淺議信息化背景下檔案“重藏輕用”的現(xiàn)狀及對(duì)策

文·孫霞

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，廣大民眾生活水平的不斷提高，各種各樣信息共享技術(shù)的不斷普及，讓人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求日漸增多，檔案館充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)變得越來越重要。2002年以來，國家檔案行政管理部門相關(guān)文件的頒布，促進(jìn)了各級(jí)檔案館管理方式和服務(wù)理念的改革，各級(jí)各部門、各行各業(yè)在國家檔案行政管理部門的正確引領(lǐng)和指導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案信息資源建設(shè)，使大量的紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化，大大提高了檔案館的工作效率。但是由于我國檔案資源的復(fù)雜化，各級(jí)檔案館對(duì)信息化建設(shè)的投入不同等眾多因素的影響，我國檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡、不完善，仍然存在著存在著重視不足、投入不夠的“重藏輕用”現(xiàn)象。

一、檔案館“重藏輕用”的現(xiàn)狀

（一）檔案館傳統(tǒng)服務(wù)意識(shí)濃厚，仍存在“等待上門”現(xiàn)象

近年來檔案館已經(jīng)開始注重傳統(tǒng)服務(wù)方式的多樣化，通過建立檔案閱覽室、進(jìn)行某一主題的檔案展覽、提供檔案借閱查詢以及檔案咨詢等的活動(dòng)來為社會(huì)提供服務(wù)。但是受傳統(tǒng)服務(wù)意識(shí)的影響，這些活動(dòng)都必須在檔案館內(nèi)進(jìn)行，容易受到時(shí)間和空間的限制。檔案館實(shí)行的上班時(shí)間與檔案利用者的上班時(shí)間基本一致，如果檔案利用者想要查詢或者借閱某一檔案，就必須利用自己的工作時(shí)間，才能去檔案館查閱自己想要的內(nèi)容。另外，部分城市的檔案館和其他事業(yè)單位共處一座建筑之內(nèi)，外表給人一種過于嚴(yán)肅的氛圍，缺乏親切感，并且受空間的限制，檔案閱覽室或者主題活動(dòng)場所能容納的人員有限，這在一定程度上會(huì)影響檔案利用者的認(rèn)同感和積極性，不利于檔案資源的充分利用。受時(shí)間和空間的限制，檔案利用者不能自由地查詢相關(guān)文件，或者不能抽出時(shí)間去到檔案館查詢，這就導(dǎo)致了檔案利用服務(wù)處于被動(dòng)狀態(tài)，形成了“等待上門”的現(xiàn)象。

（二）檔案館信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于我國歷史悠久，檔案信息資源龐大。為了能夠?qū)嫶蟮募堎|(zhì)檔案電子化、數(shù)據(jù)化、規(guī)范化，就需要有強(qiáng)大的服務(wù)器與存儲(chǔ)器來收錄檔案，再加上檔案管理網(wǎng)絡(luò)的日常管理與維護(hù)，需要的資金投入巨大。但是就目前全國的檔案館現(xiàn)狀來看，只有極少量的檔案館能得到政府大量的資金投入。因此大部分檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后，使計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存容量受到限制，為了接收新文件，不得不將那些不經(jīng)常用到的原有文件刪除，這就會(huì)導(dǎo)致檔案電子資源數(shù)據(jù)的丟失，不利于檔案資源的完整性。如果檔案利用者在檔案館內(nèi)的搜索引擎上沒有搜到相關(guān)文件，可能就會(huì)使一些檔案“石沉大海”，永遠(yuǎn)待在庫房里，變成了“死檔案”。

（三）各級(jí)檔案網(wǎng)站界面不清晰、內(nèi)容不完整

各級(jí)檔案館檔案網(wǎng)站的開通是檔案館現(xiàn)代服務(wù)方式的集中體現(xiàn)。通過將檔案館藏展示在網(wǎng)站界面上來，可以使檔案利用者查詢到想要的資料。但筆者發(fā)現(xiàn)，大部分檔案網(wǎng)站存在著界面不清晰、內(nèi)容不完整、信息服務(wù)深度不夠、與用戶交流不足，甚至有的頁面下的文字存在大小不一、格式不等的情況，很明顯是通過復(fù)制粘貼的方式直接顯示在檔案界面上，缺乏規(guī)范的二次加工。這種混亂的界面服務(wù)，給用戶的體驗(yàn)感較差，大量用戶很可能在檔案界面上，找不到自己想要的內(nèi)容，而放棄了對(duì)檔案的繼續(xù)搜索。

（四）檔案信息管理人員水平有待提高

目前，各級(jí)檔案館基本都已引進(jìn)信息化設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)軟件，這就對(duì)檔案管理人員的水平有了更高的要求。但是受傳統(tǒng)檔案服務(wù)意識(shí)和現(xiàn)實(shí)條件的影響，既熟練掌握信息化技術(shù)，又熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的人才少之又少，這就導(dǎo)致了一些重金買來的信息化設(shè)備，不能更大地發(fā)揮作用和價(jià)值，不利于檔案信息化的建設(shè)。檔案管理人員在信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索及設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)上不能夠熟練掌握運(yùn)用的現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案館工作效率低下，甚至?xí)绊憴n案資源的真實(shí)性。

