重大突發(fā)公共事件中檔案部門應(yīng)急服務(wù)能力提升研究

邢變變/鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院

1 資源建設(shè)和線上服務(wù)能力

應(yīng)急檔案資源是檔案部門在重大突發(fā)公共事件中開展應(yīng)急服務(wù)的基礎(chǔ)。在此次新冠肺炎疫情中，各級各類檔案部門非常重視疫情防控檔案的收集。早在2020年2月7日，國家檔案局就發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，明確指出：“各級檔案部門要充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動客戶端等適宜方式，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸?！盵1]浙江省檔案館、吉林省檔案館等也及時發(fā)布了公告，開通專門郵箱征集疫情防控檔案。但是歸檔材料的質(zhì)量如何保證、新媒體平臺的保密性是否有保障等，需要引起檔案部門的重視。疫情期間，在實體檔案館閉館情況下選擇線上查檔的用戶明顯增多，截止到2020年2月13日，浙江省檔案館“共受理‘網(wǎng)上辦’‘掌上辦’查檔辦件161件，去年同期是72件，查檔總數(shù)翻了一番多”[2]。

1.1 制定《重大突發(fā)公共事件檔案管理辦法》

一是應(yīng)重視歸檔重大突發(fā)公共事件資料的社會價值，在其采集環(huán)節(jié)通過對其完整性、真實性、重要性等問題的考量和解決保障信息質(zhì)量，其要點在于應(yīng)設(shè)計出科學(xué)合理的《重大突發(fā)公共事件資料歸檔類目及保管期限表》《不歸檔重大突發(fā)公共事件資料范圍和處置辦法》。二是布置大數(shù)據(jù)環(huán)境下重大突發(fā)公共事件資料的歸檔工作。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，只有開發(fā)出更加高效的網(wǎng)絡(luò)信息抓取工具以及大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容分析系統(tǒng)，才能保證重大突發(fā)公共事件資料歸檔工作有效展開。同時，社交媒體的快速發(fā)展使其也成為重大突發(fā)公共事件資料的重要來源之一，因此需將社交媒體中的重大突發(fā)公共事件資料也納入歸檔范圍。如浙江省檔案館在2020年2月3日就制定了《浙江省檔案館2020年新冠肺炎疫情防控專題網(wǎng)頁檔案收集與歸檔工作方案》，成立了抗“疫”網(wǎng)頁專題檔案采集工作組，依托網(wǎng)絡(luò)信息采集系統(tǒng)，結(jié)合專業(yè)流媒體監(jiān)測軟件對指定網(wǎng)站自2020年1月形成的新冠肺炎疫情防控專題網(wǎng)頁檔案進行采集[3]。

1.2 強化社會公眾共建共享的機制

一是由檔案部門主導(dǎo)、聯(lián)合檔案軟件設(shè)計公司開發(fā)專門征集重大突發(fā)公共事件資料的過渡性數(shù)據(jù)庫，公眾能通過檔案網(wǎng)站或手機APP登錄使用。為保證社會公眾上傳重大突發(fā)公共事件資料的數(shù)量和質(zhì)量，數(shù)據(jù)庫的設(shè)置應(yīng)秉持開放性和專業(yè)性理念，即一方面，社會公眾填寫身份證號、手機號碼、真實姓名、電子郵箱等信息就可注冊為會員，開展資料上傳、利用資料等活動；另一方面，在設(shè)計數(shù)據(jù)庫時即按重大突發(fā)公共事件資料歸檔要求規(guī)定上傳資料的規(guī)格，尤其是圖片的格式、像素以及視頻的持續(xù)時間、位速等。二是在會員管理方面可參照百度文庫、人大經(jīng)濟論壇，實行積分制管理方式，即社會公眾在成為注冊會員之后，通過上傳資料、參與網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、進行其他互動等活動，依據(jù)其上傳資料的數(shù)量、質(zhì)量以及活躍程度等獲得相應(yīng)積分，并擁有不同的資料查看、下載等權(quán)限。三是檔案部門依據(jù)《重大突發(fā)公共事件資料歸檔類目及保管期限表》選擇數(shù)據(jù)庫中符合歸檔要求的資料，并將資料及相關(guān)信息傳輸至電子檔案數(shù)據(jù)庫歸檔保存，將歸檔結(jié)果定期在檔案部門網(wǎng)站或APP上予以公示，并作為會員獲取積分的重要依據(jù)。檔案部門也可充分利用會員上傳的資料制作資料匯編或數(shù)字展覽等以供會員閱覽。

