高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)提升研究

何 山/吉林大學(xué)黨委組織部

1 問題的提出

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展驅(qū)動(dòng)各行業(yè)包括檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。2020年新修訂檔案法增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)內(nèi)容，要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障檔案信息安全，且明確規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)檔案管理人員提升自身數(shù)字素養(yǎng)提出了新要求。

高校干部檔案是全面、真實(shí)反映高校教工和干部學(xué)習(xí)、工作等情況的原始記錄，是職稱評(píng)聘、人才選拔和崗位調(diào)配的關(guān)鍵性依據(jù)，提升高校干部檔案管理人員的數(shù)字素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)高校檔案工作和干部管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。然而，當(dāng)前高校干部檔案管理人員仍存在以下方面問題：在年齡結(jié)構(gòu)方面，人員年齡偏大，人員的整體數(shù)字素養(yǎng)跟不上數(shù)字技術(shù)的日新月異；在知識(shí)結(jié)構(gòu)方面，既懂技術(shù)又懂管理的復(fù)合型專業(yè)人才嚴(yán)重不足；在學(xué)歷能力方面，碩博學(xué)歷占比較低，工作能力參差不齊，數(shù)字化應(yīng)用水平較低。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷推進(jìn)、高校用人機(jī)制逐步完善、干部檔案管理工作日益規(guī)范，高校應(yīng)加緊打造一支知識(shí)結(jié)構(gòu)完備、數(shù)字素養(yǎng)較高、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的干部人事檔案管理隊(duì)伍。

2 高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的構(gòu)成內(nèi)容

明確高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的構(gòu)成內(nèi)容既是提出數(shù)字素養(yǎng)提升策略的前提，也是高校人力資源配置更加精準(zhǔn)高效的基礎(chǔ)。目前一些國(guó)際組織，如美國(guó)圖書館協(xié)會(huì)（ALA）、英國(guó)聯(lián)合信息委員會(huì)（JISC）和歐盟等均為數(shù)字素養(yǎng)制定了執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)如何把數(shù)字素養(yǎng)融入相關(guān)工作中，提升管理人員的數(shù)字化應(yīng)用能力和水平，這些標(biāo)準(zhǔn)也為高校干部檔案管理人員的數(shù)字素養(yǎng)構(gòu)成提供參考框架。ALA認(rèn)為數(shù)字素養(yǎng)包括：一是技術(shù)和理解能力，即能夠查找、評(píng)估和創(chuàng)建各式各樣的信息；二是信息管理能力，即通過一定數(shù)字技術(shù)方法進(jìn)行信息的檢索并對(duì)檢索結(jié)果作出評(píng)判和分析；三是對(duì)信息管理、技術(shù)應(yīng)用、終身學(xué)習(xí)與用戶隱私的關(guān)系有一定見解；四是數(shù)字協(xié)作能力，即通過所掌握的技術(shù)與他人進(jìn)行有效溝通交流；五是數(shù)字化創(chuàng)建能力，利用相關(guān)技能為公民創(chuàng)造出和諧且互動(dòng)性高的環(huán)境。歐盟從知識(shí)方面、技能方面和態(tài)度三方面對(duì)二十一種具體的數(shù)字素養(yǎng)進(jìn)行了分析。JISC認(rèn)為，數(shù)字素養(yǎng)包括媒介素養(yǎng)、問題解決和創(chuàng)新素養(yǎng)、 ICT素養(yǎng)、數(shù)字學(xué)習(xí)素養(yǎng)、數(shù)字身份素養(yǎng)、數(shù)字交流素養(yǎng)等六方面。新媒體聯(lián)盟將數(shù)字素養(yǎng)分為通識(shí)素養(yǎng)、創(chuàng)新素養(yǎng)和跨學(xué)科素養(yǎng)。學(xué)者Laar等認(rèn)為數(shù)字素養(yǎng)評(píng)價(jià)體系應(yīng)包括技術(shù)、信息管理、通信、協(xié)作和創(chuàng)作力等七方面。

在參考以上框架與結(jié)合檔案管理特性的基礎(chǔ)上，本文提出干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的構(gòu)成內(nèi)容應(yīng)包括以下五個(gè)維度。

一是數(shù)字技術(shù)維度。技術(shù)應(yīng)用作為數(shù)字素養(yǎng)的基礎(chǔ)能力，主要是指檔案管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)知及應(yīng)用能力，包括數(shù)字設(shè)備認(rèn)知、數(shù)字設(shè)備操作、數(shù)字設(shè)備維護(hù)以及電子郵件使用能力，是利用數(shù)字化工具開展檔案工作的技術(shù)儲(chǔ)備。隨著高校干部人事檔案的數(shù)字化工作逐步向縱深發(fā)展，需要具備一定的信息技術(shù)和數(shù)字化管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作，能夠利用技術(shù)進(jìn)行內(nèi)外部協(xié)作、在線處理信息等。

二是信息管理維度。技術(shù)應(yīng)用實(shí)操最重要的步驟是對(duì)信息進(jìn)行管理，主要是指對(duì)信息的獲取、處理、評(píng)估與檢索能力。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，干部人事檔案可以分為干部履歷、自傳、學(xué)歷、黨團(tuán)等十種材料，需要管理人員對(duì)不同的信息進(jìn)行鑒別處理，分類管理，進(jìn)而對(duì)不同的檔案進(jìn)行分析處理，以挖掘信息價(jià)值。干部檔案管理人員應(yīng)在實(shí)際工作中具備檔案信息的整理組織、檢索處理、歸納分析等能力。

