新形勢(shì)下城市軌道交通檔案信息化建設(shè)問(wèn)題探究

文·張媛媛 付新航 韓艷平 章岸婧

一、引言

當(dāng)前，我國(guó)正處在業(yè)務(wù)模式重構(gòu)加快、新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)化加速的數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)期，全球疫情的常態(tài)化加快了“新基建”政策的全面布局，為我國(guó)城市軌道交通建設(shè)指明了發(fā)展高速化與建設(shè)智能化的方向。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2019年底，我國(guó)內(nèi)地累計(jì)有40個(gè)城市投運(yùn)城市軌道交通線路6736.2公里，60多個(gè)城市正在開展城軌道交通規(guī)劃、審批等前期工作[1]。我國(guó)軌道交通事業(yè)進(jìn)入發(fā)展快車道，進(jìn)而對(duì)軌道交通檔案管理工作提出了更高要求?！俺鞘熊壍澜煌ńㄔO(shè)，正在中國(guó)大地幾乎所有的省會(huì)城市及二級(jí)城市全面展開，工程項(xiàng)目投資大、規(guī)模大，產(chǎn)生的檔案數(shù)量大、速度快”[2]，過(guò)去效率低下、成本過(guò)高的傳統(tǒng)檔案管理模式已難以滿足現(xiàn)行工作需要。面對(duì)新形勢(shì)，一些城市進(jìn)行了較為成功的探索，如北京地鐵設(shè)計(jì)研究所自行研發(fā)了地鐵科技檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)了地鐵檔案管理的自動(dòng)化[3]；廣州地下鐵道總公司制定了檔案信息化制度體系，建立了檔案一體化管理平臺(tái)[4]。但總體而言，我國(guó)大部分城市軌道交通檔案的信息化程度仍比較低，許多城市軌道交通集團(tuán)的檔案工作還是以紙質(zhì)檔案管理為主，軌道交通檔案信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。如何抓住新形勢(shì)下的歷史機(jī)遇，推動(dòng)檔案工作跟上軌道交通行業(yè)發(fā)展步伐是一個(gè)亟待思考和應(yīng)對(duì)的問(wèn)題?；诖?，本文從闡述新形勢(shì)下軌道交通檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性出發(fā)，調(diào)查并分析了軌道交通檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，以探求可行性策略來(lái)加快軌道交通檔案信息化建設(shè)。

二、新形勢(shì)下軌道交通檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的必要性

（一）應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)軌道交通檔案管理方式變革所需

在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)型社會(huì)，軌道交通集團(tuán)管理和業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容、形式與成果的數(shù)字化比重快速增加，檔案管理手段與方法亟待變革。一方面，傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端已經(jīng)顯露。依靠人工對(duì)紙質(zhì)媒介進(jìn)行信息錄入和存儲(chǔ)，難以得到足夠的人力、物力傾斜而做到標(biāo)準(zhǔn)化管理，容易造成檔案損毀、信息丟失、工作效率低下。而且傳統(tǒng)檔案管理模式側(cè)重后端管理，大量資料在建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門之間來(lái)往，易脫離檔案部門掌控，使檔案管理工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)。另一方面，新形勢(shì)呼喚新的檔案管理方式。當(dāng)下數(shù)字技術(shù)設(shè)備廣泛應(yīng)用于地鐵工程項(xiàng)目規(guī)劃、勘察、建設(shè)到驗(yàn)收的完整過(guò)程，產(chǎn)生的海量檔案信息需要在項(xiàng)目完成后短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)歸檔、存儲(chǔ)。同時(shí)在新基建政策語(yǔ)境下，新一代信息技術(shù)如5G、人工智能等將深度融入軌道交通建設(shè)，未來(lái)軌道交通檔案信息的復(fù)雜性、多樣性將大大提高。

