加強村級檔案整理與鑒定的幾點思考

徐林娟/杭州遠大檔案技術有限公司

村級檔案是村黨組織、村民委員會、村集體經(jīng)濟組織等在黨組織建設、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式或載體的歷史記。習近平總書記指出，要把工業(yè)和農(nóng)業(yè)、城市和鄉(xiāng)村作為一個整體統(tǒng)籌謀劃，要繼續(xù)推進新農(nóng)村建設，使之與新型城鎮(zhèn)化協(xié)調(diào)發(fā)展、互惠一體，形成雙輪驅(qū)動。近年來，我國新農(nóng)村建設、“城鄉(xiāng)一體化”改革穩(wěn)步推進，農(nóng)村面貌發(fā)生了翻天覆地的變化。

村級檔案直接見了證鄉(xiāng)村振興、新農(nóng)村建設的偉大歷史成就，當前加強村級檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。為此要充分認識村級檔案的特點。一是條線性。農(nóng)村工作涉及多個條線，體現(xiàn)了黨領導下的條條管理，這種條線管理的實質(zhì)就是按職能分工進行管理，在農(nóng)村工作條線管理的基礎上形成的村級檔案也具有條線性。二是成套性。鄉(xiāng)村管理條條間各司其職，各項工作中產(chǎn)生的文件都成套有機關聯(lián)，構成一份份完整的成套文件，具有成套性。成套性的特點決定了村級檔案整理與鑒定必須維護檔案的整體性，確保其能反映工作原貌。三是連續(xù)性。鄉(xiāng)村的穩(wěn)定性、歷史延續(xù)性決定了同一條線會在不同的年份持續(xù)形成同一類檔案，因此村級檔案具有連續(xù)性的特點。此特點決定了檔案管理必須統(tǒng)一標準，保持分類、組織保管單位、排序、編號等方法的穩(wěn)定。還要注意地方文化性。因為村是我國社會的重要根基，是傳統(tǒng)文化的重要來源地。村級檔案真實地反映了村史村情，包含了本村的文化元素。做好村級檔案管理，必須要確保經(jīng)過整理的檔案能完整地反映本村的傳統(tǒng)文化傳承。本文基于工作實踐，探討如何做好村級檔案整理與鑒定工作。

1 選擇合適的檔案整理方式

《浙江省村（社區(qū)）組織換屆檔案管理辦法》指出，紙質(zhì)檔案的整理應根據(jù)檔案保管單位實際情況，按照《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》標準執(zhí)行；數(shù)碼照片檔案、電子檔案整理分別按《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關標準執(zhí)行；實物檔案按件整理。筆者認為，根據(jù)前述村級檔案的特點，以及文件形成的時間順序、邏輯順序、來源原則等因素，按卷整理村級檔案更貼合實際。

檔案整理的原則是充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。村級檔案具有條線性和成套性特點，如按件整理，盡管可以通過盒裝固化或備注參見號等方式維系成套文件之間的關聯(lián)，但終究是將同一事件中形成的有機整體分解了，不能體現(xiàn)成套性，所以不能很好地反映某一項工作的全貌；按件整理，沒有案卷題名的關聯(lián)也不方面利用。如按條線歸類、按卷整理，尊重檔案的條線性和成套性特點，全面反映文件之間的有機聯(lián)系，這樣就方便日常管理中對檔案進行清點、核對、統(tǒng)計，也方便利用者查閱利用。此外，按卷整理還能解決臺賬歸檔方面的問題。根據(jù)規(guī)定，條線工作中會建立臺賬，臺賬要先于檔案出現(xiàn)。臺賬中的文件有需要歸檔的，也有可以不歸檔的，而文件資料歸檔時間基本為第二年上半年此時臺賬已經(jīng)形成，如果按件整理，那些被做進臺賬的原件會面臨會出現(xiàn)臺賬被拆開、抽取需歸檔的文件材料進行歸檔的情況整本臺賬當“件”來歸檔，會出現(xiàn)同一年度、同一類型內(nèi)點件、卷不分的尷尬境地。如果按卷整理，可直接將臺賬歸檔，這樣有效提高了工作效率。

2 選擇合適的檔案鑒定方式

2006年，國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》將機關文書檔案的保管期限規(guī)定為永久、30年、10年。根據(jù)要求文書檔案按件整理，因此文書檔案的保管期限劃分也是按件進行的，即“件劃定”。實踐中村級檔案保管期限確定也很容易沿用“件劃定”的思路，這會導致兩種結果。一是人為地將一個有機關聯(lián)的成套檔案，拆分成永久、30年、10年三個不同保管期限的部分，并分別裝在不同的檔案盒內(nèi)，這樣不利于對已到保管期限的檔案進行整體鑒定，容易因局部鑒定導致檔案被不當銷毀，人為造成原本成套檔案的“缺失”；二是使利用者不能全面了解整個工作的面貌，直接影響利用效果。

對村級檔案進行“件劃定”還是“成套劃定”，這涉及檔案鑒定方法確定，即對檔案進行個體鑒定還是整體鑒定。傳統(tǒng)鑒定一直采用的是“直接鑒定法”，就是對檔案文件進行逐份鑒定，判斷其價值。但村級檔案成套性的特點要求必須成套地保存檔案，以完整反映一項工作的全貌，任何抽取行為都將使得檔案不能全面反映工作情況。而“直接鑒定法”將造成同一成套檔案當中不同文件存在不同保管期限，影響到期文件處置，不利于維護檔案的成套性。

村級檔案鑒定工作要充分考慮檔案的成套性特點，采用成套劃定保管期限的方法，對成套檔案進行整體鑒定并確定統(tǒng)一的保管期限，如果成套檔案保管期限確定為永久，其中每一份文件應當服從整體價值，都要永久保存。這樣的鑒定方法是合理的，且便于操作。