流動人員檔案信息化建設(shè)的思考與研究

文·辛岳

（作者單位：龍口市公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心）

人事檔案綜合記載了個人學(xué)習(xí)履歷、德能才績表現(xiàn)等，既是反映本人歷史的記載證明，更是選人用人的重要依據(jù)，而人事檔案管理工作主要任務(wù)就是管理各項(xiàng)與人相關(guān)的信息資源，并為其利用提供服務(wù)。隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展，人才流動更加頻繁，流動人員檔案管理更要緊跟新時代要求的步伐，將信息技術(shù)和功能完善的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化，不斷提升檔案公共服務(wù)能力和效率。本文從人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性、人事檔案信息化建設(shè)存在的問題以及如何加強(qiáng)人事檔案信息化管理等方面展開論述。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

當(dāng)今社會現(xiàn)代化發(fā)展的同時帶動了信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式已然跟不上新時代發(fā)展的節(jié)奏，甚至出現(xiàn)工作效率不提升反而下滑的趨勢。加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)，是提升檔案管理服務(wù)水平的基礎(chǔ)工程，是進(jìn)一步簡化優(yōu)化檔案管理服務(wù)的重要抓手，更是檔案管理工作適應(yīng)新時代發(fā)展的必由之路。建立和完善人事檔案數(shù)字化、信息化服務(wù)體系，對于破解制約人事檔案管理工作瓶頸，實(shí)現(xiàn)聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息格局、提升檔案公共服務(wù)能力具有重要意義。

二、要準(zhǔn)確把握提升人事檔案信息化建設(shè)的有關(guān)要求

準(zhǔn)確理解和把握人事檔案信息化建設(shè)的要求是做好檔案信息化管理工作的前提，要深入開展調(diào)查研究，準(zhǔn)確理解檔案信息建設(shè)的基本原則和準(zhǔn)則規(guī)范才能做到科學(xué)謀劃、有效落實(shí)。一是要以人力資源和社會保障部“金保工程”項(xiàng)目建設(shè)為依托，按照“數(shù)據(jù)向上集中、服務(wù)向下延伸，信息最終達(dá)到各級共享的原則，循序慚進(jìn)逐步構(gòu)建縣市基礎(chǔ)信息完善、省級集中、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息格局；二是要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，按照國家人力資源保障信息系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和相關(guān)工作要求，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開放性、互融性。三是堅(jiān)持分類指導(dǎo)，安全有序。在遵循國家統(tǒng)一規(guī)劃、省級統(tǒng)一部署的基礎(chǔ)上，結(jié)合本地檔案工作實(shí)際和信息化建設(shè)水平，制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)工作方案、有重點(diǎn)、分步驟推進(jìn)，基礎(chǔ)性工作走在前，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)跟上省內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)度，要注重信息安全和個人隱私保護(hù)，采取切實(shí)有效的安全防護(hù)措施，增強(qiáng)信息化系統(tǒng)支撐能力，保證系統(tǒng)安全平穩(wěn)運(yùn)行。四是建立規(guī)范完整的檔案基礎(chǔ)信息資源庫，推動檔案數(shù)字化進(jìn)程，滿足檔案管理服務(wù)在信息管理、公共服務(wù)等方面的要求，以推行檔案管理服務(wù)領(lǐng)域“一次辦好”，積極配合上級檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，打破檔案信息孤島，強(qiáng)化部門內(nèi)外信息共享，推動協(xié)同聯(lián)動，“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”，提升檔案管理服務(wù)整體效能。

三、流動人員檔案信息建設(shè)工作中存在的問題

（一）人事檔案信息化建設(shè)起步晚，相對滯后

同國外發(fā)達(dá)國家要相比，我國的檔案信息化建設(shè)起步晚，相對滯后，國內(nèi)各地在流動人員人事檔案信息化建設(shè)上，發(fā)展水平不均衡，水平參差不齊，總體上，對人事檔案作為一種社會資源開發(fā)利用認(rèn)識不到位，對人事檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，檔案信息化建設(shè)投入的人力物力財(cái)力不足，檔案基礎(chǔ)信息化采集工作大多沒有完成，存在檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案信息數(shù)據(jù)庫信息材料掃描、信息錄入不完善、檔案信息化服務(wù)便民程度低，檔案信息化建設(shè)安全防護(hù)不到位以及綜合利用共享無法實(shí)現(xiàn)等問題。

（二）基層單位信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)施配備不完善

基層流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，信息化建設(shè)投入不夠。2014年，中組部、人社部等五部門聯(lián)合下發(fā)文件，提出“各地要加大對流動人員人事檔案庫房、服務(wù)場所和信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的投入，將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入同級財(cái)政預(yù)算，可參考保管的流動人員人事檔案數(shù)量等因素確定經(jīng)費(fèi)數(shù)額。但實(shí)際上基層流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)納入同級財(cái)政預(yù)算的檔案管理經(jīng)費(fèi)有限，多數(shù)不是按照保管流動人員檔案數(shù)量劃撥經(jīng)費(fèi)，除檔案庫房、服務(wù)場所建設(shè)和檔案整理支出后所剩無幾，檔案信息化建設(shè)需要一系列成套的系統(tǒng)設(shè)備，支出資金需求較大，如檔案容量不低于10T的影像檔案存儲服務(wù)器，一體化電腦、高質(zhì)量掃描儀高拍儀、存儲硬盤等全套設(shè)備30余萬元，再加上信息化掃描和數(shù)據(jù)庫建設(shè)購買服務(wù)的費(fèi)用，使一些基層單位捉襟見肘、望而卻步。