三是協(xié)同合作維度。數(shù)字化環(huán)境下，高校干部檔案管理人員與其他職能部門人員進(jìn)行交流互動(dòng)、相互協(xié)作等能力的總和，包括高校干部人事數(shù)字化互動(dòng)能力和數(shù)字化協(xié)作能力。由于干部檔案“檔隨人走”的要求，具有流動(dòng)性大的特點(diǎn)，要求干部檔案管理人員做好與人員及人事部門的充分配合，做好檔案資料的接收和傳遞工作。高校干部人事檔案管理需要多部門的協(xié)作，打破層級(jí)壁壘，暢通業(yè)務(wù)流程。

四是內(nèi)容創(chuàng)建維度。根據(jù)工作需要和要求創(chuàng)建與整合檔案數(shù)字內(nèi)容的能力。干部檔案材料內(nèi)容比較豐富，管理人員不僅需要具有利用數(shù)字資源的能力，還需要?jiǎng)?chuàng)造性地輸出內(nèi)容。管理人員需要做好缺件的記錄和管理，提升信息整合能力，以便補(bǔ)齊檔案材料。同時(shí)，搭建和升級(jí)干部人事檔案管理系統(tǒng)，按照用戶不同的需求，在提供指令和系統(tǒng)完善中對(duì)管理人員的創(chuàng)新能力提出了一定的要求。

五是信息安全維度。檔案管理人員安全、合法地使用數(shù)字系統(tǒng)及設(shè)施，包括確保設(shè)施安全、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)保密的能力。網(wǎng)絡(luò)的開放性也帶來了頻繁出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問題，如果干部檔案的數(shù)據(jù)泄露或者是被盜取，會(huì)對(duì)高校人力資源的管理帶來重大損失，因此信息安全能力對(duì)干部檔案管理人說必不可少。信息安全維度著重要求檔案管理人員在使用數(shù)字系統(tǒng)管理時(shí)確保安全性和合法性。

3 高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)提升策略

根據(jù)上文所述數(shù)字素養(yǎng)的五方面維度及其具體構(gòu)成內(nèi)容，可以著重從以下幾個(gè)方面去提升高校干部檔案管理人員的數(shù)字素養(yǎng)。

第一，調(diào)整自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用能力。對(duì)高校干部檔案管理人員來說，要對(duì)自身知識(shí)體系進(jìn)行豐富與調(diào)整，積極更新理論知識(shí)結(jié)構(gòu)，以便能夠適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型新形勢(shì)新要求。要積極學(xué)習(xí)相關(guān)其他領(lǐng)域的知識(shí)，提升使用數(shù)字化應(yīng)用的能力，熟練掌握與應(yīng)用新型管理技術(shù)，積極學(xué)習(xí)各類數(shù)字系統(tǒng)的操作并能準(zhǔn)確提供需求和及時(shí)反饋。

第二，強(qiáng)化信息管理能力，培養(yǎng)數(shù)字化意識(shí)。高校干部檔案管理人員需注重信息處理、信息檢索、信息應(yīng)用能力的提升，要敏銳地識(shí)別檔案信息，對(duì)信息進(jìn)分析和加工處理。在收集檔案時(shí)對(duì)檔案的歸檔范圍應(yīng)做出可靠性和權(quán)威性的判斷，對(duì)檔案內(nèi)容做出科學(xué)的鑒定， 正確理解用戶需求。利用數(shù)字化工具，快速準(zhǔn)確查詢定位，評(píng)估信息對(duì)檔案工作的應(yīng)用價(jià)值。此外，高校應(yīng)根據(jù)干部人事檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀，加強(qiáng)數(shù)字化管理宣傳，培養(yǎng)干部檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)，加強(qiáng)觀念引導(dǎo)。

第三，促進(jìn)多部門協(xié)調(diào)配合，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)。高校干部管理人員應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)合作能力，明確干部檔案管理人員的各項(xiàng)分工協(xié)作，形成科學(xué)規(guī)范的機(jī)制。同時(shí)，定期舉行相關(guān)的培訓(xùn)交流會(huì)議，促進(jìn)不同部門人員的經(jīng)驗(yàn)交流。應(yīng)對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，組建結(jié)構(gòu)合理、有事互補(bǔ)、年富力強(qiáng)的工作團(tuán)隊(duì)，形成集體學(xué)習(xí)和終身學(xué)習(xí)的團(tuán)隊(duì)氛圍，穩(wěn)步提升相關(guān)工作人員的數(shù)字素養(yǎng)。

第四，積極尋求創(chuàng)新與發(fā)展，全面增強(qiáng)干部素養(yǎng)。對(duì)信息的獲取和利用有助于干部檔案管理人員發(fā)掘信息價(jià)值，因此高校干部檔案管理人員要根據(jù)數(shù)字平臺(tái)創(chuàng)建、整合干部檔案信息的需求，完善檔案內(nèi)容，發(fā)掘檔案價(jià)值。同時(shí)要重視思維創(chuàng)新，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，具體來說即需要結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，積極探索、創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理模式，加強(qiáng)檔案管理人員在不同的平臺(tái)系統(tǒng)上創(chuàng)建整合內(nèi)容的能力。

第五，增強(qiáng)安全觀念和保密意識(shí)，維護(hù)檔案資源可靠性。應(yīng)提高管理人員的數(shù)字化技術(shù)水平，確保系統(tǒng)異常時(shí)，管理人員可以第一時(shí)間修復(fù)系統(tǒng)，保障數(shù)字化設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)的安全。要增強(qiáng)管理人員對(duì)信息/數(shù)據(jù)安全的認(rèn)識(shí)和重視。另外，工作人員加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)安全保護(hù)的法律政策和相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，確保用戶的隱私安全。