國(guó)外公共檔案館發(fā)展趨勢(shì)及啟示

趙 躍/四川大學(xué)公共管理學(xué)院 段先娥/四川電力設(shè)計(jì)咨詢有限責(zé)任公司

公共檔案館是檔案館發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，在提升行政效率、表達(dá)公民意識(shí)、追求經(jīng)濟(jì)效益等方面發(fā)揮著不可替代的作用[1]。隨著數(shù)字轉(zhuǎn)型的縱深，國(guó)內(nèi)外檔案界開始思考公共檔案館的未來方向，國(guó)際檔案理事會(huì)2019年年會(huì)的主題為“設(shè)計(jì)21世紀(jì)的檔案館”，表現(xiàn)出了對(duì)公共檔案館發(fā)展的關(guān)注。很多國(guó)家也圍繞公共檔案館的未來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和探索，澳大利亞國(guó)家檔案館（National Archives of Australia，NAA）制定了“2020年發(fā)展愿景：成為數(shù)字時(shí)代世界領(lǐng)先的檔案館”[2]；美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，NARA）制定的“2018—2022年戰(zhàn)略規(guī)劃”明確了未來檔案館發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和具體策略[3]；英國(guó)國(guó)家檔案館（The National Archives，TNA）在2015—2019年戰(zhàn)略規(guī)劃總結(jié)中重申了其在檔案領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)地位，并表示未來需要建立新的學(xué)術(shù)和研究合作伙伴關(guān)系，與新的受眾群體建立聯(lián)系，建立21世紀(jì)的檔案館[4]。以上規(guī)劃都體現(xiàn)出國(guó)外公共檔案館在發(fā)展理念和發(fā)展方式上的新趨勢(shì)和新方向。本文主要以上述文本為研究對(duì)象，結(jié)合國(guó)外一些典型公共檔案館的發(fā)展實(shí)踐，對(duì)國(guó)外公共檔案發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行解讀與分析，以期在“十三五”規(guī)劃的收官之年和“十四五”規(guī)劃研究的關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，為國(guó)內(nèi)公共檔案館的發(fā)展提供一些啟發(fā)。

1 國(guó)外公共檔案館發(fā)展趨勢(shì)分析

1.1 進(jìn)一步推動(dòng)檔案資源開放獲取

為了做好檔案開放和公眾獲取工作，各國(guó)檔案館從多個(gè)方面進(jìn)行了努力，包括加速檔案資源的處理、拓寬公眾獲取檔案資源的渠道、加強(qiáng)檔案開放過程中的安全保障等。

首先，檔案資源處理包括檔案數(shù)字化、整理、錄入和維護(hù)等，處理后的檔案在利用及時(shí)性和便捷性方面具備優(yōu)勢(shì)。NARA已對(duì)78%的傳統(tǒng)（模擬）文件進(jìn)行了數(shù)字化，對(duì)89%的電子文件進(jìn)行了整理，并計(jì)劃到2024財(cái)年完成5億頁(yè)文件的數(shù)字化[5]。澳大利亞政府向NAA提供了1000萬澳元經(jīng)費(fèi)，用于在未來四年內(nèi)將二戰(zhàn)的服務(wù)文件數(shù)字化。確保澳大利亞人更輕松地訪問相關(guān)檔案，了解二戰(zhàn)時(shí)期的故事[6]，此外NAA 還建立了電子文件與檔案管理系統(tǒng)（EDRMS）和數(shù)字檔案在線描述工具[7]。通過上述努力，NAA開放期檔案向公眾開放比例總體已達(dá)到了98%[8]。

其次，經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案資源需要借助一定的渠道才能為公眾獲取利用，很多檔案館都在探索公眾獲取平臺(tái)的改進(jìn)和創(chuàng)新。如NAA數(shù)字檔案館中正在建設(shè)一個(gè)多功能平臺(tái)，讓所有的澳大利亞人都可以獲取檔案服務(wù)、活動(dòng)和展覽[9]；NARA升級(jí)了國(guó)家檔案館的目錄，以解決可擴(kuò)展性問題[10]，還建立了創(chuàng)新中心，負(fù)責(zé)開發(fā)檔案共享工具，方便社會(huì)各界進(jìn)行數(shù)字獲取和檔案研究[11]。

