溯洄從之六十載 奉獻(xiàn)擔(dān)當(dāng)創(chuàng)新局
——云南省檔案館館藏民國(guó)檔案管理精準(zhǔn)到件

■ 楊健生

2020年9月3日，隨著最后一卷民國(guó)檔案卷盒蓋上“已制作目錄”標(biāo)記，云南省檔案館總計(jì)制作843萬(wàn)條民國(guó)檔案文件級(jí)目錄，館藏民國(guó)檔案全面實(shí)現(xiàn)“精準(zhǔn)到件”管理，塵封的檔案寶庫(kù)吹沙現(xiàn)珠，燁燁生輝，取得業(yè)務(wù)工作重大突破。然而回顧過(guò)往，欣喜轉(zhuǎn)瞬化為默然，數(shù)十年數(shù)代人，孜孜不倦埋首黃卷故紙，前輩寂然杳無(wú)音，英才斂彩鬢毛衰，撫今追昔復(fù)何言，惟存清志繼史遷。云南檔案人在這漫漫征程中積淀的甘于奉獻(xiàn)、持之以恒、敢于擔(dān)當(dāng)、勇于創(chuàng)新的精神值得紀(jì)念傳承，并藉此向默默無(wú)聞、奉獻(xiàn)一生的前輩致敬。

甘于奉獻(xiàn) 構(gòu)建資源

云南省檔案館館藏民國(guó)檔案154個(gè)全宗30萬(wàn)卷，總排架長(zhǎng)度約18千米，數(shù)量多，價(jià)值高，系統(tǒng)性和完整性較強(qiáng)。云南省檔案館能擁有豐富的民國(guó)檔案資源，既受惠于歷史的眷顧，更得益于幾代檔案工作者默默奉獻(xiàn)。

一方面，民國(guó)時(shí)期云南戰(zhàn)亂規(guī)模不大，地方政府總體過(guò)渡較為平順，檔案留存較為完整，以及抗戰(zhàn)期間，眾多政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、大學(xué)西遷昆明，又為抗戰(zhàn)物資、人員轉(zhuǎn)運(yùn)樞紐，加之滇緬作戰(zhàn)和滇南防御戰(zhàn)事頻繁，產(chǎn)生大量檔案并留存云南。更重要的是，在中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下，云南舉行昆明起義，政權(quán)和平更替，檔案得以較為完整移交。

另一方面，新中國(guó)成立以來(lái)，尤其是云南省檔案館1959年建館以來(lái)，幾代檔案工作者接力續(xù)力，不斷從機(jī)關(guān)、廠礦千方百計(jì)收集、搜集民國(guó)檔案，一有散存的民國(guó)檔案線索就及時(shí)走訪聯(lián)系，及時(shí)將這些珍貴檔案集中到館保存，并持續(xù)開(kāi)展全宗劃分、案卷整理編目等工作，于1998年全部實(shí)現(xiàn)以案卷為單位管理和系統(tǒng)排列，為館藏民國(guó)檔案資源系統(tǒng)管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

在這40年間，館藏民國(guó)檔案保存地點(diǎn)多次遷移，從城市到山溝，又從山溝返城，再兩次搬遷館址，云南省檔案館工作人員肩挑背扛，輾轉(zhuǎn)搬運(yùn)，雖條件簡(jiǎn)陋，生活不便，工作繁重，卻始終嚴(yán)守紀(jì)律，堅(jiān)守責(zé)任，數(shù)十名老前輩為管好這些民國(guó)檔案奉獻(xiàn)一生，寂寥落寞，卻無(wú)怨無(wú)悔。

代代接力 再啟征程

老一輩構(gòu)建了豐厚的資源，管好用好珍貴的民國(guó)檔案就是后來(lái)者的責(zé)任。但僅憑案卷目錄及完整度較低的人名卡片，查找民國(guó)檔案，能準(zhǔn)確尋獲者十之三、四而已，開(kāi)展檔案專(zhuān)題研究，經(jīng)年累月，勉力而成，仍不免掛一漏萬(wàn)，全面建立文件級(jí)目錄成為館藏民國(guó)檔案規(guī)范管理的必然要求。

由于民國(guó)檔案與當(dāng)代檔案差別較大，加之工作經(jīng)費(fèi)短缺，導(dǎo)致具備目錄制作技能的人員少，完成館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作注定是個(gè)艱巨而漫長(zhǎng)的征程，但云南省檔案館認(rèn)為只要不計(jì)名利，埋頭苦干，代代接力，愚公終能移山。

