提升基層國土資源檔案管理與利用的建議和措施

文/楊愛國

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，具有重要意義。然而，基層國土資源檔案管理工作中存在許多問題，本文對這些問題簡要?dú)w納，并提出提升基層國土資源檔案管理工作的建議和措施

一、國土資源檔案管理工作的意義

國土資源檔案是對各級政府在管理轄區(qū)土地過程中形成并保存的各種文字、圖表、音像、視頻等不同形式的歷史記錄，是歷史真實(shí)記錄的重要載體，是國家檔案的重要組成部分。國土資源檔案信息量大、種類多，既有土地利用檔案，又有耕地保護(hù)檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案、礦產(chǎn)資源管理檔案、地災(zāi)防治檔案、不動產(chǎn)登記檔案、移民（脫貧）搬遷檔案，還有文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等十二大類。

國土資源承載各行各業(yè)，事關(guān)千家萬戶。國土資源檔案管理工作對于各級政府管理好耕地資源、土地資產(chǎn)、礦產(chǎn)資源、保護(hù)好國土資源起著重要的作用，是依法管理國土資源，制定國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)；是合理有序開發(fā)土地、礦產(chǎn)資源，利用國土資源的重要依據(jù)；是開展地災(zāi)防治、移民搬遷的重要基礎(chǔ)信息；是征收國有土地使用權(quán)，交易不動產(chǎn)所有權(quán)，解決土地糾紛，確定土地使用權(quán)、所有權(quán)的重要法律憑證。國土資源檔案涉及各個行政機(jī)關(guān)、企業(yè)、公司、村組和廣大人民群眾，保護(hù)好、利用好國土資源檔案，發(fā)揮國土資源檔案信息的自身優(yōu)勢，對于保障單位和個人權(quán)益，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展起著重要作用。

二、基層國土資源檔案管理工作中存在的問題

(一)硬件設(shè)施不完善。目前，多數(shù)基層國土單位雖有檔案室，落實(shí)“十防”措施，但設(shè)施簡陋，設(shè)備陳舊，沒有配備掃描儀、工程復(fù)印機(jī)、彩色打印機(jī)、移動硬盤、防磁柜等必要設(shè)備，影響檔案的利用效率，不能滿足新時(shí)代檔案管理工作需求。例如：某項(xiàng)目用地單位前來調(diào)閱土地利用總體規(guī)劃圖，因宗地的土地利用性質(zhì)規(guī)定用紅、黃、藍(lán)、綠等顏色來區(qū)分，用地單位未能用彩色打印和復(fù)印，直接影響檔案的利用效率。

(二)宗地檔案不夠完整、系統(tǒng)性較差。從土地利用的角度來分析，應(yīng)是一宗地一套檔案。而基層多數(shù)國土單位宗地檔案均按本單位科室職責(zé)（規(guī)劃、報(bào)批、征收、供應(yīng)）組卷，一宗地各科室均建檔案，相互不聯(lián)系，綜合性較差，宗地檔案分散在各科室的綜合卷里，為檔案的管理和利用造成不必要的麻煩，甚至影響檔案的利用效果。例如：2018年秦嶺北麓違建整治期間，對涉及項(xiàng)目的宗地進(jìn)行全面調(diào)查，在檔案室查檔時(shí)多科室審批，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，往往一宗地的檔案資料需查3-4次。

（三）檔案數(shù)字化程度低。目前，由于檔案室硬件設(shè)施不完備，基層國土資源檔案仍以紙質(zhì)檔案為主。如我們單位對于重要會議及活動沒有錄制視頻資料，對紙質(zhì)檔案沒有數(shù)字化，對執(zhí)法視頻資料沒有收集歸檔，區(qū)（街）鎮(zhèn)土地利用總體規(guī)劃圖、區(qū)（街）鎮(zhèn)土地利用現(xiàn)狀圖等原始底圖也沒有電子化。紙質(zhì)檔案、A3圖紙混裝檔案在反復(fù)利用時(shí)極易造成檔案的撕扯破損，難以抵抗火災(zāi)、地震等不可抗拒因素的損壞。

（四）檔案信息化建設(shè)滯后。以本單位為例，目前檔案室配備了計(jì)算機(jī)輔助管理，但只用于檔案目錄的輸入和檢索。室藏紙質(zhì)檔案尚未進(jìn)行數(shù)字化掃描，數(shù)字檔案庫未建立，沒有一套集數(shù)字檔案上傳、管理、利用于一體的檔案管理系統(tǒng)，檔案資源沒有完全整合，與共享的目標(biāo)還有很大差距，檔案的查全率、查準(zhǔn)率和利用率低，造成資源浪費(fèi)。

(五)管理人員變動頻繁，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。國土資源部門所屬科室所兼職檔案員流動快，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，從而影響了檔案資料的收集、整理、管理。