此外，在開放獲取過程中，對(duì)檔案內(nèi)容和公眾隱私的安全保障是不可忽視的部分。國(guó)外檔案館既通過制度來保障檔案安全，如美國(guó)《信息自由法》《私人信息法》《陽(yáng)光政府法》等規(guī)定了檔案的開放期限和利用限制，英國(guó)《公共檔案法》《信息自由法》規(guī)定了檔案公開的豁免時(shí)限，澳大利亞《澳大利亞聯(lián)邦檔案法》《隱私法》強(qiáng)調(diào)檔案公開過程中公民隱私保護(hù)等。同時(shí)，利用技術(shù)對(duì)開放獲取中的數(shù)據(jù)安全進(jìn)行保障，如ARCHANGEL通過區(qū)塊鏈技術(shù)保障公共檔案中數(shù)字文檔的完整性和透明度，創(chuàng)建了一個(gè)去中心化的內(nèi)容證據(jù)存儲(chǔ)庫(kù)，通過對(duì)區(qū)塊鏈的共識(shí)檢查對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)[12][13]，還有學(xué)者探索基于貝葉斯方法建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)模型[14]。

1.2 加速人工智能在檔案工作中的運(yùn)用

隨著海量的、非結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)持續(xù)增加，檔案的分類、整理、著錄、鑒定、檢索等工作變得更加復(fù)雜，尋求新技術(shù)來支持檔案工作的正常運(yùn)行已成為迫切需求，自動(dòng)化、智能化成為公共檔案館的新目標(biāo)，其中人工智能在檔案工作中的運(yùn)用成為關(guān)注焦點(diǎn)。當(dāng)前，國(guó)外公共檔案館中人工智能的應(yīng)用主要集中于檔案整理、檢索和服務(wù)方面[15]。

首先，人工智能技術(shù)可以通過自然語言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)將數(shù)據(jù)資源按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，保證檔案的準(zhǔn)確有序。澳大利亞新南威爾士州檔案館借助內(nèi)部試點(diǎn)項(xiàng)目，利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，解決了州政府部門大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集的分類問題[16]。澳大利亞維多利亞公共檔案館基于Proof of Concept（PoC）項(xiàng)目，運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)實(shí)現(xiàn)了對(duì)維多利亞州政府大量非結(jié)構(gòu)化電子郵件的鑒定、處置和敏感性審查；而NAA的團(tuán)隊(duì)研究了實(shí)體和自動(dòng)元數(shù)據(jù)提取、語義分析、分類法、本體構(gòu)建以及關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)方法，并建立了檔案館處置授權(quán)的概念模型和語義分析模型。下一步將在機(jī)器學(xué)習(xí)和人工智能專家的建議下，評(píng)估各類機(jī)器學(xué)習(xí)的創(chuàng)建和實(shí)施，包括自動(dòng)分類、聚類和索引工具。預(yù)計(jì)這一階段將成為所有文件管理機(jī)構(gòu)未來數(shù)字方法的試點(diǎn)[17]。

其次，人工智能技術(shù)在運(yùn)用于檔案檢索過程中出現(xiàn)了對(duì)古老的手寫檔案識(shí)別精度不夠的問題，為此，各檔案館開始尋求對(duì)其的升級(jí)改造，其中梵蒂岡秘密檔案館就嘗試與高校及社會(huì)力量合作，創(chuàng)建了一個(gè)新項(xiàng)目In Codice Ratio，結(jié)合使用人工智能和OCR軟件搜索文本并提供結(jié)果，它不僅更準(zhǔn)確，而且轉(zhuǎn)錄速度快。其創(chuàng)新之處在于拼圖分割，將單詞分解成更接近每個(gè)筆劃的東西，也就是通過將每個(gè)單詞分成一系列垂直和水平帶并尋找局部最小值來達(dá)到對(duì)古老的手寫檔案更精準(zhǔn)快速識(shí)別和檢索的目的，成功后該技術(shù)將在所有的檔案館中被通用[18]。

