民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿單套制管理研究

郭曉玲 田芳容/杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司

電子檔案以其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特征，逐漸成為檔案的主體形式。自2016年1月1日《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局第79號(hào)令）正式施行以來(lái)，會(huì)計(jì)檔案單套制管理成為當(dāng)下檔案信息化建設(shè)的研究熱點(diǎn)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》已明確規(guī)定滿足一定條件的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，加之近年來(lái)國(guó)家檔案局又相繼出臺(tái)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求》等與電子文件歸檔保存有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，應(yīng)該說(shuō)，電子會(huì)計(jì)資料單套制管理的政策條件已基本具備。

但由于種種因素限制，電子會(huì)計(jì)資料單套制管理的推廣應(yīng)用并不順暢，即使在信息化程度較高的一些地方，仍有不少企業(yè)對(duì)電子會(huì)計(jì)資料單套制管理心存顧慮，一方面顧慮政府有關(guān)部門(mén)在審計(jì)、巡視、執(zhí)法檢查等工作中不認(rèn)可電子會(huì)計(jì)資料的憑證作用和法律效力，另一方面企業(yè)自身也未形成查閱和使用電子會(huì)計(jì)資料的工作習(xí)慣。因此，企業(yè)在報(bào)銷入賬和歸檔保存時(shí)往往還要打印電子會(huì)計(jì)資料，實(shí)際上仍以電子和紙質(zhì)兩種形式進(jìn)行雙套制歸檔保存。

利用中國(guó)知網(wǎng)等文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，使用“會(huì)計(jì)檔案”“賬簿”“單套制”等關(guān)鍵詞進(jìn)行組合查詢發(fā)現(xiàn)，多數(shù)地方及企業(yè)關(guān)于電子會(huì)計(jì)資料單套制管理還處于探索或者試點(diǎn)工作階段，研究成果較少，特別是民營(yíng)企業(yè)開(kāi)展電子會(huì)計(jì)資料單套制管理，未見(jiàn)相關(guān)研究。杭州娃哈哈集團(tuán)根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及需求，對(duì)會(huì)計(jì)賬簿單套制管理開(kāi)展了研究。

1 民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀：以娃哈哈集團(tuán)為例

杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司創(chuàng)建于1987年，現(xiàn)已成為中國(guó)最大、全球領(lǐng)先的民營(yíng)飲料生產(chǎn)企業(yè)。娃哈哈在全國(guó)29個(gè)省市自治區(qū)建有80個(gè)生產(chǎn)基地、180多家子公司，建檔的會(huì)計(jì)主體有217個(gè)，庫(kù)藏傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)案卷逾30萬(wàn)卷。

在企業(yè)集團(tuán)化、規(guī)模化的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供了重要的基礎(chǔ)支撐，但同時(shí)也面臨著不少壓力，其中最為突出的是大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案所帶來(lái)的管理壓力，不僅在人員、場(chǎng)地、設(shè)備等方面耗費(fèi)巨大，并由此也帶來(lái)安全保障、查詢利用等一系列問(wèn)題。娃哈哈集團(tuán)自1998年就開(kāi)始了信息化之路，經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)，已構(gòu)筑覆蓋全集團(tuán)的企業(yè)級(jí)信息平臺(tái)，基本涵蓋了企業(yè)日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括財(cái)務(wù)管理、檔案管理等。目前，集團(tuán)公司已采用SAP系統(tǒng)及其他有關(guān)信息管理系統(tǒng)開(kāi)展會(huì)計(jì)核算工作，產(chǎn)生了大量電子會(huì)計(jì)資料，同時(shí)建立了覆蓋全集團(tuán)（包括全國(guó)所有子公司）的多全宗檔案信息管理系統(tǒng)。如何科學(xué)、合理地管理這些電子會(huì)計(jì)資料，并將之轉(zhuǎn)化為有效的歸檔電子會(huì)計(jì)檔案，實(shí)現(xiàn)單套制管理，減少紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生，從而減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，提高企業(yè)管理效率，是當(dāng)前企業(yè)亟需研究解決的問(wèn)題。綜合企業(yè)實(shí)際會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)電子化水平，會(huì)計(jì)憑證由于尚未完全實(shí)現(xiàn)電子化管理目前尚不具備電子歸檔條件，因此優(yōu)選會(huì)計(jì)賬簿檔案開(kāi)展單套制管理研究。

