加強(qiáng)文件材料歸檔收集工作的幾點(diǎn)思考

文·劉祎

（作者單位：濰坊市婦幼保健院）

檔案室的檔案信息資源不是無源之水，也不是自然而然產(chǎn)生的，而是由機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位現(xiàn)行文件材料經(jīng)過收集、整理轉(zhuǎn)化而來的。檔案材料無序零散保存，會造成機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作上的被動，引起單位內(nèi)部管理混亂。文件材料收集工作既是形成檔案不可或缺的來源渠道，開啟檔案工作的起始點(diǎn)，又是貫徹檔案集中統(tǒng)一管理原則的重要措施。因此，做好文件材料的收集工作是十分有必要的。

一、加強(qiáng)宣傳提高認(rèn)識，依法依規(guī)收集文件材料

文件材料的收集是歸檔工作的前提和基礎(chǔ)，沒有收集行為，歸檔就無從談起。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第十四條明確規(guī)定：應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。常言道“法無授權(quán)不可為，法定職責(zé)必須為，法有禁止不能為”。這是法律賦予的使命，也是檔案工作職責(zé)所在。因此，要進(jìn)一步宣傳貫徹好新修訂的檔案法，提高依法收集歸檔的思想認(rèn)識。

另外，要組織有關(guān)工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國家檔案局8號令、10號令關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中的工作要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定出符合各自行業(yè)特點(diǎn)的歸檔范圍和保管期限表，防止“有檔不歸”，夯實(shí)立卷業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，在收集工作中做到有的放矢、應(yīng)收盡收。各單位在日常工作中形成和使用大量文件中，真正具有查考、憑證價(jià)值的文件只是其中一部分。為防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，收集文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠歸檔。

二、了解情況提前介入，做好文件材料的前期控制

檔案是機(jī)關(guān)、社會組織和個(gè)人在特定的社會活動中形成的，始終根源于形成單位所進(jìn)行的職能活動，由此而形成了文件材料與主體之間緊密聯(lián)系。每當(dāng)處理一件工作，辦理一起案件，召開一次會議，都相應(yīng)產(chǎn)生許多文字記錄、圖表、聲像材料，因此不能單純把檔案材料人為與事物割裂開來。要把收集工作前置開展，在文件材料形成的初始階段及時(shí)介入，提前進(jìn)行登記管理，只有這樣才能把事件的相關(guān)文件材料從頭至尾積累成檔，才能真正達(dá)到“文檔一體”的檔案工作要求。

文件材料的收集要及時(shí)，工作要做在平時(shí)，加強(qiáng)對收集起來的文件材料的日常管理，改善收集積累的條件，配備必要的文件資料柜、盒、夾、袋等。負(fù)責(zé)收集的工作人員要及時(shí)了解和掌握本單位、本部門的工作動向，隨時(shí)收集。還可以把收集工作同保密、安全檢查結(jié)合起來，在清理文件時(shí)，邊檢查，邊收集，保持文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)完整無缺。

三、及時(shí)歸檔分析鑒選，強(qiáng)化文件材料收全收齊意識

在檔案歸檔整理工作中，普遍存在著重“整理”輕“收集”的誤區(qū)。往往在檔案整理方面下足了工夫，整出來的案卷里外規(guī)范，不論是卷內(nèi)文件材料的排列編號、目錄填寫、紙張的折疊裝訂、檔號章編寫，還是卷盒封面、脊背的蓋印都無可挑剔。但從信息內(nèi)容這個(gè)角度來看，應(yīng)該歸檔的材料沒有收進(jìn)來，案卷質(zhì)量大打折扣，那也是不合格的。比如，反映本機(jī)關(guān)政工、業(yè)務(wù)方面的材料，由于涉及人事、專屬等問題而單獨(dú)存放，往往以保密為由“婉拒”歸檔，檔案工作人員也礙于這層“神秘”的心理，很多時(shí)候沒能堅(jiān)持歸檔要求。此外，還有些機(jī)關(guān)有關(guān)人員外出開會、考察帶回的有價(jià)值文件材料，本單位形成的黨委、行政辦公會議記錄、大事記，處理信訪的筆錄材料，簽訂的有關(guān)協(xié)議、合同，制定的規(guī)章制度，編寫的出版物，以及宣傳報(bào)道形成的稿件和影像資料等等，也都“流落”在外，沒有收入其中。

