加強(qiáng)高校學(xué)籍專題檔案移動(dòng)平臺(tái)建設(shè)分析

成慧瑛/浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院

當(dāng)前，高校開(kāi)展專題檔案移動(dòng)平臺(tái)建設(shè)已是大勢(shì)所趨。高校開(kāi)展平臺(tái)建設(shè)，是推進(jìn)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要舉措；是為用戶提供優(yōu)質(zhì)遠(yuǎn)程檔案服務(wù)、實(shí)現(xiàn)查檔利用“零跑腿”目標(biāo)的重要探索，特別是在新冠肺炎疫情期間，平臺(tái)能為廣大用戶提供線上服務(wù)；是高校檔案工作人員變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、提高工作效率的重要途徑。近年來(lái)，高校智慧校園平臺(tái)建設(shè)的深入推進(jìn)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，為平臺(tái)建設(shè)提供了技術(shù)支持。

學(xué)籍專題檔案指高校對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)、就業(yè)全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的原始材料進(jìn)行專項(xiàng)提煉與整合之后形成的數(shù)字檔案資源，包括學(xué)生的學(xué)籍信息、成績(jī)信息、獎(jiǎng)懲信息、畢（結(jié)）業(yè)信息、學(xué)位授予信息、就業(yè)信息等，對(duì)于學(xué)生未來(lái)出國(guó)留學(xué)、學(xué)歷提升、職稱評(píng)聘等具有重要作用，對(duì)于用人單位進(jìn)行干部專項(xiàng)審核等也具有重要參考價(jià)值。我省部分高校陸續(xù)開(kāi)展學(xué)籍專題檔案移動(dòng)平臺(tái)建設(shè)，雖取得一定成績(jī)，但也存在著明顯問(wèn)題。如，建設(shè)理念陳舊，一些高校檔案移動(dòng)平臺(tái)上的學(xué)籍專題檔案服務(wù)只是公示學(xué)校檔案部門的聯(lián)系電話或郵箱等；查檔模式多為線上線下協(xié)同的模式，實(shí)踐中需要申請(qǐng)人通過(guò)郵箱、QQ、微信等途徑上傳有效證件圖片（包括身份證、畢業(yè)證、單位介紹信等）、提交查檔申請(qǐng)（包括查檔用途、需求及手機(jī)聯(lián)系方式、郵寄地址等），檔案人員審核無(wú)誤后從檔案信息管理系統(tǒng)里調(diào)取學(xué)籍檔案寄給申請(qǐng)人，或通過(guò)郵箱傳遞所需資料；數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏以人為本的理念，存在條目簡(jiǎn)單粗放、掛接圖片加工粗糙等問(wèn)題，查檔利用不夠便捷。再如，建設(shè)經(jīng)費(fèi)缺失、人員缺位現(xiàn)象普遍存在。下面，筆者基于所在單位浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院及省內(nèi)相關(guān)高校的工作實(shí)踐，探討加強(qiáng)高校學(xué)籍專題檔案移動(dòng)平臺(tái)建設(shè)的路徑。

1 明確平臺(tái)的建設(shè)原則

1.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是平臺(tái)建設(shè)的重要前提。要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及指南等規(guī)定要求開(kāi)展平臺(tái)建設(shè)，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》等。

1.2 便捷高效原則

便捷高效是平臺(tái)建設(shè)的重要目標(biāo)。平臺(tái)需要給需求方和供給方帶來(lái)便捷高效的體驗(yàn)，體現(xiàn)為用戶端的身份驗(yàn)證及申請(qǐng)界面簡(jiǎn)明直觀且操作簡(jiǎn)便，服務(wù)端查檔方式高效且信息回復(fù)與傳遞快捷。

1.3 共建共享原則

共建共享是平臺(tái)建設(shè)的重要途徑。主要指學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)部門、二級(jí)學(xué)院在平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中協(xié)同配合、整合資源，共同推進(jìn)學(xué)籍專題檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，做到平臺(tái)共建共享，避免“數(shù)據(jù)壁壘”或重復(fù)建設(shè)，解決平臺(tái)運(yùn)行成本高、維護(hù)難的問(wèn)題。

1.4 動(dòng)態(tài)交互原則

動(dòng)態(tài)交互是提升平臺(tái)品質(zhì)的重要方式。平臺(tái)建設(shè)要實(shí)現(xiàn)登錄驗(yàn)證、遞交申請(qǐng)、受理查閱、查檔傳遞等過(guò)程中的信息動(dòng)態(tài)交互，對(duì)用戶在平臺(tái)利用中提出的反饋意見(jiàn)、評(píng)論、點(diǎn)贊、收藏的數(shù)據(jù)進(jìn)行交流分析，了解用戶實(shí)際需求，在應(yīng)用中不斷完善平臺(tái)的各項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)迭代升級(jí)。