二、應(yīng)該采取的對(duì)策

（一）要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入

基礎(chǔ)設(shè)施的好壞直接影響檔案館電子資源的完整性與安全性，如果沒有高效、安全的電子設(shè)備，就無法正常地將檔案館的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，尤其涉及一些不對(duì)外公開的、秘密級(jí)的檔案就無法保證它的安全性。所以各級(jí)黨委政府要加大對(duì)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、路由器、存儲(chǔ)器、掃描儀等電子設(shè)備，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)軟件，及時(shí)與國家統(tǒng)一的管理系統(tǒng)相銜接，為更好地資源共享打好基礎(chǔ)。同時(shí)，各級(jí)檔案館也要對(duì)多媒體建設(shè)和3D可視技術(shù)等領(lǐng)域加大投入，使檔案館的各種檔案資料真正地“活起來”，以廣大群眾喜聞樂見的方式，通過多媒體的形式，更直觀、更具體地展現(xiàn)在公眾面前。

（二）要制定科學(xué)規(guī)范的信息化建設(shè)方案

一要制定切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)方案。在認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握國家檔案局頒布的《檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)館藏檔案的數(shù)量和數(shù)字化的投資額，結(jié)合館內(nèi)實(shí)際情況，制定指導(dǎo)思想明確、目標(biāo)任務(wù)清楚、標(biāo)準(zhǔn)要求清晰、時(shí)間節(jié)點(diǎn)明白的操作性強(qiáng)的實(shí)施方案。二要成立由館長或分管負(fù)責(zé)人為組長、有關(guān)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人為成員的檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。三要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。從檔案資料的出庫、統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)、移交、鑒定、保密、入庫等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要作出明確清楚的規(guī)定。制定的制度，要具有針對(duì)性、可操作性和約束性，讓參與數(shù)字化工作的人便于學(xué)習(xí)掌握，內(nèi)化于心、外化于行，并及時(shí)做好監(jiān)督工作。四要簽定保密責(zé)任書。根據(jù)《保密法》的規(guī)定，與參與檔案數(shù)字化工作的公司或個(gè)人，簽定保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任，責(zé)任落實(shí)到人，堅(jiān)決杜絕不安全事故的發(fā)生。

（三）要重視對(duì)檔案館管理人才的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)由于涉及到檔案學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)等多個(gè)學(xué)科，因此在現(xiàn)實(shí)中兼具這些專業(yè)背景的人才少之又少。受傳統(tǒng)檔案服務(wù)意識(shí)以及多方面的影響，檔案部門仍有許多現(xiàn)代信息技術(shù)門外漢的員工。他們沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)的意識(shí)，因此需要各級(jí)檔案館加大培訓(xùn)力度，并將其納入長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，采取定期組織素質(zhì)提升培訓(xùn)班、專門組織集中學(xué)習(xí)、邀請(qǐng)有關(guān)檔案專家授課、組織到先進(jìn)檔案館學(xué)習(xí)、進(jìn)行“一人談、眾人議”的學(xué)習(xí)交流及以會(huì)代訓(xùn)等方式，努力培養(yǎng)一批具有專業(yè)知識(shí)過硬、業(yè)務(wù)能力較精、文化素質(zhì)較高的檔案管理人才隊(duì)伍。

（四）要提高安全保密意識(shí)，確保檔案信息安全

安全責(zé)任，重于泰山。檔案信息化，雖然能夠極大地提高檔案館工作效率，方便快速便捷查閱利用，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息，也存在著被泄露和被盜取的隱患，尤其是一些網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的存在，極大地威脅著檔案資源信息的安全性。因此各級(jí)檔案館的檔案管理人員要以對(duì)黨、對(duì)組織、以個(gè)人高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，高度重視檔案資源信息安全，不斷強(qiáng)化安全意識(shí)，時(shí)刻繃緊安全保密這根弦，日常操作嚴(yán)格遵守制度，經(jīng)常開展安全保密自查，防患于未然。同時(shí)，要及時(shí)更新電腦殺毒軟件，定期進(jìn)行全方位的殺毒，確保檔案信息安全。

（五）要順應(yīng)百姓需求，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

在傳統(tǒng)服務(wù)方式基礎(chǔ)上，可以根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)工作時(shí)間做出調(diào)整。比如，借鑒國家博物館的上班時(shí)間安排，實(shí)行周一閉館，周二至周六開館的方式，使大量檔案利用者可以利用業(yè)余時(shí)間去檔案館查閱相關(guān)資料。各級(jí)檔案館要成立專門機(jī)構(gòu)或者指定計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)熟練的人管理檔案網(wǎng)站，對(duì)網(wǎng)站的界面安排、內(nèi)容設(shè)置、字體格式等做出嚴(yán)格規(guī)范的界定。良好的網(wǎng)站界面不僅節(jié)省檔案利用者的查詢時(shí)間，也提高了檔案館網(wǎng)上服務(wù)水平。同時(shí)要增加與網(wǎng)友交流的欄目，及時(shí)回應(yīng)查詢?nèi)藛T的疑惑，不斷提高對(duì)查詢利用者的服務(wù)水平。

我國龐大的檔案資源是社會(huì)歷史發(fā)展的重要見證，在信息資源共享的今天，檔案信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨、人之所向，它對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展以及民族認(rèn)同感有著重要的意義。但是檔案信息化的建設(shè)又是一個(gè)漫長而復(fù)雜的過程，在建設(shè)過程中，仍會(huì)面臨一系列的新問題、新挑戰(zhàn)，我們要及時(shí)勇敢地面對(duì)新挑戰(zhàn)，迎難而上，加大投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念、變革保管方式，引進(jìn)信息化管理人才，使檔案信息化建設(shè)快速推進(jìn)，使“重藏輕用”朝著“藏用并舉”的良好態(tài)勢(shì)發(fā)展。