最后，隨著公眾對(duì)個(gè)性化服務(wù)和用戶體驗(yàn)的要求持續(xù)提高，檔案館通過自然語言處理技術(shù)、智能代理檢索技術(shù)、專家系統(tǒng)、智能機(jī)器人等來提供檔案?jìng)€(gè)性化定制系統(tǒng)[19]。還有檔案館用語音指令來簡(jiǎn)化搜索，可謂是對(duì)視力障礙者的特別關(guān)照，極大改善了用戶使用體驗(yàn)[20]。當(dāng)然，正如安西婭·賽勒斯所言，機(jī)器學(xué)習(xí)有其固有的局限，無法完全達(dá)到人類對(duì)檔案數(shù)據(jù)理解分析的精確性，需要檔案人員在進(jìn)行人工智能與檔案工作融合測(cè)試時(shí)注意測(cè)量精度，調(diào)整算法，確保檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)算法透明[21]。基于此，TNA對(duì)人工智能與機(jī)器學(xué)習(xí)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，認(rèn)為檔案行業(yè)需要修訂相應(yīng)規(guī)范和準(zhǔn)則應(yīng)對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)發(fā)揮人與機(jī)器的不同優(yōu)勢(shì)，以人的主觀能動(dòng)性克服人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)的局限性[22]。并提出進(jìn)一步保存人工智能分析過程中的數(shù)據(jù)和記錄，以保證人工智能技術(shù)下檔案的真實(shí)性[23]。NAA也提出，要使技術(shù)增強(qiáng)檔案信息的描述性和互操作性，需要更改檔案過程本身[24]。

1.3 加強(qiáng)公共檔案館與公眾的聯(lián)系

英、美、澳等國(guó)家檔案館都將“加強(qiáng)與公眾的聯(lián)系”作為未來幾年的發(fā)展目標(biāo)，一方面是各國(guó)構(gòu)建開放政府、透明政府的需要，另一方面也是加強(qiáng)公眾對(duì)檔案工作參與度的重要手段。當(dāng)前這種聯(lián)系的加強(qiáng)主要通過檔案館自上而下改善檔案服務(wù)方式和公眾自下而上參與檔案館建設(shè)兩種途徑進(jìn)行。

首先，檔案館主動(dòng)調(diào)查公眾對(duì)自身服務(wù)的滿意度，并根據(jù)反饋加以改進(jìn)。NARA在其工作計(jì)劃中將未來發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行明確和量化：到2020年，逐步滿足93%的用戶的不同要求，同時(shí)在博物館、外展、教育和公共項(xiàng)目活動(dòng)中獲得90%的滿意度。并為此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)制定新的標(biāo)準(zhǔn)以及時(shí)有效地響應(yīng)用戶的需求[25]。NAA也表示要增加滿意客戶和訪客的數(shù)量[26]。此外，很多檔案館通過改進(jìn)服務(wù)方式來擴(kuò)大服務(wù)的受眾范圍和影響力，如NAA建立新的體驗(yàn)式檔案網(wǎng)站，提供全國(guó)性的展覽巡回節(jié)目和引人入勝的公共節(jié)目來增加訪客和公眾滿意度。NARA推出“銘刻印跡：簽名里的故事”展覽，通過“簽名”將美國(guó)歷史上的重要事件直觀地呈現(xiàn)給觀眾。這些體驗(yàn)活動(dòng)都增加了檔案館與公眾的互動(dòng)，吸引了更多關(guān)注[27]。

其次，鼓勵(lì)公眾轉(zhuǎn)變角色，將自己從“接受者”變成“參與者”是當(dāng)前更為普遍的趨勢(shì)[28]。其中公眾參與又以公眾自發(fā)性參與和檔案眾包兩種模式為主。前一種模式表現(xiàn)為公眾通過網(wǎng)站主動(dòng)地進(jìn)行意見反饋，如公眾通過TNA網(wǎng)站首頁(yè)的用戶調(diào)研問卷，表達(dá)自身的訪問需求，推動(dòng)檔案館服務(wù)質(zhì)量的提升[29]。這種參與模式對(duì)公眾的專業(yè)性要求不高，可以根據(jù)自身利用情況進(jìn)行反饋或是根據(jù)興趣愛好參與檔案館建設(shè)，公眾參與門檻較低。

