檔案管理信息化建設(shè)探尋

楊榮梅

摘 要：隨著科技的發(fā)展，電子版已經(jīng)取代了部分紙質(zhì)版檔案。依靠人工和紙質(zhì)收集信息并加以保存的檔案方式變成了傳統(tǒng)，對(duì)于現(xiàn)在飛速發(fā)展的社會(huì)來(lái)說(shuō)，這種方式已經(jīng)開(kāi)始落后。檔案的管理工作，開(kāi)始逐漸轉(zhuǎn)變重心，從資料的記載變成了現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的重要性以及現(xiàn)在檔案的保管和安全等?？萍即蟊ǖ臎_擊，讓很多的企業(yè)都面臨著一個(gè)選擇，是應(yīng)用新穎的電子文件還是傳統(tǒng)的檔案工作。本文主要基于現(xiàn)在企業(yè)對(duì)檔案信息的處理現(xiàn)狀對(duì)其信息化建設(shè)進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);探尋

信息化成為如今這個(gè)時(shí)代最重要的東西，它不僅關(guān)系著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)人與人之間的交流也產(chǎn)生了很大的作用，信息化建設(shè)是未來(lái)的發(fā)展方向，而檔案作為信息化中最中心的東西，在日常生活中占據(jù)了十分重要的地位，其管理工作也在逐漸向信息化和現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

1 檔案管理信息化的必要性

1.1 方便企業(yè)信息管理

檔案管理信息化能夠幫助企業(yè)進(jìn)行更好的管理，一定程度上提高了企業(yè)的工作效率。對(duì)于在企業(yè)中從事檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，信息化管理無(wú)疑減輕了他們的工作壓力，他們可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)中人員的檔案進(jìn)行管理，同樣，在需要調(diào)用的時(shí)候，只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查找，然后便可以精確到每個(gè)人，這樣的工作方式不僅簡(jiǎn)單，并且還能夠詳細(xì)的記載企業(yè)需要的信息，不會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失的情況。相關(guān)的工作人員還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式實(shí)現(xiàn)線上溝通，針對(duì)檔案管理信息化中出現(xiàn)的漏洞進(jìn)行分析，給出具體可行的實(shí)施方案，進(jìn)而使企業(yè)的信息管理達(dá)到優(yōu)化。

1.2 提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化能夠幫助他們提高自身在企業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力。我國(guó)很多的企業(yè)在檔案信息收集方面都存在著一個(gè)弊端，那就是信息的采集跟不上企業(yè)實(shí)際的變動(dòng)，并且由于很多影響因素導(dǎo)致信息的收集工作展開(kāi)的不全面。檔案管理信息化的展開(kāi)，很好的解決了這個(gè)問(wèn)題，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助，企業(yè)中很多的資料都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，并且對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的企業(yè)來(lái)說(shuō)，他們可以利用互聯(lián)網(wǎng)了解到市場(chǎng)上以及其他企業(yè)的很多信息，而這些信息能夠幫助企業(yè)先一步了解到市場(chǎng)的需求，進(jìn)而促使自身及時(shí)作出改變，迎合市場(chǎng)的需求，提高自身在市場(chǎng)上所占有的份額[1]。

2 檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 其管理理念相對(duì)落后

在很多人的印象中，檔案就是傳統(tǒng)的白紙黑字，再用黃皮檔案袋進(jìn)行封存，從而進(jìn)行管理。這種理念一直存在于企業(yè)的相關(guān)工作人員意識(shí)中，這種保存方式相對(duì)安全且嚴(yán)格，但是對(duì)于現(xiàn)在的使用來(lái)說(shuō)，已經(jīng)相對(duì)落后。長(zhǎng)期檔案管理工作中，其工作人員已經(jīng)形成了固定僵化的思維模式，對(duì)于新型管理方式的接收需要一定的適應(yīng)時(shí)間，且檔案管理的工作長(zhǎng)期都是處于幕后默默無(wú)聞的狀態(tài)，這也導(dǎo)致相關(guān)工作人員對(duì)其檔案管理產(chǎn)生一定的麻痹心理。

