中職學(xué)校檔案集中化管理問題研究

摘要：目前一般中職院校的檔案保存面臨領(lǐng)導(dǎo)工作重視程度不足、管理機構(gòu)分散、干部兼職管理、信息化建設(shè)落后等問題。對中職院校實施檔案集中式管理，可以提高其檔案保存水平，加強管理效率，并創(chuàng)新檔案保存機制。對中職院校實施檔案集中式管理，必須完善與優(yōu)化當(dāng)前中高職以上學(xué)校檔案保存規(guī)范與機制，加強中職院校組織領(lǐng)導(dǎo)和溝通協(xié)調(diào)的制度，健全檔案管理服務(wù)制度，豐富檔案管理的空間載體形態(tài)，完善宣傳教育和人員培訓(xùn)制度等。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案集中化;管理問題研究

引言：文獻(xiàn)，是指市場主體通過經(jīng)濟社會行為方式實際社會活動而直接產(chǎn)生的有保留價值的各種原創(chuàng)文章、圖片、音頻，以及各種形式的文書資料。人數(shù)流動性增加使文件的信息內(nèi)容資源利用價值越來越突出，同時社會在各方面對存檔信息內(nèi)容的需求量也普遍增加，因此文件的保存與運用就更加尤其關(guān)鍵。雖然一個高等學(xué)校的各種存檔信息內(nèi)容負(fù)載了學(xué)校豐富的歷史文化內(nèi)涵，但就目前一般中職院校存檔信息化建設(shè)管理工作的狀況來看，學(xué)校存檔信息化建設(shè)管理工作還存在著不少問題，甚至盲點。

1 中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)干部和有關(guān)人員，對檔案管理事業(yè)的重視程度不足

中職院校存檔工作人員的業(yè)務(wù)范圍，主要為學(xué)校老師和學(xué)生。但因為企業(yè)更注重的是中職院校的職業(yè)技能，而并非是其文憑，所以學(xué)校對自己的學(xué)校文憑和存檔人員并不關(guān)注，致使中職院校的部分負(fù)責(zé)人或部分中層管理者，覺得學(xué)校存檔管理機關(guān)只是在管理文件資源和學(xué)校發(fā)展史遺留下來的照片、物品等，根本沒必要投入如此多的人力、物資、錢財做存檔制度建設(shè)[1]。

1.2 目前檔案管理體制比較分散

各中職院校的存檔信息內(nèi)容大致包括了公文存檔、教育文檔、人力文檔、財會文檔、設(shè)備文檔、學(xué)生文檔、聲音文檔、實體文檔等種類，但由于目前中職院校大都沒有設(shè)置專門的資源館（存檔室），各種存檔信息內(nèi)容散落于相應(yīng)的行政職能各科中，由各行政職能科科負(fù)責(zé)管理，也沒有統(tǒng)一的存檔存放規(guī)范，所以存檔信息內(nèi)容尤其是聲音文檔和實體文檔，往往歸檔不完全、修復(fù)不到位、使用效率較差[2]。

1.3 檔案管理者多為兼職

中職院校，隨著教師規(guī)模減少，多數(shù)崗位也缺乏人員專門負(fù)責(zé)相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作，檔案管理員也多是兼職工作者。而這些兼職的檔案管理員只能是進行資料的接收、存檔、檢索等操作，而檔案查詢服務(wù)的功能卻不能充分發(fā)揮起來。

1.4 檔案信息化建設(shè)滯后

自2000年的全國檔案管理工作大會上正式明確提出檔案信息化以來，中國的檔案管理信息化建設(shè)水平得到了飛躍的發(fā)展。但是對于中等職業(yè)院校，則因為檔案保存學(xué)科人才的短缺以及對硬件投入不夠等因素，即便是全國重點的中等專業(yè)高校，其檔案管理工作的信息化建設(shè)水平也明顯落后于普通高校、地方各級政府部門和部分社會組織，這也在較大程度上影響著中等職業(yè)高校對各類檔案的科學(xué)管理與利用。