（三）檔案信息化管理專項(xiàng)培訓(xùn)少，缺乏專業(yè)人才

主要表現(xiàn)在有的單位對檔案信息化提升不夠重視，組織開展檔案信息化管理專項(xiàng)系統(tǒng)培訓(xùn)少，致使檔案管理人員專業(yè)技能不專；基層檔案管理機(jī)構(gòu)人員專業(yè)人才缺乏，從事檔案管理人員多數(shù)存在兼職和“半路出家”，很大程度上也制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

四、切實(shí)抓好人事檔案信息化管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（一）練就過硬本領(lǐng)，打造專業(yè)化服務(wù)隊(duì)伍

積極開展檔案信息化管理專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期舉辦檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和考察學(xué)習(xí)，強(qiáng)化檔案信息化專業(yè)知識培訓(xùn)，讓檔案工作人員拓寬檔案信息化業(yè)務(wù)知識面的同時，彼此交流各自工作經(jīng)驗(yàn)，開闊視野，取長補(bǔ)短；要堅(jiān)持學(xué)以致用，采取專業(yè)技能比武、業(yè)務(wù)崗位練兵等多種形式，切實(shí)提升檔案管理人員實(shí)踐操作能力；要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，強(qiáng)化服務(wù)意識，牢記全心全意為人民服務(wù)的宗旨，變被動服務(wù)為主動式服務(wù)，提高工作效能，方便辦事群眾。通過打造專業(yè)化服務(wù)隊(duì)伍，使檔案信息化管理工作更好的適應(yīng)新形式發(fā)展的需要。

（二）加大經(jīng)費(fèi)投入，配齊專業(yè)設(shè)施設(shè)備

建立人事檔案管理經(jīng)費(fèi)保障制度。要將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入每年財(cái)政預(yù)算并按照實(shí)際保管人事檔案數(shù)量核定經(jīng)費(fèi)數(shù)額，同時加強(qiáng)對檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督，不得擅自壓減和挪用檔案管理專項(xiàng)資金。要加大檔案數(shù)字化專業(yè)設(shè)施的持續(xù)投入，切實(shí)落實(shí)解決檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，確保核撥專項(xiàng)資金及時到位，配齊配全人事檔案信息化硬件軟件設(shè)施設(shè)備，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）創(chuàng)新工作思路，扎實(shí)推進(jìn)信息化建設(shè)

要結(jié)合本地檔案工作實(shí)際和信息化工作水平，制定科學(xué)合理的信息建設(shè)工作方案，有重點(diǎn)，分步驟推進(jìn)，要按照國家規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一檔案基礎(chǔ)信息規(guī)范，統(tǒng)一采集項(xiàng)目，統(tǒng)一指標(biāo)體系，統(tǒng)一代碼，開展信息采集工作，要對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對，核對是否真實(shí)、完整、有序，確保錄入內(nèi)容與檔案記載一致。實(shí)現(xiàn)檔案信息聯(lián)通共享、異地查詢、網(wǎng)上辦理，加快推動檔案信息掃描影像化，對檔案進(jìn)行分面掃描，掃描形成的影像文件進(jìn)行圖像質(zhì)檢后導(dǎo)入數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)信息庫，推動數(shù)據(jù)向上集中，實(shí)現(xiàn)檔案信息在省、市、縣（市、區(qū)）三級聯(lián)通共享，要進(jìn)一步完善網(wǎng)站升級，完成網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫對接工作，推進(jìn)網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)，開展檔案管理互聯(lián)網(wǎng)+便民服務(wù)，創(chuàng)新開發(fā)手機(jī)APP等方式，開啟流動人員人事檔案線上服務(wù)，實(shí)現(xiàn)在線查詢，網(wǎng)上經(jīng)辦。依托流動人員檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)施前臺受理、網(wǎng)上辦理、系統(tǒng)備案的全新一體化服務(wù)模式，做到數(shù)據(jù)一次采集全面共享使用。要嚴(yán)格按照國家信息安全保護(hù)制度要求，加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè)，落實(shí)信息安全分級保護(hù)制度，嚴(yán)格做好流動人員人事檔案信息業(yè)務(wù)專網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的安全隔離，及時對流動人員檔案數(shù)字化信息進(jìn)行數(shù)據(jù)備份并完善應(yīng)用級容災(zāi)措施，建立系統(tǒng)安全測試和備案制度，確保檔案信息化安全。

（四）強(qiáng)化法制觀念，加大監(jiān)督考核力度

加強(qiáng)對《中華人民共和國檔案法》的學(xué)習(xí)教育，開展多種形式教育宣傳活動，進(jìn)一步提升檔案管理人員對檔案信息化管理工作法制觀念，要讓檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案信息化管理工作的政治性、嚴(yán)肅性，牢記自己肩付的法律責(zé)任和使命。要加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督管理，要把對檔案法規(guī)制度落實(shí)情況和檔案作息化建設(shè)質(zhì)量檢查常態(tài)化，采取定期檢查和不定期抽查，加大督導(dǎo)檢查力度。要建立責(zé)任制考核機(jī)制，把檔案信息化管理工作納入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核，細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，加大考核效能，做到獎罰分明，營造鼓勵人事檔案工作人員干事創(chuàng)新的濃厚氛圍，不斷促進(jìn)提高檔案信息化管理工作水平。