縣級(jí)醫(yī)院疫情防控檔案收集存在的問題與對(duì)策

王麗霞/浙江省桐廬縣中醫(yī)院

新冠肺炎疫情是新中國(guó)成立以來在我國(guó)發(fā)生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。習(xí)近平總書記要求各級(jí)黨委和政府及有關(guān)部門要把人民群眾生命安全和身體健康放在第一位，堅(jiān)決遏制疫情蔓延勢(shì)頭。浙江啟動(dòng)全省聯(lián)合防控機(jī)制，率先推進(jìn)“十個(gè)最”防控舉措。杭州實(shí)施“防控疫情，人人有責(zé)”十項(xiàng)措施，要求及時(shí)應(yīng)對(duì)防控變化，突出防控重點(diǎn)。桐廬縣委縣政府要求全縣上下一心，牢固樹立大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持科學(xué)防控、精準(zhǔn)防控?？h衛(wèi)健局積極響應(yīng)、迅速行動(dòng)，統(tǒng)籌全縣各醫(yī)療衛(wèi)生單位的力量，做到關(guān)口前移，降低感染風(fēng)險(xiǎn)；整合醫(yī)療資源，有序開展救治；實(shí)施隔離管控，進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)測(cè)；發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，突出早期干預(yù)；開展健康指導(dǎo)，助力復(fù)工復(fù)產(chǎn)。在疫情防控工作中，桐廬縣中醫(yī)院面臨醫(yī)療資源匱乏、病原體診斷力量不足、發(fā)熱患者不能進(jìn)行快速分流、院內(nèi)感染極易發(fā)生、醫(yī)務(wù)人員和群眾的健康遭受威脅等多個(gè)問題?？h中醫(yī)院迎難而上，在第一時(shí)間制定《新冠肺炎防控工作實(shí)施方案》，成立以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)綜合協(xié)調(diào)、醫(yī)療救治、消毒隔離、器械保障、后勤服務(wù)5個(gè)專班，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)處置，以最堅(jiān)決的態(tài)度、最有力的舉措，做好疫情防控的各項(xiàng)工作。

作為桐廬縣抗擊新冠肺炎疫情的主戰(zhàn)場(chǎng)，縣中醫(yī)院在工作中形成了大量檔案資料，包括文字、影像、實(shí)物等多種類型，全面反映了醫(yī)院在疫情防控中開展的方方面面工作，十分珍貴。當(dāng)前必須做好疫情防控檔案收集工作，這既是上級(jí)部門的要求，也是醫(yī)院自身發(fā)展的需要。我們發(fā)現(xiàn)，縣中醫(yī)院疫情防控檔案具有極強(qiáng)的專業(yè)性，這是因?yàn)榭h級(jí)醫(yī)院疫情防控工作極為專業(yè)，工作中形成的檔案記錄了醫(yī)院隔離病房改造升級(jí)、醫(yī)療隊(duì)伍組建、醫(yī)務(wù)人員培訓(xùn)、院內(nèi)感染預(yù)防、醫(yī)療設(shè)備添置等工作，反映了廣大醫(yī)務(wù)工作者從籌備、預(yù)防、篩查到救治病人的全部過程，特別是包含了救治過程中形成的診療技術(shù)方案、用藥方案、臨床診療記錄等材料，具有重要的查考和借鑒價(jià)值。此外檔案的內(nèi)容非常豐富，除了涉及醫(yī)院內(nèi)開展的防控工作，還包括本院醫(yī)護(hù)人員馳援武漢、赴高速和國(guó)道卡口進(jìn)行人群篩查、到集中隔離點(diǎn)進(jìn)行健康監(jiān)測(cè)、向市民發(fā)放預(yù)防疾病的中藥湯劑等院外工作。我們認(rèn)為，做好檔案收集工作需要拓展工作思路，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力。實(shí)踐中，縣中醫(yī)院將疫情防控檔案收集納入疫情防控總體工作之中，迅速部署開展收集工作，要求明確醫(yī)院疫情防控工作和防控檔案的特點(diǎn)，直面工作中存在的問題，提出切實(shí)有效的工作策略，確保收集工作穩(wěn)步推進(jìn)。

1 工作中存在的問題

第一，缺乏收集經(jīng)驗(yàn)。以縣中醫(yī)院為例，雖然近20年來先后承擔(dān)過非典、甲流、乙流、手足口病、禽流感等疫情的防控工作，但此次發(fā)生的新冠肺炎疫情，其傳播速度更快、感染范圍更廣、防控難度更大、防控形勢(shì)更為嚴(yán)峻，醫(yī)院需要應(yīng)對(duì)的不確定因素也更多。如，非典期間浙江省僅發(fā)現(xiàn)4例病例，且患者均集中在省市三甲醫(yī)院接受治療；而此次浙江省發(fā)現(xiàn)的新冠肺炎病例較多，桐廬的患者由本縣醫(yī)院救治。與非典時(shí)期相比，新冠肺炎疫情防控檔案的載體、形成途徑、形成方式都發(fā)生了巨大變化，醫(yī)院對(duì)此類重大突發(fā)性疫情防控檔案的收集缺乏經(jīng)驗(yàn)。

第二，收集意識(shí)不強(qiáng)。疫情發(fā)生后，醫(yī)院的首要任務(wù)是積極開展以醫(yī)療救治為中心的疫情防控作工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于疫情防控檔案收集工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，沒有予以過多關(guān)注。醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員在疫情防控工作中傾注了大量心血，由于精力有限，又沒有相應(yīng)的工作約束機(jī)制，往往不會(huì)主動(dòng)配合做好檔案收集工作。此外有些醫(yī)護(hù)人員對(duì)做好收集工作存在錯(cuò)誤認(rèn)知，比如片面地認(rèn)為當(dāng)前醫(yī)院主要工作是做好疫情防控，此時(shí)開展檔案收集“不合時(shí)宜”。