娃哈哈現(xiàn)有多全宗檔案管理系統(tǒng)已用近10年，在功能和性能上未能滿足有關(guān)規(guī)范要求，和公司現(xiàn)有SAP、BPM、ERP等系統(tǒng)尚未集成，達(dá)不到只收集保管電子文件的標(biāo)準(zhǔn)。因此，公司決定對(duì)現(xiàn)有檔案系統(tǒng)進(jìn)行改造升級(jí)，一方面保證檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行，另一方面推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案保管和利用，解決集團(tuán)信息整合和共享的問(wèn)題，以有效降低管理成本，提高工作效率。

2 前期準(zhǔn)備工作

一是優(yōu)選電子檔案系統(tǒng)。通過(guò)充分調(diào)研，經(jīng)過(guò)招標(biāo)比對(duì)以及檔案系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)遷移等考量，優(yōu)選電子檔案系統(tǒng)管理軟件供應(yīng)商，并做好人員、場(chǎng)地和設(shè)備的采購(gòu)配置。同時(shí)梳理財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)軟件，確認(rèn)其輸出數(shù)據(jù)能滿足作為電子賬簿檔案長(zhǎng)期穩(wěn)定的要求。

二是明確工作目標(biāo)。對(duì)標(biāo)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)特別是電子賬簿的在線歸檔，滿足單套制保管要求，達(dá)到會(huì)計(jì)賬簿去紙質(zhì)化的效果。全集團(tuán)217個(gè)全宗全部實(shí)施，分步驟批量實(shí)施；明確會(huì)計(jì)賬簿檔案單套制管理應(yīng)確保檔案質(zhì)量長(zhǎng)期穩(wěn)定，歸檔及時(shí)、完整、有序，保管安全、規(guī)范。

三是明確職責(zé)分工。對(duì)項(xiàng)目參與部門(mén)實(shí)行職責(zé)劃分：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案電子化指導(dǎo)工作；財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)日常會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔管理工作；檔案部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)賬簿檔案接收和保管工作；信息管理部負(fù)責(zé)配合電子檔案系統(tǒng)管理軟件供應(yīng)商建設(shè)、優(yōu)化有關(guān)會(huì)計(jì)賬簿檔案單套制保管的檔案電子化運(yùn)行系統(tǒng)。

3 實(shí)施過(guò)程和方法

3.1 財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)中電子賬簿的形成和傳輸。由集團(tuán)檔案室主導(dǎo)，聯(lián)合財(cái)務(wù)部、信息部對(duì)SAP系統(tǒng)進(jìn)行研究和細(xì)化。主要通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)中電子賬簿的形成和輸出進(jìn)行研究分析，確保通過(guò)檔案收集“源頭控制”，保障會(huì)計(jì)賬簿電子檔案數(shù)據(jù)來(lái)源真實(shí)有效。

SAP系統(tǒng)會(huì)計(jì)賬簿的形成：娃哈哈財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)會(huì)計(jì)賬簿，按照國(guó)家會(huì)計(jì)賬簿標(biāo)準(zhǔn)格式和電子歸檔制度要求，結(jié)合本公司財(cái)務(wù)管理制度實(shí)際情況，設(shè)置了完整的賬簿管理體系。該體系按照賬冊(cè)類型實(shí)現(xiàn)單獨(dú)事務(wù)碼管理，所有賬簿均為系統(tǒng)自動(dòng)取值，相關(guān)數(shù)據(jù)均采集于SAP財(cái)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)庫(kù)底表，不允許也無(wú)法做任何更改；并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)稽核功能（即嚴(yán)格規(guī)避“獨(dú)立法人+會(huì)計(jì)年度+會(huì)計(jì)期間”重復(fù)采集的情況，如果出現(xiàn)系統(tǒng)將給出報(bào)錯(cuò)信息并終止指令）。

