提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

文/郭小卯

科學(xué)、規(guī)范的辦公室檔案管理是企事業(yè)單位不可缺少的基礎(chǔ)性工作。本文針對(duì)辦公室檔案管理工作重視不足、質(zhì)量效率較低、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)等問(wèn)題，提出了有效的改進(jìn)措施，目的是為了促進(jìn)辦公室檔案管理工作的發(fā)展

辦公室檔案管理工作對(duì)單位的正常運(yùn)行非常重要，提高辦公室檔案管理工作效率，可以進(jìn)一步促進(jìn)單位運(yùn)行的高效有序。隨著信息技術(shù)不斷更新，構(gòu)建辦公室檔案信息化管理系統(tǒng)，可以有效提高檔案管理水平。所以，如何提升辦公室檔案管理工作效率值得進(jìn)一步研究。

一、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.辦公室檔案管理制度不健全完善

首先，由于各單位對(duì)辦公室檔案管理工作重視程度的不同，也導(dǎo)致相關(guān)制度的不健全完善。即便有較為完善的管理制度，也做不到嚴(yán)格執(zhí)行，檔案管理工作規(guī)范性和安全性都不高。其次，流程設(shè)置不合理。辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格且流程較為繁瑣，導(dǎo)致實(shí)施時(shí)將流程簡(jiǎn)化，簡(jiǎn)單編號(hào)后隨意放置儲(chǔ)存，檔案利用率低。再次，檔案資料丟失泄露時(shí)有發(fā)生，安全問(wèn)題成為檔案管理的首要問(wèn)題。

2.辦公室檔案借閱程序過(guò)于復(fù)雜

借閱檔案資料的程序比較復(fù)雜，從申請(qǐng)?zhí)崛n案到拿到檔案需要層層審批，不到萬(wàn)不得已，大部分工作人員都不查閱原始檔案資料。過(guò)于復(fù)雜繁瑣的借閱程序阻礙了原始檔案資料的利用，影響了辦公室檔案管理工作的發(fā)展，失去了花費(fèi)大量精力財(cái)力保管檔案的價(jià)值。

3.辦公室檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)偏低

由于各單位對(duì)辦公室檔案管理工作重視程度不夠，也導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)自身要求偏低。不重視檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加之工作狀態(tài)松散，導(dǎo)致了檔案管理工作隨意無(wú)序，出現(xiàn)了收集整理不統(tǒng)一規(guī)范，存放保管無(wú)規(guī)律，查閱利用四處尋，歸還檔案不及時(shí)等現(xiàn)象，更有甚者造成機(jī)密檔案文件的丟失，這些既嚴(yán)重影響了辦公室檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施，也影響到了單位各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

1.強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)

出現(xiàn)上述問(wèn)題的根源在于單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員缺乏檔案意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。所以，必須從強(qiáng)化相關(guān)人員檔案管理意識(shí)著手，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，一定要轉(zhuǎn)變思想觀念，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，落實(shí)好檔案管理工作的相關(guān)職責(zé)，通過(guò)制度規(guī)范和提升辦公室檔案管理工作的效率。

2.建立健全辦公室檔案管理制度

不同單位辦公室檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)都是不同的，在建立辦公室檔案管理制度的過(guò)程中，要結(jié)合自身需求和實(shí)際情況，有針對(duì)性地從檔案資料的收集整理、歸檔保管、查閱利用等方面建立起完善的檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。制度要將責(zé)任落實(shí)到人，做到獎(jiǎng)懲分明，具有可行性，避免流于形式。通過(guò)一系列規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，來(lái)推動(dòng)辦公室檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行，確保檔案資料的安全完整和作用的有效發(fā)揮。

3.提高辦公室檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力

辦公室檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力是影響檔案管理質(zhì)量與效率的直接因素。要將提升管理人員的工作能力作為工作重點(diǎn)。首先，要定期組織辦公室檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等相關(guān)知識(shí)和先進(jìn)的管理理念和方式，為檔案人員勝任工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，要在實(shí)際工作中多開(kāi)展業(yè)務(wù)交流和參觀學(xué)習(xí)活動(dòng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，正確認(rèn)識(shí)自身不足，積極改進(jìn)提高，努力在實(shí)踐中提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。

4.利用現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建信息化檔案管理體系

利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作是提升辦公室檔案管理效率極為有效的對(duì)策，也是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。首先，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和管理。其次，要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，為實(shí)現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造條件。第三，要借助檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件，將檔案中的關(guān)鍵詞和關(guān)鍵信息進(jìn)行錄入，在錄入過(guò)程中要認(rèn)真核查信息的真實(shí)性和完整性，這樣既為下一步單位建立數(shù)字檔案室奠定了基礎(chǔ)，也為以后方便快捷地查閱利用檔案創(chuàng)造了條件。

總之，提高辦公室檔案管理工作效率，能夠促進(jìn)單位整體工作的順利開(kāi)展。單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員要增強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)，在完善制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)做好檔案信息化管理工作，推動(dòng)辦公室檔案管理工作再上新臺(tái)階。