強(qiáng)化企業(yè)登記檔案管理的實(shí)踐與思考

唐玲娟/杭州市蕭山區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局、杭州市蕭山區(qū)衛(wèi)生計(jì)生行政執(zhí)法大隊(duì)

企業(yè)登記檔案指市場(chǎng)監(jiān)督管理部門(mén)（原工商行政管理部門(mén)）依法進(jìn)行企業(yè)登記管理過(guò)程中，產(chǎn)生的具有保存和查考價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的資料。當(dāng)前企業(yè)登記檔案呈現(xiàn)數(shù)量巨大、管理動(dòng)態(tài)化、利用頻繁等特點(diǎn)。在商事登記改革背景下，企業(yè)開(kāi)辦、變更等登記數(shù)量逐年上升，企業(yè)登記檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)名稱(chēng)、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人、股東、注冊(cè)資本等都處于變化之中，因此變更登記頻繁；加之企業(yè)登記實(shí)行屬地管理，當(dāng)企業(yè)住所發(fā)生變化時(shí)，登記檔案會(huì)從原登記機(jī)關(guān)遷往新住所所屬登記機(jī)關(guān)。2019年，筆者所在單位杭州市蕭山區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局辦理企業(yè)登記檔案遷入4264家、遷出2820家。此外，企業(yè)登記檔案查詢(xún)需求大，2015年至2019年，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局檔案室共提供企業(yè)登記檔案查詢(xún)服務(wù)30萬(wàn)余次。

1 企業(yè)登記檔案管理工作實(shí)踐：以蕭山為例

一是開(kāi)展企業(yè)登記檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)登記檔案管理作為市場(chǎng)監(jiān)督管理部門(mén)最重要的業(yè)務(wù)檔案之一，其規(guī)范化建設(shè)一直備受重視。2016年，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局專(zhuān)門(mén)成立了行政審批檔案規(guī)范化管理小組，制定了企業(yè)檔案移交規(guī)范、檔案整理指南等規(guī)范性文件；并積極開(kāi)展政府部門(mén)購(gòu)買(mǎi)檔案服務(wù)，將行政審批檔案規(guī)范化整理服務(wù)工作列入政府采購(gòu)項(xiàng)目。

二是充分利用企業(yè)登記檔案影像系統(tǒng)。蕭山企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作起步較早，2003年區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局就全面啟動(dòng)企業(yè)登記檔案的數(shù)字化掃描工作。2016年4月，杭州市市場(chǎng)監(jiān)督管理局開(kāi)發(fā)了新版企業(yè)登記影像系統(tǒng)，將原來(lái)分散存儲(chǔ)在各縣（市、區(qū)）局的企業(yè)登記檔案影像數(shù)據(jù)歸總到市局集中存儲(chǔ)。區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局充分用好這一系統(tǒng)，將每日掃描的檔案數(shù)字化成果通過(guò)增量備份同步至系統(tǒng)云存儲(chǔ)中，與其他縣（市、區(qū)）實(shí)現(xiàn)資源共享。

三是提高企業(yè)登記檔案查詢(xún)效率。2019年，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局在區(qū)辦事服務(wù)中心開(kāi)設(shè)了企業(yè)檔案查詢(xún)便民窗口，還在局大廳和區(qū)辦事服務(wù)中心一樓24小時(shí)自助服務(wù)區(qū)分別設(shè)置了企業(yè)登記檔案自助查詢(xún)機(jī)。通過(guò)電子簽章、圖像識(shí)別等技術(shù)，公眾可以快速辦理企業(yè)登記信息的自助查詢(xún)、資料打印等業(yè)務(wù)。2019年8至12月，在自助查詢(xún)機(jī)上實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)185人次，自助打印檔案材料733頁(yè)。

2 強(qiáng)化檔案管理的若干思考

一是規(guī)范電子檔案管理。為了讓數(shù)據(jù)多跑路、讓企業(yè)和群眾“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企業(yè)登記全程電子化工作，通過(guò)各地的大力推廣和引導(dǎo)，越來(lái)越多的申請(qǐng)人選擇了全程電子化申報(bào)。但在具體工作中，登記部門(mén)要堅(jiān)持需求導(dǎo)向，尊重企業(yè)選擇，可由申請(qǐng)人自主選擇半流程窗口登記。這樣就形成了線上線下功能互補(bǔ)的政務(wù)服務(wù)新模式，由此也對(duì)電子登記檔案規(guī)范管理提出了新要求。首先要做到歸檔工作重心前移，參照《政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》，建立并完善相關(guān)制度，確保電子登記檔案的真實(shí)、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企業(yè)登記檔案電子歸檔與實(shí)體歸檔的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)增量電子檔案與存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果互融互通，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性。

二是提供優(yōu)質(zhì)檔案查閱利用服務(wù)。企業(yè)登記檔案利用對(duì)象范圍廣泛，注冊(cè)登記部門(mén)、監(jiān)督管理部門(mén)、執(zhí)法辦案部門(mén)及公、檢、法、審計(jì)機(jī)關(guān)等在日常工作中均需要查閱利用檔案；中外企業(yè)及自然人投資、簽訂經(jīng)濟(jì)合同、解決產(chǎn)權(quán)或股權(quán)糾紛時(shí)，也需要查閱利用檔案。因此要發(fā)揮電子登記檔案易于共享的優(yōu)勢(shì)，繼續(xù)提高企業(yè)登記檔案服務(wù)能力；并結(jié)合智慧城市建設(shè)工作，將企業(yè)登記檔案利用服務(wù)納入智慧城市建設(shè)框架中。

三是保障檔案安全。保障檔案安全是提供檔案利用服務(wù)的重要前提，在檔案管理和利用過(guò)程中，可通過(guò)多種手段確保檔案安全。首先是引進(jìn)數(shù)據(jù)加密和安全瀏覽技術(shù)，保證電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性；其次是設(shè)置用戶(hù)分類(lèi)查詢(xún)權(quán)限，結(jié)合不同類(lèi)型檔案利用主體需求，設(shè)置相應(yīng)的查詢(xún)權(quán)限；再次是檔案行政部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案信息和電子文件的安全監(jiān)管，繼續(xù)做好檔案登記備份工作，并完善應(yīng)急預(yù)案。

四是推進(jìn)政府購(gòu)買(mǎi)檔案服務(wù)。目前企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作與電子檔案管理同步開(kāi)展，檔案管理工作量大且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，僅靠市場(chǎng)監(jiān)督管理部門(mén)，難以滿(mǎn)足檔案管理規(guī)范化要求及多維度的查詢(xún)需求。建議嚴(yán)格按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，積極穩(wěn)妥推進(jìn)政府購(gòu)買(mǎi)檔案事務(wù)服務(wù)，規(guī)范并支持檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)。特別是對(duì)于海量的存量檔案，可以通過(guò)政府采購(gòu)檔案寄存服務(wù)的模式，尋求專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)支持，緩解基層單位在檔案管理上的壓力。