關于提升基層仲裁檔案科學管理水平的研究分析

劉魯生

（高密市勞動人事爭議仲裁院，山東 高密 261500）

一、對基層仲裁檔案管理的有關要求

（一）檔案收集要“全”

明確基層勞動人事爭議仲裁檔案管理人員在收集仲裁材料的過程中，要時刻留心收集處理每起仲裁案件時形成的各項材料，做到檔案內(nèi)容齊全、圖件清晰、字跡工整，確保仲裁檔案的完整性。

（二）檔案分類要“準”

在對仲裁檔案進行分類整理時，基層勞動人事爭議仲裁檔案管理人員要嚴格按照勞動人事爭議仲裁檔案規(guī)范化管理的相關要求，實行正副卷分類管理，做到分類準確、查建檔規(guī)范、審查完備，確保仲裁檔案的安全性。

（三）檔案裝訂要“齊”

在對仲裁檔案進行裝訂入檔時，基層勞動人事爭議仲裁檔案管理人員要嚴格按照檔案管理的標準對仲裁檔案進行裝訂，做到裝訂整齊、目錄清晰、頁碼正確，確保仲裁檔案的可用性。

二、基層仲裁檔案管理存在的問題

（一）人員力量專業(yè)化不強

仲裁機構中從事檔案管理人員大多為兼職人員，即便有專職人員也往往是從辦公室等行政管理崗位轉(zhuǎn)崗而來，導致從事勞動人事仲裁檔案管理人員的專業(yè)化不強。加之，日常勞動人事仲裁業(yè)務工作繁忙，勞動人事部門組織的檔案業(yè)務知識培訓不足，導致從事檔案管理工作人員不能系統(tǒng)、全面的接受檔案專業(yè)培訓。

（二）檔案軟硬件保障不力

大數(shù)據(jù)、云計算、計算機網(wǎng)絡技術已經(jīng)融入到社會生活的各個領域。勞動人事爭議仲裁工作也邁入了信息化、數(shù)字化時代，但，從當前仲裁檔案管理硬件方面看，計算機、掃描儀、刻錄機等自動化、智能化管理設備保障不足，檔案數(shù)字化、信息化程度不高。軟件方面，仲裁檔案管理專業(yè)軟件未普遍推廣，安全管理軟件升級、更新不及時，尚未采用密鑰、物理隔離等安全管理措施。

（三）檔案管理規(guī)范化薄弱

仲裁檔案專業(yè)性強，對檔案管理的規(guī)范化要求高，但從現(xiàn)實來看，主要存在仲裁檔案管理不夠規(guī)范，未按年度、案件分別立卷；立卷順序不符合規(guī)范；卷內(nèi)目錄序號、材料名稱及頁碼書寫不規(guī)范；未建立《歸檔案件簡明情況表》，導致數(shù)據(jù)及內(nèi)容不完整，上報不及時；仲裁檔案查詢、利用手續(xù)履行不規(guī)范；檔案崗位工作者調(diào)動時工作未做好工作交接。

（四）檔案利用信息化較低

目前，仲裁檔案信息化建設存在諸多不足，主要表現(xiàn)在：宏觀上，館藏檔案的數(shù)字化、信息化采集不完整，大量紙質(zhì)檔案依舊按照傳統(tǒng)模式進行收集、保存和查詢利用，之前的館藏“紙質(zhì)檔案”信息化率不高。微觀上，沒有開發(fā)或購買功能齊全、配套成熟的管理軟件，依然以手工操作為主，計算機記錄為輔，仲裁檔案內(nèi)容及信息化處理水平亟待提升。

三、對做好基層仲裁檔案管理的相關建議

（一）加大投入，優(yōu)化硬件

加大仲裁檔案經(jīng)費保障力度，改善仲裁檔案管理的軟硬件條件。按照“十防”的標準和要求做好檔案室的升級、改造，添置必要的硬件為仲裁檔案管理提供一個良好的存放環(huán)境。添置計算機、掃描機、刻錄機、照相機等必備設備的采購，采用物理隔離等，切實抓好檔案管理工作的每一項工作，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了有利的物質(zhì)條件。

（二）信息支撐，規(guī)范立卷

增強仲裁檔案管理信息化水平是保障后期檔案查詢、利用的一項基礎性工作，這里的信息化既要做好存量檔案的信息化，也要確保增量檔案的信息化，通過信息化不斷提升整個仲裁檔案管理的現(xiàn)代化水平。對于符合仲裁受理范圍的案件要及時收集、整理材料予以立案，并將立案材料錄入勞動人事爭議調(diào)解仲裁辦案系統(tǒng)，以便將來能夠方便審查和查閱。

（三）嚴格管理，分類歸檔

按照序時進度，統(tǒng)一順序編頁碼、統(tǒng)一目錄明細和封面，及時查漏補缺，審結一案整理一案，及時完善相關資料進行歸檔，確保案件材料完整，做到當年案件當年歸檔完畢，并保證紙質(zhì)案卷和電子案卷一致。明確專人對整理歸檔的案卷進行規(guī)范管理，除上級勞動仲裁機構和法院外，其他人員原則上不準查閱和調(diào)借案卷。對確需查閱和借出的案卷要嚴格履行借閱手續(xù)，需持單位介紹信，填寫查閱和借出案卷登記表，明確規(guī)定歸還期限，如期歸還，確保檔案安全、有序存放。

（四）強化培訓，提升素質(zhì)

抓好基層仲裁檔案管理員的業(yè)務培訓，應定期組織檔案人員參加各種業(yè)務知識培訓，選送業(yè)務骨干到先進地區(qū)學習，開闊眼界和思路，以適應仲裁檔案管理要求越來越高的現(xiàn)實需要。在編內(nèi)用人的前提下，可以考慮招錄具有檔案學專業(yè)理論知識的人才，使仲裁檔案管理人員在專業(yè)理論的指導下對仲裁檔案進行高效的管理，提升整體工作成效。

結語：總之，基層勞動人事爭議仲裁檔案管理的工作十分重要，還需進一步提高重視程度，采取有效的方式不斷解決其中的問題，完善制度、加大投入，提高基層仲裁檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使基層仲裁檔案的管理工作能夠順應時代的發(fā)展，為維護和諧穩(wěn)定大局和支持經(jīng)濟社會平穩(wěn)健康發(fā)展貢獻一份力量。