減少重復(fù)檔案進(jìn)館 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

文·王新民

（作者單位：濟(jì)南市皇亭競技體育學(xué)校）

對檔案館來說，不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，以最小的館藏量承載盡可能多的信息是自身追求的目標(biāo)之一，但是目前重復(fù)檔案進(jìn)館的狀況卻一直存在。重復(fù)檔案大量進(jìn)館浪費(fèi)了檔案存儲空間和有限的人力、物力資源，給檔案管理工作增加了不必要的負(fù)擔(dān)，也降低了服務(wù)效率，必須采取有效措施予以糾正。筆者對重復(fù)檔案進(jìn)館的原因做了深入思考，并對解決方案提出了一些設(shè)想。

一、重復(fù)檔案大量進(jìn)館的原因

（一）傳統(tǒng)全宗理論的制約

全宗理論是檔案工作的基本理論，在我國檔案工作的建立發(fā)展過程中起到了十分重要的作用，其核心是“一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體”。按照這一理論，每個立檔單位都必須保證全宗內(nèi)檔案文件的不可分散性，并按要求移交進(jìn)館。例如，針對某一問題的請示、批復(fù)，發(fā)出請示的單位為了保證與這一問題有關(guān)的文件材料齊全完整，就把它們都?xì)w檔保存起來。同理，做出批復(fù)的單位也會將這兩份文件歸入本單位全宗內(nèi)。按照全宗理論的要求上述做法無疑是正確的。但是，當(dāng)二者的檔案進(jìn)館時，檔案館就會保存到兩份內(nèi)容完全一樣的請示、批復(fù)。這種情況的普遍存在，導(dǎo)致了檔案館藏重復(fù)率不斷上升?？梢?，全宗理論在保證同一全宗內(nèi)檔案齊全完整的同時，不可避免地造成了同一份文件在不同全宗內(nèi)重復(fù)歸檔和進(jìn)館的現(xiàn)象。

（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的單一性

科學(xué)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)是做好鑒定工作的前提，只有制定并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，才能確保檔案的高質(zhì)量，并使檔案館藏不斷優(yōu)化。國家檔案局8號令頒布的《文書檔案保管期限表》《文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等，雖在檔案尤其是文書檔案的鑒定工作中發(fā)揮了重要作用，但這些標(biāo)準(zhǔn)主要是針對機(jī)關(guān)檔案室的，適用于全宗內(nèi)檔案的鑒定，而檔案館的鑒定工作是以館藏全部檔案為目標(biāo)，需要有適合自身特點(diǎn)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。目前，檔案館采用和檔案室相同的標(biāo)準(zhǔn)，以全宗為單位開展鑒定工作，很難剔除掉不同全宗內(nèi)的重份檔案。

（三）舊的思想觀念的消極影響

機(jī)關(guān)檔案室的主要任務(wù)是收集、保管本單位形成的歷史記錄，為國家檔案館積累和輸送檔案資料。這一職責(zé)要求機(jī)關(guān)檔案工作人員必須全面地分析文件的價值，有機(jī)結(jié)合當(dāng)前需要和長遠(yuǎn)需要、本機(jī)關(guān)需要和社會需要去莠存精，為國家積累高質(zhì)量的檔案資源。由于受舊觀念的影響，較多單位的檔案工作人員僅考慮本單位的利用需要，僅從本機(jī)關(guān)、本部門甚至僅從某一點(diǎn)需求出發(fā)，認(rèn)為歸檔的文件應(yīng)該多多益善、寧多勿缺，在判定保管期限時又盲目拔高。這種“以我為主”圖一時方便的心態(tài)，使大量沒有價值或價值較低的文件被作為檔案長期或永久保存，導(dǎo)致單位的檔案數(shù)量激增，也使不同全宗內(nèi)的檔案重復(fù)率越來越高。

二、減少檔案的重復(fù)歸檔進(jìn)館的措施

（一）突破傳統(tǒng)全宗理論的限制，樹立“大全宗”思想

要改變重復(fù)檔案進(jìn)館現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)全宗理論的制約，從宏觀角度出發(fā)，將館藏全部檔案作為一個整體進(jìn)行管理。這個整體我們姑且稱為“大全宗”，相對而言，將立檔單位的所有應(yīng)進(jìn)館檔案稱為“小全宗”。傳統(tǒng)全宗理論要求每個全宗內(nèi)的檔案必須在實體上成為一個整體。按照“大全宗”思想，每個“小全宗”的檔案不必在實體上全部集中在一起，其中一部分檔案的實體可以保存在其他“小全宗”里，與其它“小全宗”實行資源共享，實現(xiàn)邏輯上的全宗完整性。