（二）提升軌道交通檔案資源開發(fā)利用能力所需

對(duì)于集團(tuán)而言，軌道交通檔案信息化有利于企業(yè)業(yè)務(wù)工作的順利開展，提高軌道工程檢查、工程審計(jì)、工程結(jié)算、業(yè)務(wù)查考等諸多事務(wù)的工作效率。如軌道工程檔案在線上平臺(tái)實(shí)現(xiàn)集中整合后，能更方便地用于線路開通前的安全檢查，幫助集團(tuán)及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、管控和排除。對(duì)于社會(huì)而言，運(yùn)用信息化手段激活軌道交通檔案資源并向社會(huì)展示，能起到科普地鐵知識(shí)、提高社會(huì)認(rèn)同的作用，能“使大眾增加對(duì)地鐵建設(shè)艱辛過(guò)程和運(yùn)營(yíng)安全管理及服務(wù)的理解，認(rèn)識(shí)地鐵對(duì)于完善城市功能的重要性，從而給予地鐵更多的包容和支持”[5]。對(duì)于國(guó)家而言，軌道交通檔案作為國(guó)家檔案資源體系的重要組成部分，必須納入國(guó)家檔案庫(kù)中[6]，對(duì)軌道交通檔案進(jìn)行信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化加工則是移交的必要前提。因此，有必要通過(guò)信息化手段在軌道交通檔案資源和企業(yè)、社會(huì)與國(guó)家利用之間搭起橋梁，發(fā)揮出軌道交通檔案所蘊(yùn)含的巨大價(jià)值。

（三）推動(dòng)信息共享以助力城市數(shù)字生態(tài)圈構(gòu)建所需

目前我國(guó)智慧城市建設(shè)不斷推進(jìn)，其中智慧交通作為搭建智慧城市的重要環(huán)節(jié)，已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展階段。2019年9月我國(guó)發(fā)布《交通強(qiáng)國(guó)建設(shè)綱要》，指出要“建設(shè)城市群一體化交通網(wǎng)，推進(jìn)干線鐵路、城際鐵路、市域（郊）鐵路、城市軌道交通融合發(fā)展”[7]。疫情期間，上海地鐵利用信息化、智能化手段，聯(lián)合相關(guān)單位成立“疫情防控大客流對(duì)策部”，在持續(xù)的信息共享中取得了疫情防控和安全運(yùn)營(yíng)的雙重勝利[8]。打破軌道交通的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)軌道交通數(shù)據(jù)流通共享乃大勢(shì)所趨，檔案信息自然也包括其中。在微觀層面，軌道交通檔案信息化能為業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的信息共享提供基礎(chǔ)支持，推動(dòng)軌道交通運(yùn)營(yíng)單位內(nèi)部的全面互聯(lián)和集約整合。在中觀層面，整合區(qū)域內(nèi)軌道交通檔案數(shù)據(jù)，能促進(jìn)行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)軌道交通檔案信息跨部門、跨地區(qū)合理利用。在宏觀層面，軌道交通檔案信息并入數(shù)字城市生態(tài)圈，能為智慧城市的決策過(guò)程提供整體性的參考價(jià)值。

三、軌道交通檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與問(wèn)題

筆者團(tuán)隊(duì)于2020年5月至6月對(duì)全國(guó)11個(gè)城市軌道交通集團(tuán)檔案管理情況進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)調(diào)查。調(diào)查顯示，各軌道交通集團(tuán)檔案部門成立的時(shí)間平均為6.9年，檔案部門間的館藏量差距較大，最高的為深圳地鐵的23萬(wàn)卷、最低為沈陽(yáng)地鐵的2.5萬(wàn)卷。分析各集團(tuán)檔案信息化建設(shè)可發(fā)現(xiàn)，大部分城市軌道交通檔案信息化管理工作尚處于起步階段，不少集團(tuán)的檔案信息化制度仍是空白，檔案信息化實(shí)踐集中于紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工、掃描等重復(fù)性勞動(dòng)環(huán)節(jié)。在調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，筆者團(tuán)隊(duì)以濟(jì)南軌道交通集團(tuán)的檔案資源管理和發(fā)展?fàn)顩r作為重點(diǎn)考察對(duì)象，總結(jié)出軌道交通檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的諸多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案信息化制度規(guī)范欠缺