文件材料的完整度是衡量案卷質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)，每一項(xiàng)工作都有一定的規(guī)律，前因后果相互聯(lián)系，形成的材料也不是孤立的。如在請示批復(fù)、歷次修改稿等形成材料中，可以看出整個(gè)事件的來龍去脈，有助于日后編史修志。在收集時(shí)要注意“文”與“事”之間的內(nèi)在聯(lián)系，重視調(diào)查研究，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動、管理和使用方面的情況。特別是對業(yè)務(wù)部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料的情況，準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，并對照歸檔范圍進(jìn)行檢查，確保歸檔文件齊全完整。

四、明確責(zé)任嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)提高文件材料收集質(zhì)量

明確具體工作人員職責(zé)，對收到的文件，要把好閱辦關(guān)，并在文件辦理完畢后督促有關(guān)部門按照收文登記如數(shù)清退，對發(fā)出的文件，無論是定稿、正本還是附件，應(yīng)一律由專門人員收集歸檔。為了保證這部分文件材料的質(zhì)量，可采取有關(guān)措施，如不交定稿不予編號，書寫不符合要求的，不予打印，底稿、附件不齊全的不予用印等。對于各種會議文件，如黨委會、黨組會等，因涉及機(jī)構(gòu)和人事變動等問題，保密性較強(qiáng)，這部分文件歸檔難度較大，可以采取會議文件專柜保管，嚴(yán)格控制文件提供利用等做法；對于本單位形成的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、各類報(bào)表等，應(yīng)隨時(shí)歸檔；對于各部門形成的文件，應(yīng)由該部門制定的兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

歸檔文件材料不僅要收集齊全，而且在制成材料特別是書寫材料方面，還要有利于長久保存。如用純藍(lán)、紅色墨水，鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等不耐久字跡材料，不加規(guī)范限制，悉數(shù)收入卷內(nèi)，時(shí)間久了，將造成“有紙無字”的不良后果，直接影響到今后的查找利用工作。在收集過程中，不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴(yán)把文件的書寫質(zhì)量關(guān)?？稍谑占A段，采用傳統(tǒng)復(fù)制和現(xiàn)代技術(shù)手段，進(jìn)行抄制、復(fù)印或字跡固化等，防止不符合要求的文件材料入卷歸檔。

五、健全制度加強(qiáng)督導(dǎo)，確保文件材料收集齊全完整

保證歸檔文件材料齊全完整是收集工作的基本要求。立檔單位都應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，對應(yīng)收集文件材料的范圍、接收時(shí)間和接收要求等作出明確規(guī)定，做到立卷收集各環(huán)節(jié)有依有據(jù)、有章可循。但是，還有些單位即使建立了歸檔制度，也會出現(xiàn)不能按照歸檔要求及時(shí)歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時(shí)往往容易被遺漏。如單位領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個(gè)人手中。在單位機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動的過程中，也會出現(xiàn)應(yīng)歸檔文件材料被經(jīng)辦人帶走的情況。因此，各立檔單位必須將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入有關(guān)業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍，采取必要的控制措施，將文件材料的形成、積累工作納入有關(guān)部門和人員的崗位職責(zé)。對于外出學(xué)習(xí)、考察、開會人員，應(yīng)規(guī)定只有將手中保管的文件向有關(guān)人員移交后，才能到人事部門辦理調(diào)動手續(xù)。通過崗位責(zé)任制和其他制度的建立，確保零散文件材料也能齊全歸檔。

同時(shí)，要加大業(yè)務(wù)督導(dǎo)力度，每年組織一次案卷質(zhì)量評查，并發(fā)文進(jìn)行通報(bào)，鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，督促各單位“查、擺、改”問題，從而形成“比、學(xué)、趕、超”的濃厚工作氛圍，使這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作納入到科學(xué)化、規(guī)范化軌道。