而眾包模式更具專業(yè)性，它的核心理念是檔案館在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)發(fā)布有關(guān)任務(wù)，公眾自由自愿地承接。最終通過匯聚公眾的力量與智慧完成檔案收集、文本轉(zhuǎn)錄、著錄、標(biāo)引等工作[30]。近幾年隨著眾包項(xiàng)目普遍發(fā)展。NARA、NAA等將其作為加強(qiáng)檔案館與公眾聯(lián)系的重要策略寫入工作計(jì)劃中：NARA通過向在線國(guó)家檔案目錄提供獨(dú)特的內(nèi)容，鼓勵(lì)公眾添加“標(biāo)簽”并抄錄文件，以改善搜索結(jié)果；到2025財(cái)年，公民對(duì)國(guó)家檔案目錄的貢獻(xiàn)使手寫或難以閱讀的文字可供更廣泛的受眾使用。澳大利亞作為檔案眾包發(fā)展最為迅猛的國(guó)家，諸如“目的地：澳大利亞——分享我們的戰(zhàn)后移民故事”項(xiàng)目；“強(qiáng)制收養(yǎng)”歷史項(xiàng)目；“發(fā)現(xiàn)米爾登霍爾的堪培拉”項(xiàng)目；“蜂巢”轉(zhuǎn)錄等項(xiàng)目正在如火如荼進(jìn)行。當(dāng)前國(guó)外公共檔案館的眾包模式呈現(xiàn)出了以下特點(diǎn)：一是依托于多樣的技術(shù)和平臺(tái)，既有通過檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)站也有通過社交平臺(tái)發(fā)起的眾包項(xiàng)目。有檔案館開發(fā)搜索工具，不僅向用戶呈現(xiàn)的描述性信息，還允許用戶創(chuàng)建和分享標(biāo)記和虛擬列表集合[31]，還有檔案館通過與其他聯(lián)邦機(jī)構(gòu)，私營(yíng)部門和公眾合作，將諸如檔案館、圖書館、博物館等機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)源進(jìn)行連接，以提高數(shù)據(jù)的可檢索性和可用性[32]；二是類型多樣且貫穿于檔案管理工作的全過程，從檔案資源眾包、檔案整理與組織眾包、檔案鑒定眾包到檔案利用與傳播眾包，公眾得以更全面地參與整個(gè)檔案工作中；三是檔案工作者自身定位的轉(zhuǎn)變，由之前的信息提供者變成了公眾參與的指導(dǎo)者、系統(tǒng)者和監(jiān)督者，檔案管理員也在努力以開放的態(tài)度承擔(dān)新角色[33]。

2 國(guó)外公共檔案館發(fā)展趨勢(shì)對(duì)我國(guó)的啟示

2.1 加大檔案開放力度

改革開放以來，我國(guó)在檔案開放和公眾對(duì)檔案的利用服務(wù)中已經(jīng)進(jìn)行了卓有成效的探索。2019年《政府信息公開條例》的重新修訂，對(duì)檔案開放以支持政府治理提出了更高要求。2020年6月20日新修訂檔案法不僅將檔案開放期限從30年改為25年，還要求檔案館通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，為檔案的利用提供便利。目前，我國(guó)在檔案開放和公眾獲取過程中仍存在一些問題：檔案工作人員害怕?lián)?zé)，“重藏輕用”意識(shí)依舊強(qiáng)烈；檔案服務(wù)渠道單一，法律制度中有關(guān)開放期限界定和利用之間存在矛盾[34]。要想解決上述問題需要從以下方面努力。首先，要樹立政治和文化自信，重新認(rèn)識(shí)檔案開放。嚴(yán)格按照新修訂檔案法對(duì)檔案開放的新要求，充分尊重公民追求自由、平等獲取信息的權(quán)利，做到依法且合規(guī)地開放檔案。其次，要做好檔案開放的政策與制度設(shè)計(jì)。基于新修訂檔案法明確并細(xì)化檔案開放政策，改進(jìn)完善檔案開放制度，使檔案開放工作有據(jù)可依。在檔案安全保密責(zé)任制、問責(zé)制的基礎(chǔ)上，應(yīng)適當(dāng)考慮責(zé)任豁免的情形，解決好保密與開放之間的矛盾；另外，需要在保障安全與隱私的基礎(chǔ)上改進(jìn)檔案開放形式，推進(jìn)檔案開放向檔案數(shù)據(jù)開放的轉(zhuǎn)變，探索實(shí)現(xiàn)開放目錄、開放元數(shù)據(jù)到開放內(nèi)容數(shù)據(jù)的路徑。

