基于大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理及信息化應(yīng)用分析

孟誼

摘 要：在檔案管理期間，文書檔案是非常重要的一部分，對于各項(xiàng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，文書檔案中包含了各種各樣的活動信息，比如圖片、文字等。當(dāng)前階段，自從邁入了信息化時代以后，信息化技術(shù)被全面應(yīng)用到了文書檔案管理環(huán)節(jié)中，為人員整理文書檔案提供了諸多的方便，檔案管理效率也得到了提高。本文重點(diǎn)論述了基于大數(shù)據(jù)背景下的文書檔案管理和信息化應(yīng)用情況。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;文書檔案管理;信息化應(yīng)用

伴隨著信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，各個領(lǐng)域發(fā)展都離不開信息化技術(shù)的支撐，只有將管理平臺進(jìn)行信息化，才可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理的目標(biāo)。科學(xué)合理的應(yīng)用信息化技術(shù)，有利于提升文書檔案的儲存量，便于更加方便的查詢檔案信息，延長檔案信息的儲存時間，不過相關(guān)人員還需要明確注意，必須考慮到信息化技術(shù)的限制性因素，只有這樣，才可以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)隨之形成，人們對于互聯(lián)網(wǎng)的依賴程度逐漸增加，數(shù)據(jù)量上升，在這一階段中逐漸形成了無法被實(shí)時加工處理的數(shù)據(jù)，其被稱之為大數(shù)據(jù)。一般情況下，掌握了大數(shù)據(jù)便是對諸多數(shù)據(jù)資源進(jìn)行全面掌握，有效加工和處理價值性極高的信息，有利于更好的拓展信息附加值?，F(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)成為人們?nèi)粘Ｉ钪蟹浅Ｖ匾囊豁?xiàng)技術(shù)，文書檔案管理工作發(fā)展速度也日益加快，慢慢延伸為了大數(shù)據(jù)中不可缺少的一方面。經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)形成的文書檔案需要使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，才可以達(dá)到處于不同類型和范圍內(nèi)用戶對于檔案資源的共享和應(yīng)用。文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是達(dá)到檔案資源共享的最佳方式，企業(yè)文書網(wǎng)絡(luò)化涉及了網(wǎng)絡(luò)分類和網(wǎng)絡(luò)隔離以及檢索等多項(xiàng)功能。

2 實(shí)施文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 電子文件可以被有效的保存

在保存檔案期間，經(jīng)常因?yàn)槭艿礁黜?xiàng)因素的影響，使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不良的影響，而纖維素的作用極高，其和紙質(zhì)檔案耐久性有著密切的聯(lián)系，自從形成了電子檔案以后，以上問題得到了有效的解決。伴隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和改進(jìn)，可以借助電子類型的設(shè)備獲取想要的文件，以U盤和光盤為主要的媒介，利用媒介讀取信息時非常便利的，便于攜帶，受損概率小，這些優(yōu)勢均延長了電子文件的儲存時間。

2.2 可以共享文檔信息

以往傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)有著文件查詢不方便、傳輸效率較低以及無法實(shí)現(xiàn)文件共享等特征，基于該項(xiàng)特征的影響，使得信息存在著諸多的閑置現(xiàn)象，從一定程度上加劇了資金輸出和資源消耗。而應(yīng)用信息化管理方式以后可以扭轉(zhuǎn)該項(xiàng)局面，管理人員結(jié)合檔案的內(nèi)部和外部特征實(shí)施綜合性管理。伴隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理工作逐漸達(dá)到了檔案和介體相互分離的目的，同時還可以實(shí)現(xiàn)其他信息平臺的全面聯(lián)系。因?yàn)樾畔⒒芾肀旧聿粫艿綍r空約束的影響，還可以掌握各環(huán)節(jié)的信息，所以有利于快速共享文檔信息。

2.3 可以確保文件傳遞的安全性

因?yàn)橐酝鶄鹘y(tǒng)類型的文件信息大部分屬于紙質(zhì)類型，因此在管理期間，普遍存在著文件丟失或者是受損現(xiàn)象，而且以往是以郵遞的方式為主，該項(xiàng)方式經(jīng)常受到空間因素的約束，郵遞期間面臨的問題較多，無法確保文檔的安全性。而信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用確保了上述各項(xiàng)問題得到了很好的解決。對于文書檔案信息化管理現(xiàn)狀的分析和探究

