張青良
摘?要:在企業(yè)的管理工作中對(duì)于檔案的管理工作是最為重要的,它關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員能否進(jìn)行高效的管理。伴著國(guó)家科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,信息化的技術(shù)全面普及,導(dǎo)致在新時(shí)代的背景下檔案的管理工作存在著巨大的挑戰(zhàn)。若是想要將檔案管理的工作做好,首先需要從管理檔案的工作人員入手,提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。本文主要講述了檔案管理員應(yīng)該具有怎樣的素質(zhì)以及提高檔案管理人員素質(zhì)的策略。
關(guān)鍵詞:檔案管理員;檔案管理工作;素質(zhì);提升
引言
檔案管理工作直接影響企業(yè)管理的正常運(yùn)行,能夠有效的推動(dòng)企業(yè)對(duì)社會(huì)服務(wù)工作的落實(shí),其中檔案管理員的展業(yè)水平與素養(yǎng)對(duì)檔案管理工作的正常運(yùn)行產(chǎn)生巨大的影響。但是,在具體的管理工作中,文件管理人員的職業(yè)水平和素養(yǎng)上存在一些問題,這就需要有關(guān)管理人員加強(qiáng)自己的專業(yè)水平,可以定期對(duì)檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn),促使他們的管理思想與管理方法能夠與時(shí)俱進(jìn),從而為檔案的管理提供保障。
一、檔案管理員應(yīng)該具有的素質(zhì)
所謂檔案管理工作就是指對(duì)企業(yè)在運(yùn)行時(shí)產(chǎn)生的信息資料進(jìn)行收集,同時(shí)進(jìn)行合理的分析、排版并儲(chǔ)存,為企業(yè)后期的運(yùn)行提供有效的參考依據(jù)。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理人員要求較高,在具備較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的同時(shí),還需要具有較強(qiáng)的政治素養(yǎng),能夠站在國(guó)家政治的角度,嚴(yán)格遵循相關(guān)管理體制,確保檔案的管理工作順暢。除此之外便是專業(yè)水平,較強(qiáng)的專業(yè)水平可以為管理職工的順利進(jìn)行提供保障,并使其管理工作不會(huì)出錯(cuò),保證了管理的質(zhì)量。還需要具有創(chuàng)新的意識(shí),做到可以依據(jù)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r與企業(yè)實(shí)際的運(yùn)行情況,積極的去學(xué)習(xí)能夠有效解決問題的方法,從而使管理的水平有所提高,隨著科技的進(jìn)步可以去學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息管理技術(shù),并在工作時(shí)能夠?qū)ο嚓P(guān)的工作軟件靈活、熟練的應(yīng)用,使管理檔案的工作效率得以提高。最后,需要具有服務(wù)意識(shí),滿足檔案使用的需求,使服務(wù)質(zhì)量得以提升。
二、提高檔案管理員素質(zhì)的措施
(一)提高檔案管理員的政治素質(zhì)
在進(jìn)行檔案的管理工作時(shí),是否重視它的保密性體現(xiàn)出了管理員是否具有崇高的道德修養(yǎng)及職業(yè)修養(yǎng),需要管理人員在思想上重視起檔案的保密工作。管理檔案的部門或者企業(yè)需要運(yùn)用各種方式加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的教育,積極宣傳檔案管理的保密性。除此之外,企業(yè)需要對(duì)檔案管理員的思政學(xué)習(xí)進(jìn)行著重的關(guān)注,培養(yǎng)他們愛國(guó)敬業(yè)的思想,在執(zhí)行工作時(shí)嚴(yán)格按照國(guó)家或行業(yè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),尤其是管理保密性文件的工作人員,要做到恪盡職守,嚴(yán)格遵守保密制度。
(二)建設(shè)健全的檔案管理機(jī)制
對(duì)檔案管理工作制定相關(guān)的管理機(jī)制,能夠保證企業(yè)的科學(xué)發(fā)展、能夠?yàn)楣芾砉ぷ鞯娜藛T提供合理的指導(dǎo),進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的有效實(shí)施。同時(shí),在制定管理機(jī)制時(shí),需要結(jié)合企業(yè)具體的發(fā)展情況以及工作的目標(biāo)進(jìn)行針對(duì)性的制定,從而促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。在建設(shè)好的管理機(jī)制后,在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)問題后需要先確定檔案的準(zhǔn)確性,之后讓工作人員依據(jù)檔案管理的機(jī)制進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的修改和執(zhí)行,從而提高管理的水平。除此之外,需要對(duì)管理人員設(shè)立相關(guān)的考核制度,依據(jù)具體的情況制定標(biāo)準(zhǔn)化的考核,并對(duì)其工作人員進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià),制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度,依據(jù)考核的最終結(jié)果給予管理人員獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰,從而端正他們面對(duì)工作的態(tài)度,最終達(dá)到管理工作提高的效果。
(三)提高管理人員的服務(wù)意識(shí)
檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)。處理檔案在部門的發(fā)展中起著重要的作用。有效使用檔案資源可以為制定和執(zhí)行業(yè)務(wù)部門管理決策提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。提高服務(wù)的質(zhì)量已成為管理檔案的工作中的重要組成部分。管理部門必須要與思想教育進(jìn)行結(jié)合,增強(qiáng)管理人員的積極性,正確認(rèn)識(shí)檔案工作,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,形成完整的服務(wù)系統(tǒng),為提高服務(wù)質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。同時(shí),有必要積極運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地優(yōu)化檔案維護(hù)流程,建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并結(jié)合實(shí)際的需求優(yōu)化搜索引擎和使用方式,以充分滿足用戶需求并提供更好的服務(wù)。
(四)建立完善的培訓(xùn)體系
企業(yè)需要重視對(duì)檔案管理員專業(yè)水平與素養(yǎng)的培養(yǎng),構(gòu)建完善的培訓(xùn)體系,科學(xué)合理的設(shè)計(jì)相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容以及形式,促進(jìn)管理工作人員思想水平、專業(yè)水平以及工作能力的提高。在培訓(xùn)的過程中需要主動(dòng)新進(jìn)技術(shù)的引進(jìn),確保在培訓(xùn)完之后工作人員能夠切實(shí)的學(xué)習(xí)到知識(shí),并且培訓(xùn)的內(nèi)容能夠與具體的工作進(jìn)行有效的結(jié)合,依據(jù)管理工作中的具體問題進(jìn)行培訓(xùn),使培訓(xùn)的內(nèi)容具有較強(qiáng)的針對(duì)性。除此之外,還需要培養(yǎng)管理人員對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的使用,使管理工作者能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)與相關(guān)軟件。
總結(jié)
伴隨時(shí)代的快速發(fā)展,信息化的技術(shù)的應(yīng)用逐漸推進(jìn),檔案的管理人員需要與時(shí)俱進(jìn),及時(shí)更新自己的管理方式。同時(shí)身為一名檔案的企業(yè)管理人員,一定程度上可以說是掌握著企業(yè)的命脈,需要熱愛自己工作,并做到嚴(yán)格遵守工作的管理準(zhǔn)則,為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
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