談民政綜合辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理平臺優(yōu)化整合后的檔案管理智能化

文·郭英

（作者單位：山東省民政廳地名研究所）

近年來，民政系統(tǒng)積極引進數(shù)字信息化處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用技術(shù)，開發(fā)各類獨立的業(yè)務(wù)管理平臺，以實現(xiàn)各類業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高民政辦公自動化和檔案綜合管理智能化水平。與此同時，也帶來了基礎(chǔ)資源重建、檔案分散管理、應(yīng)用標準不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)信息不能共享等一系列問題。因此，建立功能完善的民政系統(tǒng)綜合辦公管理平臺和智能化檔案管理系統(tǒng)，搭建“統(tǒng)一規(guī)范、集約高效、數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)同”的民政辦公和檔案信息管理系統(tǒng)，積極運用大數(shù)據(jù)、云存儲、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公、檔案存儲、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的自動化及民政大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用效應(yīng)，全面提升民政檔案綜合管理能力和服務(wù)水平，成為民政系統(tǒng)檔案部門的重要任務(wù)之一。

一、建立健全綜合網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)

建立完善的全省民政綜合網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，大力推行網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公模式，將民政網(wǎng)絡(luò)辦公自動化與檔案信息化同步推進，以實現(xiàn)基礎(chǔ)檔案信息的自動收集、上傳和存儲。

（一）要優(yōu)化和完善全省各級民政機關(guān)內(nèi)部行政辦公系統(tǒng)，如公文管理、公告通知、政策查詢、通訊簿、電子郵箱以及各類審批工作的處理等，以公務(wù)處理平臺為依托，梳理各工作環(huán)節(jié)，優(yōu)化流程設(shè)計，完善各業(yè)務(wù)節(jié)點，實現(xiàn)公文起草、簽批、封發(fā)、存檔的全流程閉環(huán)流轉(zhuǎn)，全面推行無紙化網(wǎng)絡(luò)辦公。

（二）加強網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)下的電子檔案文件的集成管理，不斷完善文件集成管理控制系統(tǒng)中電子文件形成系統(tǒng)、電子文件歸檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)等四大基本系統(tǒng)。強化電子文件流程化源頭信息的采集、推送、存儲、管理及應(yīng)用，統(tǒng)一數(shù)據(jù)的源頭采集，最終集成到網(wǎng)絡(luò)辦公檔案數(shù)據(jù)庫。充分利用網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下的電子文件數(shù)據(jù)資料的歸檔整理功能，對電子文件進行系統(tǒng)整理和歸納，并經(jīng)各專職檔案員審核后，將有價值的電子文件保留到文件集成管理系統(tǒng)中，形成電子檔案，以便于檔案的儲存、檢索及利用等。

（三）積極搭建與上下級部門和外部間辦公系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)銜接，實現(xiàn)部門間公文的收、發(fā)文辦理、請示、報告處理等網(wǎng)上簽批和閉環(huán)流轉(zhuǎn)，保證部門間公文流轉(zhuǎn)的規(guī)范、高效以及全省民政電子檔案的自動歸集、存儲、查詢和應(yīng)用。

二、整合綜合業(yè)務(wù)管理平臺

組建省級民政辦公、檔案信息處理中心、網(wǎng)絡(luò)安全中心和檔案數(shù)據(jù)庫，負責全省民政辦公網(wǎng)絡(luò)的日常維護、信息儲存、開發(fā)利用及網(wǎng)絡(luò)安全。在現(xiàn)有的全省民政綜合網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)下，按照“統(tǒng)一平臺、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享”的總要求，將現(xiàn)有的各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)整合為一體化的全省民政綜合業(yè)務(wù)管理平臺，如社會救助、婚姻登記、養(yǎng)老服務(wù)、收養(yǎng)登記、兒童福利、社會組織等。在省級綜合業(yè)務(wù)管理平臺下，按照“界面標準統(tǒng)一、業(yè)務(wù)標準統(tǒng)一、數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一、關(guān)鍵創(chuàng)新事項統(tǒng)一”的原則，設(shè)置各專門業(yè)務(wù)管理子模塊或子系統(tǒng)，采用統(tǒng)一的標準化的操作管理系統(tǒng)、查詢服務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)全省民政綜合辦公網(wǎng)絡(luò)標準化、信息采集自動化和數(shù)據(jù)統(tǒng)計查詢規(guī)范化，減少系統(tǒng)重復(fù)開發(fā)和運維成本。省級綜合業(yè)務(wù)管理平臺可根據(jù)各級民政機關(guān)的管理層級、管理職能、業(yè)務(wù)范疇、服務(wù)范圍等設(shè)置機構(gòu)管理權(quán)限。綜合管理平臺可根據(jù)不同層級的工作人員的管理職級、職能及業(yè)務(wù)范圍分別授予不同的業(yè)務(wù)管理權(quán)限和統(tǒng)計、查詢權(quán)限等，同時將各業(yè)務(wù)管理平臺形成的各類檔案數(shù)據(jù)和操作痕跡等信息自動在系統(tǒng)中整理、優(yōu)化，形成完善的檔案數(shù)據(jù)庫。最終實現(xiàn)電子檔案標準化定制、規(guī)范化調(diào)用、簽名化歸檔、圖形化檢索、智能化分析、一體化管理，全面提升全省民政機關(guān)辦公效率和檔案資源的綜合利用效能。