2001年，云南省檔案館抽調(diào)工作人員和外聘臨時(shí)人員組成“目錄中心”，啟動(dòng)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作工作，2009年改組為“檔案數(shù)字化中心”，仍負(fù)責(zé)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作，始終保持10余名目錄制作人員，秉承默默無(wú)聞、甘于奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的傳統(tǒng)，老同志毫無(wú)保留地傳幫帶，年輕人坦蕩胸懷虛心學(xué)，目錄制作數(shù)量逐年增長(zhǎng)，到2015年總計(jì)制作7.4萬(wàn)卷200余萬(wàn)條目錄，用15年時(shí)間完成24%館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作。

搶抓機(jī)遇 加快推進(jìn)

2009年，經(jīng)積極爭(zhēng)取支持，云南省檔案館啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)，到2015年底，已制作文件級(jí)目錄的民國(guó)檔案全部完成數(shù)字化，余下超過(guò)2/3的館藏民國(guó)檔案“等米下鍋”，被迫停下數(shù)字化步伐。同時(shí)，國(guó)家加大重點(diǎn)檔案保護(hù)與開(kāi)發(fā)工作力度，云南省檔案館必須挑起艱巨的國(guó)家重點(diǎn)檔案基礎(chǔ)目錄體系建設(shè)重?fù)?dān)。新形勢(shì)和新要求給館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作工作帶來(lái)巨大壓力，而充足的經(jīng)費(fèi)投入更是加快檔案事業(yè)發(fā)展的重大機(jī)遇，我們必須把握形勢(shì)，抓住機(jī)遇，盡快啃下館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作這塊“硬骨頭”。

與多數(shù)地方一樣，云南省檔案館首先想到的辦法是外包服務(wù)。2016年，經(jīng)積極爭(zhēng)取，我們首次將民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作經(jīng)費(fèi)從過(guò)去每年30萬(wàn)元左右，增加到近100萬(wàn)元，并采用外包服務(wù)將目錄制作人員擴(kuò)大到30余人，通過(guò)近1年的實(shí)踐，每個(gè)月的進(jìn)度較外包前平均提高了1倍。但如照此以往，我們還需要20余年才能完成任務(wù)，與事業(yè)發(fā)展需要差距甚大。更重要的是，外包服務(wù)后的人均工作效率并未提高，員工制作目錄數(shù)量少，返工多，收入低，流動(dòng)性大，造成外包公司的管理和培訓(xùn)成本持續(xù)加大，繼續(xù)增加人員提高進(jìn)度已然有心無(wú)力。

分析原因，我們發(fā)現(xiàn)由于民國(guó)檔案目錄制作業(yè)務(wù)及制作人員社會(huì)供給的特殊性，如果不解決好工作效率低下問(wèn)題，僅依靠擴(kuò)大資金投入和外包服務(wù)，所增加資金投入的邊際效應(yīng)周期將不斷縮短，很難突破難題。我們深感壓力如山，如果投入不足導(dǎo)致發(fā)展緩慢尚情有可原，而資金保障到位卻仍不能完成任務(wù)，就只能愧對(duì)前人、愧負(fù)時(shí)代。

積極探索 遭遇挫折

創(chuàng)新方法，提高效率，成為加快推進(jìn)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作的當(dāng)務(wù)之急。2016年底，我們針對(duì)擬制“文件題名”這個(gè)影響工作效率的主要難點(diǎn)，進(jìn)行分解剖析，觀察到整個(gè)過(guò)程包含識(shí)文斷句閱讀檔案、理解和記憶檔案內(nèi)容、思考?xì)w納，組織表述文字及書(shū)寫(xiě)等步驟，過(guò)程較為復(fù)雜，腦力和時(shí)間消耗多，是制約效率的“癥結(jié)”所在。同時(shí)，受慣性思維影響，我們還認(rèn)為閱讀檔案、思考、歸納“文件題名”的過(guò)程只能依賴(lài)工作人員的個(gè)人能力，沒(méi)有提高效率的空間。

基于以上判斷，我們把提高效率的突破口放到利用計(jì)算機(jī)工具，減少記憶消耗以及節(jié)約書(shū)寫(xiě)時(shí)間方面。未及認(rèn)真分析和嚴(yán)謹(jǐn)把握有關(guān)規(guī)范，我們將“文件題名”的“責(zé)任者”“事由”“文種”等三要素分解為三個(gè)著錄字段，在計(jì)算機(jī)屏幕上排列顯示以獲得完整題名的效果，并用電子表單著錄以提高書(shū)寫(xiě)速度的方法，以減少腦力和時(shí)間消耗，提高效率。

經(jīng)過(guò)近半年實(shí)驗(yàn)，這個(gè)方法雖將目錄制作速度提高約30%，然而這樣的“文件題名”不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)制作的1.6萬(wàn)卷40余萬(wàn)條目錄面臨報(bào)廢窘境，幸而通過(guò)編寫(xiě)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行修改和完善，才避免了數(shù)十萬(wàn)元損失。挫折讓我們清醒，雖然創(chuàng)新是破解難題的唯一途徑，但創(chuàng)新來(lái)不得半點(diǎn)投機(jī)取巧，尤其忌諱膚淺和浮躁。