1.5 安全管控原則

安全管控是平臺(tái)建設(shè)的底線。在平臺(tái)建設(shè)中必須樹(shù)立“底線意識(shí)”、強(qiáng)化安全管控，具體包括確保平臺(tái)的訪問(wèn)安全、學(xué)籍專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)安全、數(shù)據(jù)的傳輸安全，以及做好專題檔案自身密級(jí)保護(hù)的發(fā)布審核、相關(guān)安全管控制度的建設(shè)。如數(shù)據(jù)庫(kù)采用指定服務(wù)器存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)做好備份、物理隔離等工作；提升傳輸中介的安全性和穩(wěn)定性，保證公開(kāi)數(shù)據(jù)的完整、權(quán)威、兼容、只讀；做好學(xué)籍專題隱私數(shù)據(jù)的處理，對(duì)數(shù)據(jù)發(fā)布的范圍、內(nèi)容進(jìn)行審核；制定平臺(tái)查檔身份認(rèn)證細(xì)則、查檔權(quán)限審批細(xì)則、平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)布審核辦法等相關(guān)安全管控制度等。

2 明晰平臺(tái)架構(gòu)及功能設(shè)計(jì)

2.1 前臺(tái)用戶端

即學(xué)籍專題移動(dòng)端用戶界面，包括用戶操作界面、身份驗(yàn)證界面、查詢申請(qǐng)遞交界面、檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理后的結(jié)果反饋界面。用戶端根據(jù)用戶的身份驗(yàn)證情況及權(quán)限開(kāi)放等級(jí)，提供查詢預(yù)約、在線瀏覽、下載數(shù)字圖片全文等功能。

2.2 后臺(tái)服務(wù)端

即學(xué)籍專題電腦端信息受理中心，是連接前臺(tái)用戶端和數(shù)據(jù)端的中心樞紐，主要實(shí)現(xiàn)前臺(tái)用戶端與數(shù)據(jù)端的信息傳遞、接受前臺(tái)用戶端的請(qǐng)求、提取數(shù)據(jù)端的數(shù)據(jù)等功能，以及實(shí)現(xiàn)查檔登記自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等功能。

2.3 數(shù)據(jù)端

位于整個(gè)平臺(tái)的最后端，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、存儲(chǔ)、更新、運(yùn)維等，是整個(gè)平臺(tái)運(yùn)行的基礎(chǔ)，包括學(xué)籍檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)（如新生錄取名冊(cè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生成績(jī)專題數(shù)據(jù)庫(kù)等）和前臺(tái)用戶端及后臺(tái)服務(wù)端產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)（如界面數(shù)據(jù)、上傳數(shù)據(jù)、反饋數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、權(quán)限數(shù)據(jù)等）。

3 加強(qiáng)平臺(tái)查檔服務(wù)流程及功能設(shè)計(jì)

3.1 平臺(tái)查檔服務(wù)系統(tǒng)及其流程設(shè)計(jì)

一是遠(yuǎn)程自助查檔服務(wù)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)。主要流程如下：查檔用戶關(guān)注校園公眾號(hào)，經(jīng)辦事大廳登錄學(xué)籍專題查檔前臺(tái)用戶端，進(jìn)行身份認(rèn)證后輸入查檔關(guān)鍵詞檢索搜尋，最終從數(shù)據(jù)端的專題數(shù)據(jù)庫(kù)讀取查詢結(jié)果，在線瀏覽和下載打印具有電子章的查檔結(jié)果，同時(shí)通過(guò)前臺(tái)用戶端的信息反饋欄進(jìn)行意見(jiàn)反饋和滿意度調(diào)查，后臺(tái)服務(wù)端可自動(dòng)完成查檔登記及數(shù)據(jù)管理。

二是遠(yuǎn)程預(yù)約查檔服務(wù)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)。主要流程如下：登錄及身份認(rèn)證與遠(yuǎn)程自助查檔服務(wù)流程相同，經(jīng)身份核驗(yàn)確認(rèn)，需要將相關(guān)材料拍照上傳并填寫查檔申請(qǐng)，同時(shí)選擇檔案服務(wù)方式，查檔預(yù)約經(jīng)過(guò)確認(rèn)，由后臺(tái)服務(wù)端審核受理，最終根據(jù)不同的服務(wù)選擇反饋結(jié)果。查檔業(yè)務(wù)辦理完結(jié)后，查檔人通過(guò)前臺(tái)用戶端看到處理狀態(tài)（含快遞單號(hào)），并通過(guò)前臺(tái)用戶端的信息反饋欄進(jìn)行意見(jiàn)反饋和滿意度評(píng)價(jià)；后臺(tái)服務(wù)端可以自動(dòng)完成查檔登記及數(shù)據(jù)管理。