許多城市在軌道交通建設(shè)的一開始并沒(méi)有考慮檔案收集管理問(wèn)題，直到大量管理類、業(yè)務(wù)類實(shí)體檔案資料堆積，才“倒逼”出檔案整理意識(shí)，這樣被動(dòng)的檔案管理思維也反映在檔案制度建設(shè)中。在制定檔案制度規(guī)范時(shí)，軌道交通集團(tuán)重視對(duì)工程文件實(shí)體的分類整理、竣工驗(yàn)收、移交歸檔，而沒(méi)有預(yù)判到信息技術(shù)進(jìn)步、項(xiàng)目工程推進(jìn)和企業(yè)未來(lái)發(fā)展過(guò)程中對(duì)檔案信息管理和利用的需求，造成檔案信息化制度規(guī)范或是缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，或是內(nèi)容的發(fā)展性不足；重視參考其他地方的制度和做法，而沒(méi)有從加強(qiáng)前端控制、推動(dòng)全程流程管理的角度制定適宜本地建設(shè)情況的檔案信息管理制度，導(dǎo)致檔案信息化制度規(guī)范未形成系統(tǒng)的管理體系；重視總體層面的檔案信息化要求，而沒(méi)有考慮到數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)期諸多復(fù)雜因素對(duì)檔案工作實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)節(jié)化落實(shí)的影響，導(dǎo)致檔案信息化制度規(guī)范深入程度不夠，標(biāo)準(zhǔn)要求與實(shí)踐工作脫節(jié)。

（二）檔案信息資源建設(shè)不完善

在目前的管理實(shí)踐中，軌道交通檔案資源建設(shè)存在以下問(wèn)題。首先，檔案資源數(shù)量不達(dá)標(biāo)。在檔案形成過(guò)程中，數(shù)據(jù)資料流散在參建單位，趕工期遺失資料、工程變更修改圖紙、相關(guān)單位查閱資料都會(huì)帶來(lái)檔案散失的風(fēng)險(xiǎn)，等到項(xiàng)目驗(yàn)收審閱時(shí)再在從計(jì)算機(jī)上打印重要檔案資料的情況時(shí)有發(fā)生。其次，檔案資源質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。在軌道交通建設(shè)過(guò)程中，一些文件會(huì)采用復(fù)印的方式提供各方利用，致使后期整理時(shí)將復(fù)印件當(dāng)作原件歸檔。而且，各單位移交的檔案質(zhì)量層次不齊，缺乏規(guī)范性，例如一些報(bào)告文件的責(zé)任者簽名、蓋章處出現(xiàn)涂改現(xiàn)象，區(qū)間修復(fù)臺(tái)賬缺少具體的時(shí)間等。最后，數(shù)字化資源管理重視程度不夠。對(duì)于軌道交通工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量電子、圖片和聲像文件，需要檔案部門在關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)介入從而保證相關(guān)檔案順利收集。但目前各單位接收、管理數(shù)字資源的意識(shí)不夠，數(shù)字資源的質(zhì)量格式、運(yùn)行環(huán)境也有待統(tǒng)一。

（三）檔案管理工作流程不規(guī)范

城市軌道交通工程建設(shè)具有參與單位多樣，施工節(jié)點(diǎn)較多，施工周期較長(zhǎng)的特征，造成對(duì)檔案管理流程的管控存在較大難度。第一，檔案管理與工程建設(shè)難以保持同步。由于各參與單位的檔案工作人員不重視收集、保管項(xiàng)目建設(shè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的檔案，過(guò)程管控難以落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。第二，檔案部門的權(quán)責(zé)劃分較為模糊。出于單位重視不夠、節(jié)約資金投入等原因，多數(shù)軌道交通集團(tuán)缺少檔案權(quán)責(zé)清單，檔案管理人員大多身兼數(shù)職，難免出現(xiàn)失誤。各施工單位、職能部門的檔案工作權(quán)責(zé)不清還容易造成拖延歸檔、不愿移交和推諉扯皮現(xiàn)象。第三，檔案數(shù)字化工作流程不夠深入。目前軌道交通集團(tuán)檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)主要集中在紙質(zhì)檔案掃描上，尚不具備對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)深入挖掘的條件。電子檔案管理系統(tǒng)的功能不齊全，也成為制約檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的阻礙。

（四）工作人員檔案專業(yè)水準(zhǔn)欠缺

檔案工作人員是軌道交通集團(tuán)檔案管理實(shí)踐和信息化發(fā)展建設(shè)的基礎(chǔ)保障。根據(jù)團(tuán)隊(duì)調(diào)查，全國(guó)11個(gè)城市軌道交通集團(tuán)的檔案人員平均配置17人，兼職人員多于專職人員，其中有檔案學(xué)科背景的專職人員約2人，僅占11.7%。軌道交通集團(tuán)的檔案工作人員以工程類專業(yè)背景居多，一些檔案管理人員直接從其他工程崗位被抽調(diào)過(guò)來(lái)，當(dāng)工程收尾后，又撤離并入新的崗位[9]，檔案工作隊(duì)伍流動(dòng)性過(guò)強(qiáng)。部分兼職人員雖然負(fù)責(zé)檔案管理工作，但缺少足夠的檔案專業(yè)知識(shí)和檔案保護(hù)意識(shí)，還有一些工作人員熟悉傳統(tǒng)的檔案管理理論和方法，不懂檔案信息化管理的理念和技術(shù)?？傮w而言，軌道交通集團(tuán)檔案工作人員的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)的不足，一定程度上限制了其積極推動(dòng)軌道交通檔案管理集約化、信息化發(fā)展的動(dòng)力和熱情。