2 中職院校檔案集中化管理工作的思考

2.1 檔案集中化管理制度的主要構(gòu)成機制

首先，內(nèi)控制度。在中職學(xué)校內(nèi)，實行統(tǒng)一主管、分級代管的原則，由專人根據(jù)國家文檔保存規(guī)范組織統(tǒng)一建立的紙面文檔和計算機文檔，將已解密文檔、公開文檔以及計算機版資料委托給聯(lián)合文檔室和外部單位進行管理。第二，聚集式機構(gòu)。較大的中職學(xué)?？煞謩e設(shè)置文檔保管室，較小型的中職學(xué)校則可由各校共同建立統(tǒng)一集中分類管理工作的機構(gòu)文檔室，亦即各圖書館單設(shè)的歸檔區(qū)。共同歸檔室通常由各個學(xué)院按照人員規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)分擔(dān)費用，并共同派駐人員或聘請外部人才實施標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，而委派給擁有歸檔權(quán)力的組織這種外包形式，則由市場組織機制完成管理工作。這二種類型均是在中職院校將相應(yīng)文檔辦理完成后移交自由歸檔室負(fù)責(zé)管理。第三，互惠共用管理機制。各個中職院校按照師生規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)分擔(dān)業(yè)務(wù)費，形成了維持共同歸檔室、培養(yǎng)歸檔人才和保障歸檔室正常管理工作的主要資金來源。共同歸檔室還負(fù)責(zé)為各個中職院校提供檔案管理和歸檔信息等咨詢，并協(xié)助中職院校完成文檔保管各項日常工作。第四，相互均衡機理。高等學(xué)校作為權(quán)力市場主體的監(jiān)督管理、教育行政治理機構(gòu)的質(zhì)量監(jiān)督與檢查、對用戶的使用評價甚至投訴，以及紙質(zhì)文檔、文檔館與各中職學(xué)校間的內(nèi)網(wǎng)與公共網(wǎng)等形成了科技保障措施手段，并構(gòu)成了制約統(tǒng)一文檔館與外包組織協(xié)作的有效制度。

2.2 檔案集中化管理工作的期望成效

首先，提升了檔案管理的專業(yè)性、規(guī)范化及管理水平。絕大多數(shù)的中等職業(yè)學(xué)校校園規(guī)模與一般中學(xué)基本上相當(dāng)，專職老師規(guī)模不大，在校學(xué)生也不足六千人。由于服務(wù)對象的數(shù)量規(guī)模較小，以及難以完成管理工作的大規(guī)模經(jīng)濟效益，使得中職院校無法支撐將檔案管理工作單獨成列，標(biāo)準(zhǔn)化程度也不高、文檔使用率極低，也就無法受到高校的廣泛關(guān)注。數(shù)個中職院校通過共建公共檔案室，并進行了規(guī)范化管理，能夠提供良好的管理場地和設(shè)備、專門的管理人員團隊和規(guī)范管理體系，以提升學(xué)校檔案管理服務(wù)質(zhì)量。第二，可以提升中職院校在教學(xué)管理的專業(yè)化程度。由于中職院校規(guī)模比較偏小，若把學(xué)生的宿舍管理、餐廳服務(wù)、廁所服務(wù)、檔案管理等輔助性管理工作外包給社會組織去進行管理，多個高校采取合作式管理模式，能夠提升工作管理效率，同時也可以讓高校集中資源做好管理的工作，從而提升課堂教學(xué)品質(zhì)。第三，防止學(xué)校決策不當(dāng)。多所中職院校共建公共檔案室，使其在原來的獨立主體支配下的學(xué)校檔案管理工作，變?yōu)榱嘶ハ鄬Φ鹊年P(guān)系。比如，把某一家院校的重大人事決定、基建決議等的具體內(nèi)容，都通過文件載體轉(zhuǎn)移到公共檔案室里，能夠避免以往有些院校領(lǐng)導(dǎo)人員在獨立控制機關(guān)文件的情形下，肆意下達(dá)決策或者修改機關(guān)文件的情況出現(xiàn)[3]。

