計算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案資源管理中的應(yīng)用分析

張玲

摘 要：伴隨企業(yè)管理模式的深化改革，檔案屬于一項非常重要的資源，此種改革為檔案資源的管理工作提供了重大飛躍。傳統(tǒng)檔案管理者通常會將全部精神置于儲存管理、人員檔案等相關(guān)事務(wù)工作方面，明顯已經(jīng)難以迎合新時代對于企業(yè)管理方面的新型要求。如今市場競爭與人才方面的競爭日益激烈化，大部分中國企業(yè)依然認(rèn)知檔案資源信息化管理的價值，并加大了對計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，并取得了明顯的成效。為此，本文就事業(yè)單位檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用意義與功能，分析事業(yè)單位檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的作用，并提出有效地應(yīng)用策略，旨在為事業(yè)單位檔案資源管理效率的有效提高提供借鑒。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用策略

目前，計算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)在數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展階段廣泛介入，社會各類工作也開始運(yùn)用此種技術(shù)改革內(nèi)部組織、重建系統(tǒng)、創(chuàng)新職能，并且這已經(jīng)成為國家發(fā)展的必然趨向。基于事業(yè)單位的檔案管理細(xì)節(jié)、管理工作、管理系統(tǒng)、實際操作中開始初步運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)與相關(guān)設(shè)備，事業(yè)單位的檔案管理工作利用計算機(jī)信息技術(shù)初步建設(shè)處新型模式與樣式。其工作需要從提高管理科學(xué)性、功能性、有效性視角著手，在事業(yè)單位的檔案管理工作與系統(tǒng)中全面運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)，并讓事業(yè)單位檔案管理工作形成一個新模式、新載體、新平臺，在為公眾提供便利運(yùn)用事業(yè)單位檔案的信息化基礎(chǔ)下，實現(xiàn)以計算機(jī)信息技術(shù)為前提的事業(yè)檔案管理新型路徑與新型樣板的有效建設(shè)。

1 事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)的意義與功能

事業(yè)單位的檔案管理正在面對雙項創(chuàng)新性和穩(wěn)固性發(fā)展需求，計算機(jī)信息技術(shù)系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用與引進(jìn)對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，無疑具備者創(chuàng)新性功能與支撐性作用。利用計算機(jī)信息技術(shù)系統(tǒng)重構(gòu)事業(yè)單位的檔案管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)其結(jié)構(gòu)的有效優(yōu)化，確保事業(yè)單位符合市場化、檔案管理滿足數(shù)字化的管理目標(biāo)。應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)構(gòu)建與優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作能夠達(dá)到建設(shè)組織和創(chuàng)新功能的任務(wù)，給事業(yè)單位的積極改革與強(qiáng)化管理檔案數(shù)據(jù)夯實基礎(chǔ)。利用計算機(jī)信息技術(shù)存在的研發(fā)性能與加速性能可以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理新型模式與新型制度的有效建設(shè)，在保證檔案管理效率提升、管理層次優(yōu)化、管理方法創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，保障事業(yè)單位各類工作的有序開展與正常落實。

2 事業(yè)單位檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的作用分析

1）拓展檔案管理工作的信息化開發(fā)范圍。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作因遭受信息化傳送技術(shù)的約束，開發(fā)檔案資源的對象具體對單位的小范圍資源或已有的資源。但若是事業(yè)單位將信息化系統(tǒng)引進(jìn)檔案管理工作中，勢必會輔助單位掙脫時間與空間方面的束縛，隨時隨地進(jìn)行檔案管理工作的開展或者提供良好的服務(wù)。

2）推進(jìn)信息化檔案管理工作的系統(tǒng)化。計算機(jī)信息技術(shù)既能使儲存數(shù)據(jù)的容量增加與提高穩(wěn)固性，還能促進(jìn)檔案資源的系統(tǒng)化管理。作為一套信息化的檔案管理系統(tǒng)包括管理檔案資源的所有內(nèi)容與數(shù)據(jù)，并將檔案資源管理的現(xiàn)代化范圍全面覆蓋，其還能和事業(yè)單位的財務(wù)部門、生產(chǎn)系統(tǒng)等實現(xiàn)高度集成，從而保障數(shù)據(jù)的和諧統(tǒng)一。

3）信息化可實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源的精細(xì)化管理。將現(xiàn)代化計算機(jī)信息技術(shù)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中，恰好能夠符合事業(yè)單位精細(xì)化的檔案管理要求。通過電子數(shù)據(jù)形式保存事業(yè)單位的各類檔案資源，以便于相關(guān)人員后續(xù)隨時查詢。事業(yè)單位的檔案管理工作從服務(wù)性質(zhì)轉(zhuǎn)向戰(zhàn)略性質(zhì)，這對于提升事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展效率意義重大。

