探究大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作

文·宋業(yè)妮

（作者單位：長島綜合試驗(yàn)區(qū)統(tǒng)計(jì)服務(wù)中心）

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，龐大的數(shù)據(jù)資源促使各領(lǐng)域開始了量化進(jìn)程，也讓各行各業(yè)認(rèn)識到了數(shù)據(jù)資源與信息技術(shù)的重要性。檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，且工作量較大。尤其在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理需要處理的數(shù)據(jù)信息逐步增多，如何對龐大的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲、處理與分析，成為檔案管理人員亟待解決的事情。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作提出的新要求

（一）檔案管理理念與流程需要不斷更新

大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念與流程已無法更好地滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的整理歸檔都是由檔案工作人員負(fù)責(zé)。然而，在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息量大幅度提升，增加了檔案管理工作的難度，并且在處理交叉檔案信息時，人工操作無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、系統(tǒng)化的檔案分類歸納。因此，需要不斷更新檔案管理理念與流程，以滿足大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)發(fā)展要求。

（二）檔案保存形式需要突出多樣性與安全性

傳統(tǒng)的檔案保存形式多采用紙質(zhì)方式。然而，大數(shù)據(jù)時代背景下大量的數(shù)據(jù)信息無法以傳統(tǒng)的形式存儲，必須采用電子文檔、圖片等形式。因此，大數(shù)據(jù)背景下，檔案保存形式應(yīng)在紙質(zhì)存儲的基礎(chǔ)上，突出保存形式的多樣性與安全性，并為后續(xù)檔案信息的查詢檢索提供便利。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)需要升級換代

大數(shù)據(jù)時代的信息技術(shù)發(fā)展迅猛，使得檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，這對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作，只需要管理人員具備基本的檔案管理操作技能即可。而大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字化檔案管理工作，則需要檔案管理人員具備豐富的信息技術(shù)知識，并能夠熟練操作檔案信息管理系統(tǒng)。因此，檔案管理人員需要不斷更新專業(yè)技能，更好地滿足大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作需要。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理手段過多地依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化與科學(xué)化。數(shù)字化管理手段在檔案管理工作中的有效運(yùn)用，需要依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)，比如應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件對數(shù)字信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換、操作和運(yùn)用，并需要配備軟硬件設(shè)施對檔案數(shù)字化信息進(jìn)行讀取與檢測。然而，在信息技術(shù)快速發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代的速度不斷加快，這就使得計(jì)算機(jī)在軟硬件的兼容上出現(xiàn)問題，讓存儲在光盤或者優(yōu)盤里的信息無法被讀出，給檔案管理工作帶來不便。

（二）檔案信息的安全性有待進(jìn)一步提升

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理的便捷性逐步體現(xiàn)，與之同時檔案信息安全問題日漸顯現(xiàn)。首先，由于檔案管理人員安全意識淡薄，以及計(jì)算機(jī)操作能力有限，在操作檔案管理系統(tǒng)過程中常出現(xiàn)失誤，直接影響到檔案信息的安全性與完整性。比如，因操作程序不規(guī)范，未對信息進(jìn)行及時備份而導(dǎo)致檔案信息丟失。其次，檔案信息管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中，極易受到病毒或黑客的攻擊，進(jìn)而使得檔案信息面臨被篡改或者被丟失的危險。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的措施

（一）大力提升檔案管理操作系統(tǒng)的科學(xué)合理性

檔案管理操作系統(tǒng)為大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了重要軟件支持。由于計(jì)算機(jī)軟硬件更新速度較快，需要檔案管理人員有效處理好軟硬件的兼容性，使所選軟件與硬件相互匹配。首先，要確保信息轉(zhuǎn)移過程中，軟件系統(tǒng)中各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的絕對安全。存儲介質(zhì)在物理特性上存在著很大區(qū)別，在轉(zhuǎn)移過程中很容易影響到原始信息與數(shù)據(jù)的完整性與真實(shí)性。因此，在選擇時須考慮軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的安全性。其次，軟件系統(tǒng)在更新過程中一旦存在安全隱患就會影響到數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性，因此，還要注重軟件系統(tǒng)更新?lián)Q代時的安全性。

（二）有效提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性

首先，要最大程度地保障檔案管理人員的穩(wěn)定性。在選聘環(huán)節(jié)，要對應(yīng)聘人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。其次，要加大入職人員的專業(yè)技能培訓(xùn)力度。通過定期不定期培訓(xùn)，來提升檔案管理人員的安全防范意識，并讓其充分認(rèn)識到提升檔案安全管理的重要作用。再次，檔案管理人員要不斷對安全系統(tǒng)進(jìn)行更新與升級，有效防止檔案信息管理系統(tǒng)受到黑客與病毒的攻擊。

總之，大數(shù)據(jù)時代背景下，如何科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理工作，是各行業(yè)共同面臨的問題，需引起高度重視，以助推行業(yè)的高速發(fā)展。