淺談衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范化管理

文·呂穎君

（作者單位：聊城市東昌府區(qū)衛(wèi)生健康局）

2019年年末以來，由新型冠狀病毒感染的肺炎疫情彌漫全球，深刻影響了社會生活的各個層面，并引發(fā)國際社會的廣泛關(guān)注。疫情發(fā)生以來，地方各級黨委、政府按照黨中央國務(wù)院的決策部署，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度、務(wù)實有效的舉措迅速行動起來，為堅決打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)提供了有力保障。衛(wèi)健系統(tǒng)作為此次疫情防控的主力軍和主戰(zhàn)場，每天要收集匯總和發(fā)布數(shù)量龐大、類型繁多、渠道分散、載體豐富、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的數(shù)據(jù)、文件、公告、紀(jì)要等疫情防控資料，它們對于工作考察研究和今后經(jīng)驗借鑒具有重要的參考作用。如何對這些資料進(jìn)行規(guī)范、有序、高效地收集、歸檔、管理，并充分發(fā)揮檔案部門的專業(yè)優(yōu)勢，為疫情防控做好服務(wù)工作，成為了擺在衛(wèi)健系統(tǒng)檔案管理部門的首要職責(zé)。

一、新冠肺炎疫情防控檔案的特點

（一）疫情防控檔案的類型復(fù)雜、來源廣泛、涉及面廣

新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作規(guī)模空前，疫情防控檔案涉及到每天統(tǒng)計上報的確診人數(shù)、疑似病例人數(shù)、隔離人數(shù)、治愈人數(shù)、重癥人數(shù)、死亡人數(shù)等數(shù)據(jù)，還包括密切接觸者、確診人員軌跡、疫區(qū)返鄉(xiāng)人員統(tǒng)計等信息。此外還有相關(guān)文件、簡報、紀(jì)要、新聞、音頻、照片、視頻、官微、網(wǎng)絡(luò)輿情等，類型十分復(fù)雜。有的文件來源于上級主管部門，有的資料來源于其他部門或單位，有的數(shù)據(jù)來源于醫(yī)院，有的新聞來源于網(wǎng)絡(luò)，有的簡報來源于辦公自動化系統(tǒng)。因為疫情防控工作是由各級黨委政府牽頭領(lǐng)導(dǎo)，幾乎全部職能部門均參與其中的一場人民戰(zhàn)爭，所以涉及的部門、人員、行業(yè)、領(lǐng)域十分廣泛，也為檔案的收集、整理工作帶來了一定的難度。

（二）疫情防控檔案的時效性強(qiáng)、隨機(jī)性大

在疫情防控的非常時期，時間就是生命，因此所收集整理的檔案具有很強(qiáng)的時效性。隨著疫情數(shù)據(jù)的不斷變化，各級政府及主管部門所采取的防控措施也在及時地調(diào)整，出臺的部分文件和通知也會隨時進(jìn)行改動及微調(diào)。若不及時記錄文件通知及其變化，掌握第一手的檔案資料，就無法為相關(guān)部門分析疫情防控措施經(jīng)驗與得失提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，因此檔案整理工作要跟得上疫情發(fā)展變化的節(jié)奏，及時整理歸檔出不同時間段的數(shù)據(jù)、措施、方法、政策、輿論等，為后期總結(jié)提供準(zhǔn)確詳實的資料。

二、疫情防控檔案規(guī)范化管理的幾點建議

（一）健全疫情防控檔案管理制度

因新冠病毒肺炎疫情屬于突發(fā)公共安全事件，沒有之前相關(guān)的檔案管理制度可以借鑒，因此，應(yīng)根據(jù)疫情防控檔案來源多樣、類型各異等特點，制定專門針對此次新冠肺炎疫情防控工作的檔案收集、分類、整理、歸檔、保管和利用制度，并在此制度的基礎(chǔ)上修改完善應(yīng)對各類突發(fā)公共安全事件檔案管理的制度和規(guī)范。