3.2 平臺(tái)查檔服務(wù)功能設(shè)計(jì)

3.2.1 身份驗(yàn)證功能設(shè)計(jì)

查檔人遞交申請(qǐng)時(shí)的身份驗(yàn)證，可以考慮通過(guò)身份證圖片上傳+人臉識(shí)別+手機(jī)驗(yàn)證碼的方式實(shí)現(xiàn)，可進(jìn)入專題平臺(tái)自助查詢，或提出預(yù)約查詢申請(qǐng)。

3.2.2 申請(qǐng)遞交功能設(shè)計(jì)

主要包括相關(guān)材料的拍照上傳功能設(shè)計(jì)（如通過(guò)手機(jī)拍攝上傳單位介紹信、畢業(yè)證、組團(tuán)查檔的表格等，上傳圖片張數(shù)根據(jù)需求進(jìn)行限定）；查檔申請(qǐng)內(nèi)容填寫功能設(shè)計(jì)（如查檔用途、內(nèi)容、查檔人姓名、手機(jī)號(hào)、收件人姓名、手機(jī)號(hào)、住址、郵箱等）；檔案服務(wù)方式的選擇設(shè)計(jì)（如上門自取、快遞郵寄、電子郵件回復(fù)等方式），并對(duì)上述關(guān)鍵項(xiàng)進(jìn)行必傳、必填、必選步驟限定，避免重要信息遞交遺漏。

3.2.3 動(dòng)態(tài)交互功能設(shè)計(jì)

圍繞查檔疑問(wèn)咨詢（如查檔人對(duì)身份確認(rèn)、材料上傳等操作問(wèn)題的咨詢）、問(wèn)題交流反饋（如檔案人員在受理查檔后對(duì)查檔人就證件存疑、上傳信息有誤、檔案查詢無(wú)果、相關(guān)查檔建議等問(wèn)題進(jìn)行反饋）、服務(wù)意見(jiàn)反饋（如查檔人對(duì)服務(wù)滿意度或意見(jiàn)建議等進(jìn)行反饋）設(shè)計(jì)欄目。

3.2.4 流程監(jiān)控追蹤提醒功能設(shè)計(jì)

根據(jù)服務(wù)流程的前、中、后三階段進(jìn)行監(jiān)控、追蹤、提醒，主要包括用戶端遞交申請(qǐng)時(shí)的服務(wù)端手機(jī)提醒；受理過(guò)程的進(jìn)度追蹤（包括待處理、處理中、已完成的狀態(tài)追蹤）；結(jié)果回復(fù)時(shí)的監(jiān)督管控，如用戶端快遞編號(hào)查詢、瀏覽下載打印次數(shù)限定等。

3.2.5 后臺(tái)服務(wù)端的“快遞一鍵下單”功能設(shè)計(jì)

“快遞一鍵下單”功能聯(lián)通了后臺(tái)服務(wù)端和快遞公司業(yè)務(wù)受理端的數(shù)據(jù)，將平臺(tái)上傳的收件人信息傳遞給快遞公司受理端，并顯示快遞公司受理端的快遞編號(hào)。該功能一方面省去服務(wù)端檔案人員填寫快遞信息的步驟，避免了填寫錯(cuò)誤的情況發(fā)生；另一方面服務(wù)端檔案人員手機(jī)與快遞公司業(yè)務(wù)流程端進(jìn)行綁定，讓檔案人員全程跟蹤快遞寄送流程及相關(guān)信息，提高檔案投遞準(zhǔn)確率。

3.2.6 自動(dòng)查檔登記及數(shù)據(jù)管理功能設(shè)計(jì)

后臺(tái)服務(wù)端的自動(dòng)查檔登記及數(shù)據(jù)管理功能把服務(wù)端受理的查檔人申請(qǐng)驗(yàn)證、填寫、上傳、查詢等相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)查檔登記的各要素自動(dòng)統(tǒng)計(jì)歸總，并自助進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、導(dǎo)出，能為今后的復(fù)查追溯、統(tǒng)計(jì)利用提供除文字信息之外的圖片信息，如身份證、畢業(yè)證、介紹信、個(gè)人委托證明等上傳圖片信息的直觀查詢。

