檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的發(fā)展過程及轉(zhuǎn)型機(jī)理研究

方海瑞/上海大學(xué)圖書情報檔案系

當(dāng)前，對檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的研究集中在民生檔案領(lǐng)域，主要從協(xié)作模式、建設(shè)理念、成效與阻礙等方面進(jìn)行現(xiàn)狀分析和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，而對于其發(fā)展歷程的研究相對較少。本文基于檔案服務(wù)社會化、信息化視角，分析檔案遠(yuǎn)程服務(wù)在各要素影響下的發(fā)展過程，探討檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的轉(zhuǎn)型機(jī)理。

1 檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的發(fā)展過程

1.1 萌芽期：自發(fā)產(chǎn)生（20世紀(jì)80年代至90年代）

20世紀(jì)80年代，國家檔案事業(yè)處于改革恢復(fù)期，圍繞服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中心任務(wù)和實(shí)現(xiàn)檔案價值的內(nèi)在需求，各級綜合檔案館在簡化查檔流程、擴(kuò)展服務(wù)范圍等方面進(jìn)行個體性、自發(fā)性嘗試。以江西省龍南縣為例，為了更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動，縣檔案館將群眾經(jīng)常查用的土地、“三定”、經(jīng)濟(jì)合同等證照檔案向群眾開放，除了委托代查、信件函索，還開通電話遠(yuǎn)程約查服務(wù)，極大提高了檔案利用率[1]。此外，檔案館之間也出現(xiàn)資源整合、協(xié)作的嘗試，如館藏資源交換與合作編研等，但由于缺乏共享目錄，這種協(xié)作多是隨機(jī)的、不系統(tǒng)的[2]。

整體上，遠(yuǎn)程通訊、資源整合、服務(wù)協(xié)作等檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的基本要素在本階段出現(xiàn)，體現(xiàn)了檔案部門對高效服務(wù)理念的認(rèn)同，盡管多為自發(fā)、零散的局部性實(shí)踐，但為進(jìn)一步發(fā)展埋下了種子。

1.2 探索期：技術(shù)助力（20世紀(jì)90年代后期至2007年）

20世紀(jì)90年代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給檔案遠(yuǎn)程服務(wù)注入了活力。1991年3月，全國明清檔案目錄中心在北京正式成立，成為檔案資源整合的代表性工程。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的普及，電子目錄檢索工具、檔案數(shù)字化開始成為檔案工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，與此同時，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺也建設(shè)啟動。1996年，北京市檔案局（館）建成全國首個官方檔案網(wǎng)站，通過與專題數(shù)據(jù)庫連接，能夠?qū)崿F(xiàn)館藏目錄異地訪問和實(shí)時檢索，顯著提高了用戶自主性和利用效率。截至2005年，各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、計(jì)劃單列市、省會城市建立的檔案網(wǎng)站大多都已開通完畢[3]。

本階段，信息技術(shù)環(huán)境帶來全方位變革，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的出現(xiàn)則標(biāo)志著檔案遠(yuǎn)程服務(wù)正式啟動。同時，由于處在實(shí)體手工管理向信息化管理的過渡期，檔案信息服務(wù)的各方面發(fā)展并不成熟。已建成的檔案網(wǎng)站存在目錄信息不全、全文信息不足、服務(wù)欄目偏少、信息更新不及時等問題[4]，對于用戶而言，要獲取檔案全文信息或出具憑證，仍需前往保管機(jī)構(gòu)實(shí)地查詢。整體上，此時的檔案遠(yuǎn)程服務(wù)尚處于探索階段，檔案服務(wù)效能發(fā)展并不顯著。