第三，檔案人員業(yè)務(wù)水平不高?？h級(jí)醫(yī)院缺乏檔案專業(yè)人才，從事檔案工作的人員或是“半路出家”，或是“兼職服務(wù)”，面對(duì)數(shù)量龐大、專業(yè)性極強(qiáng)的防控檔案，難免會(huì)力不從心甚至疲于應(yīng)付。在疫情期間，醫(yī)院大部分兼職檔案員會(huì)被緊急抽調(diào)到抗疫診療區(qū)域開展醫(yī)療救治工作，導(dǎo)致檔案收集陷入停頓。

第四，對(duì)聲像檔案、實(shí)物等的收集不夠重視。當(dāng)今社交媒體迅猛發(fā)展，每個(gè)人都可以記錄時(shí)代發(fā)展，都可以成為檔案的形成者。在此次疫情防控當(dāng)中，醫(yī)護(hù)人員在工作中拍攝了大量照片、視頻，形成了大量實(shí)物，尤其是馳援武漢的醫(yī)務(wù)人員在出征、培訓(xùn)、防護(hù)、救治中形成的照片、視頻及書信等實(shí)物都具有重要保存價(jià)值。但由于對(duì)這部分檔案重要性認(rèn)識(shí)不足、沒有很好地確定收集范圍，這部分檔案沒有做到應(yīng)收盡收。

2 解決問題的幾點(diǎn)對(duì)策

2.1 完善工作機(jī)制

縣中醫(yī)院切實(shí)將收集好疫情防控檔案作為當(dāng)前最為重要的工作任務(wù)之一。第一，在成立防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的同時(shí)成立疫情檔案工作小組，建立檔案部門和各科室相互協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，確保檔案收集工作與疫情防控工作同步開展。第二，查閱檔案室保存的以往疫情防控檔案，初步確立檔案收集范圍、明確收集方式。第三，邀請(qǐng)縣檔案館提供現(xiàn)場(chǎng)和在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步明確檔案收集的范圍、內(nèi)容、途徑等。第四，壓實(shí)工作責(zé)任，將工作落實(shí)到人，要求醫(yī)院16個(gè)責(zé)任科室安排兼職檔案員，配合做好檔案收集工作，如兼職檔案員需要參與醫(yī)療救治、無法兼顧收集工作的，應(yīng)當(dāng)安排其他人員跟進(jìn)負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保工作不斷。第五，細(xì)化收集范圍清單，各科室按照當(dāng)年2月底前、3月底前、疫情結(jié)束后60日內(nèi)三個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，分階段將檔案移交至醫(yī)院檔案室。

2.2 加大宣傳力度

要大力宣傳做好疫情檔案收集工作的意義與重要性，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)做好檔案收集既是上級(jí)部門的要求，也是醫(yī)院自身發(fā)展的需要。就后者而言，要讓醫(yī)護(hù)人員認(rèn)識(shí)到做好檔案收集是醫(yī)院豐富自身檔案資源、在未來應(yīng)對(duì)類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)能迅速采取有效舉措的主要途徑。其一，向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)宣傳國(guó)家、省、市、縣檔案部門下發(fā)的關(guān)于做好疫情防控檔案工作的文件精神，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案收集工作，并確保工作落到實(shí)處。其二，利用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)、釘釘群、微信群等平臺(tái)向醫(yī)護(hù)人員宣傳做好檔案收集的重要性，還可以在院內(nèi)滾動(dòng)顯示屏上宣傳檔案收集的重要性，營(yíng)造人人重視檔案收集的工作氛圍。

2.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)

針對(duì)醫(yī)院檔案人員業(yè)務(wù)水平普遍不高的現(xiàn)狀，醫(yī)院疫情檔案工作小組主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過檔案工作釘釘群了解工作進(jìn)度，及時(shí)指導(dǎo)檔案收集中遇到的問題，并推廣收集過程中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法等。要求專職檔案員主動(dòng)出擊，一方面深入防控一線收集檔案，另一方面督促各相關(guān)科室責(zé)任人、兼職檔案員重點(diǎn)做好本科室相關(guān)檔案的收集工作，并主動(dòng)指導(dǎo)和檢查兼職檔案員的檔案收集工作。特別強(qiáng)調(diào)做好醫(yī)護(hù)人員在疫情防控當(dāng)中形成的聲像檔案、實(shí)物等，要求做到應(yīng)收盡收。

截至3月20日，縣中醫(yī)院共收集了612件疫情防控檔案，包括醫(yī)院防控方案、防疫處方、抗疫宣傳資料、復(fù)工復(fù)產(chǎn)健康指導(dǎo)計(jì)劃，醫(yī)院馳援武漢時(shí)形成的醫(yī)護(hù)人員請(qǐng)戰(zhàn)書、防疫物資捐贈(zèng)圖表，醫(yī)護(hù)人員拍攝的防控一線工作照片、視頻等，醫(yī)護(hù)人員為表達(dá)戰(zhàn)“疫”必勝的信念制作的篆刻作品、剪紙作品等。下一步醫(yī)院將進(jìn)一步強(qiáng)化馳援武漢時(shí)形成檔案的收集工作，待收集工作基本結(jié)束后將對(duì)疫情防控檔案進(jìn)行開發(fā)利用。