三、優(yōu)化數(shù)字檔案管理模式

（一）在各級民政機關(guān)設(shè)立專門的民政檔案管理機構(gòu)，統(tǒng)籌管理機關(guān)內(nèi)部的全部檔案資料，特別是各業(yè)務(wù)部門形成的專業(yè)檔案及各事業(yè)單位檔案，全部整合納入“集中統(tǒng)一管理”的范疇，實施機關(guān)內(nèi)部民政檔案專業(yè)化綜合管理。

（二）統(tǒng)籌民政檔案專項資金的預(yù)算和配置，按照標準化、規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化檔案館室建設(shè)標準，強力推進各級民政機關(guān)檔案館室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)升級換代，特別是優(yōu)先保障基層單位的基礎(chǔ)設(shè)施的改造升級和資源配置。

（三）加強對各業(yè)務(wù)部門的各類電子檔案的鑒定、著錄、歸檔等工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、及時地歸集到歸檔管理系統(tǒng)。將各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中形成的文書檔案，如婚姻登記文書檔案、低保、社會組織等申報審批形成的數(shù)據(jù)資料，地名管理、行政區(qū)劃等電子文件及各類電子影像檔案等歸集到檔案數(shù)據(jù)庫中。

（四）整合省內(nèi)各市、縣（區(qū)）民政檔案數(shù)據(jù)庫信息資源，將各級民政機關(guān)的各類民政檔案全部以數(shù)字化形式儲存到檔案信息管理系統(tǒng)中，最終實現(xiàn)民政檔案大數(shù)據(jù)在省級民政部門的自動匯總、分析與應(yīng)用。同時，建立配套的紙質(zhì)檔案數(shù)字化標準、工作要求和操作規(guī)范，及時將歷史紙質(zhì)檔案和日常形成的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，歸集到省級民政檔案大數(shù)據(jù)庫中。各級管理人員可以按照工作權(quán)限進行電子檔案的在線查詢、在線辦理，最終實現(xiàn)民政系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)辦公和電子檔案管理的一體化和智能化。

四、建立完善的民政檔案數(shù)據(jù)庫

以大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)化管理為主導(dǎo)，將各類民政文件數(shù)據(jù)信息和檔案管理系統(tǒng)的電子文件充分融合，建立完善的民政檔案信息集中管理模式，整合信息數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)民政數(shù)據(jù)資產(chǎn)化和價值最大化。

（一）應(yīng)設(shè)立大型省級民政檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理中心，負責全省民政檔案管理系統(tǒng)的日常運維和檔案資料管理。在全面推行網(wǎng)絡(luò)化辦公的基礎(chǔ)上，同步推進民政檔案信息化管理，并建立健全全省新生紙質(zhì)檔案的數(shù)字化操作標準、規(guī)范等。

（二）在省內(nèi)全面實施民政檔案數(shù)字化建設(shè)，將各層級民政部門及專門業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化信息全部集中存儲到省級民政檔案數(shù)據(jù)庫中。整合各市、縣（區(qū)）民政檔案數(shù)據(jù)庫信息資源，實施科學(xué)化、規(guī)范化、標準化的集中管理模式，打破因?qū)蛹壒芾硭纬傻母黝悓I(yè)檔案多頭管理、分散保管的“信息孤島”現(xiàn)象，最終實現(xiàn)民政檔案大數(shù)據(jù)在省級民政部門的自動聚集，以適應(yīng)信息時代下檔案管理大數(shù)據(jù)、云計算和網(wǎng)絡(luò)化的社會發(fā)展新需求。

（三）在檔案集中管理的前提下，允許各市、縣級民政部門依托省級綜合辦公網(wǎng)絡(luò)平臺，根據(jù)實際工作需要保留自用的小型數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)個性化的辦公網(wǎng)絡(luò)和檔案管理需求。

（四）深化民政檔案“大數(shù)據(jù)管理應(yīng)用”的服務(wù)理念，全方位集成各類民政業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，多渠道采集互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)、第三方民政數(shù)據(jù)等外部數(shù)據(jù)，將民政數(shù)據(jù)與經(jīng)濟社會數(shù)據(jù)充分融合，積極運用大數(shù)據(jù)、云存儲、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，充分發(fā)揮民政檔案信息大數(shù)據(jù)集合效應(yīng)，為社會經(jīng)濟發(fā)展和社稷民生提供全方位的民政檔案信息服務(wù)。