1.3 加快推動全國檔案查詢服務(wù)平臺建設(shè)進程

2019年3月29日，原國家檔案局局長李明華在全國檔案局長館長會議上表示，當(dāng)年將啟動全國檔案查詢利用服務(wù)平臺建設(shè)，讓利用者足不出戶即可實現(xiàn)查檔需求，并明確提出了建設(shè)目標(biāo)。全國檔案查詢服務(wù)平臺應(yīng)注重兩個功能的建設(shè)：一是信息集成功能。在重大突發(fā)公共事件中，為應(yīng)對復(fù)雜情況，檔案利用需求也顯得較為復(fù)雜，尤其是對于黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等集體用戶而言，其需要的往往不是具體的、單個的信息，而是涉及某一方面的所有信息，這時便需要全國檔案查詢服務(wù)平臺具備信息集成功能，能把全國范圍內(nèi)相關(guān)的檔案信息資源進行集成，以有效滿足用戶需求。二是實時響應(yīng)功能。在重大突發(fā)公共事件中，重要的、急迫的利用需求往往較多，面對此類利用需求檔案部門應(yīng)立即啟動檢索功能并及時回復(fù)查詢結(jié)果，這就需要全國檔案查詢服務(wù)平臺設(shè)有“一觸即發(fā)”響應(yīng)功能。

2 輔助決策和助力科研能力

此次新冠肺炎疫情在暴發(fā)之后即迅速蔓延，破壞力巨大，很多黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在抗疫過程中急需借鑒或參考相關(guān)檔案資料；而在疫情可控、全國各行各業(yè)亟待復(fù)工復(fù)產(chǎn)時，更需要利用檔案資源對當(dāng)下工作進行指導(dǎo)。部分檔案部門在資政參考中發(fā)揮了積極作用，為戰(zhàn)勝疫情貢獻了檔案力量，如浙江省寧波市、臺州市等多地檔案館迅速提供了“非典”專題疫情防控檔案，供有關(guān)部門參考借鑒。此外，處于此次疫情防控第一線的醫(yī)療衛(wèi)生部門以及相關(guān)科研部門，均可從歷次公共衛(wèi)生事件檔案資料中獲得的有價值信息。

2.1 建設(shè)重大突發(fā)公共事件專題檔案數(shù)據(jù)庫

檔案部門應(yīng)做好重大突發(fā)公共事件期間形成的有價值文件資料的收集、整理和歸檔工作，真實地記錄黨政機關(guān)、企事業(yè)單位及個人在應(yīng)對事件中的各項工作，并建立專題檔案數(shù)據(jù)庫，為今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗借鑒提供詳實資料。其中，應(yīng)將可以公開的檔案資料通過專題性網(wǎng)站向社會開放、提供給社會公眾利用，進一步挖掘重大突發(fā)公共事件專題檔案的價值。

重大突發(fā)公共事件專題檔案資料網(wǎng)的建設(shè)應(yīng)重點考慮如下問題。第一，開放性。重大突發(fā)公共事件專題檔案資料網(wǎng)站可由國家檔案局主導(dǎo)部署建設(shè)，建成后向全社會開放提供利用。第二，動態(tài)性。各級檔案館室應(yīng)及時將其館藏中經(jīng)過開放鑒定環(huán)節(jié)后認定為可以開放的重大突發(fā)公共事件檔案資料上傳網(wǎng)站。第三，便用性。一方面，重大突發(fā)公共事件專題檔案資料網(wǎng)展應(yīng)設(shè)計功能強大、利用便捷的檢索系統(tǒng)；另一方面，網(wǎng)站的所有檔案資料應(yīng)能全文下載。第四，互動性。重大突發(fā)公共事件專題檔案資料網(wǎng)應(yīng)設(shè)計有互動模塊，以供館室與館室之間、館室與用戶之間、用戶與用戶之間進行溝通互動，檔案館室可利用此模塊互通有無、解答疑問、提供查找檔案的線索，用戶亦可借助此模塊表達需求、提出建議、提供征集檔案的線索等。

