強(qiáng)化檔案審核提升干部人事檔案管理水平

施莉莉

摘 要：如果想提升干部人事檔案的管理能力，就必須要強(qiáng)化檔案審核的水平。檔案審核是檔案管理過(guò)程中的重要階段，同時(shí)檔案的審核也是提升人力資源工作體系的關(guān)鍵，對(duì)于提高管理能力，建立良好的人事管理策略有著非常積極的作用。然而目前很多企業(yè)在干部人事檔案的管理工作中，并沒(méi)有重視起檔案的審核，導(dǎo)致了企業(yè)人事發(fā)展問(wèn)題的出現(xiàn)。因此應(yīng)合理針對(duì)人事檔案管理工作，落實(shí)審核機(jī)制，對(duì)于相關(guān)問(wèn)題也要做到有效分析，強(qiáng)化人事檔案審核工作任務(wù)，提高檔案管理系統(tǒng)化。

關(guān)鍵詞：檔案審核;干部人事;檔案管理;強(qiáng)化提升

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，各企業(yè)之間的檔案管理也朝著服務(wù)化的方向進(jìn)行邁進(jìn)，特別是在干部人事檔案方面，優(yōu)秀的管理模式可以為檔案資料的查找提供有利基礎(chǔ)。而為了確保干部人事檔案的有效性與準(zhǔn)確性，強(qiáng)化檔案審核工作是必不可少的。但是在目前，雖然對(duì)于干部人事的檔案管理也有進(jìn)行審核工作，但是整體效率不高，問(wèn)題出現(xiàn)率偏大?；诖?，應(yīng)積極針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行合理分析，采用具有針對(duì)性的解決措施，為提升干部人事檔案的管理效率打下良好基礎(chǔ)。

1 認(rèn)識(shí)檔案管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題

首先是沒(méi)有一個(gè)正確的檔案管理意識(shí)。在進(jìn)行人事檔案管理工作的過(guò)程中，很容易受到一些外來(lái)因素的影響，比如有些人的檔案私密性比較強(qiáng)，或者管理人員的意識(shí)比較薄弱，進(jìn)一步導(dǎo)致了檔案信息建立的錯(cuò)誤性，加上一些單位對(duì)這些問(wèn)題的重視度不高，繼而造成了檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了不協(xié)調(diào)現(xiàn)象。

其次是檔案分類整理意識(shí)不足。企業(yè)在進(jìn)行檔案資料管理時(shí)，應(yīng)合理地將檔案進(jìn)行分類整理，這樣不但可以讓檔案信息看起來(lái)一目了然，對(duì)于一些過(guò)期或是無(wú)效的檔案也能及時(shí)的進(jìn)行銷毀[1]。然而在實(shí)踐的工作中，很多單位對(duì)于分類整理的意識(shí)存在嚴(yán)重不足，也沒(méi)能有計(jì)劃的按照一定的順序進(jìn)行文件的編號(hào)，導(dǎo)致了很多信息檔案沒(méi)有一個(gè)清晰的整理目錄，查閱起來(lái)更是困難重重。

最后是檔案審核存在問(wèn)題。在進(jìn)行干部檔案的管理過(guò)程中，有幾項(xiàng)內(nèi)容非常重要，即人員的年齡、工作年限、學(xué)歷、政治面貌等。這些信息在很大程度上都反應(yīng)出了干部的實(shí)際情況，也為企業(yè)更好的提拔優(yōu)秀干部建立基礎(chǔ)。然而在實(shí)踐的過(guò)程中，不少人員并沒(méi)有將這部分列為重點(diǎn)，導(dǎo)致了干部信息的失效化。

2 干部人事檔案建立的重要意義

首先干部人事檔案是企業(yè)內(nèi)部人事選拔的基礎(chǔ)，更是提升企業(yè)發(fā)展的重要因素。企業(yè)在進(jìn)行人才培養(yǎng)任用的過(guò)程中，除了要考慮人員的專業(yè)能力之外，這要積極查閱人事檔案，了解人員在德能智勤廉等多個(gè)方面的表現(xiàn)，對(duì)需要進(jìn)行提拔或是輸送的干部進(jìn)行一個(gè)全面的分析，有效權(quán)衡利弊，突出人員長(zhǎng)處，避免人員短處，真正發(fā)揮出干部的實(shí)際能力，為構(gòu)建一批有能力、高素質(zhì)的干部隊(duì)伍打下基礎(chǔ)[2]。