1.3 定型期：協(xié)作機(jī)制建設(shè)（2007年至2013年）

2007年，上海市普陀區(qū)啟動社區(qū)民生檔案服務(wù)試點(diǎn)改革，組織社區(qū)成員單位簽署《社區(qū)檔案服務(wù)公約》，實(shí)現(xiàn)社區(qū)信息資源協(xié)查共享[5]。2010年，在社區(qū)試點(diǎn)的基礎(chǔ)上，上海市正式推行“就地受理、全市協(xié)同、跨館出證”機(jī)制，市、區(qū)（縣）兩級檔案局簽訂《上海市國家綜合檔案館遠(yuǎn)程服務(wù)承諾書》等規(guī)范性文件，統(tǒng)一檔案證明格式和公章，為市民提供“異地查檔，遠(yuǎn)程出證”服務(wù)。一年后，市檔案局依托政務(wù)網(wǎng)開通“一站式檢索系統(tǒng)”在線平臺，將聯(lián)動范圍擴(kuò)展至機(jī)關(guān)檔案室和社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心，“三聯(lián)動”機(jī)制的出現(xiàn)標(biāo)志著檔案遠(yuǎn)程服務(wù)協(xié)作機(jī)制基本定型，為社區(qū)檔案“一站式”服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。上海的成功經(jīng)驗(yàn)迅速形成示范效應(yīng)，長春、天津、北京、青島等多個城市相繼啟動市域“館際協(xié)作”，并積極探索基層擴(kuò)展。

本階段，檔案遠(yuǎn)程服務(wù)在創(chuàng)新協(xié)作機(jī)制上取得顯著進(jìn)展，統(tǒng)一服務(wù)規(guī)范、搭建服務(wù)平臺、創(chuàng)新協(xié)同機(jī)制、致力“一站式”服務(wù)等作為共性經(jīng)驗(yàn)加以推廣[6]。但從協(xié)作的范圍和內(nèi)容來看，還處于局部試點(diǎn)階段。一是地域范圍小，主要集中在市縣兩級檔案機(jī)構(gòu)，尚未擴(kuò)展到省級和跨省遠(yuǎn)程服務(wù)。二是區(qū)域差異大，受經(jīng)濟(jì)成本、技術(shù)條件、觀念意識等因素的影響，中西部參與實(shí)踐的城市很少，東西部差距較大[7]。三是缺乏有力統(tǒng)籌，國家層面尚未出臺專項(xiàng)規(guī)劃，參與遠(yuǎn)程服務(wù)的主體職責(zé)不明，不具備強(qiáng)制、穩(wěn)定的協(xié)作關(guān)系，也增加了推廣難度。四是服務(wù)內(nèi)容有待擴(kuò)展。當(dāng)前服務(wù)重在發(fā)揮部分類型民生檔案的憑證價值，更多開放檔案未納入遠(yuǎn)程共享范圍，檔案文化價值的實(shí)現(xiàn)效果也不明顯。

1.4 擴(kuò)展期：區(qū)域擴(kuò)展與服務(wù)融合（2013年至今）

2013年9月，浙江省在全國率先推行省域民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)全覆蓋，全省各級綜合檔案館簽訂遠(yuǎn)程合作協(xié)議，提供“異地查檔、跨館出證”服務(wù)[8]。2017年11月，浙江檔案服務(wù)網(wǎng)上線，用戶可在線查詢并靈活選擇利用方式，開創(chuàng)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”省域遠(yuǎn)程服務(wù)新模式[9]。隨著檔案遠(yuǎn)程服務(wù)成效凸顯，越來越多的地區(qū)參與到遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐中來，進(jìn)而連點(diǎn)成線、交互成網(wǎng)，不斷擴(kuò)展區(qū)域范圍。2018年9月，上海、浙江、江蘇、安徽三省一市簽署民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作協(xié)議，市民可就近在任何一家綜合檔案館享受異地查檔、出證服務(wù)，檔案遠(yuǎn)程服務(wù)正式擴(kuò)展到跨省協(xié)作的新領(lǐng)域。