2.2 深挖館藏檔案資料為相關(guān)工作提供參考

國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》強調(diào)：“各級檔案局、檔案館都要積極發(fā)揮檔案資政的重要作用，根據(jù)疫情防控工作實際需要，組織檔案編研人員，深入挖掘館藏檔案資源，將黨和政府應(yīng)對疫病疫情、自然災(zāi)害等突發(fā)事件檔案資料，特別是2003年抗擊‘非典’疫情的有關(guān)重要工作情況，匯總編輯成檔案參考材料，及時報各級領(lǐng)導(dǎo)同志參閱和提供給有關(guān)疫情防控職能部門工作參考。”[4]河南省濮陽市檔案館的做法值得稱道，其“累計調(diào)閱館藏2003年‘非典’檔案110件，涉及各系統(tǒng)工作方案、防治工作措施、各縣區(qū)防治工作情況報告、存在問題和應(yīng)對措施等重要檔案80件，為疫情防控工作提供了高效的檔案服務(wù)”[5]。筆者認為，檔案部門除了提供相關(guān)檔案資料供相應(yīng)單位和個人參考借鑒外，還應(yīng)有意識地對檔案資料進行匯編或編研，尤其是各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等應(yīng)對歷次突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案、工作方案，工作措施、重要工作情況，以及工作過程中積累的經(jīng)驗和教訓(xùn)等，積極主動地提供專題性匯編或編研材料。

3 宣傳教育和輿論引導(dǎo)能力

在此次疫情防控工作中，習(xí)近平總書記多次強調(diào)了堅定信心在戰(zhàn)勝疫情中的重要作用。因此檔案部門應(yīng)充分利用檔案這一核心資源，開展宣傳教育，提升公眾戰(zhàn)勝疫情的信心。疫情期間我們也看到了利用自媒體傳播不實信息甚至造謠，對疫情防控工作帶來的負面影響甚至巨大危害。因此檔案部門應(yīng)做好輿論引導(dǎo)工作，除了要對宣傳公布的內(nèi)容進行精挑細選，還要提高檔案編研速度，滿足實時響應(yīng)的要求。為進一步保障信息的公信力，檔案部門可考慮建立全國性統(tǒng)一的權(quán)威發(fā)布平臺。

3.1 加快應(yīng)急檔案信息的智能化編研和傳播工作

“人機協(xié)同”是智媒時代的重要特征之一，檔案部門應(yīng)在應(yīng)急信息采集環(huán)節(jié)、內(nèi)容制作環(huán)節(jié)、播出分發(fā)環(huán)節(jié)充分利用傳感器、物聯(lián)網(wǎng)、云采編、智能機器等手技術(shù)，加快應(yīng)急檔案信息的智能化編研和傳播工作，以應(yīng)對重大突發(fā)公共事件中千變?nèi)f化的輿論態(tài)勢。一是應(yīng)重視在應(yīng)對重大突發(fā)公共事件中涌現(xiàn)出的典型人物和事跡的編研和傳播，且要保證傳播的連續(xù)性，達到宣傳先進典型、增強公眾信心的傳播效果；二是將記錄不實信息或謠言的檔案資料進行編研和傳播，且保證資料的真實性和發(fā)布的及時性，以正確引導(dǎo)輿論。

3.2 建立全國性統(tǒng)一的權(quán)威發(fā)布平臺

權(quán)威平臺發(fā)布的信息更容易獲得社會公眾的認可，也更有利于澄清事實、駁斥謠言。因此，檔案部門也應(yīng)建立全國性統(tǒng)一的權(quán)威發(fā)布平臺，在重大突發(fā)公共事件中統(tǒng)一發(fā)布檔案信息，以有效保障信息的傳播效力?？梢越梃b“學(xué)習(xí)強國”APP的運行模式進行建設(shè)。一是可由國家檔案局主導(dǎo)設(shè)計開發(fā)專門的APP，作為全國性統(tǒng)一的檔案信息權(quán)威發(fā)布平臺；二是全國各級檔案部門可在此APP上申請開通本部門發(fā)布平臺，發(fā)布信息須經(jīng)嚴(yán)格審核，信息后面注明單位名稱，以強化監(jiān)管；三是設(shè)置用戶留言和反饋功能，以加強與公眾的互動。