做好村級(jí)換屆選舉檔案管理的若干要?jiǎng)?wù)

駱嘉莉 彭期蘭/東陽(yáng)市檔案館

根據(jù)省委、省政府的統(tǒng)一部署，今年全省全面啟動(dòng)新一輪村級(jí)組織換屆選舉工作。此輪換屆，正值村級(jí)組織任期調(diào)整的分界期、“一肩挑”的全面實(shí)踐期、行政村規(guī)模調(diào)整的融合期，艱巨性和復(fù)雜性前所未有。村級(jí)組織換屆工作中形成的具有保存價(jià)值的資料，經(jīng)歸檔即是村級(jí)組織換屆檔案。村級(jí)組織換屆檔案真實(shí)反映了村級(jí)組織換屆工作的方方面面，能夠保障換屆后各項(xiàng)工作有序開展，還能保障村民合法權(quán)益。當(dāng)前，做好村級(jí)組織換屆檔案管理是貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于基層組織建設(shè)重要指示精神、堅(jiān)持檔案工作“三個(gè)走向”根本遵循的重要舉措，是貫徹落實(shí)浙江檔案工作“一強(qiáng)化四提升”的實(shí)際舉措，也是推動(dòng)檔案工作向基層延伸、向縱深發(fā)展的具體舉措。

1 換屆檔案管理存在的問題

一是缺乏做好換屆檔案管理的意識(shí)，有一些村的村干部缺乏要將換屆材料及時(shí)歸檔的意識(shí)，在換屆選舉時(shí)沒有按要求及時(shí)收集保管相關(guān)重要文件材料，也沒有按照要求第一時(shí)間歸檔，時(shí)間一久許多重要材料就散失了。還有個(gè)別村干部出于各種原因，在換屆選舉后不愿向新的班子移交自己保管的資料，造成檔案缺失。二是換屆檔案管理制度不健全，如沒有規(guī)定要有專人負(fù)責(zé)檔案管理，現(xiàn)實(shí)中往往由村會(huì)計(jì)、文書兼職管理檔案，且他們崗位變動(dòng)頻繁，因此難以做好檔案管理。再如沒有檔案移交方面的規(guī)定，檔案的移交易被忽略；沒有要求檔案要集中統(tǒng)一保管，工作中往往是誰(shuí)形成誰(shuí)保管，如遇工作人員崗位變動(dòng)，形成的資料也沒有及時(shí)移交。三是檔案保管條件跟不上，庫(kù)房設(shè)施不符合“九防”要求。大部分村都未設(shè)置專門的檔案室，少數(shù)有檔案室的村也未配齊除濕機(jī)、查檔電腦、滅火器等硬件設(shè)施。

2 加強(qiáng)換屆檔案管理的若干對(duì)策

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，搭建三級(jí)聯(lián)動(dòng)網(wǎng)絡(luò)

縣市層面上，在市委辦的統(tǒng)籌推動(dòng)下，我市檔案部門積極對(duì)接組織、紀(jì)監(jiān)、宣傳等部門，形成工作合力。檔案部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作推進(jìn)，組織部門牽頭各鎮(zhèn)鄉(xiāng)黨委落實(shí)檔案工作組織架構(gòu)，紀(jì)監(jiān)部門配合工作推進(jìn)情況的紀(jì)律督查，宣傳部門加強(qiáng)宣傳造勢(shì)。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)層面上，根據(jù)新修訂檔案法“鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”的規(guī)定，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）落實(shí)一名分管領(lǐng)導(dǎo)和一名管理人員，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)落實(shí)專門用于存放轄區(qū)內(nèi)的換屆檔案的庫(kù)房，管理人員負(fù)責(zé)對(duì)接各聯(lián)村干部，做好轄區(qū)內(nèi)換屆檔案的接收和保管工作。

村級(jí)層面上，指定各行政村（社區(qū)）由支部書記、網(wǎng)格員、村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)主任負(fù)責(zé)換屆檔案工作。支部書記為換屆檔案工作的第一責(zé)任人，網(wǎng)格員為直接責(zé)任人，村務(wù)監(jiān)督委員會(huì)主任負(fù)責(zé)檔案移交時(shí)的見證監(jiān)督；同時(shí)明確各聯(lián)村干部的職責(zé)，即配合檔案管理人員做好選舉檔案的指導(dǎo)、收集和移交。

2.2 狠抓試點(diǎn)，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用

一是壓實(shí)主體責(zé)任，“軟硬皆施”強(qiáng)化基層基礎(chǔ)。主動(dòng)參與東陽(yáng)首個(gè)換屆選舉試點(diǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)南馬鎮(zhèn)召開的全鎮(zhèn)村級(jí)組織換屆工作動(dòng)員大會(huì)，服務(wù)換屆期間各項(xiàng)資料的發(fā)放、整理、收集、歸檔等工作。按照“一村一柜”標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置符合“九防”要求的檔案庫(kù)房，配備檔案專柜等設(shè)備，確保硬件設(shè)施準(zhǔn)備到位。明確對(duì)專班專職人員的職責(zé)要求，把換屆選舉材料的形成、歸集、移交納入選舉工作計(jì)劃和工作程序，列入有關(guān)人員職責(zé)范圍，與換屆選舉工作同時(shí)布置、同步推進(jìn)。

二是細(xì)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，完成“三個(gè)一”工作部署。首先進(jìn)行一次專題培訓(xùn)，專門針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員開展南馬鎮(zhèn)村社組織換屆工作培訓(xùn)會(huì)，明確換屆檔案工作要求與流程，并解決人員配備和庫(kù)房設(shè)置等方面存在的問題。其次建立一套管理制度，根據(jù)南馬鎮(zhèn)實(shí)際情況，及時(shí)建立檔案管理人員崗位職責(zé)、文件材料收集歸檔、借閱查詢、保密管理、鑒定銷毀等方面制度。再次開展一次專項(xiàng)指導(dǎo)，與聯(lián)村干部到各行政村進(jìn)行指導(dǎo)、統(tǒng)籌、培訓(xùn)。

三是注重工作實(shí)效，保證換屆選舉過程中檔案的齊全完整。在換屆選舉前，明確將村委會(huì)換屆選舉中文件材料的收集移交工作作為換屆選舉的重要組成部分。各村按照村級(jí)檔案歸檔范圍和保管期限表，做好財(cái)務(wù)賬目、債權(quán)債務(wù)、集體資產(chǎn)清單、合同協(xié)議等重要文件資料的交接。在換屆選舉中，做好各個(gè)階段文件資料的收集工作，在新一屆村級(jí)組織產(chǎn)生后10日內(nèi)完成檔案交接，在換屆工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成“村檔鎮(zhèn)管”工作小結(jié)。

2.3 強(qiáng)化監(jiān)督，細(xì)化落實(shí)法律責(zé)任

要求新一屆村級(jí)組織產(chǎn)生后，原村級(jí)組織須在10日內(nèi)將檔案全部移交并填報(bào)《檔案交接文據(jù)》，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)及時(shí)統(tǒng)計(jì)所轄村的換屆檔案管理情況，填報(bào)《村級(jí)組織檔案移交情況統(tǒng)計(jì)表》，并在1個(gè)月內(nèi)將轄區(qū)內(nèi)村級(jí)組織檔案移交情況報(bào)市委組織部和市檔案局。對(duì)于在換屆選舉過程中涂改、損毀、丟失檔案的或拖延、拒絕移交檔案的，將進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究有關(guān)人員責(zé)任。