執(zhí)著追求 創(chuàng)新破題

失敗并不可怕，真正可怕的是畏懼失敗而否定或不敢創(chuàng)新。緊迫的任務(wù)要求我們必須擔(dān)當(dāng)責(zé)任，繼續(xù)探索并盡快找到提高民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作效率的方法。

云南省檔案局立即組織人員成立課題組，對(duì)民國(guó)檔案的基礎(chǔ)知識(shí)、文件材料特點(diǎn)和規(guī)律、國(guó)家有關(guān)規(guī)范、各地經(jīng)驗(yàn)、世界和全國(guó)有關(guān)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面情況，進(jìn)行深入學(xué)習(xí)和研究。我們終于認(rèn)識(shí)到民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作“工作步驟多”“需記憶內(nèi)容多”“耗費(fèi)腦力”“難以規(guī)范表述”等只是表面現(xiàn)象，制約工作效率的原因主要來(lái)自三個(gè)方面：一是缺乏科學(xué)的“文件題名”內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和表述用語(yǔ)等規(guī)范，導(dǎo)致目錄制作人員對(duì)目標(biāo)結(jié)果和實(shí)現(xiàn)過(guò)程模糊不清，效率低下；二是缺乏閱讀民國(guó)檔案文件材料的科學(xué)方法，存在大量無(wú)效勞動(dòng)；三是沒(méi)有科學(xué)把握計(jì)算機(jī)技術(shù)在目錄制作方面的特殊作用，技術(shù)方法落后。

基于扎實(shí)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和理論研究，我們確立民國(guó)檔案文件級(jí)目錄是給“當(dāng)代人閱讀和使用”的基本觀點(diǎn)，摒棄“用語(yǔ)要體現(xiàn)民國(guó)時(shí)代特征”這一似是而非的習(xí)慣觀念，明確以現(xiàn)代公文用語(yǔ)和標(biāo)題規(guī)范作為“文件題名”表述用語(yǔ)和擬制規(guī)范，為創(chuàng)新民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作方法構(gòu)建內(nèi)核。在此基礎(chǔ)上，我們首次明確“文件題名”中，“事由”要素的基本功能是回答好“什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么人、做了什么事”，并結(jié)合漢語(yǔ)敘事邏輯，創(chuàng)立“元素構(gòu)成法”，將“時(shí)間+地點(diǎn)+（機(jī)構(gòu)+身份）姓名+事件主題或事項(xiàng)名稱(chēng)”作為“事由”一般構(gòu)成元素及表述順序，首次為“事由”構(gòu)建了清晰、完整的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)規(guī)范。

科學(xué)解決“文件題名”規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，徹底打開(kāi)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作方法創(chuàng)新的大門(mén)。我們充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將“文件題名”構(gòu)成元素信息查找與記錄、組織表述語(yǔ)言等三個(gè)步驟融為一體，將過(guò)去歸納擬寫(xiě)題名的方法，轉(zhuǎn)變?yōu)橹痦?xiàng)查找“文件題名構(gòu)成元素信息”，同步記錄到電子表單，并自動(dòng)合成“文件題名”的方法，即大幅提高制作效率，又有效提高“文件題名”的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作方法的突破。

為進(jìn)一步提高效率，我們充分吸收前輩有關(guān)民國(guó)檔案研究成果，立足制作目錄的需要，總結(jié)“文件題名”各個(gè)構(gòu)成元素和各著錄項(xiàng)目所需信息在民國(guó)文件材料中位置的一般規(guī)律和采集方法，形成“文件解構(gòu)法”及常見(jiàn)情況應(yīng)用示例集，指導(dǎo)制作人員快速準(zhǔn)確采集制作目錄所需信息，剛從高校畢業(yè)的年青人迅速成為合格的目錄制作人員，有效突破民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作人員短缺的難題。我們還建立了目錄質(zhì)量審核驗(yàn)收方法，對(duì)所制作目錄進(jìn)行100%審核，提高目錄質(zhì)量。

創(chuàng)新的研究成果于2017年下半年投入應(yīng)用即取得立竿見(jiàn)影的效果，月進(jìn)度較過(guò)去提高3倍左右，目錄規(guī)范化水平也大幅提升。2018年該課題成果獲得國(guó)家檔案局優(yōu)秀檔案科技成果獎(jiǎng)勵(lì)二等獎(jiǎng)。