2.2 擁抱智能技術(shù)

我國(guó)公共檔案館運(yùn)用人工智能技術(shù)還處于起步階段[35]。2018年4月，科大訊飛與國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所簽署了戰(zhàn)略合作協(xié)議，重點(diǎn)從檔案的智慧收集、管理、存儲(chǔ)、利用等方面促進(jìn)人工智能在檔案管理中的應(yīng)用[36]；太倉(cāng)市檔案館通過智能 Agent 進(jìn)行檔案檢索，通過人工智能技術(shù)模擬人的感官及思維方式，對(duì)人臉、聲音、指紋、視網(wǎng)膜、虹膜等信息進(jìn)行識(shí)別和加密，在利用者和實(shí)體檔案資源間建立起了一道安全屏障[37]。但相比國(guó)外，國(guó)內(nèi)人工智能技術(shù)的應(yīng)用明顯滯后，在檔案管理具體環(huán)節(jié)的應(yīng)用探索還需要加強(qiáng)。首先，需要在正確處理人工智能技術(shù)和檔案人員參與檔案工作的基礎(chǔ)上，注重與相關(guān)技術(shù)機(jī)構(gòu)的合作，提高人工智能技術(shù)水平，逐步從理論研究向?qū)嵺`運(yùn)用的轉(zhuǎn)換。其次，需要加強(qiáng)人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用深度，以項(xiàng)目為導(dǎo)向，將人工智能技術(shù)運(yùn)用于檔案整理、檢索和利用等具體的實(shí)踐階段，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理和服務(wù)效率的提高，為智慧檔案館的建設(shè)提供技術(shù)支持。

2.3 鼓勵(lì)公眾參與

近年來，國(guó)內(nèi)公共檔案館在吸收公眾參與方面取得了一定進(jìn)展。很多檔案館網(wǎng)站都設(shè)置了局長(zhǎng)信箱、咨詢投訴和網(wǎng)上調(diào)查等欄目，還有檔案館通過眾包吸納公眾參與，如沈陽(yáng)市檔案館建立的家庭檔案網(wǎng)站。其鼓勵(lì)公眾上傳分享自己的家庭檔案，具有檔案征集和展示眾包色彩，但仍停留在檔案征集層次，未涉及館藏公共檔案資源的開發(fā)利用。今后的公眾參與，首先需要豐富參與類型，提高參與廣度，注重機(jī)構(gòu)間合作。其次，要提升公眾參與深度，檔案人員在過程中作為監(jiān)督者和指導(dǎo)者，需要對(duì)公眾參與進(jìn)行引導(dǎo)和幫助，以更好幫助公眾發(fā)揮潛力和創(chuàng)造性。最后，要讓眾包在國(guó)內(nèi)檔案部門落地，不僅需要技術(shù)和平臺(tái)的搭建，更關(guān)鍵的是敢于開展眾包項(xiàng)目的意識(shí)和魄力。如果仍在檔案開放層面“畏首畏尾”，不解放思想，做好安全保障，眾包項(xiàng)目將難以實(shí)現(xiàn)。因此，需要進(jìn)一步完善相關(guān)政策法規(guī)，保障檔案眾包各方合法權(quán)益和檔案信息安全，加強(qiáng)檔案館自身眾包理念、資源和能力建設(shè)。