探討如何做好信訪局檔案管理工作

趙亮

摘 要：合理有效地檔案管理工作，對(duì)于提高信訪局的工作效率和日常活動(dòng)具有重要意義，但是，目前根據(jù)我國(guó)信訪局的檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)依舊存在很多不足和問(wèn)題，比如：對(duì)檔案管理工作不夠重視，制度建立不夠完善等現(xiàn)象，這些問(wèn)題將會(huì)嚴(yán)重影響信訪局檔案管理工作的實(shí)施。本文首先分析檔案管理工作在信訪局的主要作用，然后論述提升信訪局檔案管理工作的方法，希望可以促進(jìn)我國(guó)信訪局檔案管理工作的順利展開(kāi)。

關(guān)鍵詞：信訪局;檔案管理;提升方法

信訪局的主要工作之一就是做好檔案管理，信訪局擁有眾多文書(shū)檔案，這些檔案記錄著很多重要的事跡，并完整的保存下來(lái)，在信訪局的日常工作當(dāng)中，做好檔案管理工作，不僅能反映出信訪局的工作效率和管理水平，還能促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。在當(dāng)前新時(shí)代社會(huì)背景下，做好信訪局檔案管理工作，與時(shí)代發(fā)展接軌，找到科學(xué)的、完善的、高效的、合理的工作方法，對(duì)于信訪局檔案管理工作至關(guān)重要。

1 檔案管理在信訪局的主要作用

檔案管理工作的主要內(nèi)容是，把信訪局的日常工作過(guò)程一五一十的記錄下來(lái)，還原整個(gè)信訪局的日常狀態(tài)，甚至連每分每秒在何時(shí)何地發(fā)生了什么事件都清楚詳細(xì)的記錄下來(lái)，然后對(duì)記錄的信息進(jìn)行收集、歸納、整理等處理裝訂成冊(cè)，進(jìn)行保存管理，方便日后出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)查看[1]。同時(shí)，在將來(lái)有需要時(shí)，也為重大事件提供可靠依據(jù)，還原事件的真實(shí)性。在信訪局的檔案里面，記錄了天文、地理、經(jīng)濟(jì)、科技、政治等各個(gè)方面，這些優(yōu)秀的記載，為我國(guó)的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，由此可以看出，檔案記載不僅僅能記錄真實(shí)的信訪局工作日常，還是一種寶貴的資源和財(cái)富。

從信訪局檔案管理日常工作可以看出，優(yōu)秀的信訪局檔案管理工作人員，能提高整個(gè)信訪局工作效率，保證信息收集的完整度和真實(shí)性。因此，檔案管理工作可以揭示信訪局工作過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足，有針對(duì)性的進(jìn)行改善，以達(dá)到預(yù)期的效果，同時(shí)，對(duì)于優(yōu)質(zhì)的工作部分，需要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)光大繼續(xù)保持，爭(zhēng)取創(chuàng)造更高的輝煌。

2 提升信訪局檔案管理工作的方法

2.1 貫徹并落實(shí)全新的檔案管理工作理念

現(xiàn)階段，在我國(guó)信訪局工作的部分員工，依舊意識(shí)不到檔案管理工作的重要性，甚至有個(gè)別人員認(rèn)為可有可無(wú)，從而降低了整個(gè)信訪局檔案管理工作的效率，對(duì)我國(guó)信訪局檔案管理工作造成嚴(yán)重不良影響，但是，做好信訪局檔案管理工作，是信訪局長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展的必要條件。想要改變現(xiàn)有的狀況，需要貫徹并落實(shí)全新的檔案管理工作理念，首先，從思想上改變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和理解，拋棄過(guò)去陳舊的觀念，不斷輸入新知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)理念，做到與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)際工作過(guò)程中制定相應(yīng)的制度，把思想觀念付諸于行動(dòng)之中，有效的展開(kāi)檔案管理工作。其次，在現(xiàn)代化的社會(huì)大背景之下，信訪局檔案管理工作要不斷引入信息化理念，利用先進(jìn)的高科技設(shè)備不斷規(guī)范、完善檔案的整理和歸納，確保不會(huì)流失檔案的價(jià)值[2]。最后，要不斷提高檔案管理工作人員的方式方法，確保高效率、高標(biāo)準(zhǔn)的完成工作，當(dāng)工作中遇到困難時(shí)，要積極思考勇于探索，不斷調(diào)整自己的工作狀態(tài)，最大化的發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)。