3 事業(yè)單位檔案管理中計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用措施

1）事業(yè)單位檔案推進(jìn)信息化管理的建設(shè)策略與途徑。事業(yè)單位的檔案管理工作需進(jìn)行信息化建設(shè)與數(shù)字化發(fā)展基礎(chǔ)目標(biāo)與方向的建設(shè)，在具體工作中需要將計算機(jī)技術(shù)在共享平臺上、加工方法上、存儲數(shù)量上的價值與優(yōu)勢發(fā)揮出來，將數(shù)字化當(dāng)做新時代事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的新途徑，也將其視作事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)改革的基礎(chǔ)措施。其應(yīng)該借鑒信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，鑒于計算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用對事業(yè)單位檔案管理工作的開展預(yù)測新方向，并進(jìn)行長期發(fā)展規(guī)劃的制定，形成檔案的無紙化管理、規(guī)范化管理、便捷化管理的大力支撐，在促進(jìn)管理工作效益提升、擴(kuò)大影響力、豐富管理途徑的基礎(chǔ)下，建設(shè)事業(yè)單位信息化檔案管理的發(fā)展途徑與方法。

2）事業(yè)單位檔案管理工作有效性與規(guī)范性的加強(qiáng)提高。計算機(jī)信息技術(shù)針對傳統(tǒng)技術(shù)而言，不僅具備時間效率優(yōu)勢的同時，還具備操作方面的規(guī)范優(yōu)勢，所以，在事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)以工作需求與工作標(biāo)準(zhǔn)為著手點，以計算機(jī)信息技術(shù)的具體運(yùn)用為前提，建設(shè)出提高管理規(guī)范、提升管理效率的保障性平臺，并將事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)的信息收集、信息加工、信息管理、信息儲存及運(yùn)用方面的關(guān)系，促進(jìn)管理工作的層次性與邏輯性提升，規(guī)避檔案數(shù)據(jù)與資料發(fā)生錯誤、疏漏、遺失等相關(guān)問題，利用計算機(jī)信息技術(shù)保證檔案管理與實際操作的一體化目標(biāo)，在提高管理規(guī)范的基礎(chǔ)下，達(dá)到全面化管理效果，在推進(jìn)管理工作效果得以提升的前提下彰顯工作的明確性。

3）事業(yè)單位檔案資料與數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全性的加強(qiáng)提高。運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)的建設(shè)，安全風(fēng)險與安全隱患普遍存在，事業(yè)單位在管理檔案時，需確定運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)所造成的困難與難題，并深入認(rèn)知檔案資料與數(shù)據(jù)的安全性價值，將安全視作應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的首要需求。在檔案管理中相關(guān)工作者應(yīng)以計算機(jī)信息技術(shù)結(jié)構(gòu)、流程、系統(tǒng)、方法等全面分析著手，注明與確定事業(yè)單位管理檔案工作中存在的安全性風(fēng)險因素，注重與預(yù)防應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)引發(fā)的安全隱患問題，對于事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行組織體系、工作方法、運(yùn)用措施方面在優(yōu)化與重構(gòu)，讓計算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理工作中廣泛運(yùn)用的基礎(chǔ)下，促使計算機(jī)體系、檔案信息、網(wǎng)絡(luò)平臺的更加安全與穩(wěn)固。

4）事業(yè)單位檔案管理者數(shù)字化水平的全面提高。計算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的全面運(yùn)用，需立身于充足數(shù)量的高技術(shù)人才與較高數(shù)字化素質(zhì)的人才為基礎(chǔ)?；谑聵I(yè)單位檔案數(shù)字化管理角度而言，其必須逐漸增強(qiáng)與提高相關(guān)管理者的使用計算機(jī)信息技術(shù)的素質(zhì)與技術(shù)，事業(yè)單位也能在落實檔案管理工作的過程中，挖掘計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用型人才，將其引進(jìn)計算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)于教育的制度當(dāng)中，通過系統(tǒng)性學(xué)習(xí)與逐漸增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化人才。此外，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中，需要大力引進(jìn)水平較高的計算機(jī)信息技術(shù)人才條例，利用外包與外聘等方法形成計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作中的新型應(yīng)用模式，一方面，能夠促進(jìn)事業(yè)單位管理檔案工作質(zhì)量與操作效率的全面提升，另一方面，還能建立新型檔案數(shù)字化管理平臺，以此來達(dá)成對事業(yè)單位檔案管理者數(shù)字化及信息化的素質(zhì)發(fā)展提供有力保障。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作中，對于計算機(jī)信息技術(shù)的加強(qiáng)運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理單位的有效拓展、系統(tǒng)化管理檔案資源、精細(xì)化管理事業(yè)單位，基于信息背景下，事業(yè)單位需強(qiáng)化建設(shè)檔案信息化管理及數(shù)字化管理，才能實現(xiàn)檔案管理效果與管理者專業(yè)素質(zhì)的全面提升，并實現(xiàn)檔案管理電子化制度的建設(shè)，唯有如此，才能保證提高事業(yè)單位的競爭力，從而為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]馬潔.計算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案資源管理中的應(yīng)用與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.290（09）：41.

[2]樸香丹.淺談計算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].神州（上旬刊），2018，000（019）：295.

[3]田光輝.計算機(jī)信息技術(shù)：在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用與思考[J].北京檔案，2010（01）：36-37.

[4]田艷萍.計算機(jī)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的意義及應(yīng)用[J].農(nóng)家參謀，2019（18）.