貫徹落實(shí)新修訂的檔案法推動(dòng)考試檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)

文·張思峰

（作者單位：青島市招生考試院）

教育招生考試檔案作為在各類考試活動(dòng)中生成的具有保存考究?jī)r(jià)值的資料，是招生考試各要素、各環(huán)節(jié)、各項(xiàng)工作情況的真實(shí)記錄與反映，在記錄考試招生歷史、傳承考試工作經(jīng)驗(yàn)、發(fā)揮其決策功能等方面具有重要價(jià)值。新修訂的檔案法新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個(gè)專章，從原來(lái)的六章二十七條擴(kuò)展到八章五十三條，將于2021年1月1日起正式施行。青島市招生考試院充分認(rèn)識(shí)檔案法修訂的重要意義，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，提升檔案人員素養(yǎng)，在貫徹落實(shí)新修訂的檔案法工作中務(wù)求實(shí)效，推動(dòng)招生考試檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化。

一、積極推動(dòng)考試檔案管理信息化建設(shè)

修訂后的檔案法新增了“檔案信息化建設(shè)”專章，對(duì)電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定，其目的在于以信息化技術(shù)推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化。青島市招生考試院主要從以下三個(gè)方面推動(dòng)考試檔案信息化發(fā)展。

（一）加強(qiáng)考務(wù)電子臺(tái)賬建設(shè)，促進(jìn)檔案管理智能化

為加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化考試的建設(shè)、管理、監(jiān)督、評(píng)價(jià)工作，青島市招生考試院將積累的考生報(bào)考信息、試題命題、考試數(shù)據(jù)、錄取數(shù)據(jù)、考務(wù)組織、考點(diǎn)管理等各類檔案及時(shí)分類歸檔，并在數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用層面加以開發(fā)。每次考試后，對(duì)各考點(diǎn)的組織管理各個(gè)環(huán)節(jié)要素進(jìn)行評(píng)價(jià)打分，由巡考人員上報(bào)錄入到考點(diǎn)管理檔案中，形成考試管理電子臺(tái)賬；定期對(duì)電子臺(tái)賬進(jìn)行研究分析，針對(duì)問(wèn)題的發(fā)生頻次、節(jié)點(diǎn)、原因等進(jìn)行分析，形成考試組織管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警手冊(cè)；調(diào)取相關(guān)的考試檔案材料，作為考點(diǎn)考務(wù)培訓(xùn)資料進(jìn)行使用。借助人工智能對(duì)數(shù)據(jù)檔案各要素的相關(guān)性加以分析研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以提高工作效率、提升工作品質(zhì)，更好地指導(dǎo)未來(lái)的實(shí)踐。

（二）加強(qiáng)考試服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)為民服務(wù)

新修訂的檔案法明確規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！鼻鄭u市招生考試院大力推進(jìn)考生電子檔案在考試管理中的作用，借助各種技術(shù)手段，加強(qiáng)一站式服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，確保電子檔案真實(shí)可靠，下載渠道安全，擴(kuò)展電子檔案的使用范圍。比如，開發(fā)的初中學(xué)業(yè)水平考試（高中階段）管理平臺(tái)、高等教育自學(xué)考試服務(wù)平臺(tái)、高中階段招生錄取查詢平臺(tái)，這些平臺(tái)服務(wù)項(xiàng)目包括了報(bào)名服務(wù)、成績(jī)查詢、成績(jī)證明、政策文件、學(xué)業(yè)水平成績(jī)報(bào)考單下載等功能，充分利用電子考試檔案的合法性，為群眾提供便捷的招生考試服務(wù)，得到了廣大考生和家長(zhǎng)的稱贊。

（三）加強(qiáng)機(jī)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確?？荚嚈n案數(shù)據(jù)安全

青島市招生考試院根據(jù)招生考試電子檔案管理環(huán)境的要求，依照《網(wǎng)絡(luò)安全法》及信息安全等級(jí)保護(hù)三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)并建設(shè)了現(xiàn)代化、規(guī)范化的模塊化機(jī)房，增加防火墻、VPN、入侵監(jiān)測(cè)、日志審計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)審計(jì)、病毒防控、行為管理等安全設(shè)備，建設(shè)了配電、空調(diào)、新風(fēng)、排風(fēng)、動(dòng)環(huán)監(jiān)控、門禁、安防監(jiān)控、消防滅火等系統(tǒng)，使機(jī)房的整體物理、網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境滿足信息安全等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)三級(jí)要求，確保物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、主機(jī)安全。在機(jī)房中心區(qū)域建設(shè)一套微模塊機(jī)房，所有的系統(tǒng)及設(shè)備均部署其中。其中動(dòng)環(huán)監(jiān)控系統(tǒng)和微模塊機(jī)房整體集成分為漏水檢測(cè)、煙感檢測(cè)、溫濕度檢測(cè)、空調(diào)檢測(cè)、電力檢測(cè)等模塊，可以對(duì)機(jī)房整體環(huán)境進(jìn)行動(dòng)態(tài)感知，并通過(guò)聲光報(bào)警、短信告警等功能在最短時(shí)間內(nèi)將機(jī)房?jī)?nèi)超過(guò)預(yù)警閥值的事件通知到管理員。

