大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館路在何方

文·黃曉霞 周桂燕

（作者單位：臨沂市檔案館／臨沂市高級(jí)財(cái)經(jīng)學(xué)校）

近年來(lái)“大數(shù)據(jù)”成為熱詞。大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)展露頭腳，并發(fā)揮出巨大優(yōu)勢(shì)，尤其此次抗擊新型冠狀病毒斗爭(zhēng)中，大數(shù)據(jù)更是發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。大數(shù)據(jù)為我們的工作、生活帶來(lái)了便利，同時(shí)也對(duì)每一個(gè)行業(yè)的業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域帶來(lái)了劇烈的沖擊。作為數(shù)據(jù)家族“大戶”的檔案館，正面臨著前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館工作應(yīng)如何開(kāi)展、如何創(chuàng)新、前方的路該怎么走？是檔案人當(dāng)前亟待思考的問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)檔案館社會(huì)角色的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社會(huì)究竟需要什么樣的檔案館？我們是仍著重于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，繼續(xù)沿襲多年來(lái)的到期移交、你來(lái)我查的單一的、被動(dòng)的服務(wù)模式，還是更好地契合時(shí)代的脈搏，積極投身于大數(shù)據(jù)的收集管理中，這需要檔案館重新審視自己的目標(biāo)定位?！按髷?shù)據(jù)”是個(gè)大命題，不能單靠哪一個(gè)部門獨(dú)立承擔(dān)，而需要相關(guān)部門通力合作。在這其中，檔案館可以扮演什么角色，這就要看我們?nèi)绾巫鳛?。檔案館若仍局限于以往的傳統(tǒng)模式，不能盡快實(shí)現(xiàn)從“管檔案”到“管數(shù)據(jù)”的轉(zhuǎn)變，未來(lái)就極有可能被邊緣化，我們應(yīng)該有這種危機(jī)感，并以此振奮精神、擔(dān)當(dāng)作為。檔案館作為社會(huì)記憶的建構(gòu)者與保存者，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，保存數(shù)字記憶理應(yīng)是檔案館的社會(huì)自覺(jué)與文化擔(dān)當(dāng)。檔案館有責(zé)任也有條件做好大數(shù)據(jù)的收、管、用，滿足大眾的需求，并引領(lǐng)大眾的價(jià)值取向，成為社會(huì)主義核心價(jià)值觀和愛(ài)國(guó)主義教育的重要陣地。

（二）對(duì)檔案館資源建設(shè)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)使得檔案館數(shù)據(jù)資源建設(shè)的難度大增。一方面，數(shù)據(jù)來(lái)源渠道愈發(fā)多元。機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)組織和個(gè)人都是數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者，每個(gè)個(gè)體日常工作生活中產(chǎn)生的信息記錄都可以組成一個(gè)個(gè)特殊的小型檔案庫(kù)。同時(shí)，每個(gè)個(gè)體也都有機(jī)會(huì)將擁有的檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輕松轉(zhuǎn)遞、發(fā)布和推廣，成為數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)者。分散在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的數(shù)據(jù)可以自由生產(chǎn)、自由管理、自由流通，使得數(shù)據(jù)的收集歸檔變得極為復(fù)雜。另一方面，數(shù)據(jù)資源價(jià)值鑒定難度增大。由于大數(shù)據(jù)是對(duì)活動(dòng)的“全程記錄”而非“有用才被記錄”，就使得大數(shù)據(jù)的價(jià)值密度較低，而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種數(shù)據(jù)泥沙俱下、真?zhèn)坞y辨，如何在沙里淘金，做好數(shù)據(jù)資源價(jià)值鑒定，考驗(yàn)著檔案工作者的智慧和技能。

（三）對(duì)檔案管理利用工作的挑戰(zhàn)

檔案管理方面，主要是檔案數(shù)據(jù)安全面臨挑戰(zhàn)。由于檔案數(shù)據(jù)信息量大、價(jià)值密度高，很容易成為網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的目標(biāo)。同時(shí)，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案服務(wù)趨向于個(gè)性化，服務(wù)的個(gè)性化就需要披露個(gè)性、攫取個(gè)人信息，這又對(duì)個(gè)人隱私安全構(gòu)成了威脅。

檔案利用方面，主要是融合、分析、挖掘數(shù)據(jù)和創(chuàng)新服務(wù)方式面臨挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，因?yàn)樾畔?shù)量劇增，檔案的價(jià)值往往散布在不同的地方，同一個(gè)事件，在眾多數(shù)據(jù)庫(kù)中可以找到許多分散的信息，那么如何將大量分散的信息進(jìn)行融合、分析，并從中挖掘出大眾需要的價(jià)值，這是檔案館提升自身業(yè)務(wù)水平的關(guān)鍵。另外，大數(shù)據(jù)勢(shì)必帶來(lái)服務(wù)的大變革。百度、淘寶、美團(tuán)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)都已實(shí)現(xiàn)了投每個(gè)人所好的個(gè)性化服務(wù)，并因此得以迅速地發(fā)展普及，為大眾所青睞。相比之下，檔案館的服務(wù)方式仍局限于簡(jiǎn)單的、應(yīng)付利用者需求的被動(dòng)查檔服務(wù)，服務(wù)產(chǎn)品也大多處于品種單一、內(nèi)容陳舊的單調(diào)狀態(tài)，如何順應(yīng)個(gè)性化服務(wù)的大趨勢(shì)，找到檔案服務(wù)工作的突破點(diǎn)，應(yīng)是檔案館在大數(shù)據(jù)時(shí)代的立身之本。