2.2 加強(qiáng)不同部門(mén)之間的協(xié)調(diào)合作

信訪局的檔案覆蓋范圍十分廣泛，在每個(gè)部門(mén)都有業(yè)務(wù)，在它的具體操作過(guò)程中，不可避免的會(huì)出現(xiàn)部門(mén)之間任務(wù)交接，因此，為了檔案管理工作的順利完成，要加強(qiáng)不同部門(mén)之間的協(xié)調(diào)合作，及時(shí)溝通聯(lián)系相互交流，調(diào)動(dòng)各部門(mén)之間的積極性和對(duì)檔案管理的支持率。作為一名合格的檔案管理人員，平時(shí)要多溝通、多走動(dòng)、多動(dòng)腦，結(jié)合工作的實(shí)際情況，有目的地與不同部門(mén)之間協(xié)調(diào)合作，真實(shí)的記錄文書(shū)檔案工作的完成，為以后社會(huì)的發(fā)展提供最全面的、有價(jià)值的信息。

2.3 積極引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)

目前，在我國(guó)由于高科技技術(shù)的創(chuàng)新，人工智能設(shè)備的不斷引入，我國(guó)信訪局想要高效率、高質(zhì)量的完成檔案管理工作，就要追隨社會(huì)發(fā)展的步伐，積極引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高科技設(shè)備，逐步建立信訪局檔案網(wǎng)頁(yè)，不僅為各部門(mén)提供了便利，也方便部門(mén)之間的交流合作和信息的及時(shí)傳達(dá)。但是，在建立檔案網(wǎng)頁(yè)時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一：每位員工都應(yīng)設(shè)定一個(gè)專屬賬號(hào)，不僅在檔案管理工作出現(xiàn)失誤時(shí)，可以順利查找出在誰(shuí)的賬號(hào)上出了問(wèn)題，責(zé)任到個(gè)人，從而做出相應(yīng)的處罰，還可以讓員工之間相互監(jiān)督，部門(mén)之間業(yè)績(jī)對(duì)比，提高工作積極性[3]。第二：在檔案管理頁(yè)面設(shè)定問(wèn)答服務(wù)，當(dāng)員工使用時(shí)，認(rèn)為哪里不妥需要改進(jìn)或者出現(xiàn)問(wèn)題，可以第一時(shí)間進(jìn)行留言，并找出相應(yīng)的解決策略。第三，建立檔案管理中心，定期對(duì)員工推送最新知識(shí)點(diǎn)，提高檔案管理網(wǎng)頁(yè)的利用率，提高每位員工對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)可度。

2.4 提高檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人們思想觀念也發(fā)生了巨大的改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)書(shū)籍在保留下來(lái)的同時(shí)，電子信息化管理系統(tǒng)也得到了社會(huì)極大地認(rèn)可，信訪局想要走的更加長(zhǎng)遠(yuǎn)，必定要提高檔案管理工作的信息化，實(shí)現(xiàn)資源共享。一方面，信訪局根據(jù)檔案管理工作的需求建立一個(gè)內(nèi)部信息化系統(tǒng)，在保留紙質(zhì)書(shū)籍、書(shū)信的同時(shí)，建立完善的電子信息化。另一方面，建立完善的信息化系統(tǒng)，不僅要包括檔案，還應(yīng)包括書(shū)籍、信件等信息，分類收錄，實(shí)行統(tǒng)一編輯和管理，以方便信息后期的查找和運(yùn)用，此外，各部門(mén)之間充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，對(duì)文件檔案補(bǔ)充，真正實(shí)現(xiàn)資源共享[4]。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力

一名合格的檔案管理不僅要有過(guò)硬的專業(yè)技術(shù)能力，還要不斷提高自身綜合素質(zhì)能力，所以，信訪局要定期對(duì)檔案管理工作人員展開(kāi)職業(yè)道德培訓(xùn)，使員工養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣。同時(shí)，信訪局要建立完善的檔案管理制度，既包括獎(jiǎng)勵(lì)制度也包括懲罰制度，對(duì)于表現(xiàn)好的檔案管理人員可以實(shí)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)也可以實(shí)行工作晉級(jí)，對(duì)于懈怠的工作人員，給予相應(yīng)的警告和懲罰。此外，還應(yīng)引進(jìn)高學(xué)歷、年輕化、高素質(zhì)的綜合型人才，為信訪局檔案管理注入年輕的活力，提高整個(gè)隊(duì)伍的素質(zhì)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于信訪局的發(fā)展具有重要作用，為更好的做好信訪局檔案管理工作，應(yīng)追隨時(shí)代的發(fā)展，改變傳統(tǒng)的工作方法，樹(shù)立全新的工作理念，加強(qiáng)與各部門(mén)之間交流合作，運(yùn)用現(xiàn)代化高科技、信息化技術(shù)等方式，提高檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

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