其次干部人事檔案的建立也是維護(hù)個(gè)人利益的重要手段。從根本上來(lái)看，檔案是伴隨人員成長(zhǎng)的重要基礎(chǔ)，檔案也記錄著干部的基本能力與實(shí)際工作情況，了解干部政治、文化程度，是一個(gè)人思想與行為的真實(shí)寫照。因此合理建立干部人事檔案，能夠出現(xiàn)干部的歷史面貌與文化能力，一旦出現(xiàn)問(wèn)題也能在檔案上充分顯示出來(lái)，成為了解決問(wèn)題的重要手段與憑證。

3 強(qiáng)化干部人事檔案管理審核的策略

3.1 提高檔案審核力度，為檔案管理建立基礎(chǔ)

干部人事檔案的審核工作有著非常大的業(yè)務(wù)量與較強(qiáng)的政策性，所涉及的內(nèi)容也十分廣泛。為此審核工作的有效開展，應(yīng)以審核部門領(lǐng)導(dǎo)為基礎(chǔ)，建立審核小組，積極對(duì)干部檔案進(jìn)行充分審核，并要定期舉辦報(bào)告會(huì)，有效聽取審核工作的匯總，積極總結(jié)工作中所存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提出解決方案，使審核工作能夠順利的進(jìn)行下去。同時(shí)在制度方面也應(yīng)建立健全的審核要求、方式及流程，為整個(gè)檔案的審核奠定基礎(chǔ)，使檔案的審核更加規(guī)范[3]。在人員方面更應(yīng)調(diào)取有良好政治素養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力及專業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的人員來(lái)?yè)?dān)任審核工作，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案審核。在責(zé)任方面也應(yīng)合理定制科學(xué)的審核計(jì)劃，將工作人員分成收集、整理、審查、復(fù)核及服務(wù)等多個(gè)小組，每個(gè)小組擬定一名負(fù)責(zé)人，每個(gè)小組也要擁有自身的工作計(jì)劃，并且在匯報(bào)時(shí)定制好后續(xù)的工作任務(wù)，為整個(gè)干部人事檔案的審核質(zhì)量提升建立基礎(chǔ)。

3.2 應(yīng)充分提升檔案審核質(zhì)量

干部人事檔案的完整與真實(shí)對(duì)于企業(yè)后續(xù)的發(fā)展有著非常積極的作用。而檔案審核工作的質(zhì)量也是提升人事檔案的重要途徑。為此要做好細(xì)節(jié)審查，在進(jìn)行檔案的整理與初審時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行組內(nèi)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)審核情況，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)查看，做好審核登記表，依據(jù)審核的內(nèi)容及要求，審核人員要按卷逐頁(yè)的進(jìn)行查看，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)登記，在審查完后，審查人也要進(jìn)行簽字確認(rèn)，交付審查結(jié)果時(shí)，人員應(yīng)核對(duì)簽字，一旦發(fā)現(xiàn)意見與自己所寫的不符堅(jiān)決不能簽字，要及時(shí)交于企業(yè)高層級(jí)進(jìn)行復(fù)查，以防檔案文件存在錯(cuò)誤[4]。

3.3 積極做好收集工作，把握檔案重點(diǎn)

對(duì)檔案材料進(jìn)行多次收集，從而保障檔案內(nèi)容的完整性，是檔案管理工作中的重點(diǎn)，同時(shí)也是檔案審核工作職工中的難點(diǎn)。由于大部分單位在檔案管理工作上存在著一定的問(wèn)題，使得整個(gè)工作的較為零散，收集力度也不到位。針對(duì)這些問(wèn)題，因合理采用有利的措施進(jìn)行解決，進(jìn)一步保證企業(yè)干部人事檔案管理水平的提升。

首先要積極建立干部檔案信息聯(lián)絡(luò)隊(duì)伍。檔案信息化的有效聯(lián)絡(luò)應(yīng)該由業(yè)務(wù)熟練的人員進(jìn)行擔(dān)任，這是一項(xiàng)針對(duì)檔案審核時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行上下溝通的工作任務(wù)。在對(duì)檔案進(jìn)行查缺補(bǔ)漏時(shí)，要積極針對(duì)材料進(jìn)行分析，面度材料中的問(wèn)題也要進(jìn)行合理商討。從而構(gòu)建出一個(gè)有效的檔案信息聯(lián)絡(luò)網(wǎng)，讓企業(yè)內(nèi)容人員與檔案信息有效聯(lián)系在一起，保障檔案信息建立的有效化。

