計劃申報和審核、需求物資技術要求的制定和審核。

3.2.2.1 物資需求計劃申報和審核

物資需求計劃是煤炭企業(yè)物資采購招投標的關鍵因素，它決定著采購物資的品種和數(shù)量。物資需求計劃流程主要分為申報和審核，由使用單位利用系統(tǒng)平臺申報需求并寫明需求原因，再由上級管理部門和物資管理部門共同審核需求項目，審核通過后最終生成物資需求計劃。通過電子招采系統(tǒng)可以讓企業(yè)更好地控制不必要的支出（如檢測和消除重復購買），更好地利用批量購買（如自動合并不同部門的采購申請，創(chuàng)造更大的談判力），降低采購成本和采購批次。

3.2.2.2 需求物資技術要求的制定和審核

需求物資的技術要求是采購物資質(zhì)量好壞的根本依據(jù)，詳細全面的技術要求是煤炭企業(yè)物資采購招投標的執(zhí)行標準。需求物資技術要求的流程主要包括制定技術要求的制定和審核。

物資需求計劃審核通過后，由需求單位利用系統(tǒng)平臺申報需求物資技術要求，再由上級技術部門和物資管理部門共同審核需求物資技術要求，審核通過后最終生成需求物資技術要求。

3.3.3 招投標主體流程

長久以來，招投標主體流程是整個招投標過程的關鍵，他直接關系著招投標過程的公平公正，也是審計部門重點檢查的對象，更是人員接觸，引起病毒感染風險的關鍵。

借助線上招投標方式，物資采購全流程電子化，供應商無需提供紙質(zhì)投標文件，無需提前到達開標現(xiàn)場，能夠直接降低參標廠家的出行成本、時間成本。招投標主體遠程在線實時開標，解決了傳統(tǒng)開標模式受場地約束的地域限制，實現(xiàn)不見面開標，不僅為企業(yè)節(jié)約了成本，也讓物資采購過程變得更公開、透明、高效，并且實現(xiàn)全流程可追溯。

3.3.3.1 評委專家?guī)斓慕⒑统槿?/p>

評委專家?guī)斓慕⒑统槿∈敲禾科髽I(yè)物資采購招投標評比工作的基礎，根據(jù)采購物資的類別，選擇技術和管理方面的專家，并錄入專家?guī)?，招標時由系統(tǒng)根據(jù)招標物資類別自動擇優(yōu)生成評委組成員，能夠杜絕人為的舞弊。

專家評分由系統(tǒng)自動統(tǒng)計生成，有效避免人工錯誤。招標評委成員根據(jù)待招標物資實際情況，各自確定招標物資標底，并錄入管理系統(tǒng)，再由系統(tǒng)按照一定算法形成最終標底，該標底只能在開標后在系統(tǒng)中查詢，確保標底形成過程中的保密性。

3.3.3.2 招投標標書的制定和發(fā)放

由煤炭企業(yè)物資采購招投標管理人員，根據(jù)確定的技術要求和需求計劃制定電子版招投標標書，并載入系統(tǒng)，系統(tǒng)建立查錯功能，對錄入的標書關鍵要素進行審核，審核標書是否符合相關技術要求，各種參數(shù)是否準確完整。

標書制定完成后，由系統(tǒng)對外公布標書，參標企業(yè)根據(jù)系統(tǒng)公布的招投標書，制定標書，并錄入到系統(tǒng)，系統(tǒng)自動鎖定投遞標書，在開標規(guī)定時間方可打開。

3.3.3.3 開標和定標

煤炭企業(yè)物資采購招投標管理人員根據(jù)標書確定的時間組織評委成員現(xiàn)場評標，組織參標廠家通過系統(tǒng)網(wǎng)上視頻參標，通過系統(tǒng)逐個對廠家參標標書進行開標，并統(tǒng)計參標廠家的報價及物資的各種技術參數(shù)。評委對參標廠家打分結(jié)果錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動計算最終評分結(jié)果。

3.3.3.4 中標通知

最終中標結(jié)果經(jīng)過上級部門審核后，系統(tǒng)發(fā)放電子版中標通知書。

3.4 煤炭企業(yè)物資采購招投標管理系統(tǒng)的后續(xù)延展功能

煤炭企業(yè)物資采購招投標管理系統(tǒng)的后續(xù)延展功能包括合同、驗收、財務結(jié)算。

3.4.1 合同簽訂

可以利用系統(tǒng)根據(jù)中標結(jié)果與中標廠家簽訂電子版商務合同，包括商務合同和技術協(xié)議，合同中需注明物資具體參數(shù)、型號、數(shù)量、到貨時間等。

3.4.2 采購物資到貨驗收

驗收合格后，驗收人員將驗收結(jié)果錄入系統(tǒng)。

3.4.3 采購物資的電子結(jié)算

物資采購合同履約完成后，系統(tǒng)生成付款申請單，相關付款數(shù)據(jù)確認，形成付款節(jié)點，供應商開具電子發(fā)票，通過電子支付實時到賬。財務數(shù)據(jù)和采購數(shù)據(jù)的聯(lián)通，可以實現(xiàn)和供應商的線上對帳處理、發(fā)貨核對、發(fā)票核銷、付款數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。提高財務和采購的工作效率。

3.4.4 實現(xiàn)供應商持續(xù)跟蹤管理

電子招采管理和交易系統(tǒng)集采購、供應商管理、招投標等功能于一體，實現(xiàn)信息共享，能夠提供完整準確的供應商合同履約情況和績效跟蹤等相關信息，減少因數(shù)據(jù)失誤導致的供應鏈問題，從而改善企業(yè)供應商管理模式、優(yōu)化供應鏈管理[5]。

3.4.5 實現(xiàn)不同系統(tǒng)間信息共享

隨著煤炭企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，未來可以將電子招采系統(tǒng)與其他業(yè)務單元連接，將招采與企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）軟件、庫存管理軟件、項目管理工具、會計軟件系統(tǒng)、客戶資源管理系統(tǒng)和其他軟件解決方案集成，提供流程優(yōu)化支持下的一致、全面、清晰的信息訪問和共享，避免不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)脫節(jié)的問題。通過內(nèi)置智能分析系統(tǒng)，能夠自動分析各項采購數(shù)據(jù)并提供統(tǒng)計報表。

4 結(jié)論

煤炭企業(yè)建立物資采購招投標電子化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)招標采購全流程數(shù)字化，不僅能有效提升企業(yè)采購效率，降低采購成本，還能夠打破信息盲區(qū)、開展實時監(jiān)督、防止采購違規(guī)等。數(shù)字化時代已經(jīng)來臨，我們只有緊跟潮流，運用新一代信息技術為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型貢獻更多的力量，才能讓企業(yè)保持更強競爭力。

參考文獻

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作者簡介：王寶坤，（1987.9-），男，漢，本科，河北省唐山市，中級經(jīng)濟師，主要研究方向：工商管理。