其一，因?yàn)槭艿降赜蚝涂臻g等方面的約束，使得傳統(tǒng)檔案管理翻閱起來有著諸多的不方便，所需時間較長，特別是對于文書類型的檔案來講，使用頻率非常高，翻閱人員諸多，長時間下來的話，將會產(chǎn)生一系列的矛盾和文件損耗，完全影響了檔案管理時效性的體現(xiàn)。實(shí)施檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)性目的是提升檔案管理效率和水平。其中，檔案信息化建設(shè)是指將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理環(huán)節(jié)中，構(gòu)建最佳的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，引進(jìn)合理的檔案管理方式，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)目標(biāo)。在當(dāng)代社會發(fā)展期間，信息已演變成了社會和經(jīng)濟(jì)中的重要資源，信息化屬于應(yīng)用較為普遍的一種方式，而從文書檔案管理信息化實(shí)際情況來看，程度較低，信息化管理起步技較晚一些，目前正處于半手工管理現(xiàn)象，要想查詢所需的檔案，還需要進(jìn)入檔案管理部門查詢，時效性缺失，不利于提高檔案利用效率，這就導(dǎo)致檔案資料內(nèi)包含的各項(xiàng)資源無法被合理挖掘和應(yīng)用，文書檔案創(chuàng)新工作也難以滿足基本要求。

其二，文書檔案管理理念較為滯后，在文書檔案管理工作期間，主要是遵循重藏輕用的思維理念，大多數(shù)檔案管理人員忽略了檔案自身的價值體現(xiàn)，導(dǎo)致信息受阻。比如查詢起來消耗的時間比較長，登記流程復(fù)雜等。

4 基于大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理及信息化應(yīng)用分析

4.1 提升文書檔案挖掘利用率，增強(qiáng)文書檔案服務(wù)的針對性

從功能方面進(jìn)行分析，大數(shù)據(jù)的效果是分析和整合數(shù)據(jù)，當(dāng)沒有做好分析工作、僅僅是實(shí)施前期統(tǒng)計和檢索工作的話，是難以將數(shù)據(jù)價值全面體現(xiàn)出來的，文書檔案中的數(shù)字化成本也無法在管理環(huán)節(jié)中清楚的呈現(xiàn)。基于此，當(dāng)管理文書檔案期間，需要將挖掘數(shù)據(jù)放在第一位，當(dāng)成一項(xiàng)核心的內(nèi)容，引進(jìn)合理的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，全面整合各項(xiàng)資料，探索數(shù)據(jù)價值所在，整合和分析數(shù)據(jù)，了解到數(shù)據(jù)中包含的各項(xiàng)知識點(diǎn)和數(shù)據(jù)信息之間的聯(lián)系性，防止發(fā)生信息孤島問題，高效率的傳播各項(xiàng)信息，促使文書檔案利用水平得到更好的提高。通過挖掘信息，從中提取用戶所需的信息，判斷用戶基本需求，結(jié)合實(shí)際情況制定出完善的服務(wù)方案，將服務(wù)的個性化和定制化凸顯出來。

4.2 摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新型信息化管理意識

在新時代發(fā)展背景下，各種新型理念和技術(shù)隨之出現(xiàn)，文書檔案管理也必須順應(yīng)時代發(fā)展要求，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理理念，為新型檔案信息化建設(shè)工作開展提供一定的依據(jù)。只有創(chuàng)新和優(yōu)化管理人員思想理念的話，才可以激發(fā)主動性，使其更好的參與到信息化管理環(huán)節(jié)中。對于文書檔案管理部門而言，也應(yīng)當(dāng)如此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，正確了解到信息化在文書檔案管理中的實(shí)際作用，將觀念轉(zhuǎn)變和優(yōu)化當(dāng)成一項(xiàng)契機(jī)，在單位內(nèi)樹立良好的形象。除此之外，管理層也應(yīng)當(dāng)合理安排，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃的基本原則，投入相應(yīng)比例的檔案管理信息化建設(shè)資金，從物質(zhì)方面確保檔案管理信息化建設(shè)工作的正常開展。

4.3 提升管理人員技能和素養(yǎng)

當(dāng)前階段，信息化呈現(xiàn)出了快速發(fā)展的趨勢，基于此，對于文書檔案信息化管理來講，也務(wù)必加大重視力度，其中，做好該項(xiàng)工作的關(guān)鍵在于文書檔案管理人員。作為該項(xiàng)人員來講，需要培養(yǎng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，加深知識掌握，增強(qiáng)信息化操作能力。所以，單位需定期對檔案管理人員展開培訓(xùn)工作，促使管理人員朝著良好的方向發(fā)展。除此之外，還應(yīng)當(dāng)制定健全的獎懲體系，對于工作中表現(xiàn)良好和優(yōu)秀的員工來講，給予一定的獎勵，這樣一來，可以激發(fā)全體員工的工作積極性。

5 結(jié)語

從以上論述來看，文書檔案屬于檔案管理中一項(xiàng)重要的組成部分，本身主要是將單位整個發(fā)展歷程詳細(xì)的記錄了下來。在大數(shù)據(jù)背景下，將信息化技術(shù)和檔案管理相互結(jié)合到一起是一項(xiàng)主要的管理方式，文書檔案信息化管理逐漸替換了以往單一的檔案管理模式，促使檔案管理工作越來越具備安全性，檔案資源利用率提升，檔案整體價值被全面的發(fā)揮了出來。

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