基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息化工作存在的問題及改進(jìn)策略探析

文·張鵬

（作者單位：棗莊市城鄉(xiāng)規(guī)劃事業(yè)發(fā)展中心）

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案包括城鄉(xiāng)規(guī)劃一系列工作中形成的編制成果、建設(shè)工程資料、審批規(guī)劃文件、竣工材料以及會議記錄等，具有成套性、專業(yè)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展深入，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作要緊跟信息技術(shù)革命和數(shù)字化發(fā)展趨勢，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。筆者結(jié)合基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作實(shí)踐，針對檔案信息化工作中發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)策略，以推動基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作轉(zhuǎn)型升級，適應(yīng)新形勢下檔案工作的發(fā)展要求。

一、城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作內(nèi)容和發(fā)展需求

城鄉(xiāng)規(guī)劃工作涉及對整體國土資源的總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃以及專項(xiàng)的規(guī)劃編制工作，在其檔案工作中不僅是需要收集、整理的文件材料相對繁雜，還要進(jìn)行審核、分類和歸檔，單獨(dú)進(jìn)行制作表格，最終匯總成《檔案專項(xiàng)審核統(tǒng)計(jì)表》，便于后期調(diào)查核實(shí)、組織認(rèn)定和材料收集。比如，建設(shè)工程規(guī)劃許可證相關(guān)的檔案，涵蓋了規(guī)劃審批單、日照分析以及國土證等上百個(gè)小類別，進(jìn)行檔案整合與歸納的過程中，需要把材料同小類之間進(jìn)行一一對應(yīng)，并且在著錄以及數(shù)字化的過程中，還要進(jìn)行分門別類處理，提升了檔案管理的復(fù)雜程度和難度。在建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃選址、建設(shè)用地選址論證以及可行性研究匯總工作中，涉及利用大量的檔案資料，還需要核發(fā)“一書三證”為自然資源和規(guī)劃部門提供技術(shù)服務(wù)，因此在城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案整理的過程中，就需要確保各種證書以及手續(xù)文件收集的齊全性，但由于各類工程建設(shè)的周期較長，一旦沒有做好文件資料的管理工作，將難以提升城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的后期管理質(zhì)量。在實(shí)際工作中，施工單位工作流動性較大，人員也不穩(wěn)定，造成了文件資料管理工作脫節(jié)，過程中的資料流向不清，存在檔案資料收集不齊全完整的風(fēng)險(xiǎn)。通過加強(qiáng)城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息化建設(shè)，就可以化繁為簡，提高工作效率，有效防范風(fēng)險(xiǎn)。

當(dāng)前，基層城鄉(xiāng)規(guī)劃中工程設(shè)計(jì)已由原來的手工繪制升級為計(jì)算機(jī)繪制，常用的設(shè)計(jì)軟件有Auto CAD、UG NX、CATIA等，出現(xiàn)了規(guī)劃設(shè)計(jì)過程無紙化的現(xiàn)象，大量電子檔案文件需要及時(shí)歸檔。同時(shí)，紙質(zhì)檔案圖紙量大且類多，無論是幅面還是類別數(shù)量，均多種多樣，并因項(xiàng)目及建設(shè)單位等差異而有所不同。以幅面為例，有從A4到A0多種幅面，在類別劃分上涵蓋了規(guī)劃依據(jù)、總平面以及施工等多項(xiàng)內(nèi)容，并且審批階段若存在差異，也會造成圖幅數(shù)量等有所不同，通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作可以大大減輕檔案工作壓力?；鶎映青l(xiāng)規(guī)劃檔案工作需要進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

二、檔案信息化在基層城鄉(xiāng)規(guī)劃工作中的應(yīng)用

隨著GIS技術(shù)、云技術(shù)等的飛速發(fā)展，使基層城鄉(xiāng)規(guī)劃及其檔案工作的信息化進(jìn)程加快推進(jìn)，并在相關(guān)工作中得以運(yùn)用。如在城鄉(xiāng)規(guī)劃工作中，使用OA辦公自動化系統(tǒng)開展各級文件傳輸、申請、審批等一系列工作；通過信息化服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行城鄉(xiāng)規(guī)劃公示以及相關(guān)信息的發(fā)布與查詢；利用檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、錄入、存儲及傳輸?shù)榷囗?xiàng)工作，使設(shè)計(jì)同規(guī)劃工作能夠協(xié)調(diào)并協(xié)同工作。檔案工作人員在以上過程中，對各種檔案資料以及相應(yīng)電子文件實(shí)時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一的收集、分類、預(yù)立卷以及歸檔等管理工作。這些新技術(shù)、新方法、新模式的運(yùn)用，有利于城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息化管理水平的提升，從而為基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作提質(zhì)增效打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息化工作中存在的問題

（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對滯后

基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案工作盡管已經(jīng)逐步信息化，但標(biāo)準(zhǔn)制度不完善，管理體系不健全，在現(xiàn)實(shí)中的執(zhí)行力相對不足。檔案分類在合理性、科學(xué)性方面有所不足，缺乏統(tǒng)一性，尤其是在具體工作流程上還存在問題，案卷組合欠缺一定的標(biāo)準(zhǔn)性，資源存儲也欠缺一定的合理性。以建設(shè)工程為例，在進(jìn)行檔案信息檢索時(shí)往往無法做到及時(shí)準(zhǔn)確，降低了檔案管理效能和服務(wù)水平。