四、軌道交通檔案信息化建設(shè)策略

（一）制度先行，建立健全檔案信息化規(guī)范體系

建立適應(yīng)集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、符合集團(tuán)可持續(xù)發(fā)展的檔案信息化規(guī)范體系，首先應(yīng)從《中華人民共和國(guó)檔案法》《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》等國(guó)家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)以及廣泛調(diào)研經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，結(jié)合軌道交通集團(tuán)發(fā)展實(shí)際情況，構(gòu)建集團(tuán)檔案管理規(guī)范化框架。其次，深入到具體工程檔案形成、收集、整理、數(shù)字化、利用的業(yè)務(wù)實(shí)際中，明確電子檔案的歸檔流程，制定覆蓋軌道交通檔案綜合管理、專業(yè)檔案管理和信息化的全過(guò)程管理規(guī)范，逐步實(shí)現(xiàn)軌道交通檔案信息化制度體系在宏觀導(dǎo)向和微觀操作層面的統(tǒng)一。目前，濟(jì)南軌道交通集團(tuán)基于整體性、規(guī)范性原則，正在從檔案規(guī)章、檔案管理、檔案信息化與專業(yè)檔案四個(gè)方面進(jìn)行企業(yè)檔案制度體系的全面布局建設(shè)，其中針對(duì)信息化的具體要求，制定了一套涵蓋檔案數(shù)字化、電子文件管理、檔案管理系統(tǒng)三大內(nèi)容并貫穿信息化業(yè)務(wù)活動(dòng)始終的操作規(guī)范。

（二）數(shù)字建設(shè)，推動(dòng)實(shí)體檔案資源數(shù)字化整合

強(qiáng)化軌道交通檔案信息資源建設(shè)，不僅要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案資源集中整合，更要注重?cái)?shù)字化檔案資源的積累和管理。對(duì)于實(shí)體檔案資源建設(shè)而言，建設(shè)單位可通過(guò)簽訂合同、編制建設(shè)須知等形式與參建單位明確形成文件的數(shù)量、格式等規(guī)范性特征，提前說(shuō)明歸檔要求，給出參照樣本。檔案部門要提高工作敏感度，重點(diǎn)關(guān)注工程建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)檔案資料的去向做到“心中有數(shù)”，及時(shí)收集、整理重要的檔案原件。對(duì)于數(shù)字化檔案資源建設(shè)而言，檔案部門要加快實(shí)體檔案數(shù)字化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案一一對(duì)應(yīng)。其次，根據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，規(guī)范電子文件的文件格式和運(yùn)行環(huán)境，積極推動(dòng)數(shù)字化歸檔早日實(shí)現(xiàn)。最后，整合企業(yè)數(shù)字化檔案、電子文件和輔助性資料形成數(shù)據(jù)庫(kù)，真正改變軌道交通集團(tuán)檔案資源分散、孤立的局面，將檔案資源池轉(zhuǎn)化成支持企業(yè)科學(xué)決策和流程再造的智庫(kù)。