4 建設(shè)學(xué)籍專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

學(xué)籍專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是整個(gè)學(xué)籍專題檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)和重中之重，沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)平臺(tái)數(shù)據(jù)端的支撐，再完美的平臺(tái)功能架構(gòu)、平臺(tái)流程打造都無(wú)法很好地發(fā)揮其功效。需要注意的是，移動(dòng)環(huán)境下的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)有別于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，必須圍繞移動(dòng)平臺(tái)的特點(diǎn)進(jìn)行精準(zhǔn)建設(shè)。

4.1 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化建設(shè)

一是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時(shí)，對(duì)紙質(zhì)材料的掃描模式及分辨率的選擇、掃描圖像的清晰度處理等要符合數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為移動(dòng)端用戶獲取高清晰度的查詢材料打下基礎(chǔ)。二是基于學(xué)籍專題查檔用戶個(gè)人信息的檢索下載需求，在數(shù)字化圖片與專題數(shù)據(jù)庫(kù)目錄掛接時(shí)，要確保一人一目錄、一人一掛接，同時(shí)采用相關(guān)校對(duì)程序?qū)徍藢?duì)應(yīng)掛接的正確性，杜絕個(gè)人信息張冠李戴現(xiàn)象的出現(xiàn)。三是針對(duì)平臺(tái)易擴(kuò)散性和易失真性，強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍專題數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)字圖片的處理，確保其安全性與權(quán)威性。如“新生錄取名冊(cè)專題”“畢業(yè)名冊(cè)專題”等存在“多人一表”的現(xiàn)象，因此對(duì)條目中本人所需查詢信息之外的他人信息內(nèi)容進(jìn)行模糊遮蓋技術(shù)處理；此外為保證檔案材料的線上權(quán)威性和在線傳遞過(guò)程中安全性，還必需進(jìn)行姓名欄的電子章加蓋及安全標(biāo)識(shí)處理，如水紋、防偽碼嵌入等。這樣當(dāng)后臺(tái)服務(wù)端在提取數(shù)據(jù)端數(shù)據(jù)庫(kù)中經(jīng)上述處理后的數(shù)字化全文資料后，發(fā)送到前臺(tái)用戶端的就是一份安全可靠、清晰準(zhǔn)確的查檔結(jié)果材料。

4.2 明確數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶需求

可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查等形式，獲取并分析用戶在學(xué)籍檔案利用中的反饋意見(jiàn)、評(píng)論等，明確用戶需求，據(jù)此提供有針對(duì)性的服務(wù)。還可依托智慧校園建設(shè)中的大數(shù)據(jù)追蹤，分析用戶對(duì)學(xué)籍檔案的實(shí)際利用率，專門研究用戶迫切需要查閱利用的檔案，如，當(dāng)前全省正在開(kāi)展干部檔案專項(xiàng)審核，錄取名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)卡、畢業(yè)名冊(cè)等資料的查閱利用需求極大，針對(duì)這一情況提供精準(zhǔn)服務(wù)。

4.3 強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)管理

一方面在數(shù)據(jù)采集時(shí)必須考慮學(xué)籍專題數(shù)據(jù)來(lái)源的廣泛性（如來(lái)自教務(wù)處、學(xué)工部、招生辦、二級(jí)學(xué)院等），原始數(shù)據(jù)的格式、標(biāo)準(zhǔn)等往往不統(tǒng)一，因此必須對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化整理，轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式。另一方面要關(guān)注校內(nèi)各信息平臺(tái)等實(shí)時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，對(duì)學(xué)籍專題數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期更新。

4.4 提高數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢檢索能力

要提高學(xué)籍專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)目錄字段錄入的多樣性，以及移動(dòng)前臺(tái)用戶端的查詢檢索的成功率和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。如“新生錄取專題”的數(shù)據(jù)庫(kù)目錄字段錄入要包括新生姓名、出生年月、身份證號(hào)、錄取時(shí)間、錄取批次、專業(yè)名稱、生源地、檔案卷號(hào)等關(guān)鍵信息，為日后提供精準(zhǔn)檢索打好基礎(chǔ)。

4.5 做好數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)

首先是提升移動(dòng)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、加密、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置管理，并完善防泄露的技術(shù)手段。其次是做好數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)據(jù)更新及傳輸過(guò)程中的安全等級(jí)控制，并確保其長(zhǎng)期穩(wěn)定性。最后是建立數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理體系，如成立數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)布審核小組，建立健全專題數(shù)據(jù)庫(kù)的審核發(fā)布制度，合理規(guī)范專題數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)范圍和流程，構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)放評(píng)價(jià)及追責(zé)機(jī)制等。