資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理策略研究

朱桂紅/泰州市自然資源和規(guī)劃局

自然資源檔案是自然資源相關(guān)部門(mén)在實(shí)際工作中形成的具有重要保存價(jià)值的實(shí)體資源，包括文書(shū)檔案、圖表檔案和音像檔案等多種形式[1]，做好自然資源檔案管理，對(duì)于加強(qiáng)國(guó)土空間管理、生態(tài)環(huán)境保護(hù)、生態(tài)修復(fù)、自然資源規(guī)劃等都有重要作用。傳統(tǒng)區(qū)域自然資源檔案管理模式無(wú)法整合檔案資源，雖然2018年機(jī)構(gòu)改革對(duì)自然資源相關(guān)部門(mén)進(jìn)行了整合，但是依然沒(méi)有擺脫自然資源檔案區(qū)域管理的現(xiàn)狀[2]。在資源共享背景下強(qiáng)調(diào)自然資源檔案管理和檔案利用，是做好新時(shí)代檔案管理、推動(dòng)生態(tài)文明建設(shè)的重要手段和必經(jīng)途徑。

1 資源共享視域下的數(shù)字檔案管理概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，共享成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展新動(dòng)力，原本閑置資源被盤(pán)活，資源利用效率得到優(yōu)化[3]。資源共享成為社會(huì)發(fā)展的熱點(diǎn)，改變了社會(huì)資源優(yōu)化配置生態(tài)環(huán)境。新修訂檔案法對(duì)檔案信息化內(nèi)容作了具體規(guī)定，分別對(duì)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子檔案的移交和檢測(cè)、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)等工作提出明確要求[4]。近年來(lái)，自然資源檔案管理相關(guān)部門(mén)相繼建立了一批數(shù)字檔案室，確保國(guó)家級(jí)電子（數(shù)字）檔案室系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)精準(zhǔn)落地。

資源共享視域下數(shù)字檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案利用，公共檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放以及同類(lèi)檔案數(shù)據(jù)的聚合利用都更利于發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值。將區(qū)域數(shù)字資源和檔案資源融合起來(lái)，在提高檔案管理數(shù)字化水平的同時(shí)，將檔案資源利用融合到檔案利用中去。

2 資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理的策略

自然檔案資源是自然資源、生態(tài)環(huán)境和人類(lèi)生態(tài)活動(dòng)的真實(shí)記錄，在資源共享視域下做好自然資源檔案數(shù)字化管理，對(duì)于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)社會(huì)生態(tài)、提高自然資源治理體系和環(huán)境治理現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的意義[5]。資源共享視域下做好自然資源檔案數(shù)字化管理，需要從自然資源檔案數(shù)字化和共享兩個(gè)層面入手，具體實(shí)施策略如下。

2.1 多舉措推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)

不斷增強(qiáng)自然資源檔案管理能力。就網(wǎng)絡(luò)控制下的自然資源數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來(lái)講，必須通過(guò)數(shù)字化建設(shè)推動(dòng)自然資源檔案共享性發(fā)展。自然資源內(nèi)部檔案管理層面，建議全面推動(dòng)信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí)，增強(qiáng)檔案管理可靠性。加強(qiáng)自然資源檔案管理所具備的可靠性，需要結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求硬件的組成以及磁盤(pán)陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)，夯實(shí)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能更新的基礎(chǔ)。同時(shí)，磁盤(pán)陣列需要多元化保護(hù)級(jí)別，確保系統(tǒng)功能，讓數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)擁有安全性基礎(chǔ)。全面貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合自然資源檔案管理部門(mén)實(shí)際工作，強(qiáng)化檔案信息化管理逆向思維，協(xié)同檔案利用需求思維，制定自然資源檔案管理部門(mén)信息化材料歸檔范圍和檔案保管的具體實(shí)現(xiàn)要求，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化水平，做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。

2.2 建立健全數(shù)字信息系統(tǒng)

通過(guò)自然資源數(shù)字化處理的檔案，重要的是加強(qiáng)檔案管理。建議購(gòu)買(mǎi)自然資源檔案相關(guān)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案內(nèi)部授權(quán)，對(duì)接各部門(mén)發(fā)展端口實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。自然資源檔案各部門(mén)的檔案信息可以自行錄入系統(tǒng)，檔案管理部門(mén)可以進(jìn)行有效的歸檔，提高檔案管理工作效率。根據(jù)目前人們“互聯(lián)網(wǎng)+移動(dòng)APP”的生活習(xí)慣，加強(qiáng)自然資源檔案管理部門(mén)的智能化檔案管理APP建設(shè)，自然資源檔案管理相關(guān)人員可以有效利用APP查閱和利用檔案，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理和利用效率最大化。通過(guò)信息化系統(tǒng)建設(shè)，為自然資源檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行提供可靠性、安全性的保障。自然資源檔案系統(tǒng)有著極為嚴(yán)格的硬件要求，需要能夠熱插拔的硬件以便保障系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。合理運(yùn)用數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理虛擬動(dòng)態(tài)演示。檔案管理數(shù)字技術(shù)具備明顯的交互性，推動(dòng)檔案管理數(shù)字技術(shù)有效運(yùn)用，可以從自然資源檔案管理需求者角度自動(dòng)調(diào)整檔案管理方向。對(duì)檔案管理現(xiàn)代化來(lái)講，這種虛擬的技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部結(jié)構(gòu)關(guān)系、外部模擬結(jié)構(gòu)和需求模型虛擬，借助3D環(huán)境光源模擬系統(tǒng)打造立體化的檔案管理格局。

2.3 高效獲取檔案數(shù)據(jù)資源

自然資源檔案數(shù)字化管理涉及大量信息設(shè)備的使用，包含各類(lèi)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備及軟件等，所以自然資源檔案管理需完善數(shù)字化檔案管理配置，并重視自然資源數(shù)據(jù)庫(kù)管理，從而推動(dòng)區(qū)域檔案資源共享，為區(qū)域生態(tài)建設(shè)和資源發(fā)展貢獻(xiàn)力量。要推動(dòng)區(qū)域檔案資源共享，必須做好自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集，主要包括自然資源檔案管理歷史數(shù)據(jù)、管理需求、管理發(fā)展趨勢(shì)等，為確保自然資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性全面發(fā)力。一是有針對(duì)性地開(kāi)展自然資源檔案管理調(diào)研。通過(guò)實(shí)地調(diào)研自然資源檔案管理對(duì)象的方式掌握基層檔案需求數(shù)據(jù)資源，獲取有效的自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是利用現(xiàn)代技術(shù)梳理檔案自然資源歷史管理數(shù)據(jù)。通過(guò)查找、數(shù)據(jù)瀏覽等方式，了解自然資源檔案管理歷史記錄，明確區(qū)域自然資源共享方向。三是利用自然資源檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行綜合測(cè)量，對(duì)獲得的自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合匯總。最后利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理自然資源檔案管理數(shù)據(jù)，做好檔案管理數(shù)據(jù)歸類(lèi)處理，為檔案共享奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代下，自然資源檔案共享成為檔案管理的必然趨勢(shì)，自然資源檔案管理者應(yīng)當(dāng)深入認(rèn)識(shí)檔案管理共享、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性。健全自然資源數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)配置，將現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)運(yùn)用到自然資源檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，同時(shí)將數(shù)字技術(shù)與自然資源檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)有機(jī)結(jié)合。如上舉措能提升自然資源檔案管理效率，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。