當(dāng)前階段，檔案遠(yuǎn)程服務(wù)建設(shè)成效顯著。隨著納入開放范圍的數(shù)字檔案資源日漸豐富，網(wǎng)絡(luò)渠道日漸完善，檔案資源整合、服務(wù)協(xié)作的成本和門檻會越來越低，更多地區(qū)將加入遠(yuǎn)程服務(wù)“朋友圈”。同時，也將面臨新路徑帶來的新問題，例如數(shù)據(jù)共享利用的信息安全問題、數(shù)字檔案的法律效力問題、資源共享中的權(quán)屬問題等，都要予以關(guān)注和解決。

2 檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的轉(zhuǎn)型機(jī)理

2.1 理念基礎(chǔ)：檔案館開放轉(zhuǎn)型

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)萌芽期處于檔案館開放轉(zhuǎn)型的大環(huán)境之下，受到開放理念下檔案服務(wù)社會化的深刻影響。改革開放之初，檔案工作確立了服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基本職能，推動各級檔案館向社會公眾開放。1980年3月，國家檔案局下發(fā)《關(guān)于開放歷史檔案的幾點(diǎn)意見》，拉開了館藏資源開放的序幕。資源開放意味著服務(wù)對象擴(kuò)展，隨之而來的是豐富來源、加強(qiáng)資源開發(fā)、創(chuàng)新服務(wù)方式等全方位要求，檔案館開始由封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變[10]。對于檔案遠(yuǎn)程服務(wù)而言，開放理念有直接和間接兩方面影響，一方面，在直接面向用戶的檔案利用環(huán)節(jié)，檔案工作者被鼓勵嘗試各種途徑來提高效率，逐漸出現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的“萌芽”；另一方面，對于檔案事業(yè)整體發(fā)展而言，開放理念大大推了進(jìn)檔案工作社會化進(jìn)程，成為檔案部門開展對外協(xié)作和資源整合的“催化劑”，為檔案遠(yuǎn)程服務(wù)更高層次發(fā)展打下基礎(chǔ)。

2.2 實(shí)踐動因：檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型

檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型是深化檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的重要前提。檔案部門以電子目錄檢索工具為起點(diǎn)、數(shù)字資源建設(shè)為主干、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為目標(biāo)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》之后，專題數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化、門戶網(wǎng)站等建設(shè)相繼啟動。而文檔一體化管理系統(tǒng)、OA綜合辦公系統(tǒng)、跨平臺網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化集成管理系統(tǒng)建設(shè)，提供了跨層級協(xié)作的基礎(chǔ)條件。近年來面向終端用戶的互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)，以及微信“掌上查檔”小程序等手機(jī)查檔應(yīng)用，為公眾提供了個性化、智能化的查檔服務(wù)。

2.3 制度保障：民生檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新

2007年，國家檔案局發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，明確全面做好民生檔案工作的戰(zhàn)略任務(wù)。2008年，全國檔案工作會議正式提出檔案工作要實(shí)現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”，將重心轉(zhuǎn)移到服務(wù)民生上來。本著便民利民的原則，檔案館之間開展服務(wù)協(xié)作；統(tǒng)一開放服務(wù)平臺，降低資源和系統(tǒng)異構(gòu)對信息共享的阻礙；統(tǒng)一檔案證明格式，解決數(shù)字憑證的法律效力問題，通過一系列機(jī)制創(chuàng)新，打破部門間壁壘。

2.4 環(huán)境導(dǎo)向：相關(guān)戰(zhàn)略規(guī)劃的影響帶動

當(dāng)前，浙江省政務(wù)服務(wù)“最多跑一次”改革、“長三角”區(qū)域一體化發(fā)展戰(zhàn)略對檔案遠(yuǎn)程服務(wù)區(qū)域的擴(kuò)展，政務(wù)信息共享工程對于檔案數(shù)據(jù)的整合、服務(wù)融合的推進(jìn)等，都發(fā)揮著不容忽視的作用。檔案遠(yuǎn)程服務(wù)是一個與環(huán)境密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)工程，在今后的發(fā)展中，要以更為系統(tǒng)全面的視角，采用更為體系化的策略，推動其進(jìn)一步發(fā)展。