（三）管理跟進(jìn)，優(yōu)化檔案管理流程和管理體系

要為軌道交通檔案信息化建設(shè)鋪平道路，還需要在梳理清楚集團(tuán)業(yè)務(wù)流程和檔案形成鏈路的前提下，逐步優(yōu)化檔案管理流程和管理體系。首先，明確多方管理職責(zé)。建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位是軌道交通管理中最重要的三方主體，可以通過(guò)建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案管理權(quán)責(zé)寫入工作計(jì)劃等方式，落實(shí)各方責(zé)任和義務(wù)。其次，建立內(nèi)外結(jié)合的質(zhì)量管控機(jī)制。檔案主管部門提前介入業(yè)務(wù)開展過(guò)程，做到“提前培訓(xùn)、中間檢查、竣工歸檔”[10]的全程跟蹤管控。監(jiān)理單位定期跟進(jìn)軌道工程的重要建設(shè)節(jié)點(diǎn)，保障重大項(xiàng)目對(duì)接和檔案的順利移交。最后，構(gòu)建縱橫交錯(cuò)的溝通管理網(wǎng)絡(luò)。集團(tuán)檔案部門、眾多參與單位和驗(yàn)收單位可以搭建信息溝通平臺(tái)，及時(shí)記錄和反饋軌道工程中檔案的傳遞、變更情況，方便業(yè)務(wù)與技術(shù)、上下流單位之間的溝通交流和監(jiān)督指導(dǎo)。

（四）技術(shù)支撐，積極構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)

建立與聯(lián)通軌道交通檔案信息化管理平臺(tái)是加速軌道交通集團(tuán)信息化進(jìn)程，建設(shè)集約型、智慧型企業(yè)的重要手段。首先，集團(tuán)要加大信息化的資金投入，完善信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如構(gòu)建集團(tuán)局域網(wǎng)、配備計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和檔案管理軟件等。其次，深度融合區(qū)塊鏈、人工智能、云服務(wù)等新興技術(shù)成果，創(chuàng)新升級(jí)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，不斷完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)、流程跟蹤、檔案?jìng)鬏敗⒅悄芊治龅认到y(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)工程業(yè)務(wù)流、檔案信息流雙合一，提高軌道交通檔案協(xié)同共治、信息共享、動(dòng)態(tài)監(jiān)管的能力和水平。最后，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、審批系統(tǒng)等其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)軌道交通檔案信息管理平臺(tái)的一體化建設(shè)。只有各城市軌道交通集團(tuán)都行動(dòng)起來(lái)，加快建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)，才能最大程度地實(shí)現(xiàn)區(qū)域和國(guó)家層面軌道交通檔案信息的共建共享。

（五）人才培養(yǎng)，打造檔案信息化建設(shè)人才梯隊(duì)

要優(yōu)化目前軌道交通集團(tuán)檔案管理的人才結(jié)構(gòu)，需要打造一支兼具軌道工程知識(shí)和檔案專業(yè)素養(yǎng)，還掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案人才隊(duì)伍。對(duì)于已有的檔案管理人員，要強(qiáng)化其檔案素養(yǎng)和檔案意識(shí)。建議將檔案人才培訓(xùn)納入集團(tuán)年度計(jì)劃，制定包括檔案法律法規(guī)、檔案管理基礎(chǔ)、檔案系統(tǒng)應(yīng)用等知識(shí)在內(nèi)的教學(xué)大綱。培訓(xùn)形式除了邀請(qǐng)專家學(xué)者來(lái)現(xiàn)場(chǎng)講課和研討，還可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源和信息化平臺(tái)，讓員工利用工作生活中碎片化時(shí)間在移動(dòng)終端上自主學(xué)習(xí)。對(duì)于人才結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀，軌道交通集團(tuán)可以與周邊高校建立合作機(jī)制，獲取專業(yè)的指導(dǎo)意見，實(shí)現(xiàn)人才的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)輸送。同時(shí)，招聘要求適當(dāng)向計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息系統(tǒng)運(yùn)維方向傾斜，提高信息技術(shù)人員在檔案人才梯隊(duì)中的比重。最后，軌道交通集團(tuán)要明確從事檔案管理的薪資待遇、發(fā)展空間和福利，留住檔案管理人才，保證檔案人才隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

五、結(jié)語(yǔ)

在以數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)治理、技術(shù)引領(lǐng)變革為基本特征的新形勢(shì)下，只有運(yùn)用新技術(shù)、新理念，實(shí)現(xiàn)包括制度體系、檔案資源、管理流程、信息平臺(tái)、人才結(jié)構(gòu)各個(gè)方面的統(tǒng)籌優(yōu)化，才能發(fā)揮出軌道交通檔案管理信息化的巨大優(yōu)勢(shì)。需要注意的是，信息化的時(shí)代浪潮仍在不停推進(jìn)，探索軌道交通檔案信息化管理的方式方法也是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，需要企業(yè)以足夠的檔案意識(shí)抓住發(fā)展機(jī)遇，應(yīng)對(duì)管理實(shí)踐中涌現(xiàn)的新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)。