SAP系統(tǒng)電子會(huì)計(jì)賬簿的傳輸：本項(xiàng)目中財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)傳輸通過(guò)中間庫(kù)的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，即：SAP系統(tǒng)將用戶歸檔的文件信息及原文打包為歸檔信息包，并生成一個(gè)批次的歸檔信息放入中間關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔信息包放到中間的文件存儲(chǔ)系統(tǒng)上；統(tǒng)一接口平臺(tái)ETL子系統(tǒng)根據(jù)中間表歸檔批次信息表及歸檔信息包進(jìn)行歸檔文件的“四性”檢測(cè)，并將通過(guò)“四性”檢測(cè)的歸檔批次數(shù)據(jù)，進(jìn)行歸檔文件元數(shù)據(jù)XML及原文解析后，推送至電子檔案管理系統(tǒng)中。

確定電子賬簿元數(shù)據(jù)和歸檔格式規(guī)范：遵循國(guó)家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和電子檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，明確電子賬簿歸檔目的，準(zhǔn)確定位電子檔案管理系統(tǒng)跟財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)的區(qū)別，最后從電子賬簿檔案保管利用角度出發(fā)，提取SAP系統(tǒng)電子賬簿中的部分結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)作為電子賬簿檔案元數(shù)據(jù)。

娃哈哈財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子賬簿報(bào)表模塊因開(kāi)發(fā)時(shí)間較早，所用技術(shù)無(wú)法自動(dòng)生成滿足長(zhǎng)期保存的PDF格式文件。經(jīng)過(guò)研究，使用當(dāng)前主流的基于可視化單據(jù)打印的技術(shù)，根據(jù)電子歸檔數(shù)據(jù)，在歸檔接口運(yùn)行時(shí)自動(dòng)生成完整明細(xì)的PDF文件作為歸檔附件。

3.2 完善SAP系統(tǒng)中電子賬簿的接收、讀取和報(bào)表生成功能。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)方針，也是數(shù)據(jù)交換和共享的基礎(chǔ)。項(xiàng)目對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)SAP系統(tǒng)中電子賬簿的審簽程序進(jìn)行了完善，實(shí)現(xiàn)對(duì)封裝信息包的完整性和有效性認(rèn)證。另外遵循國(guó)家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定了娃哈哈集團(tuán)財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子賬簿與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口開(kāi)發(fā)及相關(guān)規(guī)范。在該環(huán)節(jié)中，從電子賬簿檔案保管利用角度出發(fā)，結(jié)合公司實(shí)際情況，研究并解決了財(cái)務(wù)部門(mén)要求將財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)電子賬簿的所有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形成電子檔案元數(shù)據(jù)的問(wèn)題，即提取SAP系統(tǒng)電子賬簿中的關(guān)鍵明細(xì)數(shù)據(jù)（行項(xiàng)目）作為電子賬簿檔案卷內(nèi)文件條目，完成元數(shù)據(jù)信息包捕獲，避免冗余數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。

3.3 開(kāi)發(fā)能有效接收、管理、利用電子賬簿的電子檔案管理系統(tǒng)。依據(jù)國(guó)家檔案局《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，對(duì)即將升級(jí)的電子檔案管理系統(tǒng)滿足檔案單套制管理的需求進(jìn)行了分析確認(rèn)，電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)財(cái)務(wù)管理SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成。支持電子文件元數(shù)據(jù)封裝、元數(shù)據(jù)采集和四性檢測(cè)、通用數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出接口（如XLS、DBF、MDB等主流格式數(shù)據(jù)）進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出，歸檔會(huì)計(jì)賬簿電子文件存儲(chǔ)格式和元數(shù)據(jù)等符合會(huì)計(jì)檔案電子化歸檔的管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)可將電子會(huì)計(jì)賬簿文件自動(dòng)捕獲接口、文件格式轉(zhuǎn)換進(jìn)行分布式部署，支持對(duì)于本集團(tuán)多全宗電子會(huì)計(jì)賬簿海量數(shù)據(jù)的運(yùn)轉(zhuǎn)與管理，提供智能檢索、跨庫(kù)檢索、二次檢索等多種檢索途徑。