3 提升中職學(xué)校檔案集中化管理水平的措施

3.1 完善了中職院校檔案管理規(guī)范機制

中職院校僅僅是根據(jù)《中華民國檔案法》、《中華民國檔案法施行方式》、共產(chǎn)黨中央辦公廳國務(wù)院政府辦公廳發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》、我國檔案局發(fā)布的《電子行業(yè)文書存放與電子檔案管理方法》、《電子設(shè)備產(chǎn)業(yè)公文歸檔監(jiān)督管理暫行辦法》、《電子設(shè)備產(chǎn)業(yè)文書歸檔與信息管理技術(shù)規(guī)范》以及原我國教委早在一九九三年發(fā)布的《高校文檔工作實物分類法》與《高校歸檔工作技術(shù)規(guī)范》進行監(jiān)督管理，這些法規(guī)中也沒有專門的關(guān)于中學(xué)與專門職業(yè)學(xué)校檔案保管的具體規(guī)定。省級以上高教行政管理工作機構(gòu)，必須針對當(dāng)前全國中型以上職務(wù)學(xué)院歸檔保存實際各項工作的新趨勢和重要任務(wù)，深入研究制訂有較強針對性和可操作的電子產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)檔案保管方法、具體實施具體細(xì)則與管理工作標(biāo)準(zhǔn)，進而確定全國中高級職務(wù)學(xué)院電子產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)歸檔保存實際各項工作的目標(biāo)任務(wù)與歸檔范圍等，并對電子產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)文檔的建立、積累、認(rèn)定、存檔和對電子產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)文檔的監(jiān)管等各項管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)進行了細(xì)化規(guī)范，為全國中高職院校的歸檔保存工作進行了合理、科學(xué)、高效的引導(dǎo)。同時，還將制定專門管理人員標(biāo)準(zhǔn)或者將學(xué)校文檔保管工作外包的監(jiān)督管理標(biāo)準(zhǔn)條文載入目前有關(guān)規(guī)定，以明確大學(xué)聯(lián)合文檔室的運轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督管理學(xué)校、外包組織、用戶的問責(zé)權(quán)利等，以引導(dǎo)各中職院校立足工作實際，合作建設(shè)公用書庫、文檔室等，或?qū)W(xué)校的文檔保存工作外包給具備學(xué)校文檔保存資格的專門組織。

