基于信息化平臺(tái)的高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式與方法研究

文·李鳳蓮 孫華

（作者單位：山東大學(xué)檔案館）

高校學(xué)籍檔案是記錄和反映學(xué)校招生錄取、學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活情況的材料，是對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等情況的原始記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分。它不僅對(duì)高校教學(xué)、科研等活動(dòng)產(chǎn)生重要影響，而且對(duì)學(xué)生日后生活、工作等都具有重要作用。隨著信息化的快速發(fā)展，對(duì)高校學(xué)籍檔案的利用也提出了新的要求，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，構(gòu)建基于信息化平臺(tái)的學(xué)籍檔案信息整合利用模式，深入開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源勢(shì)在必行。

一、高校學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的重要性

（一）有效保護(hù)原始學(xué)籍檔案的必要手段

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間逐步形成的各類原始資料，真實(shí)地反映了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活全貌。由于學(xué)籍檔案具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性，其利用率也在不斷提高。例如，用人單位甄別學(xué)歷真?zhèn)巍⒕蜆I(yè)履歷、學(xué)業(yè)深造、出國(guó)留學(xué)、資格認(rèn)證以及學(xué)生補(bǔ)辦畢業(yè)證等，都需要查閱利用學(xué)籍檔案。根據(jù)山東大學(xué)利用信息統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍檔案利用約占全館檔案利用的85%左右，尤其自2015年以來，全國(guó)開展干部人事檔案審核工作，嚴(yán)格審查“三齡兩歷一身份”，重點(diǎn)審核干部的學(xué)歷、學(xué)位、出生時(shí)間、工作經(jīng)歷等重要信息，學(xué)籍檔案的利用率更加大幅提升，年均利用達(dá)上萬人次。由于原始學(xué)籍檔案都是紙質(zhì)載體，有的生成時(shí)間還比較久遠(yuǎn)，經(jīng)常取出歸還、翻閱復(fù)印，會(huì)加速紙張的磨損、老化等，對(duì)檔案的損害極為嚴(yán)重。另外，紙質(zhì)載體的檔案，需要人工查詢和調(diào)閱，存在一定的誤查率和漏檢率。所以，對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，構(gòu)建學(xué)籍檔案整合利用信息化平臺(tái)，對(duì)保護(hù)紙質(zhì)檔案意義重大，刻不容緩。

（二）有效進(jìn)行學(xué)籍檔案信息整合利用的必然要求

隨著各大高校的擴(kuò)招以及高校間聯(lián)合辦學(xué)、合并等，使得許多高校擁有了眾多校區(qū)，給利用者利用檔案帶來了不便。以山東大學(xué)為例，山東大學(xué)是一所歷史悠久、學(xué)科齊全的教育部直屬重點(diǎn)綜合性大學(xué)。從誕生起，學(xué)校先后經(jīng)歷了山東大學(xué)堂、國(guó)立青島大學(xué)、國(guó)立山東大學(xué)、山東大學(xué)，以及由原山東大學(xué)、山東醫(yī)科大學(xué)、山東工業(yè)大學(xué)三校合并組建的新山東大學(xué)等幾個(gè)歷史發(fā)展時(shí)期。學(xué)校規(guī)模宏大，形成了一校三地（濟(jì)南、威海、青島）的格局，并且在濟(jì)南本地又有多個(gè)校區(qū)。多次的校校合并，機(jī)構(gòu)重組、專業(yè)調(diào)整，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案多次移交歸檔，檔案資料的完整性受到影響。另外，由于學(xué)籍檔案由各個(gè)校區(qū)保存，同一個(gè)學(xué)生的學(xué)籍檔案可能分存于不同地點(diǎn)，查閱檔案要奔波于不同校區(qū)，給利用者查檔造成困難。為此，山東大學(xué)自2017年開始投入大量經(jīng)費(fèi)用于學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，目前山東大學(xué)檔案館數(shù)字化一期項(xiàng)目已經(jīng)完成，二期正在進(jìn)行中。

（三）提高學(xué)籍檔案服務(wù)水平的有效途徑

通過高校學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，實(shí)施檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，學(xué)校各部門可以將學(xué)生的學(xué)籍信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，檔案信息化平臺(tái)的建立，使檔案檢索更加方便快捷，且不受地點(diǎn)、空間的制約，大幅提高了檔案資源的利用率。學(xué)籍檔案利用方式的改變，讓檔案工作者從繁瑣的手工勞作中解脫出來，也讓學(xué)籍檔案的檢索利用實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。此外，學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)的建立，還可以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的遠(yuǎn)程服務(wù)，極大地方便了利用者，讓“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”的夢(mèng)想成為現(xiàn)實(shí)。

二、構(gòu)建基于信息化平臺(tái)的高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式

（一）建立健全檔案信息化平臺(tái)的管理制度

首先，建立管理架構(gòu)頂層設(shè)計(jì)，確保信息化平臺(tái)建設(shè)切實(shí)可行。學(xué)校成立檔案信息化工作小組是信息化平臺(tái)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，由分管信息化工作的校長(zhǎng)和相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人組成，確定人員范圍、分工和責(zé)任；檔案館成立信息化建設(shè)顧問與咨詢專家團(tuán)隊(duì)，提出需求與標(biāo)準(zhǔn)，把關(guān)立項(xiàng)與驗(yàn)收。這種組織機(jī)構(gòu)的確定和多部門聯(lián)動(dòng)，可以解決跨部門間無法協(xié)調(diào)解決的許多問題，更加高效地開展工作，確保信息化平臺(tái)建設(shè)的順利進(jìn)行。