二、不斷完善考試檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

新修訂的檔案法增加了“監(jiān)督檢查”專章，對(duì)監(jiān)督檢查的內(nèi)容事項(xiàng)、手段方法和違法行為線索處置等作出了具體規(guī)定。考試檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)提高依法監(jiān)督的法律意識(shí)，建立起運(yùn)行高效、權(quán)責(zé)明確、程序規(guī)范、執(zhí)行有力的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，提高監(jiān)管意識(shí)與監(jiān)管水平，杜絕檔案管理中的違法行為，切實(shí)把檔案法律制度轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。

新修訂的檔案法頒布之后，青島市招生考試院認(rèn)真組織本單位檔案管理部門進(jìn)行宣傳解讀，開展多種形式的學(xué)習(xí)討論，提高檔案管理者的法律意識(shí)。通過(guò)學(xué)習(xí)宣講、專題培訓(xùn)、案例分析等各種方式，了解、掌握新修訂的檔案法，并將這些法律知識(shí)運(yùn)用到考試檔案管理之中，促進(jìn)單位各部門知悉檔案法、遵守檔案法、運(yùn)用檔案法。

同時(shí)，不斷健全考試檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)監(jiān)督檢查常態(tài)化工作的開展。一是根據(jù)招生考試工作安排，及時(shí)完成相關(guān)檔案的歸檔工作，實(shí)行檔案工作監(jiān)督檢查日常化，采取“考完一次、歸檔一個(gè)、檢查一個(gè)”的方式，促進(jìn)和規(guī)范日常考試檔案管理工作，提高各類文件材料的歸檔質(zhì)量。二是推進(jìn)檔案內(nèi)部監(jiān)督管理行為的規(guī)范化建設(shè)，在考試檔案監(jiān)督檢查工作中，建立監(jiān)管機(jī)制，合理確定隨機(jī)抽查的檔案類別、各類檔案的比例和抽查的頻次，及時(shí)公開檢查的結(jié)果，促進(jìn)檔案隨機(jī)抽查監(jiān)管工作規(guī)范有序進(jìn)行。三是實(shí)施檢查內(nèi)容全面化，針對(duì)考試的類別、特點(diǎn)與存儲(chǔ)媒介，對(duì)檔案收集、整理、保管、利用工作以及數(shù)字檔案管理檢查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化，對(duì)各類考試實(shí)施所涉及的檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案分類的合理性、整理的規(guī)范性以及歸檔的有序性。

三、持續(xù)提升考試檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

深入貫徹落實(shí)新修訂的檔案法，需要加強(qiáng)培養(yǎng)與推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求相適應(yīng)的高素質(zhì)專業(yè)化檔案人才，從而為檔案事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)支撐和保障。

一要打牢基本專業(yè)功底。教育考試檔案類型復(fù)雜、數(shù)量龐大，需要檔案管理人員既了解考務(wù)工作，又掌握檔案專業(yè)技能，不僅要學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)，學(xué)習(xí)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、應(yīng)用、編研的基本方法，還要了解各類考試管理的業(yè)務(wù)流程，掌握各類考試檔案類別，打牢檔案業(yè)務(wù)理論和實(shí)踐的功底。如自學(xué)考試檔案除包含考務(wù)檔案外，還應(yīng)當(dāng)包括考生自然信息、考試信息、畢業(yè)信息等，這些信息審核與學(xué)生的畢業(yè)有著重要的關(guān)系，而自學(xué)考試檔案的時(shí)間跨度長(zhǎng)，這為檔案管理帶來(lái)了諸多的考驗(yàn)。因此，考試檔案管理者要了解這類考試的特點(diǎn)，運(yùn)用檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，及時(shí)做好檔案的分類、整理、歸檔工作。

二要強(qiáng)化檔案信息意識(shí)。身處信息時(shí)代的檔案工作者要有對(duì)信息的預(yù)測(cè)能力?？荚囎鳛樯鐣?huì)關(guān)注度極高的公共事務(wù)，與人民群眾的利益有著重要的關(guān)系?？荚嚈n案是公眾獲取信息的重要來(lái)源之一。因此，作為考試信息的開發(fā)者、收集者、管理者，考試檔案工作者應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的工作范圍和工作職責(zé)，廣泛地搜集對(duì)國(guó)家考試事業(yè)、對(duì)人民有利的信息，充分發(fā)揮考試檔案的服務(wù)性與應(yīng)用性。

三要增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力。從專業(yè)性的角度說(shuō)，大數(shù)據(jù)技術(shù)包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)存取、基礎(chǔ)架構(gòu)、數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)挖掘、模型預(yù)測(cè)、結(jié)果呈現(xiàn)等。檔案信息化對(duì)檔案工作人員在大數(shù)據(jù)分析方面更多是要求能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行基本的統(tǒng)計(jì)分析。雖然現(xiàn)在專業(yè)的數(shù)據(jù)公司會(huì)提供專門的數(shù)據(jù)分析服務(wù)，將數(shù)據(jù)的結(jié)果進(jìn)行可視化呈現(xiàn)，但作為考試檔案管理人員，了解數(shù)據(jù)分析的基本統(tǒng)計(jì)分析模型，如關(guān)聯(lián)規(guī)則、聚類、分類、預(yù)測(cè)模型等，才能夠針對(duì)考試檔案特點(diǎn)，提出數(shù)據(jù)分析需求，以提升考試檔案服務(wù)考生、服務(wù)考試工作的效能，推動(dòng)考試檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。