（二）安全防護(hù)能力薄弱

網(wǎng)絡(luò)信息化提升了信息收集和傳輸?shù)谋憬菪裕岣吡顺青l(xiāng)規(guī)劃檔案工作管理效率，使大量城鄉(xiāng)規(guī)劃工作相關(guān)的檔案信息得以共享。然而，在這一過程中，信息安全防護(hù)問題也日益顯露出來，一些不法人員會通過網(wǎng)絡(luò)對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行惡意攻擊，造成數(shù)據(jù)庫的損害以及重要信息的泄露，將對檔案信息化工作造成不良影響。

（三）人員水平參差不齊

當(dāng)前，信息化辦公的進(jìn)程不斷加快，軟硬件設(shè)備不斷完善，檔案資源越來越豐富，檔案信息化建設(shè)提升了檔案管理工作效率，但也對檔案工作人員的能力素質(zhì)提出了更高要求。當(dāng)前，基層崗位上具備檔案信息化專業(yè)素養(yǎng)的人員相對較少，部分檔案工作人員受到年齡、知識水平的限制，較難跟上信息化進(jìn)程，檔案信息化工作質(zhì)量無法得到保障，對城鄉(xiāng)規(guī)劃項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程造成影響。同時(shí)，基層兼職檔案工作人員還有一定的流動性，也加大了檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

四、基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案信息化工作的改進(jìn)策略

（一）強(qiáng)化檔案制度規(guī)范建設(shè)，提升信息化工作水平

明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)。城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)項(xiàng)目法人必須對項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，督促、檢查檔案工作，確保檔案管理制度的制定落實(shí)，確保檔案驗(yàn)收工作順利進(jìn)行及資料的歸檔和移交。制定檔案移交細(xì)則，明確移交流程，在具體移交過程中，要同時(shí)進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)操作，一旦出現(xiàn)檔案人員變動要及時(shí)做好重要資料的交接，反復(fù)檢查核定，確保齊全完整。各門類、各載體檔案整理要符合國家標(biāo)準(zhǔn)和地方規(guī)范，應(yīng)采購或研發(fā)專業(yè)的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理軟件，制定電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)存儲和備份收集的檔案數(shù)據(jù)。檔案工作人員要利用專業(yè)軟件科學(xué)編排眾多的電子圖像，并進(jìn)行分類存儲。在上傳數(shù)據(jù)資料時(shí)，利用軟件系統(tǒng)幫助實(shí)現(xiàn)文字識別轉(zhuǎn)化、目錄生成排列等工作，提高OCR識別率，使用時(shí)只需輸入信息名稱便可完成自動檢索，滿足各類用戶查檔利用需求。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，對竣工等關(guān)鍵檔案的真實(shí)性、完備性進(jìn)行嚴(yán)格審查，特別是在移交檔案材料的時(shí)候，務(wù)必保證其準(zhǔn)備、施工、竣工等各項(xiàng)文件資料的齊全完整，符合各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（二）高度重視檔案信息安全，完善落實(shí)防護(hù)措施

檔案信息化建設(shè)過程中，網(wǎng)絡(luò)布局要合理，可擴(kuò)展，安全可靠，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)三網(wǎng)隔離，應(yīng)設(shè)有監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)，配備必要的網(wǎng)絡(luò)安全保障措施，如防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計(jì)等。檔案工作人員要端正工作態(tài)度，高度重視信息安全，完善并落實(shí)防護(hù)措施，提升管理系統(tǒng)的防護(hù)與抵御各項(xiàng)入侵的水平。比如，在檔案統(tǒng)計(jì)以及編錄等操作的時(shí)候，預(yù)先設(shè)置相應(yīng)的口令密碼，并對訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，并根據(jù)保密等級的不同設(shè)置相應(yīng)密級以及防護(hù)舉措，特別是那些保密等級較高的檔案文件，可布設(shè)多級密碼，安裝監(jiān)控和報(bào)警等系統(tǒng)。

（三）打造過硬專業(yè)人才隊(duì)伍，保障檔案信息化建設(shè)

無論現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展到什么階段，人的重要作用都不可替代，只有不斷提升檔案工作人員的信息技術(shù)能力才能保障基層城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的信息化建設(shè)。要緊跟檔案行業(yè)發(fā)展方向，加強(qiáng)繼續(xù)教育，強(qiáng)化聘用及培訓(xùn)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員多參加各種實(shí)踐活動，積累工作經(jīng)驗(yàn)，掌握并了解城鄉(xiāng)規(guī)劃工作有關(guān)內(nèi)容、計(jì)算機(jī)知識以及信息化系統(tǒng)的技術(shù)理論，厘清城建規(guī)劃檔案工作各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，從資料收集到組卷歸檔做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。注重加強(qiáng)檔案工作人員對專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全保密工作等方面的培訓(xùn)，提升其工作水平以及職業(yè)素養(yǎng)。此外，檔案工作人員也應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)良好學(xué)習(xí)習(xí)慣，緊跟信息化進(jìn)程主動進(jìn)行自我工作技能的提升，不斷熟悉掌握先進(jìn)的科學(xué)管理方法，根據(jù)城鄉(xiāng)規(guī)劃工作中不同門類檔案的特點(diǎn)，扎實(shí)做好信息時(shí)代的檔案工作，更好服務(wù)人民群眾和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。