（四）對(duì)檔案館工作人員的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館工作人員愈來(lái)愈體會(huì)到自身在思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能等方面的挑戰(zhàn)。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館接收進(jìn)館單位10年或20年前的檔案，館藏內(nèi)容本就有滯后性，管理上強(qiáng)調(diào)嚴(yán)肅保密，服務(wù)上處于封閉或半封閉狀態(tài)，這都與數(shù)據(jù)管理要求的前期控制、全程管理、個(gè)性化服務(wù)相去甚遠(yuǎn)。檔案工作者急需解放思想，更新觀念，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。在知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能方面，檔案館工作人員多以檔案學(xué)、管理學(xué)方面的專業(yè)人才為主，熟練于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作，對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)方面的知識(shí)較為欠缺，工作技能明顯不足，成為當(dāng)前檔案館工作創(chuàng)新發(fā)展的瓶頸。

二、如何迎接挑戰(zhàn)，尋求自身發(fā)展

（一）快速積累，做大檔案大數(shù)據(jù)

目前檔案館的檔案信息資源建設(shè)主要由存量數(shù)字化和增量電子化兩部分組成。存量數(shù)字化已經(jīng)開(kāi)展了很長(zhǎng)一段時(shí)間，積累了比較成熟的經(jīng)驗(yàn)，完成了大部分館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描。增量電子化是當(dāng)前我們需要攻克的重點(diǎn)。在收集范圍上，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了跨界融合，除了數(shù)字化檔案和公務(wù)活動(dòng)中的電子文件外，網(wǎng)站數(shù)據(jù)、社交媒體數(shù)據(jù)、個(gè)人日志等網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也逐漸被納入檔案數(shù)據(jù)的范疇。檔案部門應(yīng)盡快從狹義檔案資源觀向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變，擴(kuò)展檔案的歸檔范圍和進(jìn)館范圍，深入分析如何在龐大的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中主動(dòng)地獲取更多更全面的數(shù)據(jù)。另外，增量電子化的技術(shù)要求比存量檔案復(fù)雜得多，在保證電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性上都需要使用更多的技術(shù)手段，這需要檔案行政管理部門在較高起點(diǎn)上進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃和全面指導(dǎo)。要不斷完善增量電子化的標(biāo)準(zhǔn)制定和檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)升級(jí)；要加強(qiáng)電子文件前端控制和全程管理；要充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)的智能化，提高工作效率，做大檔案大數(shù)據(jù)。

（二）加快檔案信息資源共享的步伐

檔案信息資源共享我們已經(jīng)提了很多年，但一直進(jìn)展緩慢。近年來(lái)，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)為檔案信息資源共享提供了原料基礎(chǔ)，下一步如何搭建平臺(tái)，盡快打通檔案館之間、檔案館（室）之間以及不同部門和系統(tǒng)間的壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，促進(jìn)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)；如何有效鏈接存量數(shù)字化檔案和增量電子檔案的數(shù)據(jù)信息，都是當(dāng)前加快檔案信息資源共享進(jìn)程的重要任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)最大限度的資源共享，將來(lái)我們還可以建立云檔案系統(tǒng)，將所有開(kāi)放的檔案信息資源存儲(chǔ)其中，形成一個(gè)龐大的全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣既可以縮減檔案存儲(chǔ)管理的成本，又可以打破檔案利用的時(shí)空限制，完全實(shí)現(xiàn)信息化條件下的各類檔案信息資源的社會(huì)共享。

（三）突出個(gè)性化，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)時(shí)代智能化的挖掘技術(shù)和檢索技術(shù)，為檔案服務(wù)提供了前所未有的便利條件。充分利用好館藏?cái)?shù)據(jù)這座寶庫(kù)，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量是檔案館工作的目標(biāo)所在。首先，要從個(gè)性化上尋求突破?？梢酝ㄟ^(guò)收集、分析、挖掘利用者數(shù)據(jù)，針對(duì)每一位利用者的查檔習(xí)慣、查檔內(nèi)容，為其量身定制檔案服務(wù)方式，最大限度地滿足每一位利用者的個(gè)性化需求。其次，要提升檔案服務(wù)產(chǎn)品的質(zhì)量和時(shí)效。大數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集相當(dāng)于為我們儲(chǔ)備了新鮮的食材，智能檢索分析相當(dāng)于為我們提供了高效的加工設(shè)備，接下來(lái)就看檔案工作人員如何去烹飪。我們要做的就是根據(jù)利用者的口味，用最快的速度加工出最鮮美的產(chǎn)品，第一時(shí)間提供到利用者手里。這個(gè)過(guò)程中速度和質(zhì)量是關(guān)鍵，要既快又好才能滿足利用者的需求，贏得大眾的認(rèn)同。

（四）不斷提高檔案工作者的整體素質(zhì)

面對(duì)社會(huì)和事業(yè)的激烈競(jìng)爭(zhēng)和嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，檔案工作者難免會(huì)有本領(lǐng)恐慌的危機(jī)感。克服本領(lǐng)恐慌，唯一的出路就是學(xué)習(xí)。檔案工作者不僅要不斷更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能，還應(yīng)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)信息處理、數(shù)據(jù)分析等方面的知識(shí)，努力掌握現(xiàn)代化的科技手段和管理技術(shù)，還要廣泛涉獵網(wǎng)絡(luò)文化、用戶分析等各方面的相關(guān)知識(shí)。檔案行政管理部門要更多地創(chuàng)造機(jī)會(huì)加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的教育培訓(xùn)，拓寬其眼界格局，優(yōu)化其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其整體素質(zhì)。同時(shí)，還要不拘一格廣攬人才，加快信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等方面人才的引進(jìn)，匯聚各界精英，以時(shí)不我待的緊迫感在時(shí)代的浪潮中抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，努力開(kāi)創(chuàng)檔案館發(fā)展的新局面。