三、提升基層國土資源檔案管理與利用的建議措施

(一)加大資金投入，完善檔案硬件設(shè)施。必備的硬件設(shè)施，是行業(yè)發(fā)展的必要需求。一是配齊工程復(fù)印機(jī)、彩色打印機(jī)，滿足圖表、地貌等土地檔案利用的復(fù)印、打印需求，提高服務(wù)效率和水平。二是配足配齊電腦、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、移動硬盤、防磁柜等設(shè)施，為建設(shè)數(shù)字檔案提供必要的硬件設(shè)施。三是適時(shí)擴(kuò)建檔案室、閱覽室，并嚴(yán)格落實(shí)“十防”安全措施，為下一步國土資源檔案管理工作持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）規(guī)范宗地檔案收錄，確保檔案完整系統(tǒng)。打破科室按分工歸檔的習(xí)慣，實(shí)行一宗地一卷檔案，依據(jù)宗地開發(fā)利用程序，按規(guī)劃、報(bào)批、征收、供應(yīng)等環(huán)節(jié)，制定宗地收錄目錄，根據(jù)目錄全面收集資料，確保國土資源檔案收錄完整、規(guī)范。同時(shí)，優(yōu)化宗地檔案查閱審批制度，解決宗地檔案利用需多科室審批、多次查閱的問題。

（三）建立檔案數(shù)字庫，實(shí)行檔案“兩套制”管理。檔案的數(shù)字化是大勢所趨。一是建立數(shù)字檔案庫。利用配備的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、移動硬盤、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，建立檔案數(shù)字庫。二是實(shí)施“兩套制”管理。在紙質(zhì)檔案歸檔的基礎(chǔ)上，對電子文件進(jìn)行歸檔或利用掃描儀掃描生成數(shù)字檔案，一并歸檔。三是收錄聲像檔案。對于重要會議、活動和土地執(zhí)法等聲像資料進(jìn)行收集整理歸檔，確保檔案收集完整、無遺漏。四是完成歷史檔案的數(shù)字化。組織專業(yè)人員對歷史紙質(zhì)文檔、圖表等檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。五是實(shí)行異地備份保存。對數(shù)字檔案實(shí)行“雙備份”，主動聯(lián)系省外區(qū)縣級國土自然部門，建立友好單位，實(shí)行檔案異地備份保存，抵抗地震、火災(zāi)等不利因素影響，確保檔案永久保存。

（四）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案利用效率。近年來，基層國土資源檔案的查閱利用逐年增加，去年本單位檔案利用已達(dá)1000多人次。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，國土資源檔案信息化管理是必然要求。一要建立完善制度。建立局域網(wǎng)管理、移動儲存介質(zhì)管理、數(shù)字檔案歸檔審核、數(shù)字檔案查閱利用、保密、涉密檔案審核利用等制度，用制度保障檔案信息的準(zhǔn)確、安全。二要建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)平臺。建立覆蓋檔案室、各科室、各下屬單位終端的局域網(wǎng)。三要開發(fā)計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)。聘請第三方機(jī)構(gòu)，針對檔案局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，分別建立數(shù)字檔案的上傳、歸檔、管理和檢索、查詢、利用等一套行之有效的軟件管理系統(tǒng)。四要實(shí)現(xiàn)“一張圖”管到底。在區(qū)域所有宗地檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，與國土空間總體規(guī)劃圖（電子圖）上本宗地進(jìn)行鏈接，最終實(shí)現(xiàn)在國土空間總體規(guī)劃圖（電子圖）上點(diǎn)擊本宗地檢索、查詢檔案信息的目的，實(shí)現(xiàn)國土資源檔案利用“一張圖”管到底，切實(shí)提高查全率、查準(zhǔn)率。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案進(jìn)行科學(xué)研判，實(shí)現(xiàn)可公開檔案的網(wǎng)絡(luò)查閱和共享，滿足社會各界對國土資源檔案公開的需求，不斷提高檔案的利用率。

（五）強(qiáng)化教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)思想建設(shè)。教育引導(dǎo)檔案員充分認(rèn)識檔案是記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的偉大事業(yè)，增強(qiáng)做好檔案工作的政治責(zé)任感和歷史使命感。其次，要配足配齊檔案員。選派年齡輕、能力強(qiáng)的干部充實(shí)到基層國土資源檔案室，各下屬單位配備兩名，實(shí)行檔案員AB崗管理，確保檔案隊(duì)伍相對穩(wěn)定。三要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織檔案員按時(shí)參加省市區(qū)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，支持檔案員脫產(chǎn)學(xué)習(xí)，不斷提升檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。四要注重計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)。鼓勵各級檔案員積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識，適時(shí)組織“大比武”，提高檔案員運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)處理檔案的水平和能力，為提高國土資源檔案管理服務(wù)水平提供人力保障。

綜上所述，隨著新時(shí)代的發(fā)展，國土資源檔案必將越來越被重視，加強(qiáng)檔案日常管理，完善硬件設(shè)施、建立數(shù)字檔案庫，推進(jìn)信息化建設(shè)，解決基層國土資源檔案管理和利用存在的問題，開發(fā)檔案潛力，充分發(fā)揮國土資源檔案信息服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的作用。