成功創(chuàng)新破題，讓我們底氣十足，積極爭(zhēng)取國(guó)家檔案局在國(guó)家重點(diǎn)檔案基礎(chǔ)目錄體系建設(shè)項(xiàng)目和資金方面的大力支持，更不負(fù)國(guó)家檔案局信任，注重提高項(xiàng)目資金使用效率。我們壓實(shí)工作責(zé)任，長(zhǎng)期堅(jiān)持晚上、周末、節(jié)假日加班，全力制作館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄，每年都超額完成國(guó)家檔案局下達(dá)任務(wù)的績(jī)效目標(biāo)，僅用4年就制作21萬(wàn)余卷560余萬(wàn)條民國(guó)檔案文件級(jí)目錄，全面完成館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作任務(wù)，較過(guò)去預(yù)計(jì)時(shí)間縮短20余年。

成效明顯 繼往開(kāi)來(lái)

館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作工作的高速推進(jìn)，有力保障檔案數(shù)字化，2019年云南省檔案館成為“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”，館藏民國(guó)檔案查閱利用方便快捷，高校學(xué)生查檔絡(luò)繹不絕，有的學(xué)者幾乎每周必到，更有遠(yuǎn)在上海、重慶等地的學(xué)者每年都來(lái)查檔，實(shí)現(xiàn)每天有人用，利用數(shù)量年年有增長(zhǎng)。

館藏民國(guó)檔案實(shí)現(xiàn)“精準(zhǔn)到件”管理，使隱沒(méi)的珍貴檔案揭開(kāi)塵封的面紗，為爭(zhēng)取和實(shí)施好國(guó)家重點(diǎn)檔案開(kāi)發(fā)及省檔案文化產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目提供有力支撐。近年來(lái)，云南省檔案館開(kāi)發(fā)的檔案文化產(chǎn)品已達(dá)30余種，承擔(dān)的抗戰(zhàn)檔案史料匯編項(xiàng)目高效推進(jìn)，出版的《滇軍抗戰(zhàn)史話(huà)》《云南近代交通史話(huà)》《云南省檔案館館藏老商標(biāo)》等圖書(shū)廣受歡迎，制作的《檔案中的滇越鐵路》《檔案中的滇緬公路》等電視專(zhuān)題片用豐富的檔案史料生動(dòng)講述云南故事，舉辦的《紅軍長(zhǎng)征過(guò)云南》等展覽成為黨員干部開(kāi)展四史教育的網(wǎng)紅打卡點(diǎn)，南僑機(jī)工檔案成功入選世界記憶工程亞太地區(qū)名錄。

館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄制作工作的成效雖然明顯，但我們明白，實(shí)現(xiàn)“精準(zhǔn)到件”管理，只是補(bǔ)上基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的短板，要深度開(kāi)發(fā)利用民國(guó)檔案資源，還需要更大作為。2018年底，我們啟動(dòng)館藏民國(guó)檔案人名目錄專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，按照精心制定的業(yè)務(wù)規(guī)范，從每件民國(guó)檔案中采集有價(jià)值的人名、身份及與之有關(guān)的機(jī)構(gòu)、地名、時(shí)間、檔案主題等信息。該專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)第一期項(xiàng)目已采集190萬(wàn)條數(shù)據(jù)，雖然僅覆蓋1萬(wàn)余卷檔案，卻充分展現(xiàn)查找檔案“精準(zhǔn)到頁(yè)”的效果。所采集的數(shù)據(jù)初步具備從多維視角勾勒民國(guó)時(shí)期云南社會(huì)立體輪廓的能力，政府機(jī)構(gòu)、軍隊(duì)、學(xué)校、廠礦、基層社會(huì)的組織結(jié)構(gòu)得到清晰呈現(xiàn)，社會(huì)分工、民生業(yè)態(tài)得以全景展現(xiàn)，人物和社會(huì)群體關(guān)系逐漸明朗，為檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

更為突出的是，通過(guò)該專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，還從民國(guó)檔案中采集到中國(guó)工農(nóng)紅軍長(zhǎng)征過(guò)云南時(shí)的紅軍人員、革命武裝“滇桂黔邊區(qū)縱隊(duì)”人員、中國(guó)共產(chǎn)黨組織人員等數(shù)據(jù)1萬(wàn)余條，涌現(xiàn)出一批革命歷史研究的新資源。民國(guó)檔案人名目錄專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的探索，充分揭示了檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的廣闊前景，為后數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)代指明了發(fā)展方向。

民國(guó)檔案是云南省檔案館的重要特色資源，經(jīng)60年持續(xù)努力，實(shí)現(xiàn)精細(xì)科學(xué)管理。深度挖掘開(kāi)發(fā)民國(guó)檔案資源已成為新的工作方向，我們將傳承幾代檔案工作者積淀的優(yōu)秀品質(zhì)，滿(mǎn)懷信心，埋頭苦干，不斷創(chuàng)新，向新的事業(yè)高地再出發(fā)。