3.2 完善政府部門進行共同領(lǐng)導(dǎo)和交流合作的制度

領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)制度，是中職院校做好存檔監(jiān)督管理各項日常工作的基本條件。中職院校必須將歸檔保護信息管理系統(tǒng)作為關(guān)鍵的日常工作程序，完善中職院校存檔各項工作協(xié)調(diào)管理制度，并制訂具體的項目管理計劃，安排所需專門資金投入，為學(xué)校檔案保存現(xiàn)代化與信息化建設(shè)提供資金投入確保。第一，完善中職院校檔案的協(xié)同管理系統(tǒng)。中職院校應(yīng)當(dāng)建立以學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)為主要責(zé)任人、具備議事協(xié)調(diào)組織性質(zhì)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人員隊伍，并確定了領(lǐng)導(dǎo)小組的主要組織工作單位、負(fù)責(zé)學(xué)校日常管理工作的主要牽頭工作單位和做好歸檔管理工作的協(xié)同工作單位，進一步細(xì)化了主管團隊、牽頭工作單位、協(xié)調(diào)工作單元的具體管理工作，并將歸檔管理工作的主要責(zé)任分解到人，以保證管理工作的質(zhì)量落到實處。針對一般工作職位高等學(xué)校存檔崗位相對散亂管理工作的情況，高等學(xué)校檔案保存工作領(lǐng)導(dǎo)團隊需要做好管理人員的統(tǒng)一整合，通過建立干部聯(lián)合例會等激勵機制，定時通知有關(guān)情況，以加強管理人員的可預(yù)期度、動感特點，進一步提升存檔崗位水平，減少管理人員遺忘，提高管理人員效果。完善了由政府部門分管領(lǐng)導(dǎo)或分管的檔案管理部門組織，明晰了各種文檔的管轄歸屬，統(tǒng)一協(xié)調(diào)制訂涉及各種檔案內(nèi)容的整理規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及其各項技術(shù)指標(biāo)，重新統(tǒng)一了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，從而提高檔案管理工作的效率。第二，完善考評機制和評估體系。一是建立學(xué)校的歸檔管理工作考評細(xì)則。全國高校歸檔管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組要組織有關(guān)部門主管和工作人員，根據(jù)《高等院校歸檔工作規(guī)范》等有關(guān)文件精神，結(jié)合學(xué)校的工作實踐，研究建立歸檔管理工作考評細(xì)則和質(zhì)量評估系統(tǒng)，讓全國高校的檔案管理工作有章可循。同時，也為工作人員做好檔案的接收、整理、保管等工作，和學(xué)院組織的檔案管理工作考核提供了基礎(chǔ)條件。二是負(fù)責(zé)對聯(lián)合檔案室以及外包檔案管理機構(gòu)組織的采樣檢測。歸檔管理工作的抽樣檢查必須要制度化、規(guī)范性。通過抽樣檢查，能夠讓歸檔管理工作的領(lǐng)導(dǎo)團隊更加了解聯(lián)合檔案館或外包檔案保存機構(gòu)的工作狀況，進一步加強過程管理與督查工作，也能夠幫助聯(lián)合檔案館或外包檔案保存機構(gòu)的工作人員更加認(rèn)真搞好工作，進一步提升工作品質(zhì)與工作水準(zhǔn)。三是進行服務(wù)評估。每年組織學(xué)員、員工，對聯(lián)合檔案館以及外包檔案保管機構(gòu)對各類文件的保管質(zhì)量狀況作出全面深入的評估。

3.3 健全學(xué)校檔案管理服務(wù)體系

中職院校應(yīng)在學(xué)校檔案的管理利用上下功夫，以提升學(xué)校檔案利用效率。第一，擴大學(xué)校檔案信息管理業(yè)務(wù)范圍。檔案保管工作人員首先要熟悉學(xué)校操作內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)流程、運用公開服務(wù)網(wǎng)向師生提供服務(wù)。比如，當(dāng)學(xué)生入校時，學(xué)校檔案保管工作人員就要及時向?qū)W校的工作人員公開學(xué)生檔案信息，讓工作人員及時熟悉學(xué)校，從而有的放矢地進行信息服務(wù)。第二，在檔案保管工作較緊張的時候?qū)W?？稍O(shè)置專門檔案開放日機構(gòu)，建立檔案借閱記錄系統(tǒng)，集中展示有利于公開的資料，向查詢者提供信息服務(wù)。建立對檔案的定期分析制，及時查明資料的使用規(guī)律，并積極地向用戶提供信息服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，在中職學(xué)校檔案管理工作中，仍然存在較大的不足之處需要進行創(chuàng)新與改革。為了更好的完善當(dāng)前的中職學(xué)校檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，因此需要切實際的優(yōu)化完善當(dāng)前的改革方案，只有在實際操作中注意相關(guān)的問題，實現(xiàn)檔案的高效高質(zhì)管理。

參考文獻(xiàn)

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[3] 孫曉帆.檔案信息化建設(shè)趨勢及發(fā)展策略探討[J].城建檔案，2019（11）：26-27.

作者簡介：史春良（1971-）男，漢族，山東臨沂市人，本科，館員，研究方向：檔案文秘。