（二）做好疫情防控檔案的分類管理

各單位應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)各單位、各部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)疫情檔案的報送，并規(guī)定出各類檔案的最晚報送時限。衛(wèi)健系統(tǒng)檔案室可安排專職檔案管理人員負(fù)責(zé)各類疫情防控檔案的登記、歸檔和整理，并在檔案入庫統(tǒng)計平臺開辟新型肺炎疫情防控專區(qū)。同時，制定檔案整理規(guī)范，按照疫情防控檔案的性質(zhì)進(jìn)行合理分類，比如，可分為綜合信息類、醫(yī)療救治類、督導(dǎo)督察類、疫情數(shù)據(jù)類、物資保障類、社會民生類、新聞宣傳類等若干類型，并分別進(jìn)行編號，設(shè)立單獨的檔案柜、檔案盒存放疫情防控卷宗。在同一類型的檔案卷宗中，可根據(jù)檔案的類型進(jìn)行細(xì)分，例如分為紙質(zhì)文件類、電子文件類、視頻類、音頻類、圖片類、網(wǎng)頁截圖類等。

（三）疫情防控紙質(zhì)檔案資料的消毒與保存

特殊時期，衛(wèi)健系統(tǒng)要整理的紙質(zhì)檔案來源不同，檔案的上報渠道以及接觸檔案的人員眾多，為避免因紙質(zhì)檔案的接觸造成的病毒傳染，在確保檔案不受損壞的前提下，檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)范對紙質(zhì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化消毒和歸檔。接觸檔案的工作人員，需要佩戴醫(yī)用口罩、一次性手套，將檔案文件在專用的檔案消毒滅菌柜中消毒，避免檔案人員接觸傳染。

（四）加強(qiáng)疫情防控檔案信息化建設(shè)

為盡量避免因紙質(zhì)文件傳遞造成的病毒感染，可利用網(wǎng)絡(luò)信息化辦公系統(tǒng)（OA）推行無紙化文件簽收和無紙化辦公。檔案管理人員利用該系統(tǒng)進(jìn)行政府文件存檔管理，并利用信息化技術(shù)和手段對其他部門報送的疫情防控檔案進(jìn)行歸檔、管理、調(diào)閱。從檔案入庫的登記、編號到數(shù)字化檔案的存放、加密、調(diào)閱、權(quán)限管理等推廣實行全流程信息化。對于疫情防控的紙質(zhì)文檔，可采用RFID自動識別技術(shù)、二維碼技術(shù)與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相結(jié)合。檔案管理人員操作檔案室配備的讀卡器、掃描槍、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，實現(xiàn)對疫情防控檔案的全過程跟蹤與智能化管理，以減少翻閱紙質(zhì)卷宗文件的次數(shù)，避免人與人間接接觸及檔案文件字跡磨損破壞的可能。

（五）加大新冠肺炎疫情防控檔案開發(fā)力度

疫情防控資料的歸檔、管理是為了利用，不論是對于當(dāng)前疫情防控任務(wù)，還是疫情過后的總結(jié)回顧，以及將來的預(yù)防，疫情防控檔案都將會起到十分重要的作用。就像2003年的SARS（非典型肺炎）疫情就為此次新型冠狀病毒感染的肺炎防治提供了寶貴經(jīng)驗，不論是各地制定的防控政策還是強(qiáng)制隔離手段，不論是聯(lián)動響應(yīng)機(jī)制還是“雷神山”“火神山”醫(yī)院的火速建設(shè)，都能從中看出2003年防治SARS的影子。而此次防控阻擊戰(zhàn)中的“方艙醫(yī)院”“武漢封城”等做法中的經(jīng)驗教訓(xùn)也可為將來公共衛(wèi)生突發(fā)事件提供參考。在若干年之后，能夠真實記錄此次疫情防控阻擊戰(zhàn)的數(shù)據(jù)來源和參考來源，就是今天所整理歸檔的疫情防控檔案。因此，衛(wèi)健系統(tǒng)針對新冠肺炎疫情防控檔案的規(guī)范化管理是一件“功在當(dāng)代，利在千秋”的偉大工程。

總之，衛(wèi)健系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控檔案規(guī)范化管理是一個新的時代課題，目前尚有很多問題需要在實踐中進(jìn)一步摸索、總結(jié)，使之不斷完善。在今后的國家突發(fā)事件應(yīng)急體系建設(shè)中，今天所做的工作定能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。