2.2 檔案管理信息化建設(shè)整體工作不完善

檔案管理信息化的理念還沒(méi)有被更多的人接受，甚至很多的企業(yè)都還沒(méi)有開(kāi)始采用這種方式，因此，整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)的工作和體系并不完善。信息技術(shù)的發(fā)展速度十分的快，檔案管理信息化卻發(fā)展的緩慢，在該方面的處理中，沒(méi)有一個(gè)完整的計(jì)劃和科學(xué)的體系進(jìn)行支撐，即使部分企業(yè)開(kāi)始進(jìn)行這部分的研究和探討，但始終都是在表面，沒(méi)有深究，導(dǎo)致現(xiàn)在很多信息化建設(shè)表象上看起來(lái)很好，但是深究后便會(huì)發(fā)現(xiàn)其中存在著很多漏洞，這是因?yàn)闆](méi)有一個(gè)科學(xué)的指導(dǎo)，導(dǎo)致現(xiàn)在檔案管理信息化的發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于人們的期望。

2.3 相關(guān)工作人員專(zhuān)業(yè)能力不夠

相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)能力也是影響檔案管理信息化建設(shè)的原因之一。要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，必須要多個(gè)環(huán)節(jié)相互配合，不能唱“獨(dú)角戲”，并且，檔案的管理，是基于企業(yè)信息收集相對(duì)完善的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，如果連這個(gè)基礎(chǔ)都做不好，那么整個(gè)高樓也會(huì)坍塌。而相關(guān)工作人員的素質(zhì)問(wèn)題，對(duì)其產(chǎn)生了十分大的影響，檔案管理對(duì)工作人員的要求，要他們熟悉檔案管理的工作流程，還要他們對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有一定的了解。而對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，要想同時(shí)滿(mǎn)足這兩點(diǎn)，還存在很大的問(wèn)題[2]。

3 檔案管理信息化優(yōu)化措施

3.1 建設(shè)現(xiàn)代化的管理理念

建設(shè)現(xiàn)代化的管理理念，隨著互聯(lián)網(wǎng)的深入發(fā)展，越來(lái)越多的人對(duì)其有了接觸，所以，檔案管理工作人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變自己的思維方式，建設(shè)現(xiàn)代化的管理理念，隨時(shí)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息的變化，面對(duì)企業(yè)、社會(huì)、用戶(hù)做出不同的分析，給出相對(duì)應(yīng)的檔案信息。

3.2 創(chuàng)建智能、現(xiàn)代的管理系統(tǒng)

智能、現(xiàn)代的管理系統(tǒng)能夠幫助相關(guān)工作人員完成基本的檔案處理要求。針對(duì)不同檔案的管理方式，創(chuàng)作適合工作人員操作的軟件，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)對(duì)不同檔案的保管工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)化、保存自動(dòng)化，運(yùn)行高效安全，也是現(xiàn)代檔案管理信息化的基本要求。

3.3 提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

從事檔案管理工作的人員雖然多，但是具備高端技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才卻不多。目前最需要的，就是提高相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，培養(yǎng)出一批適合自己企業(yè)發(fā)展的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)的技能和知識(shí)，只有保證了工作人員的技術(shù)，才能夠進(jìn)一步發(fā)展完善檔案管理信息化的工作，進(jìn)而保證人事管理處于高效運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)打好基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化工作在企業(yè)的運(yùn)行中看似不重要，實(shí)則是企業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前，我國(guó)的很多企業(yè)并不重視檔案管理信息化建設(shè)工作，但是，要想企業(yè)在市場(chǎng)上有個(gè)更好的發(fā)展，必須緊跟時(shí)代的進(jìn)步，及時(shí)的改變自身，做好檔案管理轉(zhuǎn)型的工作，抓住機(jī)會(huì)，推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。但是對(duì)于我國(guó)的檔案管理信息化工作來(lái)說(shuō)，還有很大的進(jìn)步空間。

參考文獻(xiàn)

[1]李新路.檔案管理信息化建設(shè)探究[J].黑龍江科學(xué)，2018，9（21）：152-153.

[2]于雪梅.檔案管理信息化建設(shè)探討[J].智庫(kù)時(shí)代，2018，000（037）：P.271-272.