3.4 明確電子賬簿檔案“四性”檢測(cè)和防篡改技術(shù)路徑。電子檔案的“四性”是指真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，保證“四性”是電子文件能夠成為電子檔案的前提，也是電子檔案能夠長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵要素。會(huì)計(jì)賬簿電子文件“四性”檢測(cè)方案設(shè)計(jì)主要參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一要求》等。即在財(cái)務(wù)系統(tǒng)SAP系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)出移交申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)在線移交（包括SAP系統(tǒng)通過(guò)接口平臺(tái)歸檔），移交過(guò)程形成完整的歸檔信息包，并且在信息包交接的過(guò)程中對(duì)信息包的完整性、真實(shí)性、安全性、可用性進(jìn)行檢測(cè)，保障電子會(huì)計(jì)賬簿檔案在移交接收、歸檔存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)四性檢測(cè)校驗(yàn)。

3.5 建立電子賬簿檔案?jìng)浞葜贫取８鶕?jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》“使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求”，結(jié)合公司電子檔案管理系統(tǒng)中電子會(huì)計(jì)賬簿檔案的管理方式，對(duì)電子會(huì)計(jì)賬簿檔案的存儲(chǔ)備份方式進(jìn)行了規(guī)范化的設(shè)計(jì)，明確并建立了“系統(tǒng)+存儲(chǔ)介質(zhì)”雙存儲(chǔ)備份和異地災(zāi)備保管機(jī)制，以確保電子數(shù)據(jù)安全。

3.6 部署應(yīng)用會(huì)計(jì)賬簿單套制管理結(jié)合本單位全宗多、會(huì)計(jì)主體多、電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)體量大的特點(diǎn)，采用分步驟批量實(shí)施，到今年9月底實(shí)現(xiàn)了70個(gè)全宗217個(gè)會(huì)計(jì)主體電子會(huì)計(jì)賬簿全部在線歸檔和單套制管理，并編制了電子會(huì)計(jì)賬簿單套制管理辦法、電子會(huì)計(jì)賬簿檔案檔號(hào)編制規(guī)則、電子賬簿文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子賬簿文件歸檔接口規(guī)范、電子賬簿檔案數(shù)據(jù)備份管理辦法、應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案等一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4 總結(jié)及展望

本文以娃哈哈集團(tuán)檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)開(kāi)展了電子會(huì)計(jì)賬簿檔案“單套制”管理研究，并已初見(jiàn)成效，該項(xiàng)目的成功實(shí)施將為民營(yíng)企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)賬簿單套制管理提供良好的開(kāi)端和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，助推民營(yíng)企業(yè)加快實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理。隨著會(huì)計(jì)賬簿單套制管理的應(yīng)用與各類檔案電子化程度的提高，娃哈哈集團(tuán)檔案工作將從以下三方面進(jìn)而逐步完善，一是研究完善所有會(huì)計(jì)檔案的電子歸檔管理（包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他類會(huì)計(jì)檔案）；二是研究完善電子會(huì)計(jì)檔案的線上調(diào)閱，目前電子檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了用戶身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄的功能，接下來(lái)將進(jìn)一步研究電子會(huì)計(jì)檔案借閱審批流程嵌入BPM等業(yè)務(wù)流程，能多渠道實(shí)現(xiàn)調(diào)閱各類會(huì)計(jì)檔案信息；三是研究通過(guò)全集團(tuán)多全宗海量電子會(huì)計(jì)檔案信息提取與分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)編研分析及產(chǎn)品定制，為公司決策層和財(cái)務(wù)共享中心提供高質(zhì)量精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。