其次，制定學(xué)籍檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，使學(xué)籍檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字檔案信息資源的整合、互聯(lián)和共享。例如，根據(jù)《中華人民共和國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、加工操作、掃描參數(shù)、掃描數(shù)據(jù)驗(yàn)收等方面制定規(guī)章制度，使學(xué)籍檔案數(shù)字化有據(jù)可依、有章可循。

再次，制定電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系框架。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求，制定電子文件歸檔元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子文件資源分類規(guī)范、電子文件管理系統(tǒng)接口規(guī)范、電子文件通用元數(shù)據(jù)規(guī)范等，使電子文件滿足真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。

（二）構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)，加快存量檔案數(shù)字化速度

所謂學(xué)籍檔案數(shù)字化，是指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備對(duì)傳統(tǒng)學(xué)籍紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，使之成為能夠進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理的數(shù)字模式，并可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享利用。學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)是以館藏紙質(zhì)學(xué)籍檔案為基礎(chǔ)，搭建一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為背景的學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺(tái)、資源共享平臺(tái)、管理平臺(tái)、服務(wù)平臺(tái)以及綜合應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理和一站式服務(wù)。目前，學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)主要包括學(xué)籍檔案數(shù)字化加工、學(xué)籍檔案信息著錄和學(xué)籍檔案查詢與展示三個(gè)模塊。通過信息化平臺(tái)構(gòu)建，可以有效整合學(xué)籍檔案信息，使學(xué)籍檔案利用服務(wù)方式更加便捷，最大限度地滿足了學(xué)籍檔案資源共享需求。

（三）建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，對(duì)增量電子學(xué)籍檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔利用

利用學(xué)校信息化建設(shè)平臺(tái)建立的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)、研究生教育系統(tǒng)、本科生教務(wù)系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)等對(duì)接后，可以進(jìn)行電子文件同步歸檔工作，還能夠?qū)崟r(shí)在線地向本科生教務(wù)系統(tǒng)、研究生教育系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)采集畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)，并按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)導(dǎo)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的課程對(duì)譯、報(bào)表打印等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)所采集電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的有效利用。

三、構(gòu)建基于信息化平臺(tái)的高校學(xué)籍檔案信息整合利用模式應(yīng)注意的問題

（一）信息化平臺(tái)定位要準(zhǔn)確

學(xué)籍檔案信息化平臺(tái)建設(shè)定位準(zhǔn)確，才能構(gòu)建合理、科學(xué)、實(shí)用。因此，檔案數(shù)字化信息要遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的原則，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)所有有效學(xué)籍信息數(shù)據(jù)的流通與共享；應(yīng)用系統(tǒng)要統(tǒng)一、兼容，以實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的合理分布與架構(gòu)；數(shù)字資源要集成化、系統(tǒng)化，以便于學(xué)校管理者和系統(tǒng)應(yīng)用者能夠順利進(jìn)行數(shù)字資源的存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)挖掘。

（二）要選擇專業(yè)可靠的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司

檔案數(shù)字化外包是高校實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化的主要途徑。檔案部門在選擇外包服務(wù)提供商時(shí)，要對(duì)外包商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)處理能力、財(cái)務(wù)狀況、新技術(shù)的研制與開發(fā)能力等進(jìn)行全面評(píng)估與審核，從中選擇能力強(qiáng)、信譽(yù)好的服務(wù)商。主要包括，一是要對(duì)外包商的專業(yè)實(shí)力進(jìn)行資格審查，審查其是否持有相關(guān)的資質(zhì)證書和證明。二是要對(duì)外包商的能力進(jìn)行審查，審查其擁有的技術(shù)設(shè)備和開發(fā)的軟件或其它技術(shù)產(chǎn)品能否滿足需求。三是要對(duì)外包商的經(jīng)驗(yàn)、品牌和信譽(yù)進(jìn)行審查，通過該公司完成的項(xiàng)目表，評(píng)定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術(shù)人員、控制項(xiàng)目成本和質(zhì)量的能力及水平，并針對(duì)其他用戶對(duì)該外包商的滿意程度，進(jìn)行外包商的選擇。

（三）要注重信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，是學(xué)校檔案信息化可持續(xù)發(fā)展的保證。信息化檔案人才是指具備一定的信息化管理水平，同時(shí)又具備檔案專業(yè)知識(shí)的人。學(xué)校要重視這方面的人才引進(jìn)和培養(yǎng)，以保證學(xué)校學(xué)籍檔案信息化后續(xù)工作更好地開展。

信息化平臺(tái)的構(gòu)建，為學(xué)籍檔案信息整合利用提供了無限的可能。各高校要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，大力推動(dòng)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)，使學(xué)籍檔案的功能得以最大限度地發(fā)揮，價(jià)值得以最高程度地實(shí)現(xiàn)，使其更好地為個(gè)人、企業(yè)、社會(huì)服務(wù)，促進(jìn)高校更好、更快地發(fā)展。

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