當(dāng)一份檔案涉及多個單位時，只由其中負(fù)主體責(zé)任的單位按照相應(yīng)的保管期限保存該檔案實體，其他單位只需對這份文件虛擬歸檔，即不在本單位永久或定期30年檔案中保存該檔案實體，僅在相應(yīng)檔案目錄里注明這份檔案的檔號、期限、題名、實體保管單位號等信息。這樣，便實現(xiàn)了虛擬歸檔單位和實體歸檔單位對同一份檔案材料的資源共享。同時，其他單位也可將這份檔案實體作為定期10年保存，以滿足單位當(dāng)前的利用需求。按照定期10年保管的檔案無需進(jìn)館之規(guī)定，便避免了重復(fù)檔案的進(jìn)館。

（二）兼顧檔案館、室的需要，制定更為科學(xué)、合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)

為了進(jìn)一步規(guī)范檔案鑒定工作，國家檔案局針對機(jī)關(guān)頒布了第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，針對企業(yè)頒布了第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，使機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在界定文件材料歸檔范圍和劃定保管期限時有章可循、有法可依，有力地推動了檔案室鑒定工作的發(fā)展。但這些標(biāo)準(zhǔn)主要是針對單個檔案室的鑒定工作，為了改變檔案重復(fù)進(jìn)館的現(xiàn)狀，還有必要將現(xiàn)有的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍》做進(jìn)一步改革。

以《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》為例，可以將上級機(jī)關(guān)普發(fā)的應(yīng)當(dāng)作為永久或定期30年保存的文件，規(guī)定只由其中某一個機(jī)關(guān)作為永久或定期30年保存。這里的“某一個機(jī)關(guān)”可以是文件制發(fā)機(jī)關(guān)，也可以是執(zhí)行機(jī)關(guān)中的一個，其他機(jī)關(guān)作為定期10年保存；又如，針對同一問題的請示與批復(fù)，可由請示（批復(fù)）機(jī)關(guān)按照規(guī)定作為永久或定期30年保存，批復(fù)（請示）機(jī)關(guān)作為定期10年保存，同時也可按其價值在相應(yīng)保管期限內(nèi)進(jìn)行虛擬歸檔。這樣，既能滿足檔案室當(dāng)前的利用需要，又能降低檔案重復(fù)進(jìn)館的幾率。

（三）完善檔案檢索配套建設(shè)，免除利用后顧之憂

采用虛擬歸檔的方式，會使一些單位把本應(yīng)永久或定期30年保存的檔案保存為定期10年，因而只能滿足這些單位短時間的利用需要。保管期滿銷毀后，會給這些單位今后的利用工作帶來不便。這就需要檔案工作者轉(zhuǎn)變思想觀念，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度做好文件的收集、整理和歸檔，在虛擬歸檔過程中把檔案實體的保存單位、期限等信息詳細(xì)記載到有關(guān)檔案目錄里，以便將來利用者能夠根據(jù)這些信息到檔案實體的保存地點(diǎn)準(zhǔn)確、快速地查到所需檔案。此外，要進(jìn)一步升級、完善現(xiàn)有的計算機(jī)檔案管理軟件，使其既具有對單個全宗內(nèi)檔案進(jìn)行查詢的功能，又能滿足檔案館以館藏所有全宗為整體進(jìn)行互聯(lián)檢索的需要，以免除立檔單位的后顧之憂。

優(yōu)化檔案館藏是一個龐大的系統(tǒng)工程，需要各級檔案部門相互協(xié)作配合。重復(fù)檔案進(jìn)館現(xiàn)象的存在，使館藏優(yōu)化工作進(jìn)展緩慢。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)高度重視，采取切實可行的措施，逐步減少和消除重復(fù)檔案進(jìn)館狀況，促進(jìn)館藏檔案進(jìn)一步優(yōu)化。