其次是采用多種手段進(jìn)行材料的收集。人事檔案的收集應(yīng)該采用多種形式從而保證材料的完整性[5]。比如使用定向收集的方式將材料收集起來(lái)，不但可以對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充，更能針對(duì)檔案問(wèn)題進(jìn)行解決，充分保障上下級(jí)檔案管理部門的合理溝通。再例如采用跟蹤收集法，可針對(duì)一些調(diào)轉(zhuǎn)的干部進(jìn)行分步跟蹤，保證檔案材料的全面化。而上門收集法則可以針對(duì)一些檔案材料上交不積極的人員，采用進(jìn)行主動(dòng)出擊的方式，要求其配合部門進(jìn)行檔案的建立，確保檔案資料的完整性。

最后是要保證資料、信息及干部登記三項(xiàng)內(nèi)容的統(tǒng)合。對(duì)檔案的資料進(jìn)行收集后不能將其丟置一旁，要充分對(duì)干部檔案的管理信息進(jìn)行有效維護(hù)，對(duì)電子檔案庫(kù)也要進(jìn)行及時(shí)的更新，使電子檔案信息、干部真實(shí)信息與干部登記信息三項(xiàng)內(nèi)容一致。在審核結(jié)束后，也要進(jìn)行干部檔案內(nèi)容的建立，對(duì)審核中出現(xiàn)的問(wèn)題要進(jìn)行及時(shí)的反思，完善干部檔案的管理制度與應(yīng)用策略，有效監(jiān)控干部檔案，將一些不正確或是不合格的檔案資料做到規(guī)范化與合理化，從而為檔案資源的有效利用奠定基礎(chǔ)[6]。

3.4 有效提升干部檔案服務(wù)作用

干部人事檔案的建立是為了更好的服務(wù)于企業(yè)或單位，因此要將檔案的潛力全部挖掘出來(lái)，將信息資源開發(fā)出來(lái)，進(jìn)一步保證服務(wù)質(zhì)量的有效提升。

在干部就職之前，要積極對(duì)其檔案進(jìn)行合理的審查，構(gòu)建出干部任前檔案審核機(jī)制，對(duì)待干部檔案也要認(rèn)真核對(duì)，了解干部之前的工作業(yè)績(jī)，任務(wù)能力等，充分對(duì)干部有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，方便人才的選用，提升人才檔案的利用效率。

同時(shí)在也應(yīng)建立有效的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息全部展現(xiàn)出來(lái)，，利用影響、聲音及文字的相互結(jié)合，凸顯出干部的實(shí)際情況，進(jìn)一步為干部的選拔提供有利幫助，讓干部的任用能夠更加直觀且有效的展現(xiàn)出來(lái)。并且加強(qiáng)檔案審核的數(shù)據(jù)化，也能讓整個(gè)管理工作的效率提升，強(qiáng)化對(duì)信息化建設(shè)的投入精力，構(gòu)建正確的電子檔案，這樣不但可以節(jié)約查詢時(shí)間，還能提升干部檔案資源的利用效率，對(duì)于提高工作的基本質(zhì)量有著非常大的幫助[7]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，想要在干部人事檔案工作中提升管理水平，就必須要按照一定的規(guī)范來(lái)進(jìn)行，合理做好檔案審核工作。檔案的有效審核是現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中的重要內(nèi)容，然而真正落實(shí)到實(shí)際工作中時(shí)卻很容易被忽略。隨著檔案管理方面的不斷變更，為了保證檔案信息的有效化，就應(yīng)更加注重檔案審核工作，面對(duì)目前干部人事檔案管理工作中的問(wèn)題，也要合理進(jìn)行解決，做好現(xiàn)代化檔案管理理念的宣傳，提升干部人事檔案的審核機(jī)制，提高管理效率，從而為確保人事檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升打下良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[5]張麗.嚴(yán)格審核 從嚴(yán)把關(guān) 確保干部人事檔案信息真實(shí)完整——淺談如何從嚴(yán)開展干部人事檔案清理工作[J].黑龍江檔案，2018（05）：87.

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[7]刁美文.強(qiáng)化檔案審核工作 提升干部人事檔案管理水平[J].人才資源開發(fā)，2015（16）：122-124.